Participatietool Gemeente Papendrecht juli 2021 definitief.pdf

Participatie & (omgevings)vergunning

Ik heb een idee voor Papendrecht! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij? Juli 2021

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Inhoudsopgave Ik heb een idee.............................................................3 Papendrechtse uitgangspunten voor participatie.....................................................................4 1. We werken allemaal met dit stappenplan.......................5 2. We passen participatie altijd toe wanneer we een idee willen uitvoeren...........................................................6 3. We voeren een open gesprek maar zijn daarbij ook duidelijk over de kaders................................................7 4. Initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de participatie..............................................................8 5. We nemen de tijd voor een goed proces!.........................9

6. Iedereen die dat wil, moet kunnen meedoen................ 10

Hoe ga je aan de slag met jouw idee?............... 11 Stap 1. Check! Past jouw initiatief in het Omgevingsplan?...................................................... 12

Stap 2. Bepaal de omvang van de participatie.................. 13

Stap 3. Betrek de juiste mensen...................................... 15

Stap 4. Start het gesprek............................................... 17 Stap 5. Wissel ideeën uit................................................ 18 Stap 6. Werk je idee uit!................................................. 19

Stap 7. Toets................................................................. 20 Stap 8. Dien in en laat beoordelen.................................. 21

Stap 9. Aan de slag!....................................................... 22

2

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

3

Ik heb een idee Als je een idee hebt om iets te bouwen, een evenement te organiseren of je met je bedrijf ergens te vestigen is het slim om de omgeving actief te betrekken. Dat noemen we participatie. Het gaat erom dat alle meningen op tafel komen: zowel positieve reacties als de bezwaren. Door ze met elkaar te bespreken heb je meer kans dat jouw idee omarmd wordt. Ook kun je je plan verbeteren, waardoor de kans op bezwaren achteraf kleiner is. Plannen maak je niet alleen, maar vragen een goede samenwerking met alle betrokkenen! Daar wordt je plan niet alleen beter van, het zorgt ook voor energie bij de uitvoering! Participatie klinkt heel groot, maar kan ook klein zijn: afhankelijk van jouw idee kan je de participatie zelf inrichten. Dit document helpt je daarbij.

Als je een omgevingsvergunning moet aanvragen voor je plan, is het handig als je al met participatie aan de slag bent gegaan. De gemeente vraagt of je belanghebbenden hebt betrokken, op welke manier je dat hebt gedaan en wat je met de resultaten hebt gedaan. Als jouw plan uiteindelijk wordt beoordeeld, zal de participatie hierin worden meegenomen. Kun je wat hulp gebruiken? Neem contact op met de gemeente via idee@papendrecht.nl. De medewerkers van ons initiatievenloket helpen je graag op weg.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Papendrechtse uitgangspunten voor participatie

1 4

We werken allemaal met dit stappenplan

Initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de participatie

2 5

We passen participatie altijd toe wanneer we een idee willen uitvoeren

We nemen de tijd voor een goed proces!

3 6

We voeren een open gesprek en zijn daarbij ook duidelijk over de kaders

Iedereen die dat wil, moet kunnen meedoen

4

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

1. We werken allemaal met dit stappenplan Het maakt niet uit wat voor plan je hebt, en ook niet of je een (omgevings)vergunning nodig hebt of niet: in Papendrecht gebruikt iedereen dit stappenplan om in gesprek te gaan over een idee. Dat geldt voor ideeën van inwoners, maar ook voor ideeën van ondernemers, maatschappelijke organisaties en de gemeente. Zowel voor grote als kleine initiatieven. Hoe dit stappenplan wordt ingevuld en wat de uitkomst is, hangt af van jouw idee. Als je een evenement organiseert zal je op andere manieren in gesprek gaan dan wanneer je een uitbouw aan je huis wilt realiseren. We gebruiken dit stappenplan zodat het duidelijk is hoe we in Papendrecht participatie vormgeven.

5

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

2. We passen participatie altijd toe wanneer we een idee willen uitvoeren Participatie klinkt misschien heel groot, maar kan ook heel klein zijn. Wanneer je een uitbouw wilt plaatsen aan jouw huis, is een gesprek met de buurman misschien al voldoende. Bij sommige ideeën is participatie verplicht. Maar ook wanneer participatie niet verplicht is, ga je in gesprek met betrokkenen.

6

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

3. We voeren een open gesprek en zijn daarbij ook duidelijk over de kaders Het doel is om goede ideeën in Papendrecht tot werkelijkheid te laten komen. Een gesprek met de betrokkenen is hiervoor belangrijk. Om een goed gesprek te voeren en alle belangen mee te nemen, is het belangrijk om duidelijk te zijn welke kaders er gelden en welke ruimte er nog is. Kaders zijn regels of afspraken die vooraf al gemaakt zijn. Denk bijvoorbeeld aan wetten die gelden of de beschikbare som geld van jou of de gemeente. Het is belangrijk om vooraf te weten welke kaders er zijn, en deze ook te bespreken met de mensen die je wilt betrekken. Zo zorgen we voor een duidelijk proces en weet iedereen waar hij/zij aan toe is.

7

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

4. Initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de participatie Als jij een plan hebt, ben jij aan zet om de participatie vorm te geven. Jij weet namelijk het beste wat er nodig is om dat goed te doen. De gemeente wil initiatiefnemers zo goed mogelijk helpen om de participatie zo goed mogelijk uit te voeren en te zorgen dat het idee werkelijkheid wordt. Wanneer een initiatiefnemer vragen heeft of hulp kan gebruiken om in gesprek te gaan met betrokkenen, kan de initiatiefnemer terecht bij het initiatievenloket: idee@papendrecht.nl. Dit stappenplan helpt je bij het vormgeven van het gesprek.

8

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

5. We nemen de tijd voor een goed proces! We vinden het belangrijk om de tijd te nemen voor een zorgvuldig proces. Dat doen we door participatie zo vroeg mogelijk te starten: het liefst wanneer er een eerste idee is. We betrekken mensen zo vroeg mogelijk bij het plan dat we hebben, zodat we optimaal gebruik kunnen maken van hun inbreng, ideeën en tips. Maar ook tijdens het proces maken we tijd om bij te kunnen sturen. Als we erachter komen dat we mensen vergeten zijn, er nog meer middelen ingezet moeten worden of we nog een belangrijke vraag hebben, maken we ruimte om het proces aan te passen. Soms moet snel handelen ook kunnen.

9

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

6. Iedereen die dat wil, moet kunnen meedoen Bij de start van een project maken we inzichtelijk wie we moeten betrekken bij de participatie. Het uitgangspunt is niet dat iedereen in Papendrecht overal over meedenkt, maar dat iedereen die dat wil, de mogelijkheid heeft om mee te denken. Dat betekent dat er gekozen wordt voor een combinatie van laagdrempelige participatieen communicatiemiddelen. In dit stappenplan worden tips gegeven welke manieren je zou kunnen gebruiken.

10

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Hoe ga je aan de slag met jouw idee? Voordat je aan de slag kunt gaan doorloop je alle stappen van het stappenplan.

Start!

Ga na of er een vergunning nodig is voor jouw plan.

Maak procesafspraken.

Maak je participatieverslag en dien je idee in.

In gesprek over jouw plan!

Stap 1: Check! Past jouw initiatief in het Omgevingsplan?

Stap 5: Wissel ideeën uit

Stap 9: Aan de slag! Stap 8: Dien in en laat beoordelen

Stap 4: Start het gesprek

Hoe groot of hoe klein ga je met de omgeving in gesprek?

Stap 6: Werk je idee uit!

Stap 2: Bepaal de omvang van de participatie Stap 3: Betrek de juiste mensen

Op wie ga je je richten en hoe kom je met hen in contact?

Rode loper voor initiatieven: kom maar op met jouw idee! Het initiatievenloket is er voor jou! Heb jij advies nodig over de aanpak van jouw plan en de participatie? Neem contact met ons op via idee@papendrecht.nl. De medewerkers van de gemeente zijn bereikbaar om je op weg te helpen.

Zichtbaar resultaat!

Verrijk jouw idee met de inbreng.

Stap 7: Toets

Veel succes! Samen voor een duurzaam Papendrecht! Ga na of je de inbreng juist hebt verwerkt.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 1 Check! Past jouw initiatief in het Omgevingsplan? Ga na of er een vergunning nodig is voor jouw plan.

Check of jouw initiatief in het Omgevingsplan past. De voorwaarden hiervoor vind je bij het Omgevingsloket, bereikbaar via 14078 of Whatsapp 06 405 703 79. Heb je veel vragen en wil je graag advies over participatie of vergunning? Neem contact op met de gemeente via idee@papendrecht.nl We helpen je graag verder!

12

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 2 Bepaal de omvang van de participatie Hoe groot of hoe klein ga je met de omgeving in gesprek?

Om jouw plan te laten slagen, is een goede samenwerking met betrokkenen van belang. Denk aan de buren, de wijk, maatschappelijke partners of de gemeente. Stel jezelf de volgende vragen: 1. Op welke schaal ondervinden mensen gevolgen van jouw initiatief? Hoe groter de schaal, hoe meer mensen je uitnodigt voor de participatie. 2.1 2. Denk je dat er binnen deze schaal mensen zijn met een mening over jouw initiatief? 2.2 3. Zijn er kaders? Schrijf deze op en communiceer deze ook naar de mensen die je gaat betrekken. 2.3

13

Hulpvragen 2.1

Straat / buurt / wijk / dorp / gemeente / regio. 2.2

• Heb je geen idee? Nodig ze actief uit voor een eerste gesprek. • Geen mening? Informeer ze goed en zorgvuldig over jouw plan. Komen er dan vragen? Ga met ze in gesprek. • Mensen met een mening? Ga actief met ze in gesprek! 2.3

• Geen idee? Vraag dit na bij het initiatievenloket van de gemeente via idee@papendrecht.nl.

Tip: Denk aan de kaders! Kaders zijn dingen die al vastliggen: denk bijvoorbeeld aan wetten en regels, maar ook aan het geld dat je voor je initiatief hebt. Het is belangrijk om vooraf de kaders te weten en deze ook te delen met de mensen die wilt betrekken. Zo zorg je ervoor dat iedereen kan meepraten over de dingen die nog niet vastliggen en duidelijk is waarover geen gesprek meer te voeren is.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

14

Hoe beoordeel je de omvang van de participatie? Vind je het moeilijk om de vragen bij deze stap te beantwoorden? We geven je enkele voorbeelden. Voorbeeld 1: Ik wil een aanbouw aan mijn woning maken Op welke schaal ondervinden mensen gevolgen van jouw initiatief? Bij een uitbouw merken vooral de buren voor, naast of achter de woning hier wat van. Met de participatie ga je dus in gesprek met de direct omwonenden. Denk je dat er binnen deze schaal mensen zijn met een mening over jouw initiatief? Het kan zijn dat jouw buren minder zon in de tuin krijgen door jouw uitbouw: zij zullen dus een mening hebben over jouw plan. Om te weten te komen hoe de buren over jouw idee denken, is het slim ze uit te nodigen voor een eerste gesprek of zelf bij hun langs te gaan. Zijn er kaders? Als je een uitbouw wilt, zal je je moeten houden aan de wettelijk richtlijnen, zoals het Omgevingsplan. Als je niet precies weet wat deze inhouden, kan je contact opnemen met de gemeente. Daarna neem je de kaders mee naar het gesprek met de buren. Voorbeeld 2: Wij willen als buren samen het speeltuintje bij ons in de buurt beheren Op welke schaal ondervinden mensen gevolgen van jouw initiatief? De speeltuin wordt waarschijnlijk gebruikt door kinderen en jongeren uit de hele wijk. Alle bewoners van de wijk kunnen dus gevolgen ondervinden wanneer je als buren zelf de speeltuin wilt beheren.

Denk je dat er binnen deze schaal mensen zijn met een mening over jouw initiatief? Ouders in de wijk zullen het belangrijk vinden dat de speeltuin schoon, heel en veilig blijft. Ook kan het zijn dat er meer buren mee willen doen aan dit idee. Omdat er veel bewoners van de wijk een mening kunnen hebben, ga je actief met ze in gesprek.

Zijn er kaders? Omdat dit idee in de openbare ruimte plaatsvindt en je als buren een taak van de gemeente over wilt nemen, zijn er vast kaders waar je rekening mee moet houden. Denk bijvoorbeeld aan budget van de gemeente maar ook het onderhoudsniveau. In dit geval is het verstandig om met de gemeente in gesprek te gaan over de kaders. Deze bespreek je vervolgens ook met de andere bewoners van de wijk. Voorbeeld 3: Wij willen als evenementenorganisator een groot feest organiseren in het Vondelpark Op welke schaal ondervinden mensen gevolgen van jouw initiatief? Als initiatiefnemer wil je waarschijnlijk dat heel Papendrecht naar jouw feest komt. Het hele dorp heeft dus gevolgen van dit plan: denk aan de horeca, parkeren, verkeers- en afvalzaken, geluid en het gezellig samen zijn. Het is verstandig om zoveel mogelijk inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties bij het plan te betrekken. Denk je dat er binnen deze schaal mensen zijn met een mening over jouw initiatief? Er zullen zowel mensen zijn die een feest leuk vinden en mee willen denken, als mensen die bang zijn voor overlast. Omdat er veel bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties een mening (kunnen) hebben, ga je actief met ze in gesprek. Hoe je dat doet op een manier waarmee je genoeg mensen bereikt, lees je in stap 3.

Zijn er kaders? Voor een groot feest midden in het dorp gelden verschillende kaders, denk aan het maximale geluid dat er gemaakt mag worden en veiligheidsregels. Zoek bij de gemeente uit wat deze kaders zijn en neem de kaders mee naar de gesprekken die je voert met de betrokkenen.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 3

Hulpvragen

Betrek de juiste mensen Op wie ga je je richten en hoe kom je met hen in contact?

3.1

• Wie zijn het? • Wat is hun houding en gedrag? • Wie kunnen er helpen mijn plan uit te voeren? 3.2

Breng de mensen en organisaties die je gaat betrekken in kaart. 3.1 Maak alle beschikbare informatie over jouw initiatief vooraf voor iedereen toegankelijk, bijvoorbeeld op een online pagina of in een informatiebrief. Leg het proces vast in een participatieplan. Dit is een handige manier om zeker te weten dat je niets vergeet. 3.2

Beschrijf in jouw participatieplan: • Wie je betrekt. • Hoe je dit gaat doen: Een goede mix van verschillende communicatie- en participatiemiddelen die past bij de doelgroep. • Op welke wijze de inbreng wordt verwerkt en teruggekoppeld. • Een realistische planning.

Tip: Denk aan de kaders! Niet iedereen heeft dezelfde kennis over het onderwerp. Zorg ervoor dat iedereen alle informatie kan vinden, en denk aan het taalgebruik.

15

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

16

Inspiratie nodig voor de juiste participatiemiddelen? In gesprek over iemands mening, ervaringen of voorkeuren? Denk aan: • Online webinar • (online) vragenlijst • Bijeenkomst of live gesprek • De straat op; vraag mensen op straat of bij een event wat ze van jouw idee vinden In gesprek om ideeën uit te wisselen of een oplossing te bedenken? Denk aan: • Bijeenkomst of live gesprek • Online gesprek Heb je meer inspiratie nodig of wil je advies over welke middelen passen bij jouw doelgroep? Neem contact op met de gemeente via idee@papendrecht.nl.

Tips: Zet werkvormen en middelen in die ervoor zorgen dat iedereen zijn mening kan geven. Bij een grote bijeenkomst kun je werken in kleinere groepjes. Sommige mensen willen best meedenken of hun mening geven als er iets tegenover staat, denk bijvoorbeeld aan het geven van een cadeaubon. • Voer het gesprek zoveel mogelijk op de plek waar het speelt! • Sluit aan bij de leefwereld van inwoners! Ga de wijk in, de straat op of in gesprek met de hele gemeente door een bijeenkomst te organiseren • Denk ook aan foto’s en video’s! • Bedenk welke hulp je kunt inschakelen, bijvoorbeeld om het gesprek met een groep mensen te voeren. • Schakel een onafhankelijke gespreksleider in voor initiatieven die grote gevolgen hebben in Papendrecht: de gemeente kan je helpen die te vinden.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 4 Start het gesprek Maak procesafspraken.

Hulpvragen 4.1

Denk aan een bericht op de website van de gemeente, een poster in het buurthuis of een flyer in de supermarkt. Maar ook bepaalde organisaties, zoals scholen of sportclubs, willen jouw oproep om mee te denken misschien wel delen. 4.2

Nodig de mensen die je wilt betrekken uit om mee te denken. Doe dit op tijd én op een manier die past bij de doelgroep. Je kunt gebruik maken van bestaande communicatiemiddelen en belangrijke plekken in de gemeente om mensen uit te nodigen. 4.1 Beschrijf in de uitnodiging aan de mensen die je wilt betrekken, waarom je wilt dat zij meedenken: waarom zijn zij belangrijk voor jou en jouw idee en wat hebben ze eraan om mee te denken? 4.2

17

Ga in gesprek over: • Hoe willen de deelnemers betrokken worden? • Willen zij enkel geïnformeerd worden of willen ze ook meedenken of misschien zelfs mee uitvoeren. • Vraag het hen en vul het niet voor ze in! • Welke rol heb jij als initiatiefnemer, welke rol heeft de gemeente en wat verwacht je van de deelnemers? • Welke afspraken willen betrokkenen maken over het proces? • Welke informatie hebben betrokkenen nodig? • Hoe wil men op de hoogte gehouden worden van alle informatie die beschikbaar is? • Spreek met elkaar af waar en hoe de gesprekken gaan plaatsvinden. Dit hoeft niet altijd op het gemeentehuis te zijn.

Tip: Communiceer open en transparant over de stappen die je zet! Niet alleen vooraf maar ook tijdens het proces; communiceer als je besluiten hebt genomen of als het proces moet worden aangepast.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 5 Wissel ideeën uit In gesprek over jouw idee!

Hulpvragen 5.1

Ga in gesprek over: • Wat is de eerste reactie van de deelnemers als ze jouw ideeën horen? • Gezamenlijke belangen: Kom tot een gedeelde ambitie. • Vraag actief naar de mening en ideeën van de ander. • Stel open vragen en zorg dat deelnemers optimaal de mogelijkheid hebben hun inbreng te geven. • Let erop dat iedereen zijn mening kan geven en aan de beurt komt.

Tip: Komen er nieuwe ideeën op tafel waar energie voor is? Leg deze vast en benut ze!

18

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

19

Stap 6 Werk je idee uit! Maak jouw plan beter door de opgehaalde ideeën.

Werk je idee uit en gebruik alle inbreng die je hebt opgehaald in stap 5. Je hoeft niet alles klakkeloos over te nemen, maar laat je verrassen! Misschien heb je wel veel informatie opgehaald om jouw idee te verbeteren. Als er nog veel onrust is over je plan of er leven nog veel vragen, dan is dit het moment om die te beantwoorden. Scherp jouw idee aan waar nodig. Heb je nog vragen aan de deelnemers? Ga dan terug naar je deelnemers om nog meer informatie op te halen.

Tip: Bij een idee waar mensen veel vragen over hebben kan je ervoor kiezen om een pagina met Veelgestelde vragen te maken.

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Toets

20

Stap 7

Ga na of je de inbreng juist hebt verwerkt.

Check bij de gemeente of je op de goede weg bent. Controleer ook jouw participatieplan: klopt het nog wat je aan het doen bent? Durf je plan en proces aan te passen als dat nodig is! Je komt met de gemeente in contact via idee@papendrecht.nl. Doe een checkronde bij de mensen die je hebt betrokken! 7.1 Hierdoor wordt je plan beter, maar krijg je ook minder bezwaar achteraf. Mogelijk moet je terug naar stap 5 om nogmaals ideeën uit te wisselen en met betrokkenen in gesprek te gaan.

Hulpvragen 7.1

Ga in gesprek over: • Is iedereen die je op voorhand wilde betrekken bereikt of is er nog extra actie nodig? • Is de inbreng die is gegeven juist verwerkt? • Heeft men een goed gevoel bij de uitkomsten tot nu toe? • Zijn er nog zaken die aandacht verdienen en misschien moeten worden aangescherpt? • Zijn alle betrokkenen nog tevreden over het proces?

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 8 Dien in en laat beoordelen Maak je participatieverslag en dien je idee in. Het is tijd om jouw plan vast te leggen of jouw aanvraag in te dienen. Heb je een vergunningsaanvraag? Neem dan contact op met het team GOV/RO van de gemeente via 14 078. Denk hierbij aan je participatieverslag. De gemeente beoordeelt jouw aanvraag op een aantal punten. 8.1 Deel de opbrengst van de participatie en het uiteindelijke plan met alle mensen die hebben meegedacht en andere betrokkenen! Breng hierbij ook de vervolgstappen in beeld.

Hulpvragen 8.1

• Heb je de doelgroepen die je had vastgesteld betrokken en zo ja, hoe? • Heb je vastgelegd wat je hebt gedaan met de inbreng van de participatie? Heeft de participatie geleid tot aanpassingen? • Heb je aan de deelnemers in het proces teruggekoppeld wat er met hun inbreng is gebeurd?

Tip: Maak het aantrekkelijk en leuk! Presenteer jouw plan in de vorm van een video, flyer of boekje.

21

Stappenplan voor participatie & (omgevings)vergunning

Stap 9

Hulpvragen 9.1

Aan de slag! Zichtbaar resultaat!

Gebruik de energie van de deelnemers die je tot nu toe hebt betrokken: zij kunnen je misschien wel helpen je project te laten slagen! Nodig hen nog eens uit om mee te denken, vraag of ze ambassadeur willen zijn van jouw idee of vraag of ze een actieve bijdrage willen leveren. 9.1

Blijf de groep deelnemers betrekken door ze op de hoogte te houden van jouw idee. Stuur ze bijvoorbeeld een e-mail nieuwsbrief, of maak een Facebookpagina aan waar iedereen op de hoogte kan blijven. Maak zichtbaar wat je doet: zorg voor goede communicatie en zorg dat de deelnemers kunnen zien welke stappen je neemt om jouw idee uit te voeren.

22

Veel succes! Samen voor een duurzaam Papendrecht! Kom maar op met jouw idee!

Het initiatievenloket is er voor jou! Heb jij advies nodig over de aanpak van jouw plan en de participatie? Neem contact met ons op via idee@papendrecht.nl. De medewerkers van de gemeente helpen je graag op weg.

Gemeente Papendrecht | Markt 22 | 3351 PB Papendrecht | tel. 14 078