Voorstel Herinvoering bestuurlijke vernieuwing 2023 - Voorstel.pdf

Gemeenteraad Papendrecht Voorstel

Vergadering van 9 maart 2023

Openbaar

Herinvoering bestuurlijke vernieuwing 2023 Bevoegde portefeuillehouder: Wettelijke basis (aanvullend) Gemeentewet, artikel 16 en 82

Gevraagd besluit 1. Herinvoering van bestuurlijke vernieuwing per 13 april 2023 op basis van de eerder aangenomen nota Bestuurlijke vernieuwing (zie bijgevoegd), met de volgende voorgestelde wijzigingen: • Oordeel en besluitvorming worden op aparte avonden georganiseerd, oordeel in week 2 en besluit in week 4. • Duoraadsleden kunnen ook deelnemen aan oordeelvormende vergaderingen. • Er komt een vaste vergaderavond op de donderdagavond. • De agendacommissie als apolitieke commissie te laten bestaan uit de burgemeester en griffier. 2. De herinvoering start als een pilotperiode voor 1 jaar. Tijdens het jaar wordt geëvalueerd op basis van de doelstellingen in de nota. In april 2024 wordt een definitief besluit gevraagd om bestuurlijke vernieuwing (BOB-model) als werkwijze te hanteren. (waarnaar het reglement van orde en verordening raadscommissie wordt aangepast) 3. Vaststellen van het vergaderschema 2023.

Inhoud Inleiding Voorgeschiedenis Op 11 juli 2019 heeft de raad van Papendrecht de volgende besluiten genomen over bestuurlijke vernieuwing: 1. Gedurende een periode van ca 6 maanden een pilot uit te voeren conform de notitie 'Bestuurlijke Vernieuwing Papendrecht', • waarbij in de notitie bij punt 3. Agendacommissie, onder Samenstelling de Ambtelijk beleidscoördinator (technisch adviseur) wordt geschrapt; • een ambtenaar kan onder verantwoordelijkheid van de griffier als technische adviseur worden uitgenodigd bij de Agendacommissie. 2. De griffie en het college opdracht geven de pilot voor raad, college, ambtelijke organisatie en samenleving uit te voeren; 3. De aanvullende afspraken bij het Reglement van Orde voor gebruik tijdens de pilotfase vast te stellen; 4. De bestuurlijke vernieuwing te evalueren door een onafhankelijk kwalitatief en kwantitatief onderzoek en een nulmeting. De opdrachtformulering en de beoogde effecten vormen het uitgangspunt. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing doet hiertoe een voorstel; Tijdens de coronacrisis is, op basis van een initiatiefvoorstel, besloten om tijdelijk weer het commissiestelsel in de voeren. In het Initiatiefvoorstel Tijdelijk herstel raadscommissie (van 11 juni 2020) staat:

•

•

Elke zes maanden, of zoveel eerder als gewenst is, voor het eerst in december 2020, wordt besloten via een mail aan de fracties of deze situatie stilzwijgend (zonder apart raadsbesluit) wordt verlengd of middels een eenvoudig raadsbesluit wordt beëindigd, met als strekking: “De tijdelijke omschakeling naar de oude commissiestructuur wordt gestaakt; de pilot bestuurlijke vernieuwing wordt herstart”; Bij herstart van de pilot wordt rekening gehouden met maximaal twee maanden invoering i.v.m. aanpassingen aan de agenda;

Na de gemeenteraadsverkiezingen zijn de vergaderingen van de raad nog alleen fysiek gehouden en lijkt de coronacrisis niet opnieuw digitaal vergaderen te vereisen. Een raadswerkgroep met brede vertegenwoordiging vanuit de fracties is na de zomer van 2022 gestart met de voorbereiding om de bestuurlijke vernieuwing her in te voeren. Met dit voorstel wordt de raad gevraagd om 'ja' te zeggen tegen de herinvoering van bestuurlijke vernieuwing, onderdeel werkwijze gemeenteraad, met een aantal wijzigen. Deze wijzigingen worden voorgesteld op basis van eerdere ervaringen, voortschrijdend inzicht van de afgelopen periode waarin elementen van bestuurlijke vernieuwing behouden zijn gebleven en de wensen van met name nieuwe raadsleden. Daarmee kan weer invulling gegeven worden aan de eerdere wens ten aanzien van bestuurlijke vernieuwing, namelijk om als raad bij grote thema's meer vooraan in het proces te komen, een goed debat te voeren en goed geïnformeerd afgewogen besluiten te nemen in interactie met de samenleving. Ook deze periode vraagt om fundamentele keuzes. Voor de werkwijze van de gemeenteraad betekent dit kort gezegd dat het commissiemodel wordt vervangen door een model waarbij beeldvormende bijeenkomsten, oordeelsvorming en besluitvorming in aparte vergaderingen plaatsvindt.

De vergaderingen worden op één vaste avond in de week georganiseerd, in plaats van vier avonden in de commissieweek. Door deze werkwijze wordt de vergaderdruk aangepakt en komt er meer ruimte voor inbreng en inzichten van buiten en voor het debat over onderwerpen waar politieke partijen van mening verschillen. Tot slot wordt gevraagd om het vergaderschema 2023 vast te stellen. Eerder heeft de raad het schema voor de eerste 3 maanden van 2023 vastgesteld. Nu wordt het schema voor heel 2023 voorgesteld. Waarin een aantal reservedata zijn opgenomen voor beeldvormende bijeenkomsten, oordeels- of besluitvormende vergaderingen. Beoogd effect 1. Een duidelijker én publieksvriendelijker BOB-structuur realiseren 2. Echte interactie met burgers 3. Aanpak vergaderdruk 4. Technische informatie effectiever beschikbaar 5. Regie bij de raad 6. Meer politiek debat voeren (De doelstellingen uit de nota bestuurlijke vernieuwing). Argumenten 1. Meer interactie en informatie-uitwisseling met de samenleving mogelijk door de informele opzet van de beeldvormende bijeenkomsten. 2. De vorm van de beeldvormende bijeenkomst wordt bepaald door de inhoud. Er is ruimte voor maatwerk, volgens een 'receptenboek' 3. De rol van het PMV sluit beter aan bij de raad en de bestuurlijke cyclus. Het PMV kan bijeenkomsten organiseren en onderwerpen agenderen op de bestuurlijke kalender. 4.

Raad neemt de regie door: a. Gebruik van een bestuurlijke (lange termijn) kalender; b. Prioritering aan te brengen in A, B en C-stukken; c. Een zwaardere rol van de agendacommissie. 5. Beperking vergaderdruk doordat commissies vervallen. Duo-raadsleden krijgen ook een rol in de oordeelsvorming, waardoor ze raadsleden kunnen ontlasten. De keuze voor een vaste avond, donderdagavond, geeft (duo)raadsleden de mogelijkheid om de andere avonden te besteden aan andere (raads)werkzaamheden en activiteiten (dan vergaderen).

2/4

6. Beter politiek debat, doordat o.m. achtergrondinformatie vooraf beschikbaar is (vrij-do regel technische vragen en beeldvormende bijeenkomsten). Meer ruimte voor het debat, door de oordeelsvorming op een aparte avond te organiseren. Daardoor ontstaat ook meer ruimte om de besluitvorming voor te bereiden met eventuele wijzigingsvoorstellen (amendementen) en verzoeken (moties). Kanttekeningen Behalve een verandering in structuur en werkwijze is ook een cultuur- en gedragsverandering van alle betrokkenen nodig om de bestuurlijke vernieuwing tot een succes te maken. Afspraken over het gebruik van raadsinstrumenten geven richtlijnen en houvast. Ook wordt voorgesteld om de raad te trainen middels een simulatietraining Financiën n.v.t.

Uitvoering • Voorbereiding september 2022 – januari 2023 • Pilot april 2023- maart 2024 • Evaluatie maart- april 2024 • Besluitvorming definitieve werkwijze april-mei 2024 • Invoering definitieve werkwijze na zomerreces 2024 Communicatie & participatie Voor de korte termijn wordt de raadsinformatie op de gemeentelijke website bijgewerkt, zodat het voor inwoners inzichtelijk is 1) dat de gemeenteraad in een pilotfase op een andere manier vergadert, 2) wat de bedoeling is van deze pilotfase (zie 6 doelen Bestuurlijke Vernieuwing), 3) hoe het meedoen in de pilotfase is geregeld en 4) waar inwoners terecht kunnen met hun (andere) vragen; namelijk de griffie of raadsleden zelf. Aan deze informatie wordt ook aandacht geschonken op de gemeentelijke voorlichtingspagina (Het Klaroen). Wanneer de pilotfase wordt afgerond volgt er vanzelfsprekend een update hierover via genoemde kanalen. De nieuwe vergaderstructuur heeft ook gevolgen voor de ambtelijke organisatie. Zo verandert de adviesrol van de beleidsmedewerkers voor de beeldvormende fase. Om de betekenis hiervan goed te kunnen doorleven, wordt een medewerkerssessie georganiseerd. Vanzelfsprekend worden ook de processen in het handboek hierop aangepast. Duurzaamheid & ecologie n.v.t. ICT n.v.t. Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd.

Bijlagen 1. Bijlage 1. Notitie Bestuurlijke Vernieuwing Papendrecht-def.pdf 2. Bijlage 2. Aanvullende regels Reglement van Orde gemeenteraad Papendrecht i.v.m. pilotfase bestuurlijke vernieuwing.docx 3. Bijlage 3. Werkwijze herinvoering bestuurlijke vernieuwing - toegelicht.docx 4. Bijlage 4. Vergaderschema Raad 2023 .pdf 5. Bijlage 4. Vergaderschema Raad 2023 aangepaste versie

3/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum: donderdag 9 maart 2023

De raad van de gemeente Papendrecht,

gelet op Gemeentewet, artikel 16 en 82

besluit: 1. Herinvoering van bestuurlijke vernieuwing per 13 april 2023 op basis van de eerder aangenomen nota Bestuurlijke vernieuwing (zie bijgevoegd), met de volgende voorgestelde wijzigingen: • Oordeel en besluitvorming worden op aparte avonden georganiseerd, oordeel in week 2 en besluit in week 4. • Duoraadsleden kunnen ook deelnemen aan oordeelvormende vergaderingen. • Er komt een vaste vergaderavond op de donderdagavond. • De agendacommissie als apolitieke commissie te laten bestaan uit de burgemeester en griffier. 2. De herinvoering start als een pilotperiode voor 1 jaar. Tijdens het jaar wordt geëvalueerd op basis van de doelstellingen in de nota. In april 2024 wordt een definitief besluit gevraagd om bestuurlijke vernieuwing (BOB-model) als werkwijze te hanteren. (waarnaar het reglement van orde en verordening raadscommissie wordt aangepast) 3. Vaststellen van het vergaderschema 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van donderdag 9 maart 2023,

4/4