Papendrecht - Auditplan 2021.pdf

CONTROLEPLAN 2021

Gemeente Papendrecht

Aanbiedingsbrief Aan de gemeenteraad en commissie algemene bestuurszaken (abz) van gemeente Papendrecht

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u ons controleplan voor de jaarrekeningcontrole 2021 van uw gemeente. Dit plan beschrijft de reikwijdte van onze werkzaamheden en de naar onze mening voornaamste factoren die van belang zijn voor de controle van deze jaarrekening.

Kenmerk: MS/MF/ Het controleplan 2021 stoelt op onze kennis van de gemeentesector alsmede onze kennis van en ervaring met uw gemeente, voortvloeiend uit de jaarrekeningcontrole van voorgaand jaar. Dit controleplan is gericht op het bereiken van maximale controleeffectiviteit en het bieden van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, uitmondend in het verstrekken van ons oordeel over de jaarrekening 2021. Wij hebben op basis van de (jaarverslaggevings-)risico’s van uw gemeente de kernpunten in de controle bepaald en stemmen onze controlewerkzaamheden daarop af. Indien wij tijdens onze controle (aanvullende) risico’s of bijzonderheden signaleren, stellen wij zo nodig onze controle-aanpak gedurende de controle bij. Bij significante wijzigingen informeren wij u hierover tussentijds, indien de wijzigingen relatief beperkt zijn rapporteren wij dit in de management letter of het accountantsverslag. Wij zien uit naar een continuering van de constructieve en plezierige samenwerking tussen uw gemeente en BDO. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA INHOUDSOPGAVE

VOLGENDE PAGINA

C.M. Steehouwer MSc RA partner en extern accountant

1. Controleaanpak 2021 Gemeente Papendrecht Algemeen In dit hoofdstuk geven wij een toelichting op de door ons voorgenomen controleaanpak. Wij voeren onze controle uit op basis van onze risicoanalyse. Tijdens de risicoanalyse bepalen we welke posten in de jaarrekening significant zijn en welke beweringen per post gecontroleerd worden (volledigheid, juistheid, bestaan, waardering en/of presentatie). Bij de bepaling van de significante posten wordt de complexiteit, het risico op fouten, de omvang en onze inschatting van de interne beheersing van de onderliggende processen meegewogen. De jaarrekeningcontrole bestaat uit zowel systeemgerichte als gegevensgerichte werkzaamheden. De systeemgerichte werkzaamheden zijn gebaseerd op de interne processen en beheerssystemen van uw gemeente en worden met name tijdens de interim-controle verricht. Hierbij toetsen wij opzet, bestaan en (daar waar mogelijk en efficiënt) werking van (interne controles in uw) processen. Uw BDO-controleteam Marc Steehouwer is eindverantwoordelijk partner en extern accountant van uw gemeente. Marc werkt hierbij nauw samen met Marco Fuchs (audit manager). Binnen ons controleteam voor de gemeente Papendrecht zetten wij tevens specialisten in voor de controle van de geautomatiseerde omgeving (IT) alsmede WNT.

Materialiteit voor de controle van de jaarrekening Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Ten behoeve van de controle van uw jaarrekening bepalen wij, conform de landelijke richtlijnen, de materialiteit op 1% van de lasten (inclusief stortingen in de reserves) in uw jaarrekening. Voorts houden wij rekening met afwijkingen op basis van in controleprotocollen voorgeschreven lagere materialiteit (WNT en SiSa). Wanneer wij tijdens onze controle afwijkingen boven de 5% van de hiervoor beschreven materialiteit constateren, rapporteren wij dit (zowel gecorrigeerde afwijkingen als niet gecorrigeerde afwijkingen) in ons accountantsverslag, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

1. Controleaanpak 2021 Gemeente Papendrecht

1.1 Toegroeien naar rechtmatigheidsverantwoording

1.2 Wijzigingen normenkader

1.3 Gemeente in een netwerk

1.4 Planning & rapportage

1.5 Geïntegreerde IT-aanpak

1.6 Aandachtspunten 2021

1.1 Toegroeien naar rechtmatigheidsverantwoording Gemeente Papendrecht 

Rechtmatigheidsverantwoording college (nog niet geformaliseerd, onderstaande de verwachting) □

Wetsbehandeling gepland in november 2021, invoeringsdatum 1 januari 2022

□

College legt verantwoording af aan de gemeenteraad, gemeenteraad stelt normenkader en tolerantie vast

□

Verantwoording in de jaarrekening, accountant doet uitspraak over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording

□

Komende maanden echt gebruiken voor voorbereiding kaders, inzicht krijgen in de organisatie (risico’s en procesgang), actualisatie IC-plan en controlesheets ten behoeve van uitvoering van deze VIC-werkzaamheden

□

Uitvoering van VIC vindt al periodiek plaats in uw organisatie. De PDCA-cyclus wordt hierbij al toegepast. Let op! Kadernota rechtmatigheid 2022 is behoorlijk strikt in organisatievereisten!

1.2 Belangrijkste wijzigingen in het normenkader Gemeente Papendrecht Ontwikkeling in externe wet & regelgeving  Normenkader 2021 moet nog worden vastgesteld door college Papendrecht en ter kennisname aan de raad worden verstrekt (begin 2022)  Wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn andermaal beperkt  TOZO heeft geen directe impact op de controle, maar wel op de jaarrekening en de SiSa-verantwoording over 2021

6

1.3 Gemeente in een netwerk Gemeente Papendrecht

GR Dienst Gezondheid en Jeugd

GR Drechtsteden

Uitvoering van onder andere: • Belastingheffing • Participatiewet • Wmo • Diverse administratieve processen

Uitvoering van Jeugdhulp

GR Drechtwerk

Uitvoering voormalig WSW

GR Omgevingsdienst ZHZ

Uitvoering wettelijke milieutaken

GR Veiligheidsregio ZHZ

Uitvoering eisen o.b.v. Wet Veiligheidsregio’s

Controleverklaring Jaarrekening

Gemeente Papendrecht

1.4 Planning & rapportage Gemeente Papendrecht

 Persoonlijke aanpak  Blijven bijdragen aan ontwikkeling organisatie  Leren van vragen voorgaand jaar

 Duidelijkheid over de aanpak en actieve betrokkenheid organisatie

april-juni 2022

Jaarrekeningcontrole Commissie ABZ Controleverklaring Accountantsverslag

Tweede interimcontrole

januari 2022

september oktober 2021 Voorbereiding risicoanalyse en controleplan

Interimcontrole en managementletter

november/ december 2021

 Reëel controleplan afgestemd op uw specifieke situatie

 Doorontwikkeling van de VIC, toegevoegde waarde voor organisatie

1.4 Planning en rapportage (vervolg) Gemeente Papendrecht Samenwerkingsvorm

Contactmoment

Wie

Partner voor gemeenteraad / Auditcommissie

Presentatie auditplan en speerpunten. Presentatie van onze aanbevelingen. Introductieprogramma nieuwe raadsleden (mede op verzoek van de griffie) Toelichting op ons accountantsverslag.

Marc

Partner voor het College van B&W

Toelichten controleplan en feitelijke afstemming van onze bevindingen door bespreking van managementletter en accountantsverslag.

Marc en Marco

Partner voor de organisatie

Werkoverleg. Afstemmen van de ‘op te leveren stukken lijst’ Veelvuldig contact tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden.

Gehele team gecoördineerd door Marc en Marco

Wanneer ziet u ons terug?

1.5 Geïntegreerde IT-aanpak Gemeente Papendrecht

 IT optimalisatie en met name de aansluiting tussen de verschillende IT

systemen als basis van de controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel.

 Tijdens de interim en jaarrekeningcontrole opnieuw aandacht voor: □ Beoordeling betrouwbaarheid, continuïteit en efficiency IT-systemen en

daarin voorkomende applicatiecontrole

□ Logische toegangsbeveiliging & change management □ Geen relevante application controls □ Verwachting: adequate IT-omgeving □ Inzet van data-analyse wordt op dit moment nader vorm gegeven

1.6 Aandachtspunten 2021 Gemeente Papendrecht Rechtmatigheid aanbestedingen

Speerpunten vanuit de commissie?

Waardering en resultaatneming grondexploitaties

Impact omvorming GRD en overdracht aan Dordrecht

Doorontwikkeling organisatie en VIC, inclusief voorbereiding jaarafsluiting

Toewerken naar rechtmatigheidsverantwoording college

Impact Covid-19 op financiën en controle Naleving externe en interne regelgeving (SiSa, begrotingsrechtmatigheid)

1.6 Aandachtspunten 2021 (n.a.v. controle 2020) Gemeente Papendrecht 

Invoering rechtmatigheidsverantwoording (zie eerder in deze presentatie);



Blijven investeren in het verbeteren van de aanlevering van het jaarrekeningdossier (jaarrekeningproces 2020 is verbeterd);



Actualiseren van de meerjarenplanning voor groot onderhoud van baggeren vijvers en watergangen;



Optimalisatie van het proces gereed melding van materiële vaste activa.

1.6 Aandachtspunten 2021 (vervolg) Gemeente Papendrecht

 Speerpunten commissie ??  …  …

Bijlagen Gemeente Papendrecht

A.1 Uw primaire opdracht

A.2 Belangrijkste elementen normenkader

A.4 Verantwoordelijkheden BDO

A.5 Producten n.a.v. controle

A.3 Verantwoordelijkheid Papendrecht

A.1 Uw primaire opdracht Gemeente Papendrecht Uw primaire opdracht voor 2021 is ongewijzigd ten opzichte van 2020  Voldoet de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen?  Getrouw beeld (in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en  Wet normering topinkomens)  Financiële rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties.  Verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Uitkomsten: managementletter, accountantsverslag en controleverklaring

A.2 Belangrijkste elementen normenkader Gemeente Papendrecht Externe wet & regelgeving, zoals  Besluit begroting en verantwoording  Wet normering topinkomens  Single information Single audit  (Europese) aanbestedingswet Interne regelgeving, zoals  Financiële verordening  Mandaatregeling en budgethouders regeling  Gemeentelijke verordeningen cf. normenkader 2021

A.3 Verantwoordelijkheden College van B&W Gemeente Papendrecht Verantwoordelijkheid van Het College  Naleven van wettelijk voorschriften  Borgen van de financiële rechtmatigheid  Opzetten van een effectieve interne beheersing die materiële afwijkingen voorkomt  Voorkomen en ontdekken van fraude  Opmaken van de jaarstukken Richting de accountant  Toegang verschaffen tot alle relevante informatie  Onbeperkte toegang verschaffen tot personen binnen de organisatie  Melden van fraude

A.4 Verantwoordelijkheden BDO Gemeente Papendrecht BDO heeft zich te houden aan  Controleverordening en controleprotocol  Nederlandse controlestandaarden  Besluit accountantscontrole decentrale overheden  Wet ter voorkoming van witwassing en financieren terrorisme (melding ongebruikelijke transacties)  Controleprotocol Wet normering topinkomens  Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa en het waarborgen van de onafhankelijkheid en objectiviteit.

A.5 Producten n.a.v. de controle Gemeente Papendrecht  Managementletter/ boardletter incl. uitkomsten IT-audit naar aanleiding van de interim-controle met concrete aanbeveling ter verbetering van de interne beheersing.  Accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole met een nadere duiding en uiteenzetting van ons oordeel bij de jaarrekening als geheel en daaruit voortvloeiende aanbevelingen.  Controleverklaring bij de jaarrekening met daarin ons oordeel ten aanzien van het getrouwe beeld en de financiële rechtmatigheid.

bdo.nl Nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen. Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkb-bedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven.

BDO Accountants & Adviseurs verleent vanuit 28 vestigingen in heel Nederland en met ruim 2.150 professionals diensten op het gebied van accountancy, belastingadvies en consultancy. BDO adviseert ondernemingen in tal van branches en is sterk in de advisering aan het Nederlandse middenbedrijf, (semi-) overheidsinstellingen en familiebedrijven. Of het nu gaat om een controle van uw jaarrekening, de begeleiding van een ingewikkelde overname of een fiscaal advies op maat. In alle gevallen heeft u te maken met professionals. Zowel lokaal, regionaal, landelijk als internationaal. BDO maakt deel uit van het internationale BDO-netwerk (actief in 158 landen, meer dan 67.000 medewerkers wereldwijd) dat bestaat uit zelfstandige en onafhankelijke organisaties, die over de hele wereld onder de merknaam BDO actief zijn op het gebied van de zakelijke dienstverlening. Dat maakt ons in alle opzichten bijzonder betrokken. Kijk voor meer informatie op www.bdo.nl All rights reserved 2020