Voorstel Verlenging dienstverlening BDO audit & assurance BV - Voorstel.pdf

Gemeenteraad Papendrecht Vergadering van 30 september 2021 Zaaknummer: 2021-0110441

Voorstel Openbaar

Verlenging dienstverlening BDO audit & assurance BV Bevoegde portefeuillehouder:

Pieter Paans

Betrokken portefeuillehouder(s):

Annemiek Jetten;

Fatale termijn: Commissie ABZ van 13 september 2021. Hiermee is, indien gewenst, nog ruimte om alsnog aan te haken bij de regionale aanbesteding van accountantdiensten.

Gevraagd besluit 1. De lopende overeenkomst met BDO audit & assurance B.V. met één jaar te verlengen. 2. Een nieuwe overeenkomst aan te gaan met BDO audit & assurance B.V. voor controlejaar 2022 met 2023 als optiejaar. 3. De griffier opdracht te geven de contractvorming met BDO audit & assurance B.V. af te ronden. 4. Op basis van artikel 25 Gemeentewet, juncto artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur voor de duur van de overeenkomst geheimhouding te bekrachtigen op de brief van BDO Audit & Assurance B.V. van 24 augustus 2021 over de kosten controle jaarrekening 2021. 5. Op basis van artikel 25 Gemeentewet, juncto artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur voor de duur van de overeenkomst geheimhouding te bekrachtigen op de brief van BDO Audit & Assurance B.V. van 24 augustus 2021 betreffende het voorstel jaarrekeningcontrole 2022 en 2023.

Inhoud Inleiding De gemeenteraad heeft op 15 december 2017 de accountantscontrole voor 2017 t/m 2019 gegund aan BDO audit & assurance B.V. (BDO). Deze overeenkomst bevat de mogelijkheid de dienstverlening te verlengen voor de controlejaren 2020 en 2021. Voorgesteld wordt BDO opdracht te geven voor de controle van de jaarrekening 2021. Daarnaast wordt voorgesteld met BDO een nieuwe overeenkomst aan te gaan voor de duur van één jaar met één optiejaar en daarmee BDO in ieder geval opdracht te verlenen voor de controle van boekjaar 2022. Dit voorstel is tot stand gekomen in overleg met de interim griffier. Verlenging c.q. vernieuwing van het contract is zijns inziens op dit moment het meest doelmatig en pragmatisch. Een aanbesteding vergt namelijk een intensievere betrokkenheid van raad en griffie, bijvoorbeeld bij het bestek (eisen en wensen) en de selectie. Beoogd effect De controle van de jaarstukken 2021 en 2022 uit te laten voeren door BDO. Argumenten 1.1 De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De gemeenteraad kan vanuit haar rol als opdrachtgever het contract verlengen. 1.2 De ervaringen met BDO zijn positief. De samenwerking tussen de organisatie en BDO verloopt goed. Er wordt constructief samengewerkt

en er zijn, zoals is te lezen in het rapport over 2020, stappen gezet in de kwaliteit van stukken en de samenwerking rondom de controle zelf. 1.3 Een duurzame samenwerking met de accountant draagt bij aan de kwaliteit van interne beheersing. De afgelopen jaren heeft de organisatie samen met BDO ingezet op kwaliteitsverbetering van de interne beheersing. Met de voorgestelde verlenging van de opdracht kan dit verder worden verbeterd. 2.1 De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De gemeenteraad kan vanuit haar rol als opdrachtgever een nieuwe overeenkomst aangaan. 2.2 Doorontwikkeling P&C producten De gemeenteraad heeft aangegeven behoefte te hebben aan een doorontwikkeling van de P&C producten. De accountant kan als adviseur van de gemeenteraad hierin een rol spelen. Het heeft hierbij de voorkeur dat de accountant de gemeente al langer kent en daarmee bekend is met de informatiebehoefte van de raad. 2.3 Verbeteren van de rol en positie van de raad in haar opdrachtgeverschap van de accountant is gewenst. De rol en de positie van de raad in haar opdrachtgeverschap vraagt om verbetering. Het gaat hierbij ook om hoe de accountant de raad kan ondersteunen in haar toetsende en kaderstellende rol binnen de P&C cyclus van de gemeente. Het heeft hierbij de voorkeur dat de accountant de gemeente al langer kent.

2.4 De organisatie en de regio zijn in ontwikkeling De interne organisatie is nog in ontwikkeling. Daarnaast zijn er ook regionaal ontwikkelingen rond de nieuwe GR-sociaal, de invoering van een servicegemeente en andere invulling van jeugdtaken (taken komen deels terug naar gemeenten) die van invloed zijn op de organisatie. Een accountant kan hierin adviseren. Het heeft hierbij de voorkeur dat de accountant de gemeente en de regio al langer kent. Daarbij komt dat wanneer deze bewegingen zijn afgerond dit op een goede manier betrokken kan worden bij een nieuwe aanbesteding van accountantsdiensten na 2022. 2.5 De aankomende invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf boekjaar 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd en verschuift deze verantwoordelijkheid van de accountant naar het college. BDO is betrokken in de voorbereiding op de implementatie van deze nieuwe wet en de informatievoorziening hierover aan uw raad. In de verdere uitwerking kan de accountant uw raad adviseren over de kaderstellende en toetsende rol rond deze rechtmatigheidsverantwoording. Het heeft hierbij de voorkeur dat de accountant de gemeente en de regio al langer kent. 2.6 De nieuwe opdracht past binnen de Europese aanbestedingsregels voor diensten. De opdrachtwaarde ligt, uitgaand van twee jaar, onder de Europese aanbestedingsgrens voor diensten van € 214.000.

De opdracht kan hierdoor rechtmatig worden verstrekt. 2.7 De geoffreerde prijs is reëel De door BDO geoffreerde prijs ligt boven de huidige opdrachtwaarde. In de aanbieding geeft BDO aan dat dit wordt veroorzaakt door extra werkzaamheden als gevolg van steeds striktere regelgeving, hogere kwaliteitseisen en door extra inzet op het gebied van Sisa (het aantal te controleren regelingen is verdubbeld. Deze extra werkzaamheden zullen, in geval van een Europese aanbesteding, ook door andere inschrijvers in de aanbieding worden meegenomen. De geoffreerde prijs wordt hierdoor reëel geacht. 3.1 De griffier kan met mandaat van de gemeente de contractvorming afronden. Zonder formeel raadsbesluit kan de griffier de contractvorming met BDO niet afronden en is een aanvullend raadsbesluit noodzakelijk.

2/5

4.1 BDO heeft de raad verzocht de informatie niet openbaar te maken. Gezien de concurrentiegevoelige informatie die BDO in de brief over de kosten van de controle van de Jaarrekening 2021 heeft opgenomen verzoekt BDO de gemeenteraad deze brief niet openbaar te maken, maar deze als geheim te bestempelen. 5.1 BDO heeft de raad verzocht de informatie niet openbaar te maken. Gezien de concurrentiegevoelige informatie die BDO in het voorstel voor de jaarrekeningcontrole 2022 en 2023 heeft opgenomen verzoekt BDO de gemeenteraad deze brief niet openbaar te maken, maar deze als geheim te bestempelen. Kanttekeningen 2.1 Aansluiten bij de regionale aanbesteding is ook een mogelijkheid. Regionaal wordt een Europese aanbesteding van accountantsdiensten voorbereid. Deelnemers zijn de gemeenten Hardinxveld-Giessendam, Sliedrecht, Zwijndrecht, Hendrik-Ido-Ambacht en Alblasserdam. Daarnaast haakt ook de DG&J aan bij deze aanbesteding. De overige organisaties gemeente Dordrecht, GRD, OZHZ en de VRZHZ kiezen voor verlenging van de dienstverlening door BDO. Het is voor Papendrecht mogelijk op deze regionale aanbesteding aan te sluiten. Besluitvorming in de raad van 30 september 2021 is hiervoor een vereiste.

Financiën De steeds striktere kwaliteitseisen die aan de accountantscontrole worden gesteld vragen extra inzet van accountants om de jaarrekeningcontrole op een kwalitatief goede wijze uit te kunnen voeren. Deze extra inzet valt binnen het huidige contract met BDO nog onder het bedrijfsrisico. Aangezien voor 2022 sprake is van een nieuw contract zijn deze werkzaamheden door BDO in de prijsstelling voor 2022 en 2023 meegenomen. Een andere (landelijke) ontwikkeling is het toenemend takenpakket van gemeenten, waardoor de controlelast eveneens toeneemt. Een voorbeeld hiervan is het aantal te verantwoorden specifieke regelingen (SiSa). Voor Papendrecht is dit aantal verdubbeld van vijf in 2017 naar tien in 2020. Deze toename in werkzaamheden valt niet binnen de huidige overeenkomst met BDO en wordt betrokken bij de afrekening van de controle van boekjaar 2020, is opgenomen in de opdrachtsom 2021 en is onderdeel van de geoffreerde prijs voor 2022 en 2023. Door deze ontwikkelingen is het jaarbudget voor de accountantscontrole niet toereikend. De budgetaanpassing wordt opgenomen in de Tweede concernrapportage 2021 en de Begroting 2022. Uitvoering Na besluitvorming door de gemeenteraad zal de contractvorming met BDO worden afgerond. Mocht de raad kiezen voor regionaal aanbesteden, dan zal het gemeentelijk bestek alsnog worden toegevoegd.

Communicatie & participatie Duurzaamheid & ecologie ICT -

Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd.

3/5

Bijlagen 1. Bijlage 1 - Kosten controle jaarrekening 2021.pdf 2. Bijlage 2 - Voorstel jaarrekeningcontrole 2022 en 2023.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum: donderdag 30 september 2021

De raad van de gemeente Papendrecht, gelezen het voorstel van het college van 31 augustus 2021,

besluit: 1. De lopende overeenkomst met BDO audit & assurance B.V. met één jaar te verlengen. 2. Een nieuwe overeenkomst aan te gaan met BDO audit & assurance B.V. voor controlejaar 2022 met 2023 als optiejaar. 3. De griffier opdracht te geven de contractvorming met BDO audit & assurance B.V. af te ronden. 4. Op basis van artikel 25 Gemeentewet, juncto artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur voor de duur van de overeenkomst geheimhouding te bekrachtigen op de brief van BDO Audit & Assurance B.V. van 24 augustus 2021 over de kosten controle jaarrekening 2021. 5. Op basis van artikel 25 Gemeentewet, juncto artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur voor de duur van de overeenkomst geheimhouding te bekrachtigen op de brief van BDO Audit & Assurance B.V. van 24 augustus 2021 betreffende het voorstel jaarrekeningcontrole 2022 en 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van donderdag 30 september 2021,

5/5