Voorstel Dekkingsvoorstel ICT verandert - Voorstel.pdf

Gemeenteraad Papendrecht Vergadering van 3 juni 2021 Zaaknummer: 2021-0015449

Voorstel Openbaar

Dekkingsvoorstel ICT verandert Bevoegde portefeuillehouder:

Aart-Jan Moerkerke

Betrokken portefeuillehouder(s):

Pieter Paans;

Fatale termijn: Behandeling uiterlijk op 11 mei ivm behandeling commissie ABZ op 17 mei.

Gevraagd besluit 1. De kosten voor ICT Verandert van circa € 805.000 te dekken uit de algemene reserve

Inhoud Inleiding Op 6 april werd het voorstel Financiële effecten ICT verandert behandeld en goedgekeurd in de Drechtraad. Om deze transitie mogelijk te maken wordt een extra bijdrage van gemeenten gevraagd ter dekking van projectkosten en frictiekosten. In uw begroting 2021 heeft u deze middelen nog niet kunnen opnemen. Dit voorstel beoogt de gemeenteraad inzicht te geven in kosten en dekking van ICT Verandert. Aanleiding Vanaf de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) maakt onze gemeente gebruik van de ICT diensten van het SCD. De regio Drechtsteden staat op de drempel van de realisatie van de Informatisering & Automatisering (I&A) Strategie uit 2018 die voortkomt uit de door de Drechtraad vastgestelde informatievisie. In die strategie werd de route geschetst die afgelegd moest worden om de transitie te doen van ICT in eigendom en eigen beheer naar gebruik maken van diensten van de markt en de consequentie daarvan.

Met de transitie wordt bijgedragen aan de eerder vastgestelde regionale bestuurlijke doelstellingen:  Vergroten van de snelheid en wendbaarheid van het I&A domein  Verbeteren van de kwaliteit binnen het I&A domein  Verhogen van de efficiëntie binnen het I&A domein  Verhogen van de kostenflexibiliteit binnen het I&A domein  Benutten van de toegevoegde waarde binnen het I&A domein  Verhogen van gebruikersvriendelijkheid De strategie is vervolgens omgezet in een transitieplan ICT Verandert, waarin meerjarig de spelregels en het resultaat worden beschreven van de transitie. Dit is een beweging die breed binnen alle Drechtsteden gemeenten wordt gedragen. Het programma gaat uit van een transitie met een looptijd van 24 maanden vanaf 2021. Met de voorgenomen transitie wordt vanaf 2021 verder gegaan met de beweging van ICT investeringen naar exploitatie: er wordt steeds minder besteed aan de eigen infrastructuur en hulpmiddelen maar steeds

meer aan diensten die marktpartijen leveren. Het SCD wordt zo steeds minder ‘eigenaar’ en steeds meer ‘afnemer’. Om deze Transitie ICT te realiseren zijn er tijdelijke kosten nodig. Deze eenmalige kosten die aanvullend gefinancierd moeten worden bedragen in totaal € 6 miljoen voor project- en transitiekosten en € 1.196.000 aan frictiekosten. Hiervan komt circa € 805.000 voor rekening van de gemeente Papendrecht. De transitiekosten vallen daarbij in meerdere jaren en worden aangewend voor organisatieontwikkeling, technologische vernieuwing en kwaliteitsverbetering, zonder besparingsdoelstelling. Na de transitie wordt een besparing op de ICT kosten van regiobreed € 1,45 miljoen per jaar gerealiseerd. Deze dalende ICT lasten zullen via een lagere bijdrage vanaf 2023 aan de deelnemers worden teruggegeven. Voor Papendrecht leidt dit tot een lagere bijdrage van € 162.000 per jaar. Dit zou betekenen dat de investering in 5 jaar wordt terugverdiend. Het verloop van de kosten en de toekomstige besparingen zullen we actief blijven volgen. Beoogd effect De extra kosten ICT Verandert te dekken uit de algemene reserve.

Argumenten 1.1 Uitvoering geven aan de transitie en doelstellingen die behoren bij ICT Verandert Met de transitie wordt bijgedragen aan de eerder vastgestelde regionale bestuurlijke doelstellingen:  Vergroten van de snelheid en wendbaarheid van het I&A domein  Verbeteren van de kwaliteit binnen het I&A domein  Verhogen van de efficiëntie binnen het I&A domein  Verhogen van de kostenflexibiliteit binnen het I&A domein  Benutten van de toegevoegde waarde binnen het I&A domein  Verhogen van gebruikersvriendelijkheid 1.2

In de gemeentelijke begroting is geen rekening gehouden met deze extra kosten

De besluitvorming over ICT Verandert in de Drechtraad vond plaats op 6 april waardoor het niet in de begroting kon worden opgenomen. 1.3 ICT Verandert draagt bij aan verlaging van de regionale ICT kosten en daarmee aan de gemeentelijke bijdrage De verwachting is dat na de transitie een besparing op de ICT kosten van regiobreed € 1,45 miljoen per jaar kan worden gerealiseerd. Voor Papendrecht leidt dit tot een lagere bijdrage van € 162.000 per jaar. Kanttekeningen 1.1 De huidige afspraken rondom ICT Verandert dienen geborgd te worden bij de voorgenomen overgang naar een servicegemeente Gezien de looptijd van ICT Verandert kruisen deze afspraken de mogelijke invlechting naar Dordrecht als servicegemeente. Afspraken die nu gemaakt worden met de GRD dienen geborgd te worden bij een eventuele overgang naar een servicegemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor de verdeling van de beoogde lagere bijdrage die wordt voorzien. 1.2 Lokale beschikbare capaciteit van de gemeenten in relatie tot de haalbaarheid van het programma in 2 jaar Het programma vraagt veel i-capaciteit vanuit de gemeenten, terwijl duidelijk is dat de benodigde capaciteit vanuit de gemeenten (opdrachtgevers) onvoldoende is. De ruimte voor aanvullende capaciteit komt, als daartoe lokaal wordt besloten, door een lagere bijdrage op zijn vroegst in 2023 beschikbaar.

Uitgangspunt van het programma is zoveel mogelijk eigen personeel in te zetten. Voor de realisatie van het jaarplan voor dit jaar levert dit capaciteitstekort knelpunten op. Deze knelpunten 2/4

kunnen waarschijnlijk deels ingevuld worden met externe expertise die beschikbaar is vanuit het programma. Er is een onderzoek gestart (Berenschot; in spoor 1 van dit programma; kosten gedekt vanuit programma) naar de structureel benodigde capaciteit aan de opdrachtgeverskant. Het onderzoek wordt in april afgerond zodat de organisaties de uitkomsten nog in de begroting 2022 op kunnen nemen. 1.3

Risico's ten aanzien van projectkosten en toekomstige voordelen

Bij de projectkostenraming is uitgegaan van normbedragen en de werkelijke kosten zijn afhankelijk van de aanbestedingsresultaten en de doorlooptijd. Dit is ook voor de toekomstige voordelen een risico. Financiën Om de transitie ICT te realiseren zijn er tijdelijke kosten nodig. De eenmalige kosten die aanvullend gefinancierd moeten worden bedragen in totaal € 6 miljoen voor project- en transitiekosten en € 1.196.000 aan frictiekosten. De extra gemeentelijke bijdrage is € 805.000. Dit betekent een extra bijdrage van € 275.726 in 2021 en € 529.194 in 2022. Voorgesteld wordt deze te dekken uit de algemene reserve. Vanaf 2023 wordt een besparing voorzien van regiobreed € 1,45 miljoen. Deze dalende ICT lasten zullen via een lagere bijdrage vanaf 2023 aan de deelnemers worden teruggegeven. Voor Papendrecht leidt dit tot een lagere bijdrage van € 162.000 per jaar. De financiële vertaling vindt plaats bij de eerste concernrapportage 2021 en de begroting 2022. Uitvoering Na besluitvorming in uw gemeenteraad zal de gemeente begroting 2021 worden aangepast. Communicatie & participatie N.v.t. Duurzaamheid & ecologie N.v.t. ICT Dit voorstel beslaat het regionale programma ICT Verandert en draagt bij aan de programmadoelstellingen zoals benoemd en vastgesteld in het Transitieplan ICT Verandert in 2018.

Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

Bijlagen 1. Herziene tabel Extra bijdrage gemeenten 2021 en 2022.pdf

3/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum: donderdag 3 juni 2021

De raad van de gemeente Papendrecht, gelezen het voorstel van het college van 20 april 2021,

besluit: 1. De kosten voor ICT Verandert van circa € 805.000 te dekken uit de algemene reserve

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van donderdag 3 juni 2021,

4/4