Voorstel Boardletter 2020 - Collegereactie Boardletter 2020 - Voorstel.pdf

Commissie ABZ Papendrecht Vergadering van 1 maart 2021 Zaaknummer: 2020-0176417

Voorstel Openbaar

Collegereactie Boardletter 2020 Bevoegde portefeuillehouder:

Pieter Paans

Wettelijke basis (aanvullend) artikel 213 Gemeentewet

Gevraagd besluit 1. Kennis te nemen van de zienswijze van het college op de Boardletter 2020

Inhoud Inleiding De accountant voert jaarlijks een interim controle uit. Deze controle is gericht op en bedoeld voor verdere verbetering van de interne beheersing in de organisatie. In de de managementletter zijn de bevindingen uit de controle opgenomen en draagt de accountant verbeterpunten aan (zie Managementletter 2020). Naast de managementletter wordt ook een boardletter opgesteld. Deze boardletter is meer op hoofdlijnen en daarmee geschikt voor openbare behandeling in de commissie ABZ (zie Boardletter 2020). Aandachtsgebieden die uit de controle naar voren komen zijn Europese aanbesteding (geldt voor iedere gemeente), vastleggen van prestatieleveringen, het opstellen van werkinstructies en het gebruiken van de frauderisicoanalyse voor het onderkennen en mitigeren van risico's. Om deze bevindingen meer kleuring te geven is een zienswijze van het college opgesteld. Deze wordt tegelijkertijd met de boardletter met de gemeenteraad besproken (zie bijgevoegde raadsbrief). Het naleven van de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingsrechtmatigheid) blijft net als vorig jaar een aandachtspunt. Aanbesteding heeft een hoogrisicoprofiel, waardoor permanente aandacht is geboden. In 2020 is een project gestart om meer grip en inzicht te krijgen op lopende contracten en verplichting. Een in 2020 uitgevoerde pilot contractmanagement heeft helaas niet tot het gewenste resultaat geleid.

Uitgangspunt voor 2021 blijft om te komen tot een eenvoudige en eenduidige registratie en makkelijk te ontsluiten (contract)informatie. Daarnaast wordt samen met bureau inkoop van het SCD een inkoopplan opgesteld voor 2021/2022. Hierbij wordt een structurele oplossing gezocht voor leveranties en diensten waarbij de gemeente qua omzet tegen de Europese aanbestedingsgrenzen aanzit. Het borgen en documenteren van prestatielevering is ook een aandachtspunt. Binnen de huidige afspraken kan het voorkomen dat medewerkers naast de bestelling ook de prestatielevering accorderen. Overigens niet zonder de definitieve goedkeuring door de budgethouder (vier-ogenprincipe). Dit wordt momenteel, vanuit doelmatigheid, niet bij alle leveringen gedocumenteerd. Vertrouwen op de professionaliteit van medewerkers is hierbij uitgangspunt. In 2021 worden de meer risicovolle transacties geïnventariseerd en zal betere vastlegging worden voorgeschreven. In de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording zullen we mede op basis van de frauderisicoanalyse de meest risicovolle (significante) processen in kaart brengen en waar nodig de

procesgang aanpassen. Het advies om meer te werken met werkinstructies wordt daarin meegenomen. In de zienswijze wordt ook ingegaan op raadsvragen over zero based begroten in relatie tot de financiële positie van gemeenten en de organisatie van risicomanagement, die gesteld zijn naar aanleiding van de BDO- benchmark Nederlandse gemeenten 2021. De financiële situatie van gemeenten dreigt onhoudbaar te worden. Er zijn oplopende tekorten en de weerstandscapaciteit van gemeenten neemt af. In Papendrecht is, mede dankzij de verkoop van Eneco voldoende weerstandscapaciteit aanwezig. Echter zal deze zonder maatregelen ook terug gaan lopen gezien het meerjarenbeeld van onze begroting. In de benchmark adviseert BDO zero based begroten. Met het lopende ombuigingenproces is breed naar de begroting gekeken, waarbij op onderdelen door teams budgetten opnieuw zijn opgebouwd. Nu de begroting 2022 volledig opnieuw opbouwen is hierdoor niet aan de orde. Het in kaart brengen, kwantificeren en mitigeren van risico's wordt organisatiebreed opgepakt en is onderdeel van onze reguliere P&C cyclus. Dit wordt gecoördineerd vanuit team Financiën en getoetst door de concerncontroller. In 2021 zullen we in afstemming met BDO kijken waar deze werkwijze verbeterd en verbreed kan worden. Beoogd effect Het college kennis te laten nemen van de inhoud van de Managementletter en Boardletter 2020.

De zienswijze van het college op de Boardletter 2020, ter informatie aan te bieden aan de gemeenteraad. Argumenten 1.1 Met de zienswijze wordt vanuit het college kleuring gegeven aan de Boardletter 2020. Voor bestuurlijke behandeling is het belangrijk dat het college de gemeenteraad inhoudelijk kleuring geeft aan de bevindingen van de accountant. De raad is hiermee volledig geïnformeerd (hoor en wederhoor). Kanttekeningen Financiën Uitvoering De aanbevelingen van de accountant worden, wanneer passend binnen de organisatiefilosofie, door de organisatie opgepakt. De voortgang wordt gemonitord en aan de accountant gerapporteerd. Communicatie & participatie De Boardletter 2020 wordt samen met de zienswijze van het college aangeboden aan de gemeenteraad. Duurzaamheid & ecologie ICT -

Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd. Burgemeester en wethouders van Papendrecht,

2/6

Bijlagen 1. 1. Boardletter 2020 gemeente Papendrecht.pdf 2. 2. Reactie college op Boardletter 2020 aangepast getekend.pdf

3/6

Aan de gemeenteraad datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

28 januari 2021 S. Brouwer 2020-0176417 6242 Zienswijze college op Boardletter 2020.

Geachte mevrouw, heer,

Jaarlijks geeft de accountant met de Boardletter inzicht in ontwikkelingen die actueel zijn of op gemeenten afkomen. Ook wordt inzicht gegeven in de bevindingen uit de uitgevoerde interim controle over dat jaar. Deze controle is niet oordeelsvormend maar om het management handvatten aan te dragen om zo de interne beheersomgeving verder te verbeteren. De samenwerking en afstemming met de accountant verloopt prettig en is constructief. Een goed voorbeeld hiervan is de startbijeenkomst interim controle voor betrokken medewerkers die samen met BDO is georganiseerd. Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen die spelen zijn de effecten van COVID-19 op en voor de gemeenten en de aankomende verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college. De invoeringsdatum is, zeker gezien het demissionaire kabinet, nog niet definitief. Dit neemt niet weg dat de interne controle hierop moet worden afgestemd. Daarnaast meldt BDO in haar benchmark Nederlandse gemeenten 2021 dat de financiële situatie van gemeenten onhoudbaar dreigt te worden. Er zijn oplopende tekorten en de weerstandscapaciteit van gemeenten neemt af. In Papendrecht is, mede dankzij de verkoop van Eneco voldoende weerstandscapaciteit aanwezig. Echter zal deze zonder maatregelen ook terug gaan lopen gezien het meerjarenbeeld van onze begroting. Geadviseerd wordt om zero based te gaan begroten.

Met het lopende ombuigingenproces is breed naar de begroting gekeken, waarbij op onderdelen door teams budgetten opnieuw zijn opgebouwd. Nu de begroting 2022 volledig opnieuw opbouwen is hierdoor niet aan de orde. Ook wordt geadviseerd het risicomanagement te structuren en minder versnipperd te organiseren. Risicomanagement is onderdeel van onze reguliere P&C cyclus, waarbij integraal wordt gekeken naar lokale risico's en risico's bij verbonden partijen. Dit wordt gecoördineerd vanuit team Financiën en getoetst door de concerncontroller. Het in kaart brengen, kwantificeren en mitigeren van risico's wordt organisatiebreed opgepakt. In 2021 zullen we in afstemming met BDO kijken waar deze werkwijze verbeterd en verbreed kan worden. Interne beheersing De gemeente hanteert een hybridevorm van interne beheersing. Er is bij processen sprake van zichtbare controle momenten (zoals het bestelproces en factuurafwikkeling), maar er is ook sprake van minder "harde" controles (zoals werken met (onder)mandaat) gebaseerd op vertrouwen in en de professionaliteit van medewerkers. Dit maakt dat we als organisatie snel kunnen acteren waar dat kan, en minder flexibel kunnen zijn wanneer het proces met bijbehorend risico erom vraagt. Deze werkwijze sluit alleen minder goed aan op te visie van de accountant, waarbij procesgerichte controle gebaseerd op hard controls uitgangspunt is.

Wel geeft de accountant aan dat onze handelingswijze niet ongebruikelijk is en bij veel andere gemeenten ook wordt toegepast.

4/6

Het is goed te lezen dat bij een aantal processen belangrijke stappen zijn gezet. De boardletter 2020 maakt echter ook duidelijk dat verdere verbetering van de interne beheersing om aandacht vraagt. Dit gericht op de komende rechtmatigheidsverantwoording door het college en het meer zichtbaar maken van controlehandelingen wanneer een significant procesrisico aanwezig is. Aandachtsgebieden 2021 Het naleven van de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingsrechtmatigheid) blijft een aandachtspunt. De in 2020 uitgevoerde pilot contractmanagement heeft helaas voor de korte termijn niet tot het gewenste resultaat geleid. Zowel de faciliteiten bij het SCD als de applicatie zelf zijn op dit moment nog niet passend om een nieuwe werkwijze door te voeren. Samen met het SCD wordt in 2021 verder gewerkt dit op te lossen. Uitgangspunt hierbij blijft eenvoudige en eenduidige registratie en makkelijk te ontsluiten (contract)informatie. Daarnaast wordt samen met bureau inkoop van het SCD een inkoopplan opgesteld voor 2021/2022. Hierbij wordt een structurele oplossing gezocht voor leveranties en diensten waarbij de gemeente qua omzet tegen de Europese aanbestedingsgrenzen aanzit. Het borgen en documenteren van prestatielevering is ook een aandachtspunt. Binnen de huidige afspraken kan het voorkomen dat medewerkers naast de bestelling ook de prestatielevering accorderen.

Overigens niet zonder de definitieve goedkeuring door de budgethouder (vier-ogen-principe). Dit wordt momenteel, vanuit doelmatigheid, niet bij alle leveringen gedocumenteerd. Wij vertrouwen hierbij op de professionaliteit van medewerkers. In 2021 worden de meer risicovolle transacties geïnventariseerd en zal betere vastlegging worden voorgeschreven. In de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording zullen we mede op basis van de frauderisicoanalyse de meest risicovolle (significante) processen in kaart brengen en waar nodig de procesgang aanpassen. Het advies om meer te werken met werkinstructies zullen wij daarin meenemen. Wij gaan ervanuit dat de organisatie in staat is om, samen met de accountant, te komen tot een optimale interne beheersing passend bij de omvang en kwaliteit van onze organisatie. De beschikbaarheid van capaciteit en middelen zal mede bepalend zijn voor het ambitieniveau en de doorlooptijd die nodig is daar te komen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

A.J. Moerkerke

5/6

6/6