Protocol Geheimhouding Papendrecht 2024.pdf
Tekst van het document
Protocol openbaarheid en geheimhouding gemeente Papendrecht 2024 versie 26-11-24
De raad van de gemeente Papendrecht stelt de volgende uitgangspunten vast voor het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken in het verkeer tussen het college en de raad dan wel tussen de burgemeester en de raad. 1. Algemeen
1.
Openbaarheid is het uitgangspunt en een groot goed en regel in het openbaar bestuur. Openbaarheid is de hoofdregel, geheimhouding de uitzondering;
2.
Indien geheime informatie met de gemeenteraad wordt gedeeld, geschiedt dit schriftelijk of mondeling in een besloten raadsvergadering;
3.
Ook kan vertrouwelijk informatie gedeeld worden via het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg adviseert via de voorzitter aan de raad over eventueel op te leggen geheimhouding.;
4.
Het college c.q. de burgemeester kan in het kader van de actieve informatieplicht geheime informatie aan de gehele raad verstrekken en niet slechts aan individuele raadsleden;
5.
In alle gevallen, of de raad nu mondeling of schriftelijk (in raadsvoorstel) onder geheimhouding wordt geïnformeerd, wordt duidelijk gemaakt en gemotiveerd: a. Wat precies geheim is; (Geheimhouding wordt beperkt tot dat deel dat daadwerkelijk geheim moet zijn); b. Waarom de geheimhouding noodzakelijk is; (In geval er geheime stukken zijn overlegd, wordt de weigeringsgrond uit artikel 5.1, eerste of tweede lid, van de Wet open overheid, benoemd mét nadere toelichting); c. Hoe lang de geheimhouding wenselijk is.(De geheimhouding wordt bij voorkeur opgelegd met een gewenste concrete einddatum); d. Met wie naar het oordeel van het college c.q. de burgemeester de informatie gedeeld mag worden.
6.
In de bijlagen is in een matrix vermeld welk gremium in welke gevallen geheimhouding kan opleggen en opheffen.
1
7.
Waar raadslid wordt genoemd, wordt ook duo-raadslid bedoeld.
2. Kenbaarheid geheimhouding, toezenden en/of inzien van stukken, registers
1.
Het geheime karakter van een document of een deel van een document blijkt uit de vermelding van het woord 'geheim' op de voorpagina en de volgende pagina's en/of bij het betreffende geheime deel. Bij digitale stukken wordt dit daarnaast kenbaar gemaakt in de titel. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.
2.
Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
3.
Van door de gemeenteraad genomen of ontvangen besluiten tot oplegging of opheffing geheimhouding wordt door de griffier een register bijgehouden.
4.
De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden.
5.
De registers bevatten de datums van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven.
6.
De registers worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst.
7.
De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad wordt gedaan.
8.
De stukken waarop geheimhouding rust worden zo mogelijk in het raadsinformatiesysteem achter een slotje geplaatst en zijn alleen zichtbaar voor degenen die hiertoe gerechtigd zijn. Indien mogelijk wordt hier een vervaldatum voor raadpleging aan gekoppeld. 3. Delen met derden
1.
Kopiëren (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Digitale en fysieke stukken mogen niet aan derden worden doorgestuurd of getoond, tenzij lid 2 van toepassing is.
2
2.
Het college c.q. de burgemeester is bevoegd om, indien geheime informatie verstrekt is aan de gemeenteraad , deze geheime informatie te verstrekken aan derden, indien en voor zover dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is.
3.
Overleg tussen (duo) raadsleden over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er (duo)raadsleden niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering. Ook voor hun geldt de geheimhoudingsverplichting.
4. Besloten vergadering 1. Vooraf bij de uitnodiging en aan het begin van een besloten vergadering wordt benoemd dat
er geheime informatie gedeeld gaat worden. Dit geeft (duo) raadsleden de gelegenheid de vergaderzaal te verlaten, indien zij geen kennis wensen te nemen van geheime informatie. Aan het eind van de vergadering worden, voor zover dat niet duidelijk uit een schriftelijk stuk (raadsvoorstel/besluit) blijkt, de punten onder artikel 1 lid 5 benoemd. 2. Presentielijst. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen alle aanwezigen in de besloten
vergadering onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van deze vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. 3. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding
omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar op heft. 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt tenzij de raad besluit de verplichting tot geheimhouding op te heffen. Een verslag van een vergadering van een besloten beeld- of oordeelsvormende vergadering wordt verstrekt aan de besluitvormende raad. 5.Opheffen geheimhouding 1. Ook indien het college of de burgemeester bij het opleggen van geheimhouding op
informatie heeft aangegeven tot wanneer deze wenselijk is, en deze informatie aan de
3
gemeenteraad heeft verstrekt, zal de geheimhouding niet van rechtswege vervallen, maar zal hiertoe een besluit tot opheffing van de raad vereist zijn. 2. Indien het bestuursorgaan de geheimhouding op informatie opheft is deze informatie
daarmee niet automatisch openbaar. Hiervoor zal het bestuursorgaan eerst dienen te toetsen aan de Wet open overheid.
3. De griffie legt jaarlijks het register geheimhouding voor aan de raad zo nodig voorzien van
een advies van het college c.q. de burgemeester m.b.t. het opheffen van de geheimhouding. 4. Het college c.q. de burgemeester kan op eigen initiatief een voorstel aan de raad voorleggen
om de geheimhouding op te heffen. 5. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op
te heffen.
6. (Dreigende) schending
1.
Wanneer een college- of raadslid twijfelt hoe te handelen in het kader van geheimhouding kan hij/zij informeel advies vragen aan de burgemeester of griffier. Betrokkene laat weten als hij/zij afwijkt van het advies.
2.
Wanneer een college- of raadslid de geheimhouding heeft geschonden overlegt hij/zij over het vervolg met de burgemeester. De burgemeester bepaalt of en hoe de raad en/of college worden geïnformeerd.
3.
Als geheime informatie op straat ligt worden door de voorzitter en de griffier en waar nodig in overleg met de gemeentesecretaris, passende maatregelen getroffen om de schade te beperken.
4.
Wanneer iemand twijfel heeft over, of vermoeden of weet heeft van de schending van de geheimhouding door een ander, kan hij/zij dit bespreken met de burgemeester.
4
5.
Wanneer naar het oordeel van de burgemeester de schending ernstig is, doet de burgemeester aangifte, maar niet nadat het fractievoorzittersoverleg hierover geraadpleegd is.
6.
Wanneer een spreker door het schenden van geheimhouding in een openbare vergadering de geregelde gang van zaken belemmert, kan het raadslid op voorstel van de voorzitter het verdere verblijf uit de vergadering worden ontzegd. Bij hardnekkige herhaling kan voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raadzaal worden ontzegd. Hiervan zal slechts in het uiterste geval gebruik van worden gemaakt.
7.
Een lid van de raad (of van een door de raad ingestelde commissie) dat in strijd handelt met de geheimhoudingsverplichting, kan bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.
5