Voorstel Uitwerking Uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' - Voorstel.pdf

Commissie ABZ Papendrecht Vergadering van 14 juni 2021 Zaaknummer: 2021-0070417

Voorstel Openbaar

Uitwerking Uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' Bevoegde portefeuillehouder:

Aart-Jan Moerkerke

Fatale termijn: Uiterlijk 25 mei 2021 collegebesluitvorming in verband met regionale afspraken binnen de Drechtsteden.

Gevraagd besluit 1. Kennis te nemen van de notitie "Uitwerking Uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' + de begeleidende notitie - als nadere duiding en invulling op de uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' (januari 2021) en de duidingsbrief van 23 februari 2021 - in het bijzonder met de daarin genoemde uitgangspunten alsmede het voorstel voor de financiële afwikkeling van de transitie.

Inhoud Inleiding De afgelopen jaren is een modernisering van de samenwerking in de Drechtsteden ingezet. Deze verandering is gestart met de nieuwe samenwerkingsafspraken op ruimtelijk en economisch gebied. En nu zetten we de laatste stappen in die modernisering met de omvorming naar een GR Sociaal en het overbrengen van bedrijfsvoeringstaken van de GRD naar de Servicegemeente Dordrecht. Met het inzetten van deze verandering hebben de gemeenten ook gekozen voor een andere vorm van samenwerking, waarvan de essentie is: zakelijker met minder bestuurlijke drukte. In deze setting hebben de colleges afgelopen periode (waaronder in een drietal bestuurlijke bijeenkomsten) gesproken over dilemma’s die nog in de colleges en/of gemeenteraden leefden na behandeling van de uitgangspuntennotitie dit voorjaar, in het bijzonder de kosten en dekking van de transitiekosten die de GRD voor de ontvlechtingswerkzaamheden noodzakelijkerwijze moet maken, ad € 3,8 miljoen. Zo heeft op dinsdag 11 mei overleg plaatsgevonden tussen de gezamenlijke colleges van B&W en op dinsdag 18 mei met de portefeuillehouders en de gemeentesecretarissen. In alle openheid en transparantie is met elkaar gesproken over de aanpak, in het bijzonder de financiële dekking van de transitiekosten. In het gezamenlijke overleg is overeenstemming bereikt.

De uitwerking van de uitgangspunten (zowel inhoudelijk als procesmatig en financieel) is opgenomen in de bijgevoegde notitie "Nadere uitwerkingsafspraken uitgangspuntennotitie". Beoogd effect Met de besluiten die nu worden genomen geven we de opdracht aan de servicegemeente Dordrecht om een effectievere en innovatievere bedrijfsvoering aan alle afnemers te bieden. In de ruimte die zo ontstaat, kunnen gemeenten met meer focus werken aan versterking van inhoudelijke opgaven en aan hun dienstverlening aan inwoners en bedrijven. En behouden en benutten we gezamenlijk de kracht van onze regio met meer mogelijkheden voor lokale sturing.

Met het besluit van de colleges op de in dit voorstel c.q. de “Uitwerking uitgangspuntennotitie” toegelichte uitgangspunten en afspraken op dienstverlening, ontvlechtingskosten en risico's, zetten we een belangrijke stap naar de start van de nieuwe samenwerking op 1 januari 2022. Dit besluit betreft een collegebevoegdheid, om de raad te informeren en te betrekken wordt dit voorstel ter kennisname aan de raad voorgelegd. Parallel aan deze route loopt ook de besluitvorming van het spoor GR Sociaal. De daarin opgenomen voorstellen voor aanpassing van de GRD zijn uiteraard primair gericht op het inrichten van de governance binnen het sociaal domein maar zijn tevens gericht op het ontvlechten van de bedrijfsvoeringstaken uit de huidige GRD-regeling, waardoor het mogelijk wordt deze over te brengen naar de reeds bestaande Regeling onderlinge samenwerking Drechtstedengemeenten. Argumenten 1.1 Vervolgstap in de nieuwe samenwerking in het bedrijfsvoeringsdomein Met het principebesluit van de colleges op 27 oktober 2020 is een traject gestart dat op 1 januari 2022 zal resulteren in een nieuwe samenwerking op het sociaal domein en voor de bedrijfsvoering. Een samenwerking die is ingegeven vanuit de gedachte dat de zeven gemeenten - met een eigen identiteit en zelfstandig bestaansrecht - een sterk gevoel van verbondenheid op belangrijke thema's hebben en daarvoor elkaar nodig hebben.

De beweging naar meer daadkracht op de maatschappelijke opgaven en meer flexibiliteit in de uitvoering is ingezet met de nieuwe werkwijze rondom de Groeiagenda. We zetten nu de laatste stappen in de modernisering van onze samenwerking op de overige taken. Afgelopen maanden is veel gesproken en zijn nog veel meer stukken geschreven. In begin van dit jaar is de uitgangspuntennotitie in alle raden besproken. Voorstellen zijn gedaan, vragen gesteld en antwoorden gegeven. Alle gemeenten hebben de uitgangspunten voor de koers en aanpak inmiddels onderschreven: de inhoud voorop, continuïteit van dienstverlening, nieuwe zakelijkheid, betaalbaarheid en een nieuw perspectief op maatwerk en innovatie. 1.2 De transitiekosten worden gedekt uit de bestaande gemeentelijke bijdrage De transitiekosten van in totaal € 3,8 miljoen kunnen worden gedekt uit de continuering van de gemeentelijke bijdrage aan het programma Bestuur en Beleid (inclusief de regiogriffie) voor de komende 4 jaar en vergt derhalve geen aanpassing van de begroting. Kanttekeningen Financiën De transitiekosten van in totaal € 3,8 miljoen kunnen worden gedekt uit de continuering van de gemeentelijke bijdrage aan het programma Bestuur en Beleid (inclusief de regiogriffie) voor de komende 4 jaar en vergt derhalve geen aanpassing van de begroting. Uitvoering Afgesproken is dat op 25 mei alle colleges over dit voorstel besluiten.

Ook het voorstel vanuit de GR Sociaal ligt op korte termijn ter besluitvorming voor en vervolgens voor doorgeleiding naar de gemeenteraden. Wanneer alle colleges hebben ingestemd en ook de raden hebben ingestemd met de voorstellen met betrekking tot het spoor GR Sociaal (de nieuwe GR-teksten met daarin de uitwerking van alle bouwstenen) volgt nog het formele traject tot wijziging van de GRD in de gemeenteraden. Uiteraard zal parallel aan dit formele traject de transitie ambtelijk verder worden voorbereid en geïmplementeerd zodat op 1 januari 2022 daadwerkelijk de nieuwe samenwerking vorm heeft gekregen.

2/25

Communicatie & participatie Volgens de gebruikelijke wijze. Duurzaamheid & ecologie ICT -

Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

Bijlagen 1. Bijlage 1 Notitie Uitwerking Uitgangspuntennotitie Drechtstedengemeenten 19 mei 2021.pdf 2. Bijlage 2 Begeleidende notitie bij Notitie Uitwerking Uitgangspuntennotitie Drechtstedengemeenten.pdf 3. Bijlage 3 Uitgangspuntennotitie Drechtstedengemeenten 12 januari 2021.pdf 4. Bijlage 4 Bestuurlijke brief routekaart colleges 23 februari 2021 Uitgangspuntenotitie Drechtstedengemeenten.pdf 5. Bijlage 5 Voorwaardelijke instemmingsbrief Uitgangspuntennotitie Drechtstedengemeenten Papendrecht.pdf 6. Bijlage 6 Reactie Dordrecht gemeentebrieven Uitgangspuntennotitie Drechtstedengemeenten.pdf

3/25

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum:

De raad van de gemeente Papendrecht,

besluit: 1. Kennis te nemen van de notitie "Uitwerking Uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' + de begeleidende notitie - als nadere duiding en invulling op de uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' (januari 2021) en de duidingsbrief van 23 februari 2021 - in het bijzonder met de daarin genoemde uitgangspunten alsmede het voorstel voor de financiële afwikkeling van de transitie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ,

4/25

Notitie uitwerking Uitgangspuntennotitie 'toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten' 19 mei 2021

5/25

Aanleiding en doel In de eerste maanden van 2021 hebben de gemeenteraden van de Drechtstedengemeenten de "Uitgangspuntennotitie Toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten" behandeld en hierover hun reacties kenbaar gemaakt. Dit was een belangrijke stap op weg naar een nieuwe en toekomstbestendige vorm van de Drechtstedelijke samenwerking. Een transitie in de samenwerking die zorgt voor meer lokale regie en sturing, waar meer ruimte is voor integraliteit binnen het sociaal domein en meer gelegenheid tot voor lokaal maatwerk en innovatie in zowel sociaal domein als de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. We blijven regionaal samenwerken via de Sociale Dienst Drechtsteden - zij het onder andere, meer inhoudelijke aansturing-. De ondersteunende taken depolitiseren we door ze onder te brengen bij de gemeente Dordrecht die ze uit gaat voeren via zakelijk af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. Zo realiseren we een samenwerking die past bij de gemeentelijke (inhoudelijke en financiële) opgaven en verantwoordelijkheden van vandaag de dag en versterken we de democratische legitimiteit. In vervolg op de diverse reacties hebben meerdere bestuurlijke bijeenkomsten plaatsgevonden waarin gesproken is over de diverse dilemma's. Hierbij ging het met name over de kosten van de transitie. De kosten van de ontvlechting aan de kant van de GRD zijn op € 3,8 mln. begroot.

Op dinsdag 11 mei is in de vergadering van de gezamenlijke colleges van burgemeester en wethouders gesproken over het voorstel om te besluiten tot een de afnameperiode van 4 jaar van de dienstverlening onder voorwaarden, om de eerste 4 jaar (2022-2026) de ontvlechtingskosten van de GRD-transitie te dekken uit de continuering van de bijdrage bestuur en beleid inclusief regiogriffie, en over een voorstel hoe om te gaan met het restant van de ontvlechtingskosten na 4 jaar en de additionele kosten voor de governance bij de GR-Sociaal. Op 11 mei is afgesproken dat in het definitieve voorstel een helder omschreven ambitie, tevens inspanningsverplichting wordt geformuleerd om tot een nadere dekking van de resterende invlechtingskosten te komen door reductie van taken, formatie en bezetting van bureau Drechtsteden. Hieronder wordt dit uitgewerkt. In deze notitie zal ook worden ingegaan op de nadere uitwerking van de uitgangspunten.

6/25

Nadere uitwerking Uitgangspunten ten aanzien van de transitie naar service-gemeente Dordrecht. 1. Ten aanzien van de dienstverlening: Overname van de huidige dienstverlening en continuïteit van levering en afnamen is belangrijk voor zowel Dordrecht, de afnemende gemeenten als ook ter waarborg van het personeel. Daarbij is vanuit de regiogemeenten gevraagd om flexibiliteit in het soort producten. Daaraan wordt gewerkt in het gezamenlijk ontwikkelen van het dienstverleningsconcept (DVO). Er is ook gevraagd om na een start van twee jaar te reflecteren op de geleverde dienstverlening. Dat leidt tot de volgende besluiten: • • • •

Een afnameperiode van 4 jaar voor van alle producten en diensten die nu worden afgenomen in de huidige basispakketten. Dat wil zeggen: ten opzichte van nu een ongewijzigde situatie. Een daaraan gekoppelde evaluatie op initiatief van Dordrecht, gericht op inhoudelijke bijsturing na twee jaar, waarbij de aspecten van die evaluatie en de follow-up daarvan worden bepaald in het ONS-D. Jaarlijkse monitoring en rapportage over de kosten door Dordrecht, met als nulmeting (basis) de begroting 2021. Indien zich op het vlak van de dienstverlening "efficiency"-voordelen voordoen maakt Dordrecht deze aan alle gemeenten zichtbaar. Daarbij wordt de keuze aan alle gemeenten voorgelegd of: a) Deze efficiencyvoordelen ten goede komen aan de doorontwikkeling van deze services; b) Dan wel of deze middelen terugvloeien naar de gemeente (rekening houdende met vaste en variabele kosten); c) Dan wel dat deze middelen ingezet worden voor innovatie, vanuit de gedachte dat de doelstelling van deze beweging kwaliteitsverbetering en innovatie is. Notabene: op 18 mei in het bestuurlijke overleg is afgesproken dat over de bovengenoemde punten gemeenschappelijk wordt beraadslaagd en de inzet er op is gericht om tot een gezamenlijk standpunt terzake te komen. Dit laat onverlet dat het aan de gemeenten is om gehoord de standpunten van collega-gemeenten tot een eigenstandige keuze te komen.

De keuze van gemeenten wordt opgenomen c.q. verwerkt in de dienstverleningsovereenkomst per gemeente.

2. Ten aanzien van de ontvlechtingskosten: Voor de ontvlechtingskosten bij de GRD geldt dat deze in principe door alle deelnemers worden gedragen. Sommige gemeenten hebben aangegeven dit niet (nu) te kunnen dragen (dit drukt te zwaar op de begroting). Het is echter niet nodig om deze ook direct af te rekenen. Gemeente Dordrecht kan deze kosten als toekomstig aanbieder voorschieten, en het bedrag later verrekenen met toekomstige besparingen. Hiertoe zal de Dordtse raad gevraagd worden een bestemmingsreserve transitiekosten GRD te vormen ter hoogte van € 3,8 mln. Na afloop van het kalenderjaar 2021 kan de GRD de daadwerkelijk gemaakte transitiekosten, tot een maximumbedrag van € 3,8 mln., in rekening brengen bij de gemeente Dordrecht. Door de aanloopkosten te verrekenen met latere baten ontstaat per saldo een kostendekkende beweging. De gerechtvaardige verwachting is dat de nieuwe samenwerking voor de servicegemeente op bestuurlijk vlak eenvoudiger en daarmee efficiënter te maken is. Door deze vereenvoudiging bij de servicegemeente ontstaat een potentiele besparing. Deze kosten maken op dit moment onderdeel uit van de algemene inwonersbijdrage voor Bureau Drechtsteden (zie hieronder). Als de deelnemers de huidige bijdrage, die toch al meerjarig in hun begroting staat, continueren op het huidige niveau, kan dit verrekend worden met de eerder gemaakte transitiekosten.

Deze besparing wordt dan 7/25

jaarlijks (terug)gestort in de bestemmingsreserve transitiekosten GRD. Hiermee kan vanuit de deelnemers worden volstaan met het continueren van de huidige bijdrage, wordt hun begroting niet verzwaard, en zijn er op dit moment op dit punt dan geen nieuwe en/of aanvullende raadsbesluiten nodig bij de 6 deelnemende gemeenten. De komende periode kunnen (mogelijk) andere verschillen ontstaan die de transitiekosten kunnen beperken, dan wel dekken: • De transitiekosten gaan uit van een maximaal scenario en bevatten als grootste component de vervangingskosten van personeel dat bij de GRD ingezet wordt voor deze beweging. Indien minder vervanging nodig of mogelijk is, zal dit kunnen leiden tot lagere transitiekosten dan wel een overschot op reguliere taakuitvoering, die zichtbaar worden in het rekeningresultaat 2021 van de GRD; • Niet alle transitiekosten worden mogelijk al gemaakt voor 31-12-2021, een deel van de inzet loopt wellicht over de jaargrens heen (waarna deze dus direct bij Dordrecht zullen vallen en Dordrecht kan en zal sturen op beperking van de kosten). Dit leidt tot de volgende besluiten: • • • •

De ontvlechtingskosten worden gemaximeerd op € 3,8 mln; dit bedrag is dus taakstellend. Dordrecht zorgt voor initiële dekking (voorfinanciering) van de transitiekosten van de GRD tot een maximum van € 3,8 mln. De komende 4 jaar (2022-2026) continueren alle gemeenten hun bijdrage bestuur en beleid. Dordrecht neemt een resultaatverplichting op zich om een bedrag van gemiddeld jaarlijks € 0,4 mln. per jaar te besparen als gevolg van het per 1 januari 2022 wegvallen van bestuurlijke taken in het huidige GRD programma Bestuur en Beleid. Dit voordeel wordt benut ter dekking van de transitiekosten. Het maximale bedrag dat na 4 jaar overblijft als verrekenbaar verlies komt daarmee uit op € 2,2 mln.

3. De uitgaven beleid en bestuur nader toegelicht en inspanning ter dekking van het restant van de kosten. In de bestuurlijke en ambtelijke overleggen van gemeenten alsmede in het DSB zijn de volgende uitgangspunten aan de orde gekomen in de bespreking: • • •

Het DSB staat borg voor sociaal werkgeverschap in relatie tot (de medewerkers van) het Bureau Drechtsteden; de transitie beoogt geen taakstellende bezuinigingen, evenmin ontslag van medewerkers. De gezamenlijke gemeenten zijn overeengekomen dat de kwaliteit en continuïteit met betrekking tot governance en dienstverlening –in de samenwerking- onverkort gewaarborgd dienen te zijn dan wel worden. De ambitie, en de daarop gebaseerde inspanningsverplichting, is erop gericht om de huidige uitgaven voor beleid en bestuur substantieel naar beneden toe bij te stellen in de komende 4 jaren.

De jaarlijkse uitgaven zijn afgerond € 3,0 mln. Hiervan zijn de personele lasten € 2,3 mln. en de kosten voor bedrijfsvoering en overhead € 0,7 mln. -

De vaste formatie is thans bijna 22 fte waarvan bijna 2,5 voor de regiogriffie Per 1 januari 2022 is dat inschatting dat bijna 4 formatieplaatsen kunnen vervallen hetgeen een besparing oplevert van € 400.000; dit bedrag wordt ingezet voor de transitie. De te vervallen fte’s hebben te maken met het feit dat Drechtraad en DSB beëindigd zijn per 1 januari 2022.

8/25

-

Per 1 januari 2022 gaan ruim 5.5 fte over van de GRD naar de GR Sociaal. Hiermee is een bedrag gemoeid van afgerond € 600.000. Deze ‘overdracht’ is voor de gemeenten budgettair-neutraal (vanuit bestaande GRD budget naar GR Sociaal). Het aantal fte dat resteert is afgerond 12.

Het huidige bureau Drechtsteden verricht drie kerntaken, te weten: a) Ondersteuning en advisering van het bestuurlijke domein Drechtsteden b) Idem ten aanzien van de regionale samenwerking, waaronder bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming (AVG) en advisering medezeggenschap c) Idem met betrekking tot de thans bestaande dochters van de GRD, waarbij het bureau bijvoorbeeld de consoliderende en de dochteroverstijgende werkzaamheden verricht (vanaf 2022 zijn de huidige GRD-dochters organisatie-onderdelen van de gemeente Dordrecht). Met uitzondering van A (althans grotendeels) zullen de werkzaamheden onder B en C ongeacht de transitie moet blijven plaatsvinden, teneinde aan de gestelde bestuurlijke uitgangspunten (van kwaliteit en continuïteit) te kunnen (blijven) voldoen. De hierboven genoemde kerntaken zijn niet met een schaartje te knippen. Medewerkers van het bureau, met name in de adviesfuncties, verrichten werkzaamheden ten aanzien van alle kerntaken. Niettemin is voor te stellen dat op het gebied van de governance de transitie de komende 4 jaar schaal- en efficiencyvoordelen kan opleveren. Dordrecht neemt de ambitie, tevens inspanningsverplichting, op zich om in de komende 4 jaar het volgende te realiseren: a) Een besparing van € 520.000 op de kosten voor bedrijfsvoering/overhead b) Een besparing van € 1,2 mln.

op de personele uitgaven Derhalve in totaal een bedrag van ruim € 1,7 mln. Besparing in relatie tot transitiekosten Op basis van het restant van transitiekosten per 2026 ad € 2.2 mln. neemt Dordrecht de inspanning op zich van € 1,7 mln. Deze inspanning is voor Dordrecht taakstellend. Dordrecht is daarnaast bereid de ontbrekende € 0,5 mln. voor haar rekening te nemen. Dit betekent dat er ultimo 2025 geen transitiekosten meer zijn die onderling tussen de gemeenten verrekend moeten worden (dus na de transitieperiode van 4 jaren). Dit leidt tot de volgende besluiten: • Dordrecht realiseert zoals boven beschreven de dekking van het restant transitiekosten door reductie van materieel en personeel budget. • Dordrecht geeft de andere gemeenten jaarlijks inzicht in het verloop van deze besparingen op governance. • Alle gemeenten nemen de verantwoordelijkheid (zoals aangeboden in het overleg van 11 mei) om de komende 4 jaar personeel van voormalig Bureau Drechtsteden een voorrangspositie te geven bij de selectie voor vacatures in hun gemeente. • Mocht op enig moment in de komende 4 jaar het geheel aan ontvlechtingskosten gedekt zijn dan komen voordelen in de governance die het bedrag van 2.2 miljoen euro overstijgen ten goede aan alle gemeenten.

9/25

Notabene: in het overleg van 18 mei is nadrukkelijk uitgesproken dat er sprake is van een gezamenlijke verantwoordelijkheid (“samen uit, samen thuis”). De gemeenten achten het redelijk dat Dordrecht als risiconemer tot een bedrag van 2.2 miljoen eventuele voordelen binnen de termijn van 4 jaren zich mag toeeigenen, maar dat een eventueel besparingsbedrag boven de 2.2 miljoen euro voor de gezamenlijke gemeenten is. Ook is afgesproken dat bij een onverhoopt tekort (ten opzichte van die 2.2 miljoen euro) partijen zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen om met elkaar tot een voor alle partijen aanvaardbare oplossing daarvan te komen. 4. Ten aanzien van additionele kosten voor de governance bij de GR-Sociaal: Van de huidige bijdrage aan het product bestuur en beleid € 0,6 mln in te zetten voor governance taken van de nieuwe GR-Sociaal. Daardoor zal geen kostenverhoging op dit onderdeel plaatsvinden bij gemeenten. Het gaat om een structurele bijdrage. 5.

Ten aanzien van de bestaande risico's:

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de risico's Het is goed om een scherp onderscheid te maken tussen bestaande risico's die tot en met kalenderjaar 2021 (meerjarig) onderdeel zijn van de GRD-begroting en nieuwe (ontwikkelingen in) risico's vanaf kalenderjaar 2022, als onderdeel van de GR Servicegemeente Dordrecht. Het is belangrijk te onderkennen dat de invlechting zal worden vormgegeven via een (lichte) GR-regeling. Een belangrijke reden daarvoor is dat via een GR-construct geen 19% BTW over diensten en 25% VPB over baten/winsten hoeft te worden afgedragen. Die biedt alle gemeenten veel financiële voordelen. De Belastingdienst stelt hierbij wel een aantal voorwaarden. Een belangrijke –wettelijke- voorwaarde is dat eventuele risico's uiteindelijk gemeenschappelijk moeten worden gedragen. Uiteraard zal de gemeente Dordrecht bij eventuele risico’s zoals hiervoor genoemd de andere gemeenten direct daarvan in kennis stellen om die met elkaar bespreken. Hoe we omgaan met de risico's We zien bestaande risico's vanuit de volgende basis: de beschreven risico's in de risico-paragraaf in de GRD-begroting 2022 plus eventuele aandachtspunten uit de lawyers letter die nu actueel is bij de jaarrekening 2020 van de GRD. Beide uiteraard exclusief de SDD-risico's; die gaan niet naar de GR servicegemeente Dordrecht over.

Risico's die zich voordoen bij de af te nemen diensten worden verdisconteerd in de prijs/het tarief. Voorbeeld: extra inzet inhuur bij GBD als gevolg van no cure no pay-bureaus wordt verdisconteerd in de tarieven per aanslagregel. Dat geldt andersom ook voor kansen/positieve risico's: nemen kosten af, dan worden die verdisconteerd in lagere tarieven. Op bovenstaand uitgangspunt zijn er twee uitzonderingen: A) Risico's op overige "overhead/bestuur"-kosten (zoals bijvoorbeeld een mogelijke terugkeer van huidige wethouders naar hun oorspronkelijke werkgever (nu BDS). Naast deze incidentele risico's zullen er wellicht incidentele voordelen ontstaan. Deze incidentele financiële afwijkingen (resultaten) reserveren we binnen een vooraf afgesproken bandbreedte zodat door egalisatie over jaren heen rust ontstaat in de bestuurlijke verantwoording bij de deelnemers. B) Risico's op het behalen van ingeboekte taakstellingen. Dit zijn (uitsluitend) de bezuinigingen vanaf 2023 vanuit ICT verandert en de bestaande jaarlijkse taakstelling op de SCD begroting. Hier zou een separate verdeelsleutel voor moeten worden afgesproken. Dit geldt overigens ook voor onvoorziene mee- of tegenvallers voor het projectbudget 'ICT verandert', dat in 2021 en 2022

10/25

wordt uitgegeven. Gezien de meerjarige effecten lijkt het logisch besluiten over de verdeling van voor- of nadelen van deze categorie op zijn vroegst eerst in 2023 te nemen. Een afrekening vindt namelijk pas plaats nadat het voor- of nadeel zich daadwerkelijk heeft voorgedaan. Geadviseerd wordt om voornoemd punt een plek te geven in de "algemene voorwaarden" bij de af te sluiten DVO's op ICT/SCD gebied. Hierdoor is aan de voorkant duidelijk hoe te handelen in deze situatie. Dit leidt tot de volgende besluiten: • Als basis te hanteren de beschreven risico's in de risico-paragraaf in de GRD-begroting 2022 plus eventuele aandachtspunten uit de lawyers letter die nu actueel is bij de Jaarrekening 2020 van de GRD. Beide uiteraard exclusief de SDD-risico's; die gaan niet naar de GR servicegemeente Dordrecht over. • Risico's die zich voordoen bij de af te nemen diensten worden verdisconteerd in de prijs/het tarief, met twee uitzonderingen: a) Risico's op overige "overhead/bestuur"-kosten: voor deze incidentele financiële afwijkingen (resultaten) reserveert Dordrecht binnen een vooraf afgesproken bandbreedte, zodat door egalisatie over jaren heen rust ontstaat in de bestuurlijke verantwoording bij de deelnemers; b) Risico's op het behalen van ingeboekte taakstellingen.

Dit zijn (uitsluitend) de bezuinigingen vanaf 2023 vanuit ICT verandert en de bestaande jaarlijkse taakstelling op de SCD begroting. Hier wordt nog een separate verdeelsleutel voor afgesproken. Tenslotte Toekomstbeeld voor uitgaven bestuur en beleid De uitgaven voor bestuur en beleid, thans afgerond € 3 mln. per jaar, zijn met ingang van 2026 structureel verlaagd. Zonder op de toekomst van 2026 (dat is namelijk nog bijna 5 jaar te gaan) al te zeer vooruit te lopen kan met de kennis van nu het volgende globale beeld worden geschetst: a) Gecontinueerd blijft de bijdrage van de gemeenten aan GR Sociaal, afgerond € 0,6 mln. b) Benodigd voor aan bedrijfsvoering/overhead is € 0,5 mln. (hiervan heeft € 0,3 mln.

betrekking op dienstverlening van de SCD, die vanaf 2022 bij de servicegemeente worden ondergebracht) c) Bijdrage gemeenten aan regionale samenwerking alsmede strategische advisering aan de “dochters”, waarvan de inschatting nu is dat hiervoor 6 a 7 fte noodzakelijk zijn; het dan te ramen bedrag zal in overeenstemming zijn met het aantal fte, inclusief bijbehorende lasten Notabene met betrekking tot punt c: bestuurlijk zal voor 2026 nader gesproken moeten worden over noodzakelijke dan wel gewenste ambities enerzijds en anderzijds moet voor het voor 2026 en volgende jaren te ramen bedrag voor c rekening worden gehouden met (het restant aan) personele lasten waarvoor Dordrecht na de transitieperiode nog kostendrager is, voorzover het dan medewerkers betreft van voorheen het bureau Drechtsteden. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat op dit moment geen bestuurlijke besluitvorming nodig is met betrekking tot deze paragraaf in casu het toekomstbeeld. Deze paragraaf wil nu enkel en alleen een (toekomst)beeld schetsen, uit een oogpunt van transparantie.

11/25

12/25

13/25

14/25

15/25

16/25

17/25

18/25

19/25

20/25

Gemeente Dordrecht

Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Spuiboulevard 300

Colleges van de gemeenten Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht

DORDRECHT T 14 078 www.dordrecht.nl

Contactpersoon E.I.M. Goutziers T 078 770 3516 E e.goutziers@dordrecht.nl Datum

6 mei 2021

Kenmerk

2021-0056186

Betreft

Reactie op brieven gemeenten uitgangspunten nieuwe DS samenwerking

Afschrift aan:

Geachte colleges, We hebben uw reactiebrieven ontvangen op de Uitgangspuntennotitie Toekomstige samenwerking Drechtstedengemeenten, die wij u stuurden op 12 januari. Wij danken u voor het in hoog tempo, doch in goede afstemming met uw raden, doorlopen van uw lokale besluitvormingsprocedure. We hebben met elkaar een belangrijke volgende stap gezet op weg naar een nieuwe en toekomstbestendige vorm van Drechtstedelijke samenwerking. Een transitie in de samenwerking die zorgt voor meer lokale regie en sturing, waar meer ruimte is voor integraliteit binnen het sociaal domein en meer gelegenheid tot voor lokaal maatwerk en innovatie in zowel sociaal domein als de ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. We blijven regionaal samenwerken via de Sociale Dienst Drechtsteden - zij het onder andere, meer inhoudelijke aansturing-. De ondersteunende taken depolitiseren we door ze onder te brengen bij de gemeente Dordrecht die ze uit gaat voeren via zakelijk af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. Zo realiseren we een samenwerking die past bij de gemeentelijke (inhoudelijke en financiële) opgaven en verantwoordelijkheden van vandaag de dag en versterken we de democratische legitimiteit. In december 2020 was de raad van de gemeente Zwijndrecht de eerste die het principebesluit nam voor deze nieuwe koers en uitwerkingsrichting.

Nadat tot slot de gemeente Sliedrecht het principebesluit had genomen, gingen we samen op weg naar de volgende stap: het vaststellen van gedeelde uitgangspunten voor de verdere samenwerking tussen de Drechtstedengemeenten. Met input van GRD ontwikkelde Dordrecht als penvoerder de uitgangspunten voor de transitie. Vaststelling uitgangspunten De Dordtse raad stelde deze in februari 2021 als eerste vast. Dit was van belang omdat u als gemeenten wilde weten waarop Dordrecht als servicegemeente de dienstverleningsovereenkomsten gaat baseren. Maar ook omdat ze de basis vormt voor het ontvlechten van de niet-sociaal taken uit de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden ten behoeve van een nieuwe GR Sociaal. Vervolgens behandelde de raad van de gemeente Papendrecht op 18 maart de uitgangspunten voor de toekomstige samenwerking. Op 20 april nam de raad van Zwijndrecht een besluit op de uitgangspuntennotitie.

21/25

Raad Dordrecht

Kenmerk

2021-0056186

Datum

06 mei 2021

Daarmee hebben wij zicht op de reacties van alle zeven Drechtsteden gemeenten: constructieve, positief-kritische bijdragen voor het transitieproces. U staat positief tegenover de weg die we met elkaar zijn ingeslagen, ervaart dat de meer zakelijke oppak zorgt voor duidelijke richting en u wilt zich inspannen om de transitie te realiseren per 1 januari 2022. Hardinxveld-Giessendam heeft zich aanvullend gebogen over hun lokale kaders voor toekomstige rolneming. Voor Sliedrecht is het gezamenlijk doorlopen van het proces een leidend principe. Dat doet ons deugd: we kunnen en willen dit proces alleen in gezamenlijkheid doorlopen! Zorgen en aandachtspunten algemeen Naast de positieve noot begrijpen we dat u kritisch bent op of zorgen heeft omtrent enkele geformuleerde uitgangspunten. Sommige van u verzoeken dat eerst bepaalde voorwaarden zijn ingevuld voor u de volgende stap kunt maken, een enkeling noemt dit een onderhandelingsproces. In deze reactiebrief gaan we in op de door diverse gemeenten ingebrachte aandachtspunten. Wij hechten er aan te memoreren dat we met elkaar hebben afgesproken om een nieuwe cultuur te adopteren. Een van constructieve samenwerking gebaseerd op vertrouwen, respect en waardering voor elkaars belang. We zijn niet (meer) van plan om elkaar over en weer brieven te blijven sturen.

We vroegen dit al aan elkaar in 2018 in het traject van de commissie Toekomst regionale samenwerking (cie Deetman). En ook vorig jaar tijdens de drie collegeconferenties hebben we tegen elkaar gezegd: beter is het om doorlopend met elkaar in gesprek te zijn, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Ook Hendrik-Ido-Ambacht vraagt in haar reactie aandacht voor de samenwerkingscultuur. Ziet u deze brief daarom voorlopig als een laatste. Een goed voorbeeld van onze nieuwe manier van (netwerk)samenwerking zien we terug in het integrale overleg van de wethouders sociaal en middelen. Hier wordt in openheid de transitie besproken en zoeken gemeenten naar gedeelde belangen en gemeenschappelijke gronden om het doel te realiseren dat wij allen hebben onderschreven op de collegeconferentie van 27 oktober 2020: het komen tot een GR sociaal en een servicegemeente voor de ondersteunende en bedrijfsvoeringsonderdelen van de GRD. We stellen het op prijs dat uw portefeuillehouder waar nodig lokaal de informatieterugkoppeling verzorgt voor en naar aanleiding van die ontmoetingen. Specifieke aandachtspunten Als we uw reacties scannen zien we vijf samenhangende onderdelen. De transitiekosten, de vierjaarstermijn, de as is-overgang, de gedwongen uittreding en de strakke planning zijn als voornaamste aandachtspunten genoemd.

Vrijwel alle raden, ook de Dordtse raad, geven aan dat zij inzicht willen in de transitiekosten en op welke manier we omgaan met de risico's die nu in de GRD aanwezig zijn. Hardinxveld stelt zich evenredige verdeling van financiële verplichtingen en risico's voor en vraag aandacht voor sturing en beheersing en in relatie tot het dragen van risico. Sommige gemeenten geven aan dat de transitiekosten wat hen betreft voor rekening komen van de gemeente Dordrecht. Wij begrijpen dat u in deze financieel lastige tijden geen middelen 'op de plank heeft liggen'. Evenwel lopen in transitieprocessen de kosten voor de baat uit en gaat het om een realisatie van belangrijke inhoudelijke doelen, die zeker in het sociale domein urgentie kennen. Om de GRD snel te kunnen vormen tot een door alle gemeenten gewenste 'klassieke' GR sociaal, is het noodzakelijk om in diezelfde snelheid de bedrijfsvoeringstaken te beleggen bij de servicegemeente Dordrecht. We zullen u snel inzicht bieden in de transitiekosten en met een dekkingsvoorstel komen. We willen daarbij zorgen dat het nu bij geen van onze partner-gemeenten op de gemeentelijke begroting drukt.

Pagina 2/4

22/25

Kenmerk

2021-0056186

Datum

06 mei 2021

Een aandachtspunt dat meerdere gemeenten hebben ingebracht betreft de DVO termijn van vier jaar, gevraagd wordt of deze periode verkort of tussentijds geëvalueerd kan worden. Ook heeft u vragen ten aanzien van de as-is overgang en wenst u borging van de huidige (basis)dienstverlening. Papendrecht wil de huidige kwaliteit behouden, Ambacht de mogelijkheid te kunnen kiezen voor een bepaald servicelevel. Sommigen roepen op tot het op korte termijn starten met innovatie en maatwerk. Verder vraagt u aandacht voor het betrokken personeel van de GRD en verzoekt tot een voor hen zo geruisloos proces. We beantwoorden deze punten gebundeld omdat ze met elkaar samenhangen. Zorgvuldig omgaan met het huidige personeel onderschrijven wij van harte! Gedwongen ontslagen voorkomen is het vertrekpunt geweest van de uitgangspunten as-is overgaan en de vierjaarstermijn. Het is in ons gezamenlijk belang en zo nemen we ook nu gezamenlijk onze verantwoordelijkheid. Want we starten immers niet bij nul, we zijn al 15 jaar samen onderweg. Door hantering van de vertrekpunten as-is en een vierjaarstermijn kunnen we continuïteit van de dienstverlening bieden én via de meerjarige zekerheid van afname van diensten ook zekerheid bieden voor het bestaande personeel.

Qua dienstverlening is het onze intentie om op onderdelen de mogelijkheid te bieden tot flexibiliteit en innovatie in dienstverlening, onder voorwaarde dat we de financiële en personele gevolgen van flexibiliteit samen proberen te minimaliseren. Maar dat zijn we nu met elkaar aan het verkennen. Want die handschoen pakken we graag, met u, op! Over de gedwongen uittreding van een gemeente die een moment van besluitvorming niet haalt, is door een aantal gemeenten een opmerking gemaakt. Wij begrijpen dat deze formulering wellicht wat zakelijk overkomt, maar het is echt in ons gezamenlijk belang dat besluitvormingsmomenten gehaald worden. Sommige van u memoreren dat ook: 'een gemeente wordt dan de remmende factor voor de anderen die wel door willen'. Wij hechten eraan te benadrukken dat gedwongen uittreding zich wat ons betreft niet zal voordoen, omdat u allen op inhoudelijke gronden het principebesluit heeft genomen en wij er vertrouwen in hebben dat elke gemeente tijdig de benodigde besluiten neemt. De planning tot 1 januari 2022 wordt door vele van u als zorgpunt aangedragen, omdat u die als strak ervaart. Wij voelen dat ook, maar benadrukken hier nogmaals de noodzaak om de datum van 1 januari te halen gezien de urgentie op het simultaan lopende traject GR sociaal.

Niet afronden voor 1 januari betekent bovendien dat we de nieuw aangetreden raden en colleges belasten met een ingewikkeld transitieproces. Op de conferentie van 27 oktober 2020 hebben we met elkaar uitgesproken hen daarmee niet op te willen zadelen, maar voortvarend met elkaar aan de slag te gaan. Dit zodat we in de nieuwe periode de vruchten kunnen plukken. Sommige gemeenten roepen op zorgvuldigheid boven snelheid te laten gaan. Het één hoeft het ander niet uit te sluiten. Wij onderschrijven het belang van een zorgvuldig proces. U vraagt om betrokkenheid en tussentijdse afstemming zowel in dit transitieproces als bij de totstandkoming van de service levels van de DVO's. Wij nodigen u van harte uit om dit gesprek met ons en met uw raad te voeren. Het transitieproces is daartoe onder andere verrijkt met ambtelijke en bestuurlijke spiegelgroepen en bestuurlijke stand ups. Zo zijn gemeenten en GRD intensief betrokken. Die synergie leidt tot optimalisatie.

Pagina 3/4

23/25

Kenmerk

2021-0056186

Datum

06 mei 2021

Snelheid van het proces is een relatief begrip: wat de een mogelijk te snel vindt, vindt de ander wellicht te langzaam. De motie van de Dordtse raad is van oktober 2019 en het Berenschot onderzoek naar de Drechtstedelijke samenwerking had plaats in 2017. Sommige GRD-medewerkers zijn sindsdien al in onzekerheid wat de gemeenten gaan besluiten. Het onderzoeken van en praten over het door ontwikkelen van de Drechtstedelijke samenwerking duurt al lang. Het afronden van het besluitvormingstraject geeft onze burgers, externe partners en al onze medewerkers – gemeentelijk of GRD (SDD, SCD, GBD, OCD, IBD, Bureau Drechtsteden en regiogriffie) binnen afzienbare tijd duidelijkheid. Een transitie zorgt altijd voor onrust, laten we nu blijven doorpakken en snel zorgen voor rust en dat kwalitatief goed personeel behouden blijft in onze regio. Tot slot twee overige punten: de gemeente Zwijndrecht vraagt aandacht voor hun overeenkomst met het IBD. Hierover zijn we met de gemeente Zwijndrecht in gesprek gegaan. De gemeente Alblasserdam vraagt naar plannen met betrekking tot de aangekondigde kwartaalbijeenkomsten. Hier nemen wij graag binnenkort het initiatief toe.

Hoe mooi zou het zijn als we al een eerste kwartaalbijeenkomst kunnen houden in dit transitiejaar! Juist nu zoveel aandacht gaat naar de omvorming van onze samenwerking is het goed aandacht te houden voor de inhoudelijke opgaven die ons in dit gebied verbinden en de onderlinge relaties aan te halen. We zien uit naar die ontmoeting! We hopen de komende periode intensief met elkaar op te blijven trekken om samen toe te werken naar een positieve start van onze nieuwe samenwerking! Dit zodat we samen gesteld zijn om in de toekomst de kwaliteit van onze dienstverlening voor onze inwoners nog meer te verbeteren. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, Het college van Burgemeester en Wethouders namens dezen,

Carlo Post Gemeentesecretaris

Pagina 4/4

Wouter Kolff Burgemeester

24/25

25/25