Voorstel Kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording - Voorstel.pdf

Commissie ABZ Papendrecht Vergadering van 21 november 2022 Zaaknummer: 2022-0161217

Voorstel Openbaar

Kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording Bevoegde portefeuillehouder: Betrokken portefeuillehouder(s):

Sophia de Keizer Arno Janssen; Annemiek Jetten; Jan Dirk van der Borg; Arjan Kosten; Jaco van Erk;

Fatale termijn: 1 november 2022 i.v.m. behandeling in de gemeenteraadsvergadering van 8 december 2022.

Gevraagd besluit 1. een verantwoordingsgrens te hanteren van1% van de begrotingsomvang voor fouten en onduidelijkheden. 2. een rapporteringsgrens te hanteren van € 100.000.

Inhoud Inleiding Vanaf boekjaar 2023 verschuift de rechtmatigheidsverklaring van de account naar het college. De accountant geeft bij de jaarrekening zelf geen verklaring op rechtmatigheid meer af, maar gaat toetsen of de verklaring van het college goed tot stand is gekomen. De verantwoordelijkheid voor en de verantwoording over het rechtmatig handelen van de organisatie wordt hiermee expliciet bij het college neergelegd. De nieuwe wetgeving biedt de gemeenteraad de mogelijkheid het niveau omtrent acceptatie van rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden te bepalen. Verantwoording gebeurt op twee plaatsen: de rechtmatigheidsverklaring en in de paragraaf bedrijfsvoering. De verantwoordingsgrens bepaalt wanneer (vanaf welke omvang) het college melding moet maken van een onrechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringsgrens bepaalt vanaf welk bedrag een rechtmatigheidsfout moet worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. De kadersteling rechtmatigheid is in aanwezigheid van de accountant besproken in de auditcommissie van 20 september 2022. Voor verdere informatie wordt verwezen naar de bijlagen. Beoogd effect De gemeenteraad kaders te laten stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023.

Argumenten 1.1 Het is een raadsbevoegdheid kaders te stellen aan de rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor en de verantwoording over het rechtmatig handelen van de organisatie wordt hiermee expliciet bij het college neergelegd. Het is aan de gemeenteraad om het niveau omtrent acceptatie van rechtmatigheidsfouten, onduidelijkheden te bepalen.

1.2 De verantwoordingsgrens is passend voor een gemeente met de omvang van Papendrecht. De uitvoering van deze controle sluit aan op de huidige verantwoordingsgrens en diepgang van de controle door de accountant. De accountant geeft in de Boardletter 2021 aan dat de huidige werkwijze

van interne controle van voldoende van kwaliteit is. De organisatie is daarmee in staat om in 2023 de rechtmatigheidsverantwoording door het college goed invulling te geven. Bij een lagere verantwoordingsgrens moet, mede door diepgaandere controles, rekening worden gehouden met een vergroting van de administratieve last. 2.1 Een rapporteringsgrens van € 100.000 geeft de raad voldoende inzicht in geconstateerde rechtmatigheidsfouten. De rapporteringsgrens bepaalt vanaf welk bedrag een rechtmatigheidsfout moet worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Met het hanteren van een rapporteringsgrens van € 100.000 heeft de gemeenteraad voldoende inzicht in de mate waarin de organisatie rechtmatig heeft gehandeld tegelijkertijd blijft de paragraaf bedrijfsvoering overzichtlijk. Hoe lager de rapporteringsgrens hoe uitgebreider het overzicht van rechtmatigheidsfouten wordt met bijbehorende administratieve lasten voor de organisatie. Kanttekeningen 1.1 De accountant heeft eerder een hogere verantwoordingsgrens geadviseerd. In eerdere voorlichtingen over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de accountant aangegeven dat het eerste jaar van invoering echt gezien moet worden als startjaar. Een hogere verantwoordingsgrens is daarbij passend. Het geeft de organisatie meer ruimte om aan zich aan de nieuwe werkzwijze aan te passen.

Dit is besproken in de auditcommissie, waarbij is aangegeven dat handhaven op het huidige niveau de voorkeur heeft. Financiën De voorgestelde kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording sluiten aan op de huidige werkwijze en de in de begroting opgenomen werkbudgetten. Uitvoering Na vaststelling van de kaders zal het Interne controleplan 2023 opgesleld worden. Communicatie & participatie Duurzaamheid & ecologie ICT Waar mogelijk wordt gekeken waar door verdere automatisering onrechtmatig handelen kan worden voorkomen. Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

Bijlagen 1. Bijlage 1 Toelichting kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording dd 02-10-22.pdf 2. Bijlage 2 Kadernota-rechtmatigheid-2023-Commissie-BBV-Definitief.pdf 3. Bijlage 3 Notitie rechtmatigheidsverantwoording BADO 20 maart 2020.pdf

2/3

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum:

De raad van de gemeente Papendrecht,

besluit: 1. een verantwoordingsgrens te hanteren van1% van de begrotingsomvang voor fouten en onduidelijkheden. 2. een rapporteringsgrens te hanteren van € 100.000.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ,

3/3