Voorstel Verordening behandeling bezwaarschriften - Voorstel.pdf

Commissie ABZ Papendrecht Vergadering van 15 november 2021 Zaaknummer: 2021-0145270

Voorstel Openbaar

Verordening behandeling bezwaarschriften Bevoegde portefeuillehouder:

Annemiek Jetten

Wettelijke basis (aanvullend) Art 149 Gemeentewet, Art 7: 5 en 7:13 Algemene wet bestuursrecht

Gevraagd besluit 1. De Verordening behandeling bezwaarschriften Papendrecht vast te stellen.

Inhoud Inleiding De Drechtsteden hebben allen een eigen onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. Jaarlijks worden bij de Drechtsteden gemiddeld 500 bezwaarschriften ingediend. Het Juridisch Kenniscentrum(JKC) ondersteunt de gemeenten bij de behandeling van de bezwaarschriften door middel van het verzorgen van het secretariaat en investeert sinds 2012 in het voeren van informele gesprekken tussen bezwaarmakers, vergunninghouder en bevoegd gezag. Daarnaast is bij zes gemeenten het ambtelijk horen ingevoerd, dat wordt uitgevoerd door het JKC. Al deze stappen hebben ertoe geleid dat steeds minder bezwaarschriften worden afgehandeld door de bezwaarschriftencommissies zelf. Regelmatig komen de ingeplande zittingen daardoor te vervallen. Om de continuïteit en de kwaliteit van de afhandeling bezwaarschriften te waarborgen is het een logische stap om de verschillende bezwaarschriftencommissies om te vormen tot een regionale commissie. Uiteindelijk hebben vier gemeenten (Papendrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Hardinxveld-Giessendam en Sliedrecht) aangegeven hiertoe over te willen gaan. De omvang van het aantal bezwaarschriften bij de bezwaarschriftencommissie van gemeente Dordrecht en Zwijndrecht is voldoende om een eigen commissie te rechtvaardigen (de doorlooptijd, efficiëntie en kwaliteit blijft dan voldoende gewaarborgd). Ook Alblasserdam heeft besloten nu nog niet aan te haken.

Beoogd effect Een ketenbreed efficiënter, kwalitatief beter en sneller geoptimaliseerd LEAN-proces voor de behandeling van bezwaarschriften door het instellen van een regionaal bezwaarschriftencommissie. Argumenten 1.1.Effecten van een regionale bezwaarschriftencommissie  Eén commissie kan leiden tot meer uniformiteit in de advisering. Ook kan vaker vergaderd worden waardoor de commissieleden meer ervaring opdoen, de commissie minder kwetsbaar is en de behandeltermijnen korter worden.  Het werken met een kleinere commissie geeft het JKC de mogelijkheid om samen met de commissieleden meer te werken aan inhoud en vaardigheden.  Een volle agenda leidt tot minder kosten voor de deelnemende gemeenten, omdat de leden per sessie een vergoeding krijgen en niet per zaak.  Vergaderen op één locatie leidt tot veel minder annuleringen (afgelopen jaren in Papendrecht gemiddeld meer dan 50% per jaar) en dus minder administratieve handelingen. Bovendien past het bij de regionale gedachte.

1.2 Een regionale commissie vereist een geharmoniseerde verordening De verordeningen van de deelnemers die reeds voor 90% gelijkluidend waren, zijn geharmoniseerd. Voorgesteld wordt de verordening op ondergeschikte punten aan te passen en praktische regels toe te voegen die in de praktijk efficiënt werken en daarmee tijdig beslissen mogelijk maken. Zo worden overbodige bepalingen geschrapt en wordt ook het gebruik van digitale middelen (zoals het gebruik van geluidsopnameapparatuur) toegevoegd. Omwille van de leesbaarheid is ervoor gekozen om in de verordening ook direct het reglement van de bezwaarschriftencommissie op te nemen. Zo wordt voorkomen dat drie of vier documenten moeten worden geraadpleegd om de werkwijze van de commissie te kunnen vaststellen. Uitgangspunt hierbij is wel dat alle deelnemende gemeenten een gelijkluidende verordening vaststellen. De gemeenschappelijkheid zit in het vaststellen van een gelijkluidende verordening én in het benoemen van dezelfde commissieleden als lid van de eigen adviescommissie. Kanttekeningen 1.1 Effect van een regionale bezwaarschriftencommissie: Vergaderlocatie  Een regionale commissie lokaal per gemeente laten vergaderen is niet effectief, omdat daarmee onvoldoende volume per vergadering wordt behaald. Daarom zijn opties onderzocht zoals het rouleren van vergaderlocatie of een centraal gelegen vergaderlocatie.

 Per maand rouleren geeft een te grote administratieve rompslomp en is daarmee niet efficiënt. Per jaar of 4 jaar zou kunnen.  Indien gekozen wordt voor 1 vergaderlocatie (en die niet in Papendrecht is) zullen bezwaarmakers moeten reizen voor de mondelinge behandeling van hun bezwaren. De locatiekeuze zal nog nader met de samenwerkende gemeenten bepaald worden. Er zal altijd maatwerk mogelijk zijn in bijzondere situaties. Afwijking van de standaardlocatie kan leiden tot een langere duur van de afhandeling van de bezwaren (wel binnen de wettelijke termijnen). Financiën Doordat meerdere gemeenten deelnemen aan de regionale bezwaarschriftencommissie, kunnen per hoorzitting meerdere bezwaarschriften worden behandeld. Onderzoek gaf aan dat hierdoor gemiddeld over alle gemeenten een kostenbesparing van circa 25% werd behaald. Uitvoering Na vaststelling van de Verordening behandeling bezwaarschriften in alle vier aan de regionale commissie bezwaarschriften deelnemende gemeenten, zal de uitvoering ter hand worden genomen. Er zal een nieuwe commissie samengesteld moeten worden. Communicatie & participatie De verordening zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt en geplaatst worden op www.overheid.nl. Duurzaamheid & ecologie Nvt ICT Nvt

Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

2/4

Bijlagen 1. Bijlage 1 - Diagrammen behandeling bezwaarschriften.docx 2. Bijlage 2 - Was wordt Verordening behandeling bezwaarschriften Ppd.docx 3. Bijlage 3 - Verordening behandeling bezwaarschriften Ppd.docx

3/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum:

De raad van de gemeente Papendrecht,

gelet op Art 149 Gemeentewet, Art 7: 5 en 7:13 Algemene wet bestuursrecht

besluit: 1. De Verordening behandeling bezwaarschriften Papendrecht vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ,

4/4