Voorstel GPD Archiefverordening - Voorstel.pdf

Commissie ABZ Papendrecht Vergadering van 10 januari 2022 Zaaknummer: 2021-0155554

Voorstel Openbaar

Archiefverordening Bevoegde portefeuillehouder:

Annemiek Jetten

Betrokken portefeuillehouder(s):

Pieter Paans; Corine Verver-van Geesbergen;

Wettelijke basis (aanvullend) Het college is bevoegd te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst op grond van artikel 160 lid 1 onder d Gemeentewet. Artikel 171 lid 1 Gemeentewet geeft de burgemeester vervolgens de bevoegdheid om de gemeente ‘in en buiten rechte te vertegenwoordigen’ bij privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het aangaan van een overeenkomst. Met het ondertekenen van de Samenwerkingsovereenkomst en de Afrondingsovereenkomst vertegenwoordigt de burgemeester de gemeente. Op grond van artikel 171 lid 2 Gemeentewet kan de burgemeester de ondertekening opdragen aan een door haar aan te wijzen persoon.

Gevraagd besluit 1. de Archiefverordening Papendrecht vast te stellen.

Inhoud Inleiding Op 27 oktober 2020 hebben de colleges in de Drechtsteden tijdens de derde collegeconferentie het principebesluit genomen over de nieuwe samenwerking in de Drechtsteden. Om dit te realiseren is enerzijds besloten de bedrijfsvoeringstaken op grond van een “lichte GR” onder te brengen in Dordrecht als servicegemeente en anderzijds de GR Drechtsteden zo te herzien dat de taken van de Sociale Dienst Drechtsteden in een zelfstandige GR Sociaal uitgevoerd kunnen blijven worden. Dit principebesluit is vervolgens door de raden van de deelnemende gemeenten bekrachtigd. De wijziging GR (omzetten GR Sociaal en bedrijfsvoering terug naar gemeenten) is separaat in route gebracht. Behandeling in de raad heeft plaatsgevonden op 2 december jongstleden, waarbij definitief is besloten tot wijziging van de GR Drechtsteden naar de GR Sociaal. Beoogd effect Het doel van deze hernieuwde samenwerking is om tot een zakelijker en flexibeler stelsel te komen om innovatie en maatwerk meer ruimte te geven. De achterliggende wens is daarbij om één regio te zijn en te blijven waarin gemeenten elkaar versterken en kennen, waarin alle gemeenten hun eigenheid inbrengen én profiteren van de omvang en kwaliteit die een grotere gemeente als Dordrecht kan bieden.

Argumenten 1.1 Actualiseren Archiefverordening 2022 Met de wijziging van de GR Drechtsteden dient de Archiefverordening te worden aangepast. Daarbij is de modelverordening van de VNG als uitgangspunt genomen. Het vaststellen van een Archiefverordening is een bevoegdheid van de gemeenteraad, die vervolgens aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met

de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet. Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling). Deze nieuwe verordening is afgestemd met de ambtelijke contactpersonen van de Drechtstedengemeenten en met de archiefinspecteurs. Kanttekeningen N.v.t. Financiën N.v.t. Uitvoering Na afronding van het proces van raadsbehandeling van de 15e wijziging van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden wordt een feestelijk ondertekeningsmoment van de overeenkomsten gepland. Burgemeester Kolff is namens het college van Dordrecht “gastheer” van deze bijeenkomst.

Wethouder Paans, zal bij volmacht namens Papendrecht de overeenkomsten ondertekenen. Communicatie & participatie Het besluit van het college Papendrecht zal worden gecommuniceerd naar de gemeente Dordrecht. Duurzaamheid & ecologie N.v.t. ICT N.v.t. Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Bijlage 1 - Archiefverordening Papendrecht.docx Bijlage 2 - Samenwerkingsovereenkomst_22-11-2021_1.0.pdf Bijlage 3 - Overeenkomst afronding taken GRD 1.0 22-11-2021.pdf Bijlage 4 - RIB Servicegemeente overeenkomsten.pdf

2/3

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum:

De raad van de gemeente Papendrecht,

gelet op Het college is bevoegd te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst op grond van artikel 160 lid 1 onder d Gemeentewet. Artikel 171 lid 1 Gemeentewet geeft de burgemeester vervolgens de bevoegdheid om de gemeente ‘in en buiten rechte te vertegenwoordigen’ bij privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het aangaan van een overeenkomst. Met het ondertekenen van de Samenwerkingsovereenkomst en de Afrondingsovereenkomst vertegenwoordigt de burgemeester de gemeente. Op grond van artikel 171 lid 2 Gemeentewet kan de burgemeester de ondertekening opdragen aan een door haar aan te wijzen persoon.

besluit: 1. de Archiefverordening Papendrecht vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ,

3/3