Voorstel Privacybeleid - Voorstel.pdf

Raadsvergadering Papendrecht Vergadering van 27 maart 2025 Zaaknummer: 2024-0102297

Voorstel Openbaar

Privacybeleid Bevoegde portefeuillehouder:

Margreet van Driel

Betrokken portefeuillehouder(s):

Jan Dirk van der Borg;

Wettelijke basis (aanvullend) Algemene verordening gegevensbescherming Fatale termijn: nvt.

Gevraagd besluit 1. het Privacybeleid Papendrecht vast te stellen. 2. het Privacybeleid Drechtsteden, zoals vastgesteld in 2020, in te trekken.

Inhoud Inleiding Het huidige in Papendrecht geldende Privacy Beleid Drechtsteden is in 2020 vastgesteld, gebaseerd op de toen opgedane inzichten en ervaringen sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018. Sindsdien zijn er verdere ontwikkelingen geweest op het gebied van privacybescherming, en is er meer ervaring opgedaan binnen de regio. Deze ontwikkelingen en nieuwe inzichten maken een actualisatie van het Privacy Beleid noodzakelijk, om te zorgen dat de organisatie blijft voldoen aan de AVG. Dit beleid is in regionaal verband opgesteld, en daarna door elke gemeente aangepast aan de eigen lokale situatie. De aanbevelingen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) zijn meegenomen. Het beleid betreft een actualisatie, aanscherping en aanvulling van het bestaande beleid Voor dit beleid is de geactualiseerde handreiking van de Informatie beveiligingsdienst (IBD) gebruikt. Beoogd effect Het doel van het voorstel is ervoor te zorgen dat de gemeente Papendrecht over een actueel Privacybeleid beschikt, zodat op dat aspect wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Argumenten 1.1 Het Privacybeleid is op onderstaande hoofdpunten geactualiseerd/gewijzigd.

De IBD heeft de handreiking privacybeleid geactualiseerd. Deze vernieuwde versie houdt onder meer rekening met: • Ambitie en visie van de gemeente ten aanzien van privacy • Vertaling van privacy principes naar de gemeentelijke omgeving • De opzet van de governance structuur Hieronder volgt hoe hier vorm aan is gegeven. 1. In de visie is nadruk gelegd op het actief inzetten om het gebruik van persoonsgegevens tot een noodzakelijk minimum te beperken.

2. Technologische ontwikkelingen en Wet politiegegevens (Wpg): Meer nadruk is gelegd op technologische ontwikkelingen, globalisering en de complexiteit van gegevensverwerking. Er wordt nu expliciet verwezen naar de Wpg en de noodzaak om een apart privacybeleid voor politiegegevens te hebben. 3. Rechten van betrokkenen: Specifieke details zijn opgenomen over hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen via een webformulier en de stappen die genomen kunnen worden bij geschillen, inclusief contact met de privacy coördinator en de FG. Dit benadrukt de transparantie en toegankelijkheid van het beleid voor inwoners. 5. Rollen en verantwoordelijkheden op het terrein van privacy: Er wordt meer gedetailleerder en uitgebreider overzicht gegeven van rollen en verantwoordelijkheden van het College van B&W, management, en andere betrokkenen zoals de Privacy Coördinator en de Chief Information Security Officer (CISO). Dit maakt duidelijk wie verantwoordelijk is, vereist voor verantwoording en controle. 6. Data protection impact assessment (DPIA) en risico's: Er wordt, in tegenstelling tot het huidige beleid, een duidelijke uitleg gegeven over de noodzaak om een DPIA uit te voeren bij hoog risico verwerkingen en de procedure voor een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens indien risico's niet kunnen worden gemitigeerd. Dit toont een proactieve aanpak van risico's aan.

7. Bewustwording en training: Er wordt actief invulling gegeven aan de noodzakelijke voortdurende bewustwording en specifieke privacy trainingen voor medewerkers, wat essentieel is voor de implementatie en naleving van het beleid. 8. AVG-naleving: De rol van de FG, de monitoring en rapportage over de naleving van de AVG is aangescherpt in het nieuwe beleid Dit zorgt voor een heldere verslaglegging en controleerbaarheid van de gegevensverwerking. 9. Privacy by Design en Default: Er wordt, in tegenstelling tot het huidige beleid, specifieke aandacht besteed aan Privacy by Design (bij ontwikkelen van producten en diensten rekening houden met gegevensbescherming) en Privacy by Default (standaard instellingen zo privacy-vriendelijk mogelijk inrichten) in de ontwikkeling van nieuwe systemen en processen. Dit waarborgt dat privacy vanaf het begin wordt geïntegreerd in nieuwe initiatieven. 10. Samenwerking met andere organisaties: Er is uitgebreider aandacht besteed aan samenwerking met andere (overheids)organisaties en de noodzaak om verwerkersovereenkomsten te sluiten. Dit versterkt de rechtszekerheid bij gegevensuitwisseling. 11. Doorgifte van persoonsgegevens: Er wordt, in tegenstelling tot het huidige beleid, gewezen op specifieke regels die gelden voor doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Dit waarborgt dat internationale gegevensoverdracht zorgvuldig en rechtmatig gebeurt.

1.2 Elk bestuursorgaan dient het Privacybeleid vast te stellen Zowel het college, de burgemeester als de raad moet voor zichzelf het Privacybeleid vaststellen. Elk bestuursorgaan verwerkt zelf persoonsgegevens en de AVG verplicht om daar beleid op te ontwikkelen. Kanttekeningen nvt. Financiën nvt.

2/3

Uitvoering Het Privacybeleid Papendrecht zal worden bekendgemaakt in het Handboek AO en op officielebekendmakingen.nl en treedt hierna in werking. Communicatie & participatie De organisatie wordt meegenomen in de uitvoering van dit beleid. Duurzaamheid & ecologie nvt. ICT nvt. Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd.

Bijlagen 1. Privacybeleid-2024 PPD def.docx 2. Privacy Beleid Drechtsteden versie 3.0 (def 2020 PPD).docx

3/3