Voorstel Aanbesteding Accountantsdienst - Voorstel.pdf

Besluitvormende bijeenkomst Papendrecht Voorstel Openbaar

Vergadering van 29 juni 2023 Zaaknummer: 2023-0056762

Aanbesteding Accountantsdienst Bevoegde portefeuillehouder: Wettelijke basis (aanvullend) Artikel 213 van de Gemeentewet Fatale termijn: De aanbesteding dient in 2023 te worden afgerond

Gevraagd besluit 1. Het bestek voor de aanbesteding van de accountantsdiensten 2024-2027 conform bijgevoegde conceptdocumenten vast te stellen

Inhoud Inleiding Het huidige contract met de accountant loopt dit jaar af. Hierdoor is het noodzakelijk om via een nieuwe aanbesteding een accountant de contracteren voor de periode vanaf 2024. In tegenstelling tot de aanbesteding voor de voorgaande periode wordt deze aanbesteding niet in regionaal verband maar door de afzonderlijke gemeenten gedaan. De eerste stap in het aanbestedingsproces is het opstellen en vaststellen van de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten inclusief bijlagen, ook wel het bestek genoemd. Ter voorbereiding hierop is op 25 januari 2023 een eerste toelichting gegeven in de audit commissie. Op 7 juni 2023 zijn de concept aanbestedingsleidraad en bijlagen in de Audit commissie besproken. Het advies van de Audit commissie treft u als bijlage bij dit besluit aan. Op basis daarvan is de aanbestedingsleidraad inclusief bijlagen opgesteld die nu ter vaststelling wordt aangeboden. De opdrachtverstrekking aan de accountant is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om die reden wordt de aanbestedingsleidraad nu ter vaststelling aangeboden. In deze aanbesteding is de jaarrekening (inclusief interim controle) opgenomen. De aanbesteding heeft betrekking op een overeenkomst voor vier (4) jaar, over de boekjaren 2024 tot en met 2027 met de mogelijkheid van twee (2) keer een verlenging voor één (1) jaar.

In de aanbestedingsleidraad en bijlagen zijn opgenomen: • De opdracht • De aanbestedingsprocedure • Eisen aan de inschrijvende partijen • Wijze van beoordeling van de inschrijvingen • Overzicht bijlagen In bijlage F. Organisatie beschrijving zijn de specifieke aanvullend e controle werkzaamheden voor de gemeente Papendrecht opgenomen. De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een beoordelingscommissie, samengesteld uit vertegenwoordigers van de Audit commissie. Beoogd effect Aanbesteden van de accountsdiensten voor de periode 2024-2027 (met opties op verlenging voor 2028 en 2029)

Argumenten De opdrachtverlening aan de accountant is een raadsbevoegdheid. Met het vaststellen van het bestek kan de aanbesteding worden opgestart. Kanttekeningen Financiën De middelen voor de uitvoering van de werkzaamheden die voortkomen uit deze aanbesteding maken onderdeel uit van de programmabegroting en worden middels de regulier P&C cyclus begroot en verantwoord. Uitvoering De planning ziet er als volgt uit: Nr. Wat

Wie

Wanneer

1.

Behandelen concept aanbestedingsleidraad

Audit commissie

31 mei 2023

2.

Vaststellen aanbestedingsleidraad

Gemeenteraad

29 juni 2023

3.

Uitvoering aanbesteding

Servicegemeente Dordrecht, Team inkoop

juli - oktober 2023

4.

Beoordelen inschrijvingen

Beoordelingscommissie (vertegenwoordiging vanuit de Audit commissie)

november 2023

5.

Beslissing over gunning

Gemeenteraad

begin december 2023

6.

Definitieve gunning /aangaan overeenkomst met geselecteerde accountant (rekening houdend met bezwaartermijn van 20 dagen)

Gemeenteraad

eind december 2023

7.

Aanvang opdracht

Accountant

januari 2024

Toelichting 1. de Audit commissie behandelt de aanbestedingsleidraad en brengt advies uit aan de raad. 2. De gemeenteraad stelt de aanbestedingsleidraad vast. 3. Nadat de aanbestedingsleidraad is vastgesteld wordt deze gepubliceerd via Tenderned. 4. De aanbiedingen worden beoordeeld op de criteria zoals opgenomen in de aanbestedingsleidraad. Dit leidt tot het voorstel voor een voorgenomen gunning. 5. De voorgenomen gunning wordt door de gemeenteraad bekrachtigd en vervolgens bekend gemaakt. 6. Wanneer er geen bezwaren zijn gemaakt is de voorgenomen gunning definitief geworden. Er is geen verdere besluitvorming door de raad nodig. 7. De accountant aan wie de opdracht gegund is start met de opdracht vanaf het boekjaar 2024. Communicatie & participatie Na besluitvorming door de raad wordt de aanbesteding conform de aanbestedingsleidraad gepubliceerd Duurzaamheid & ecologie ICT Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd.

2/3

Bijlagen 1. Bijlage A - Deelnamevoorwaarden.pdf 2. Bijlage B - Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 - incl bijlage 1 GIBIT 2020.pdf 3. Bijlage C- UEA Accountantsdiensten vanaf 2023.pdf 4. Bijlage D - SROI beleid.pdf 5. Bijlage E - Inschrijfbiljet Accountantsdiensten Papendrecht.docx 6. Bijlage F - Beschrijving dienstverlening GPD.docx 7. Bijlage G - Formulier Kerncompetentie.docx 8. Bijlage H - Conceptovereenkomst Accountanstdiensten.docx 9. EA Accountantsdiensten gemeente Papendrecht 16052023 def concept 1.0.docx 10. Formulier artikel 9 Advisering auditcommissie - Aanbesteding accountantsdiensten.docx

3/3