Ontwerp begroting 2022 vastgesteld DB 14 april 2021.pdf
Tekst van het document
Ontwerp Programmabegroting 2022 Vastgesteld door het dagelijks bestuur op 14 april 2021
Inhoud I
ALGEMENE DOELSTELLINGEN EN ONTWIKKELINGEN ............................................................................ 3 1.
Inleiding ...................................................................................................................................................... 3
2.
Visie, missie en kernwaarden ..................................................................................................................... 3
3.
Bestuur ....................................................................................................................................................... 4
4.
Planvorming ............................................................................................................................................... 5
5.
Ontwikkelingen ........................................................................................................................................... 6
6.
Financiële uitgangspunten van de begroting 2022 ................................................................................... 11
II
KRITISCHE PRESTATIE-INDICATOREN...................................................................................................... 12 1.
Algemene kentallen .................................................................................................................................. 12
2.
Vergunningen en meldingen ..................................................................................................................... 13
3.
Toezicht en handhaving ........................................................................................................................... 14
III
FINANCIEN .............................................................................................................................................. 16 1.
Algemeen ................................................................................................................................................. 16
2.
Baten ........................................................................................................................................................ 17
3.
Lasten....................................................................................................................................................... 18
4.
Reserves .................................................................................................................................................. 20
IV
VERPLICHTE PARAGRAFEN ................................................................................................................. 23 1.
Inleiding .................................................................................................................................................... 23
2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................................. 23 2.1
Risicobeheersing.................................................................................................................................. 23
2.2
Begripsbepaling en wettelijk kader ....................................................................................................... 24
2.3
Relatie weerstandsvermogen en risicomanagement............................................................................ 24
2.4
Benodigde weerstandscapaciteit OZHZ ............................................................................................... 25
2.5
Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit ........................................................... 28
2.6
Kentallen .............................................................................................................................................. 28
3.
Onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................................................... 29
4.
Financiering .............................................................................................................................................. 30 4.1
Algemene ontwikkelingen .................................................................................................................... 30
4.2
Risicobeheer ........................................................................................................................................ 30
4.3
Renterisicobeheer ................................................................................................................................ 30
4.4
Kasgeldlimiet ........................................................................................................................................ 31
4.5
Renterisico norm .................................................................................................................................. 31 1
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
4.6
Relatiebeheer ....................................................................................................................................... 31
4.7
Leningenportefeuille ............................................................................................................................. 31
5.
V
Bedrijfsvoering .......................................................................................................................................... 32 5.1
Personeel & Organisatie ...................................................................................................................... 32
5.2
ICT ....................................................................................................................................................... 34
5.3
Communicatie ...................................................................................................................................... 36
5.4
Huisvesting .......................................................................................................................................... 36
5.5
Rechtmatigheidsverantwoording .......................................................................................................... 36
BIJLAGEN ...................................................................................................................................................... 38 Bijlage 1
Omzet 2021 en 2022 ....................................................................................................................... 38
Bijlage 2
Informatie voor verbonden partijen .................................................................................................. 39
Bijlage 3
Balans meerjarig .............................................................................................................................. 40
2
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
I ALGEMENE DOELSTELLINGEN EN ONTWIKKELINGEN 1.
Inleiding
De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) bestaat in 2021 alweer 10 jaar. De gemeenten in Zuid-Holland Zuid en de provincie Zuid-Holland bundelen sinds 2011 hun krachten voor de uitvoering van omgevingstaken. Het gaat om de vergunningen, toezicht en handhaving én de inhoudelijke expertise die nodig is voor deze taken. OZHZ werkte er in de achterliggende jaren hard het steeds verder verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Extra aandacht is er voor de relatie met de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers en de professionaliteit van de bedrijfsvoering.
2.
Visie, missie en kernwaarden
“De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid draagt bij aan een veilige, gezonde, duurzame en leefbare omgeving.” “OZHZ voert omgevingstaken uit voor de provincie Zuid-Holland en de gemeenten in Zuid-Holland Zuid. OZHZ verleent vergunningen, houdt toezicht, handhaaft waar nodig en handelt klachten af. Specialisten op het gebied van lucht, geluid, bodem en externe veiligheid ondersteunen bij het opstellen van ruimtelijke plannen. Ook houdt OZHZ toezicht op natuurgebieden in de provincie. OZHZ voert deze taken efficiënt en met kennis van het gebied uit en draagt daarmee bij aan een veilige, gezonde, duurzame en leefbare omgeving." “OZHZ creëert samen met de gemeenten en de provincie een veilige, gezonde, duurzame en economische vitale leefomgeving voor inwoners en bedrijven. De medewerkers van OZHZ doen dat op een transparante, oplossingsgerichte, efficiënte wijze, met kennis van het gebied. De focus ligt daarbij op het leveren van een concrete bijdrage aan maatschappelijk gewenste ontwikkelingen. OZHZ biedt daarvoor een professionele werkomgeving, geeft ruimte aan de eigen ontwikkeling en stimuleert integraal denken en handelen."
3
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
3.
Bestuur
OZHZ is een gemeenschappelijke regeling. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer van de dienst en de algemene kwaliteit van werken ligt bij het Dagelijks Bestuur (DB). De gemeenten en de provincie zijn bovendien individueel opdrachtgever van OZHZ en blijven ook ieder voor zich bestuurlijk verantwoordelijk voor het uitvoeringsbeleid van de taken die OZHZ voor hen uitvoert. Het opdrachtgeverschap voor regionale taken en programma’s en de zorg voor een uniform uitvoeringsbeleid, ligt bij het Algemeen Bestuur (AB). Ook is er een auditcommissie. Deze bestaat uit 3 leden van het AB, die geen DB-leden zijn. Deze commissie adviseert het AB over financiële zaken en bedrijfsvoeringaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond beleid en de financiële zaken die ermee samenhangen (planning en controlcyclus). De auditcommissie richt zich op alle activiteiten die van belang zijn voor een adequate beheersing van OZHZ op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid ten aanzien van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het AB. De directeur van OZHZ is primair verantwoording verschuldigd over het functioneren van de dienst aan het DB. Ter voorbereiding op de bestuursvergaderingen adviseren twee adviesgroepen de directie:
• •
Vanuit de collectieve opdrachtgeversrol; de Adviesgroep Opdrachtgevers (AGO). Vanuit de eigenaarsrol: de Adviesgroep Eigenaren (AGE).
4
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
4.
Planvorming
Het AB vervult zowel de rol van collectief eigenaar als die van collectief opdrachtgever. OZHZ werkt met vier vormen van plannen.
1.
Individuele jaarprogramma's gemeenten en provincie
De opdrachten voor OZHZ (wat) staan in de individuele jaarprogramma’s per deelnemer. 2.
Regieplan
OZHZ en zijn opdrachtgevers zien daarnaast in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Deze opgaven zijn van zo'n omvang en belang dat gekozen is voor een Regieplan. Dat is programmatische, doelgerichte aanpak waarbij het AB koos voor de volgende strategische onderwerpen:
• • •
Omgevingswet; Informatiegestuurd werken; Opgavegericht werken.
De Omgevingswet betekent voor (de opdrachtgevers van) OZHZ een grote wijziging van processen, procedures, werkwijzen en samenwerking. De doelgerichte aanpak maakt het mogelijk om het voor OZHZ mogelijk om zich daarop voor te bereiden. OZHZ kan bij invoering zijn opdrachtgevers adviseren bij het maken van integrale afwegingen en dat de Omgevingswet naar letter en geest uitvoeren. Informatiegestuurd werken heeft als doel het slim en weloverwogen analyseren en benutten van grote hoeveelheden data en informatiebronnen. Dit om de door OZHZ geleverde producten (vergunningen, slim toezicht, integrale advisering, enzovoort) verder te verbeteren. Opgavegericht werken gaat over het leveren van een bijdrage aan de opgaven en ambities van gemeenten en provincie op het gebied van een duurzame toekomst (o.a. energiebesparing en circulaire economie), een gezonde leefbare omgeving en veiligheid. De opgaven en ambities van gemeenten en provincie, zoals onder andere opgenomen in hun coalitieakkoorden, collegeprogramma's en andere beleidsdocumenten, zijn leidend bij de projectkeuzes binnen dit programma. 5
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
In 2021 volgt een bestuurlijk voorstel voor de opvolging van het regieplan, op grond van een evaluatie. 3.
Nota Uitvoering
De wijze waarop de dienst inhoudelijk de taken uitvoert (hoe) is primair vastgelegd in het uitvoeringsbeleid van de gemeenten en provincie. In 2018 stelde elke gemeente hiervoor de Nota VTH-beleid gemeentelijke taken ZuidHolland Zuid 2018 – 2022 vast voor in elk geval de taken die OZHZ voor de gemeente uitvoert. In een aantal gevallen gebeurde dit ook voor de omgevingstaken die de gemeente zelf uitvoert. Voor provinciale taken werkt OZHZ aan de hand van de provinciale Nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2018-2021. Alle gemeenten en de provincie passen bovendien de Landelijke Handhavingstrategie toe voor de taken die OZHZ voor hen uitvoert. Het bestuur van OZHZ heeft niet de bevoegdheid zelf uitvoeringsbeleid vast te stellen voor uitvoering van de VTH-taken. Wel staat in de Nota Uitvoering met welke beleidskaders van gemeenten en provincie OZHZ de VTHtaken namens de opdrachtgevers uitvoert. 4.
Nota Bedrijfsvoering
Binnen welke bedrijfsmatige kaders OZHZ de taken uitvoert (waarmee) staat in de Nota Bedrijfsvoering. De nota actualiseert OZHZ in 2021 en wordt voorgelegd aan het bestuur.
5.
Ontwikkelingen
In deze paragraaf wordt kort stilgestaan bij een aantal ontwikkelingen die spelen voor en zijn opdrachtgevers: •
De Omgevingswet
•
De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (WKB)
•
De overgang van bodemtaken van provincie naar gemeenten
•
Uitvoering van de Wet basisregistratie ondergrond
•
Energieagenda
•
Het vervolg op de onderzoeken naar het VTH-systeem (Commissie Van Aartsen) en de doorontwikkeling van de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten
Omgevingswet De Omgevingswet geldt naar verwachting vanaf 1 januari 2022. Alle overheden samen vormen een keten om de taken voor de fysieke omgeving versterkt uit te voeren. Ook inwoners en ondernemers worden onderdeel van de keten. OZHZ voegt door zijn expertise en rol in de regio waarde, snelheid en efficiency toe op zijn vakgebieden. Naast het programma Omgevingswet, zoals vastgesteld door het AB, is OZHZ via meerdere sporen aangehaakt ter voorbereiding op de komst van de wet. Zo doet OZHZ op het niveau van Zuid-Holland Zuid mee aan het regiobrede project. In het regiobrede project zijn alle gemeenten, de provincie Zuid-Holland, de waterschappen Hollandse Delta en Rivierenland, Rijkswaterstaat en de drie uitvoeringsdiensten (VRZHZ, DGJ en OZHZ) vertegenwoordigd. De werkgroepen binnen het project leveren hulpmiddelen op voor de implementatie en 6
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
uitvoering van de wet. Voorbeelden zijn handvatten voor het gezamenlijk opstellen van het vergunningverleningsproces en een verkenning van de consequenties van het wijzigen van taken en bevoegdheden onder de Omgevingswet. De uitgangspunten voor de taakuitvoering van OZHZ onder de Omgevingswet zijn in lijn met de huidige taakuitvoering. Daarover maakte OZHZ in 2021 afspraken in het AB en met alle opdrachtgevers. Voor het in beeld brengen van de financiële consequenties van de Omgevingswet zijn diverse rapporten, handreikingen en modellen beschikbaar. De financiële consequenties van de wet hangen in grote mate af van keuzes die bevoegde gezagen maken. Denk aan de integratie van de bruidsschat in het omgevingsplan, de inrichting van de omgevingstafel en de mate van participatie bij omgevingsvergunningen en het al dan niet heffen van milieuleges. Ook het regionaal harmoniseren van uitgangspunten en werkwijzen levert efficiencyvoordelen op. Niet alle keuzes hoeven vóór 1 januari 2022 gemaakt te worden. Dat maakt ook dat het in beeld brengen van de financiële consequenties van de wet een meerjarig proces is. Hierover is OZHZ met de opdrachtgevers in gesprek. In deze begroting kunnen de financiële effecten nog niet worden aangegeven. Een eerste analyse van de VNG laat zien dat gemeentelijke bijdragen aan uitvoeringsdiensten eerder zullen stijgen dan dalen.
Gewijzigde inzichten kunnen op een later moment leiden tot een begrotingswijziging. In het tweede kwartaal van 2021 leveren wij voor iedere opdrachtgever een eerste conceptversie van het jaarprogramma 2022 op. Daarover gaan we dan verder met de opdrachtgevers in gesprek. Bij de uitwerking in de ontwerpbegroting is speciale aandacht gegeven aan de integrale advisering. De Omgevingswet vraagt om een integrale benadering, waarbij aspecten als veiligheid, geluid, lucht en natuur worden betrokken bij omgevingsplannen en vergunningen. OZHZ heeft deze disciplines in huis en is de aangewezen partij om de integrale advisering uit te voeren. Als gemeenten hiervoor de al structureel beschikbare offertebudgetten inzetten, kan OZHZ werken aan een verdere robuuste organisatie. In de regionale stuurgroep Omgevingswet is als uitgangspunt geformuleerd om de financiering van de integrale advisering voor de regionale adviserende gemeenschappelijke regelingen (OZHZ, VR en DGJ) op gelijke wijze te doen. Voor OZHZ betekent dit dat reeds beschikbare middelen bij opdrachtgevers voor offertetaken aan de voorkant worden toegevoegd aan het jaarprogramma OZHZ. Daarmee is OZHZ beter in staat structureel een kwalitatief hoogwaardige advisering te borgen. Ook is sprake van een schaal- (efficiency) en synergievoordeel.
Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) De Wkb treedt naar verwachting gelijk met de Omgevingswet in werking. Omdat OZHZ voor een aantal opdrachtgevers ook de bouwtaken uitvoert, volgt de dienst het wetgevingstraject intensief. Op verzoek van het AB informeert OZHZ vanuit het programma Opgavegericht werken bovendien de overige gemeenten over dit onderwerp. Op verzoek van een aantal omgevingsdiensten bracht een extern bureau in 2020 de risico's van de Wkb op het gebied van bedrijfsvoering en financiën in beeld. Ook zijn aanbevelingen gedaan om risico's zoveel mogelijk te 7
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
beperken. Het belangrijkste risico van de Wkb is de financiële impact. Voor vier gemeenten waaronder Alblasserdam is dat nader uitgewerkt. OZHZ leverde de daarvoor benodigde informatie. OZHZ besprak het rapport met alle opdrachtgevers. De gemeenten gaven aan dit zeer waardevol te vinden. Het leidde tot nieuwe inzichten, bijvoorbeeld over de invulling van nieuwe taken. Voor de provincie is de Wkb vooralsnog niet van toepassing. OZHZ onderzocht daarnaast de financiële impact van de Wkb voor de gemeenten Alblasserdam en Dordrecht, in samenhang met de Omgevingswet. Ook de overige regiogemeenten pakten het op die manier aan. OZHZ heeft inmiddels zijn werkprocessen aangepast op de Wkb en de Omgevingswet. De inrichting van het zaaksysteem vindt op dit moment plaats. Samen met betrokken gemeenten en gemeenschappelijke regelingen is onder de vlag van het regiobrede project Omgevingswet regionaal uniform beleid ontwikkeld voor bouwtoezicht en -handhaving onder de Wkb en de Omgevingswet. De regionale stuurgroep Omgevingswet biedt dat aan de gemeenten aan. In de aanloop naar de inwerkingtreding voert OZHZ een proefproject uit in Dordrecht. Naar verwachting volgen er nog meer proefprojecten. De ervaringen zijn en worden breed gedeeld.
De overgang van bodemtaken van provincie naar gemeenten Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet gaat het bevoegd gezag voor bodemsaneringstaken grotendeels over van de provincie naar de gemeenten, met uitzondering van gemeente Dordrecht. Die gemeente is namelijk nu al bevoegd gezag. De lopende saneringen, nazorgtrajecten en grondwater blijven onder het bevoegd gezag van de provincie vallen. De bodemsaneringstaak is onderdeel van het basistakenpakket van omgevingsdiensten. OZHZ gaat deze taak daarom uitvoeren voor alle gemeenten. Daarover zijn in 2021 afspraken gemaakt. Tot en met het eerste kwartaal van 2021 heeft het Rijk nog geen duidelijkheid gegeven over de overkomende budgetten. Het AB heeft in 2020 en 2021 meerdere keren zijn zorgen hierover uitgesproken. Ook is namens de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten een brief gestuurd naar de minister. Hierin zijn zorgen geuit over de voortgang van de implementatie van de bodemsaneringstaken en de bijbehorende financiering. Bij het schrijven van deze ontwerpbegroting 2022 is nog geen reactie ontvangen vanuit het Rijk. Bij onvoldoende middelen kan het benodigde uitvoeringsniveau niet gewaarborgd worden, wat negatieve effecten kan hebben op de gezondheid en het milieu. In deze ontwerpbegroting is een inschatting gemaakt van de gemoeide kosten, op basis van de begrotingsrichtlijnen 2022 en daarna bekend geworden informatie.
Verwachting mag overigens worden dat de financiële middelen helder worden in de meicirculaire. Uitvoering van de Wet basisregistratie ondergrond (Wet bro) Vanaf 1 januari 2018 geldt de Wet bro. Het digitale loket bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de ondergrond: waardevolle informatie voor ruimtelijke plannen zoals infrastructurele werken, waterleiding- en rioolstelsels en nieuwbouwprojecten. Overheden zijn wettelijk verplicht de Bro te gebruiken bij nieuwe plannen waarbij inzicht in de bodem noodzakelijk is. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het inwinnen en bijhouden van gegevens in de Bro en voor het borgen van de kwaliteit. Het Ministerie van BZK volgt de implementatie en gemeenten zijn verplicht erover te verantwoorden.
8
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
Uit de impactanalyse van de VNG-realisatie blijkt dat gemeenten gemiddeld 0,3 tot 0,5 FTE nodig hebben voor de uitvoering van deze taak. Op verzoek van de gemeenten onderzocht OZHZ wat regionale uitvoering van deze wet kan betekenen voor de opdrachtgevers. In de Bro zijn 26 registratieobjecten genoemd (exclusief de milieuhygiënische bodemonderzoeksgegevens) die opgenomen moeten worden in het Bro-loket. Er is voordeel te behalen in het regionaal opbouwen en beheren van kennis over de ondergrond in de regio, die niet ophoudt bij de gemeentegrens. Ook leidt het regionaal slim organiseren van de veranderde werkprocessen, aanbestedingen en contractvorming tot schaalvoordelen. OZHZ heeft de kennis en kunde in huis om gemeenten te ontzorgen en kan door de geconcentreerde uitvoering kwaliteit en continuïteit waarborgen. OZHZ maakte met de gemeenten afspraken om de Bro-taken te gaan uitvoeren. Nadere uitwerking en afspraken komen in de jaarprogramma's 2022. Energieagenda In het landelijke Klimaatakkoord is afgesproken om de uitstoot van CO2 in 2030 met 49% terug te dringen. Het efficiënter en duurzamer met energie omgaan is een belangrijk onderdeel daarvan. De gemeenten hebben hiervoor ambitieuze doelen opgenomen in de Regionale Energie Strategieën (RES). Het Rijk stelde in de decembercirculaire van 2019 extra middelen beschikbaar om de RES-doelen te kunnen halen.
Van bedrijven vragen zij een belangrijke bijdrage, zij zijn wettelijk verplicht om energie te besparen. OZHZ controleert namens de gemeenten en provincie in de regio of de bedrijven doen wat ze verplicht zijn en stimuleert het toepassen van energiebesparende en opwekkende maatregelen. Hierbij wisselt OZHZ toezichthoudende maatregelen (60% van de taken) af met preventieve/adviserende maatregelen (40%). Om de energiedoelen in de RES te behalen, stelde OZHZ een meerjarig programma op. Hiervoor is in totaal structureel circa € 1,1 miljoen benodigd. Grofweg de helft stond al de jaarprogramma's. Het AB besloot om per opdrachtgever afspraken te maken over het uitvoeringsprogramma en bijbehorende financiën. Op dit moment (Q1 2021) is het onderwerp energieagenda niet door elke gemeente / de provincie volledig opgenomen in het jaarprogramma 2021, maar deels als (jaarlijkse) offertetaak. Dat is niet in lijn met de in het AB gemaakte afspraken. Van de extra benodigde € 575.000 is circa € 205.000 ambtelijk toegezegd; het restant is nog in bespreking. De toegezegde extra middelen hebben veelal een incidenteel karakter en worden door middel van jaarlijkse offertes gefinancierd. Dit betekent dat OZHZ in 2021 niet in de volle breedte van het programma kan uitvoeren. Ook is de continuïteit van het programma nog niet geborgd vanwege die incidentele financiering.
OZHZ kan daardoor de benodigde extra capaciteit alleen verwerven door in te huren. Dit brengt risico's met zich mee voor continuïteit, prijs en kwaliteit. Ook kan OZHZ in de eigen organisatie minder kennis en bekendheid met de lokale situatie opbouwen. Voor de deelnemers betekent dit dat nog niet is geborgd dat de verplichte energiebesparingsdoelstelling wordt behaald. Volgens de afspraken in het AB van 26 november 2020 zet OZHZ daarom in 2021 in op het maken van afspraken met de opdrachtgevers over de omvang van het programma. Het doel: de benodigde bedragen meerjarig vrij te maken volgens de ambities. 2021 wordt daarmee benut om die structurele financiering te regelen met ingang van
9
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
2022, met afspraken over een afgebakend takenpakket voor OZHZ en verdere afstemming met de gemeenten die ook onderling afspraken hebben gemaakt via de RES. Het vervolg op de onderzoeken naar het VTH-systeem (Commissie Van Aartsen) en de doorontwikkeling van de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten Op 4 maart 2021 bood de commissie Van Aartsen haar eindrapport “Om de leefomgeving” aan bij de staatssecretaris. Hierin staan aanbevelingen om het systeem van milieutoezicht en handhaving te verbeteren. De commissie komt tot de conclusie dat het VTH-stelsel niet goed functioneert en ook niet voldoet aan de oorspronkelijke bedoeling van de commissie Mans uit 2008. Het stelsel wordt volgens de commissie nog steeds gekenmerkt door fragmentatie en vrijblijvendheid. Zij adviseert om binnen de fundamenten van het bestaande stelsel tot een serie essentiële verbeteringen te komen. En constateert dat daarvoor een tiental ingrijpende maatregelen nodig is. Dat gaat bijvoorbeeld om stevigere omgevingsdiensten, onafhankelijke inspectie als tegenwicht voor de uitvoering, voldoende mensen, middelen en opleiding, en een beter samenspel tussen Rijk en regionale overheden. In het AB van 25 maart 2021 vond een eerste verkennende bespreking plaats van de reactie van OZHZ op het rapport. OZHZ herkent in zijn algemeenheid het beeld dat uit het rapport naar voren komt.
Tegelijkertijd is het zo dat het hier een landelijk onderzoek betreft waardoor het geschetste beeld niet een op een vergelijkbaar is met de feitelijke situatie in onze regio. De aanbevelingen zijn desondanks waardevol en verdienen het om samen met gemeenten en provincie verder uit te werken. In de OZHZ-bestuursconferentie in het najaar van 2021 vindt verdere verdieping plaats. Ook de resultaten van het provinciale onderzoek naar de doorontwikkeling van de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten zijn dan beschikbaar. In het AB van 25 maart 2021 is besproken dat de opdrachtgevers en eigenaren van OZHZ sinds 2011 al veel stappen hebben gezet hun omgevingstaken op goede en zorgvuldige manier te doen uitvoeren. En dat alles passend 'binnen de fundamenten van het bestaande stelsel', zoals door de commissie benoemd. Oftewel, met behoud van ieders rol en verantwoordelijkheid, en door onderling en met OZHZ goede afspraken te maken en daar op transparante wijze uitvoering aan te geven. Het AB ziet het onderzoek dan ook vooral als steun in de rug dat we op de goede weg zijn. Verdere verbetering is altijd mogelijk. OZHZ is over een aantal aanbevelingen van de commissie al in gesprek met zijn opdrachtgevers en er lopen interne verbetertrajecten.
Op hoofdlijnen gaat het dan om de aanbevelingen over de structurele financiering, de kwaliteit en kwantiteit binnen de organisatie, de kwaliteit van de informatie en het delen daarvan, de betrokkenheid van OZHZ bij lokale planvorming en normstelling onder de Omgevingswet en de samenwerking met de strafrechtelijke kolom. Daarnaast werkt OZHZ natuurlijk vanuit de eigen doorontwikkeling al aan het vergroten van de nabijheid en het proactief en oplossingsgericht meedenken met de opdrachtgevers. Uitwerking en implementatie van de aanbevelingen uit het landelijke en provinciale onderzoek krijgt een vervolg in 2022.
10
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
6.
Financiële uitgangspunten van de begroting 2022
De gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio Zuid-Holland Zuid werken met eenduidige kaders voor de begroting. De zogenaamde jaarlijkse kaderbrief komt tot stand in nauw overleg tussen de regiogemeenten, de Dienst Gezondheid & Jeugd, OZHZ en Veiligheidsregio. Daarnaast stelt de provincie ZuidHolland (PZH) jaarlijks de provinciale (financiële) uitgangspunten op en aandachtspunten voor de meerjarenbegroting. Op grond van de regionale en provinciale kaders beslist het AB over de begrotingsrichtlijnen OZHZ. Op grond van de kaderbrief en provinciale uitgangspunten heeft het AB op 26 november 2020 de volgende richtlijnen vastgesteld voor de begroting 2022. Deze richtlijnen zijn bij het opstellen van de voorliggende begroting in acht genomen, met de volgende bijzonderheden: 1.
Inzake de indexering 2022: a)
De lasten van de begroting 2022 te indexeren met de loon- (1,3%) en prijsindex (1,5%) van de Septembercirculaire 2020;
b)
De budgetten wettelijke taken (jaarprogramma's) en de inwonerbijdrage te indexeren met 1,36%;
c)
Het uurtarief 2021 blijft ongewijzigd ten opzichte van de begrotingsrichtlijnen 2021 (€ 93,85).
d)
Het tarief 2022 bedraagt € 95,13.
2.
De omslagrente in 2022 te bepalen op 0,0%;
3.
De totale inwonerbijdrage voor 2022 vast te stellen op € 2,21 mln.
11
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
II
KRITISCHE PRESTATIE-INDICATOREN
1.
Algemene kentallen
Het AB heeft in de bijdrageverordening de kaders voor financiën en kwaliteit opgenomen. In de algemene prestatie indicatoren is de naleving van deze verordening opgenomen. Naast het rapporteren van (financiële) gegevens als zodanig, is ook het tijdig bespreken en tussentijds informeren en communiceren met de opdrachtgevers een belangrijke algemene prestatie indicator. Met de gemeenten zijn prestatieafspraken gemaakt. OZHZ moet deze afspraken binnen een bandbreedte van 90% - 110% realiseren. Essentieel voor het behalen van de omzetdoelstelling is de productiviteit van de medewerkers. Voor een sluitende exploitatie van OZHZ is het noodzakelijk dat de productieve medewerkers voor gemiddeld 1410 uur per FTE productief zijn. De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Tegen deze achtergrond hanteert OZHZ de doelstelling van een gemiddelde flexibele schil van 15%. In de nieuwe Nota Bedrijfsvoering heroverweegt OZHZ dit percentage. Besluitvorming hierover vindt in 2021 plaats.
Het aandeel overhead (ondersteuning en management) wordt begrensd op 27,3% van de totale formatie, inclusief de capaciteit van de flexibele schil met overheadtaken (Nota Bedrijfsvoering OZHZ). Speerpunt
Prestatie indicator
Taakuitvoering vindt plaats binnen de door het AB gestelde
Taakuitvoering van OZHZ voldoet aan de VTH-
kaders voor financiën en kwaliteit (bijdrageverordening)
kwaliteitseisen. Producten en prestaties worden gerealiseerd binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma. Volumeafspraken voor de uitvoering van de wettelijke en additionele wettelijke taken voldoen aan de afgesproken bandbreedten.
Opdrachtgevers worden actief geïnformeerd.
2 maal per jaar voortgang- en 1 maal per jaar jaarrapportages conform planning in jaarprogramma
Periodiek overleg met de opdrachtgever
1 maal per maand vindt gesprek met de gedeputeerde plaats 2 maal per jaar met wethouders 1 maal per 4 maanden ambtelijk MARAP-overleg
Productiviteit
Het aantal productieve uren per FTE bedraagt 1.410 uur.
Flexibele schil
Het aandeel uren inhuur ten opzichte van het totaal aantal uren is gemiddeld 15%
Aandeel overhead
Het aandeel uren overhead ten opzichte van het totaal aantal uren is genormeerd op 27,3%
Ziekteverzuim
OZHZ hanteert een norm van 5% voor ziekteverzuim. 12
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
2.
Vergunningen en meldingen
Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. De door de inwoners en bedrijven ingediende documenten worden getoetst en leiden bij volledigheid en juistheid tot een bevestigingsbrief of een beschikking. Speerpunt
Prestatie indicator
Tijdige vergunningverlening
Reguliere procedure: 99% van de reguliere vergunningen wordt binnen de wettelijke termijn verleend. Uitgebreide procedure: 95% van de uitgebreide vergunningen wordt binnen de wettelijke termijn verleend. Bij wettelijke termijn moet gedacht worden aan de mogelijkheden die de wet biedt, dus inclusief mogelijke verlenging. Bij inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt bezien of deze KPI aanpassing behoeft.
Risicobeheersing
99% van de in mandaat genomen besluiten blijft in stand in bezwaar, beroep of hoger beroep
Dienstbaarheid
Klanttevredenheid: Het gemiddelde van het klanttevredenheidsonderzoek is minimaal een 7.
13
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
3.
Toezicht en handhaving
OZHZ houdt toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Bij toezicht wordt informatie verzameld en een oordeel gevormd over het feit of een activiteit voldoet aan de in de vergunning en regels gestelde eisen. Onder handhaving wordt verstaan het opleggen van sancties (bestuursrechtelijk en/of strafrechtelijk) als uit het toezicht blijkt dat niet aan de gestelde eisen wordt voldaan. Kritische prestatie-indicatoren zijn de toezichtdichtheid (TD) en naleving (NA): TD is gedefinieerd als het percentage uitgevoerde preventieve controles in een verslagperiode t.o.v. het aantal geplande controles in het jaarprogramma. NA is gedefinieerd als het aantal uitgevoerde initiële periodieke milieucontroles zonder overtredingen t.o.v. het aantal uitgevoerde initiële periodieke milieucontroles aan het einde van een verslagperiode. De provincie Zuid-Holland hanteert sinds 2019 dezelfde indicator voor naleving als de gemeenten. De norm moet nog worden vastgesteld.
Speerpunt
Prestatie indicator
Betrouwbaarheid Provincie
Provincie Grijs: TD grijs = 100% NA grijs >= pm Provincie Groen: TD groen = 100% NA groen >= pm
Betrouwbaarheid Gemeenten
Gemeenten RUN: TD milieu = 100% NA milieu >= 50%
Betrouwbaarheid Gemeenten RUN WABO BREED (Alblasserdam, Dordrecht)
Gemeenten integraal toezicht: TD integraal = 100% NA- integraal >=50% Gemeenten bouw en sloop: Werkzaamheden worden uitgevoerd voor de gemeenten Alblasserdam en Dordrecht, Voor de bouw- en sloopfase is geen KPI TD vastgesteld. Afhankelijk van het soort bouwof sloopplan geeft het beleid aan of toezicht noodzakelijk is. NA bouwfase >= 70% NA sloopfase >= 70%
Risicobeheersing
80% van de in mandaat genomen besluiten blijft in stand in bezwaar, beroep of hoger beroep.
14
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
4.
Beoordeling en beschikkingen bodem
OZHZ levert expertise op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan de opdrachtgevers voor het ontwikkelen, inrichten en beheren van een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Om de kwaliteit van de producten, waarvoor geen wettelijke termijn bestaat en ook een toets bij de rechter niet van toepassing is, te beoordelen is een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) de beste aanpak. OZHZ voert regulier klanttevredenheidsonderzoek uit met behulp van projectevaluaties voor de adviestaken. Voor de beoordelingen en beschikkingen bodem voert OZHZ er periodiek een uit, omdat bij deze taak sprake is van een relatief kleine klantenkring. Hierover wordt in de jaarstukken (en niet in de tussentijdse rapportages) gerapporteerd.
Beoordeling en beschikking bodem Tijdigheid
Minimaal 90% van de producten wordt afgerond binnen de termijn.
Risicobeheersing
99% van de in mandaat genomen besluiten blijft in stand in bezwaar, beroep of hoger beroep.
Dienstbaarheid
Klanttevredenheid: Het gemiddelde van het KTO is minimaal een 7.
15
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
III FINANCIEN 1.
Algemeen
De ontwerpbegroting 2022 is gebaseerd op de uitgangspunten van de destijds door het dagelijks bestuur van voormalige Regio Zuid-Holland Zuid en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland vastgestelde bedrijfsplan OZHZ en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen 2022 (zie I, paragraaf 6). Onderstaand het meerjarige begrotingsbeeld. Begroting 2021-2025 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Realisatie 2020
Primaire begroting 2021
Aangepaste begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Baten Inwonerbijdrage
2.163
2.182
2.182
2.212
2.212
2.212
2.212
Wettelijke taken
20.380
20.258
21.800
20.344
20.459
20.459
20.459
Offerte- en subsidietaken
4.199
2.460
3.485
2.881
2.945
2.945
2.851
-
-
-
-
-
-
Overige baten
11
Totaal baten
26.752
24.900
27.468
25.438
25.616
25.616
25.522
20.327
20.020
22.103
20.190
20.120
20.199
20.005
253
258
315
419
494
494
494
1.743
1.864
1.864
1.890
1.890
1.890
1.890
Lasten Personeelskosten Kapitaallasten Ondersteuning SCD Huisvesting
502
539
516
524
524
524
524
Overige bedrijfskosten
976
957
1.556
1.291
1.042
1.042
1.042
Additionele productkosten
2.568
1.485
1.789
1.398
1.441
1.441
1.441
Onvoorzien
50
118
141
129
128
128
127
Overige bijzondere posten
309
-
600
-
-
-
-
Totaal lasten
26.728
25.241
28.884
25.839
25.637
25.717
25.522
24
-341
-1.416
-401
-21
-101
-
21
101
-
-
-
-
Gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten Onttrekkingen aan reserves
718
341
1.535
405
Toevoegingen aan reserves
124
-
119
4
Gerealiseerd resultaat
618
0
-0
-0
0
0
2.163
2.182
2.182
2.212
2.212
2.212
-
Bedragen × EUR 1.000 Waarvan algemeen dekkingsmiddel
2.212
De begroting is meerjarig in evenwicht Opvallend is de hoge incidentele omzet in 2021 ten opzichte van het meerjarige beeld. Voor de offerte en subsidietaken geldt dat het bodemsaneringsprogramma Spoed en Nazorg in 2020 en 2021 een piek heeft. Daarbij gaat het vooral om uitvoerende werkzaamheden die OZHZ uitbesteedt aan externe partijen. Opmerkelijk is de hoge incidentele component van de jaarprogramma's Deels heeft dit te maken met de economische conjunctuur, zoals het aantal vergunningaanvragen bouw. Deels is er ook sprake van structurele taken die worden gedekt door incidentele financiering. Ook zijn de kentallen voor de afhandeling van bouwvergunningen toe aan herijking. OZHZ gaat voor de zomer 2021 in gesprek met de desbetreffende opdrachtgevers inzake een gezonde verhouding tussen het structurele en incidentele budget, op grond van het werkaanbod. Dat brengt OZHZ ook beter in staat om een robuuste organisatie op te bouwen rondom de kerntaken. 16
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
2.
Baten
Inwonerbijdrage (€ 2,2 mln.) De inwonerbijdrage is een lumpsumbudget, te zien als een algemeen dekkingsmiddel. De inwonerbijdrage heeft een omvang van € 2,21 mln. Vanuit de inwonerbijdrage worden gedekt: •
Kosten voor instandhouding van het bestuur en bedrijfsvoering van de dienst (€ 1,3 mln.);
•
De taken en werkzaamheden van inspecteurs, vergunningverleners en adviseurs, die indirect ten goede komen aan alle opdrachtgevers en producten, zoals relatiebeheer, kwaliteitszorg, rapportages, etc. (€ 726.000);
•
De regionale uitvoering van de wachtdienst (€ 186.000).
Wettelijke taken (€ 20,3 mln.) De wettelijke taken Milieu omvatten producten en prestaties, die per kwartaal op voorschotbasis bij de opdrachtgevers (gemeenten en provincie) in rekening worden gebracht. Het regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vormt daarbij het bestuurlijke vastgestelde kader. Jaarlijks vindt nacalculatie plaats aan de hand van de geleverde prestaties. De wettelijke taken Bouw- en Woningtoezicht worden eveneens op voorschotbasis bij de opdrachtgevers in rekening gebracht. Het betreft de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht en Molenlanden 1. De omzetraming is gebaseerd op de meerjarige doorwerking van de jaarprogramma's. Bijlage 1 bevat het overzicht van de jaarprogramma's per opdrachtgever. In 2021 is sprake van een hoge incidentele omzet in de jaarprogramma's (€ 1,5 mln). Deze heeft voornamelijk betrekking op bouwtaken, bodemtaken en het regionale programma energiebesparing. Onzeker is het effect van de overgang van de taken van de Wbb van provincie naar gemeenten. Vooralsnog wordt uitgegaan van een budget neutrale overheveling. Offerte en subsidietaken (€ 2,9 mln.) Opdrachtgevers verstrekken op basis van een offerte of programma een opdracht voor een specifiek advies of onderzoek. Daarnaast ontvangt OZHZ subsidiebijdragen of kan er sprake zijn van detachering van personeel.
In de raming is tevens rekening gehouden met BRIKS 2-taken die worden uitgevoerd voor de provincie Zuid-Holland en de DCMR. Afrekening van de offerte- en subsidietaken vindt plaats op basis van gerealiseerde uren of een vaste opdrachtsom. De offerte en subsidietaken zijn in 2020 en 2021 relatief hoog door incidentele opdrachten van de provincie voor het saneren van lood in speeltuinen.
1
Het betreft enkel de uitvoering van toezicht bouw
2
Vergunningverlening en toezicht met betrekking tot bouwen, reclame, inrit, kappen en slopen 17
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
3.
Lasten
Personeelskosten (€ 20,2 mln.) De personeelskosten zijn gebaseerd op de vaste formatie (€ 18,7 mln.) en de flexibele capaciteit (€ 1,5 mln.) van OZHZ. De salarislasten zijn berekend op basis van de werkelijke loonkosten. Daarbij is rekening gehouden met schaalfrictie, individuele rechten, pensionering en cao-wijzigingen. De personeelskosten dalen in 2022 fors (-/- € 1,9 mln.) ten opzichte van 2021 omdat in 2022 minder personeel wordt ingehuurd. Dit houdt verband met het wegvallen van de incidentele omzet. Een gezonde verhouding tussen het structurele en incidentele budget brengt OZHZ beter in staat om een robuuste organisatie op te bouwen rondom de kerntaken. Met de huidige omzetverhouding moet een groot deel van de capaciteit worden ingehuurd. Naast hogere uitvoeringskosten door hoge inhuurtarieven en meer overdrachtsmomenten, belemmert dit de opbouw van lokale kennis. Kapitaallasten (€ 419.000) OZHZ deed investeringen in ICT-voorzieningen en het huidige kantoorpand. De afschrijvingen zijn aangepast aan de verwachte investeringen. In 2021 en 2022 pleegt OZHZ extra investeringen voor het nieuwe werkconcept. Het betreft het meubilair (€ 50.000), aanpassingen in het gebouw (€ 315.000) en ICT devices (€ 350.000). Dekking vindt plaats door vrijval van huidige kapitaallasten, en lagere facilitaire kosten. Daarnaast vervangt OZHZ twee vaartuigen.
In totaal gaat het om een investering van circa € 1,9 mln. Bij de overdracht van het materieel van PZH naar OZHZ in 2011, zijn afspraken gemaakt over de financiële dekking van de vervanging van de vloot. De extra kapitaallasten worden gedekt door een extra bijdrage uit het jaarprogramma PZH. De exploitatielasten worden gedekt uit het materieel budget PZH. Per saldo heeft de vervanging van de vloot een neutraal effect op de exploitatie OZHZ. Voor meer informatie wordt verwezen naar de paragraaf "onderhoud kapitaalgoederen". Ondersteuning SCD (€ 1,9 mln.) OZHZ is voor de periode van 1 april 2014 tot 1 april 2022 een dienstverleningscontract aangegaan met het SCD inzake de ICT (€ 1,5 mln.) en personele en overige dienstverlening (€ 372.000.). De overige dienstverlening omvat dienstverleningscontracten hoofdzakelijk op het gebied van inkoop advies, het JKC en de inkoop van verzekeringen. OZHZ is geen frictiekostenvergoeding verschuldigd indien het contract niet wordt gecontinueerd. Het SCD heeft schriftelijk bevestigd dat de ICT-dienstverlening ook na 1 april 2022 en zonder extra kosten (anders dan de gebruikelijke indexering) doorloopt tot 1 juni 2023, mocht het niet tot een nieuw contract komen.
Voor beide trajecten geldt dat het SCD voor 1 juni 2021 offerte zal uitbrengen, waarbij de offerte voor de ICT-dienstverlening mede zal zijn gebaseerd op een Europese aanbesteding op basis van 'ICT Verandert'. Voor meer informatie wordt verwezen naar de paragraaf "Bedrijfsvoering".
18
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
Huisvesting (€ 524.000) OZHZ is gevestigd in het pand Post120 in Dordrecht. De huurkosten worden doorbelast door de verhuurder op basis van de getekende huurovereenkomst. De huisvestingskosten zijn opgebouwd uit de kale huurprijs en servicekosten en worden jaarlijks geïndexeerd. In de begroting is nog geen rekening gehouden met eventuele tussentijdse aanpassingen van het huurcontract naar aanleiding van het nieuwe werkconcept. Het huidige huurcontract heeft een looptijd tot en met 2025. Overige bedrijfskosten (€ 1,3 mln.) De overige bedrijfslasten betreffen onder meer, print- en drukkosten, bedrijfsgezondheidszorg, kwaliteitszorg, externe advieskosten en telefoonkosten. De grootste onderdelen binnen deze begrotingspost zijn de softwarelicenties (€ 458.000), facilitaire kosten (€ 112.000), telefonie (€ 77.000), verzekeringspremies (€ 76.000), leaseauto's (€ 71.000) en externe expertise (€ 41.000). Opgemerkt wordt dat de kosten vanaf 2023 fors lager zijn dan in 2021 en 2022 het geval is. De incidentele kosten in 2021 hebben betrekking op: •
De implementatie van Squit XO (€ 160.000). De kosten worden gedekt uit een onttrekkingen uit de bestemmingsreserve digitalisering;
•
De projectkosten voor de invoering van het nieuwe werk concept (€ 150.000);
•
De opschoning van het archief (€ 200.000)
•
De reparatie van een vaartuig (€ 70.000). De kosten worden gedekt uit een onttrekking aan de reserve materieel budget PZH.
Additionele productkosten (€ 1,4 mln.) Binnen deze begrotingspost zijn de additionele productkosten verantwoord voor de taakuitvoering van OZHZ. Daarbij gaat het om kosten die worden gemaakt door OZHZ en vervolgens een op een worden doorbelast aan de opdrachtgevers. Tegenover de additionele productiekosten staat dus een overeenkomstige omzet. Ook het materiële budget van de provincie Zuid-Holland voor het uitvoeren van de provinciale taken is binnen deze begrotingspost verantwoord. Opgemerkt wordt dat de kosten in 2022 fors lager zijn dan in 2021 het geval is (-/- € 0,4 mln.). De additionele productiekosten zijn in 2021 relatief hoog door incidentele opdrachten van de provincie voor het saneren van lood in speeltuinen en tuinen. Onvoorzien (€ 127.000) De post onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedraagt 0,5% van de totale lasten voor reservering.
Overige bijzondere posten (€ 600.000 in 2021) De reserve frictiekosten valt vrij in 2021 en zal worden uitgekeerd aan de eigenaren. Zie de toelichting bij de reserves.
19
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
4. Reserves 4.1
Bestemming onverdeeld rekeningresultaat 2020
De programmarekening 2020 sluit met een positief saldo van € 618.000. Hieronder staat het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat. Hierin is ook de eigen vermogenspositie meegenomen, met name ten aanzien van het weerstandsvermogen en de bestemmingsreserve frictiekosten ontvlechting. Op peil brengen weerstandsvermogen (€ 65.000) Uit de paragraaf weerstandsvermogen blijkt dat het weerstandsvermogen niet van voldoende omvang is om de risico's op te vangen. Een additioneel bedrag van € 65.000 is nodig. Conform de regionale afspraken wordt het bedrag vrijgemaakt uit de bestemming van het rekeningresultaat. Opschonen archief in het kader van de Archiefwet (€ 300.000) Reeds enige jaren maakt de Regionaal Archivaris kritische opmerkingen over de achterstanden die zijn ontstaan in selectie en vernietiging van dossiers. Het betreft in totaal 538 meter archief over de periode 1995-2016. Het is duidelijk dat deze inhaalslag niet zonder meer gemaakt kan worden zonder dat de reguliere archiefwerkzaamheden in het gedrang komen. Door het opschonen uit te besteden kan binnen 2 jaar de achterstand worden weggewerkt. OZHZ beschikt over een kostenopgave in de vorm van een archiefbeheerplan.
De invoering van het nieuwe werk concept (€ 200.000) De COVID-crisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Ten eerste kunnen werk en privé gemakkelijker worden gecombineerd. Ten tweede kan het kantoorpand effectiever worden benut. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie. Voor het project is een globale raming opgesteld, in de loop van 2021 worden de scenario's verder uitgewerkt. OZHZ heeft incidentele middelen nodig om hybride werken mogelijk te maken. Incidenteel zijn extra middelen nodig voor de projectorganisatie en investeringen in hardware, meubilair en aanpassing van de kantoorinrichting en daarbij behorende ontwerpkosten. Deze worden deels gedekt uit de reguliere begroting en deels vanuit de te vormen reserve. De structurele kosten worden opgevangen binnen de meerjarenbegroting. OZHZ bekijkt daarnaast welke besparingen verder mogelijk zijn. Vanaf 2025 valt ruimte vrij omdat dan het huidige inbouwpakket in Post120 is afgeschreven en het huurcontract afloopt. Retourneren eigenaren (€ 53.000) Conform regionale afspraken wordt het restant van het onverdeelde resultaat geretourneerd aan de eigenaren.
De resultaatuitkering over het boekjaar 2020 bedraagt € 53.000.
20
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
4.2
Mutaties reserves 2021-2025
Onderstaand de meerjarige mutaties van de reserves: Verloop reserves
1-1-2021
Mutatie 2021
Mutatie 2022
Mutatie 2023
Mutatie 2024
31-12-2024
Algemene reserve
981
119
4
-21
-101
981
Materieel budget PZH
185
-70
0
0
0
115
Doorontwikkeling
102
-32
0
0
0
70
Digitalisering
371
-160
-155
0
0
56
Verlofstuwmeer
110
0
0
0
0
110
Frictiekosten ontvlechting
941
-941
0
0
0
0
Regieplan Informatiegestuurd werken
268
-83
0
0
0
185
Nieuw werk concept
200
-150
-50
0
0
0
Opschonen archief
300
-100
-200
0
0
0
3.456
-1.416
-401
-21
-101
1.516
Totaal Bedragen * € 1.000
Algemene reserve De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Door de toevoeging van € 65.000 vanuit de resultaatbestemming 2020 komt het weerstandsvermogen op het vereiste niveau. Voor de beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende risico’s wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen (Deel I, paragraaf 2.1). De mutaties in 2021 tot en met 2024 hebben betrekking op het egaliseren van het begrotingsbeeld. Per saldo zijn deze neutraal. Materieel budget PZH De reserve is bedoeld voor eventuele complexe dossiers van PZH. In 2021 wordt een bedrag van € 70.000 onttrokken. Het betreft de reparatie van een vaartuig. Doorontwikkeling De doorontwikkeling dient om OZHZ ook in cultureel opzicht klaar te stomen voor de Omgevingswet. De onttrekking in 2021 (€ 32.000) betreft extra opleidingskosten. Digitalisering OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. De onttrekking in 2021 betreft de invoering van Squit 20/20 (€ 160.000). De onttrekking in 2022 (€ 155.000) betreft de projectkosten om te voldoen aan de Wet Open Overheid. Verlofstuwmeer
21
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
OZHZ heeft nog te maken met een verlofstuwmeer. Omdat een bovengemiddelde opname van verlof leidt tot vervangende inhuur ontstaat een financieel risico. Hiervoor is een bestemmingsreserve gevormd. Vooralsnog zijn geen onttrekkingen geraamd. Frictiekosten ontvlechting De reserve is bedoeld voor improductiviteit ten gevolge van het inwerken van nieuwe medewerkers en het bevorderen van uitstroom of doorstroom naar andere functies. Beiden zijn nodig om de formatie kwalitatief en kwantitatief op orde te brengen. In 2021 is een onttrekking van € 341.000 geraamd. Het restant van de reserve valt vrij en wordt in 2021 uitgekeerd aan de eigenaren (€ 600.000). Regieplan Informatie gestuurd Werken OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Het regieplan biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Een deel van het programma Informatie Gestuurd Werken (IGW) wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. In 2021 is een onttrekking begroot van € 83.000. Nieuw werkconcept Zie de toelichting bij de resultaatbestemming (4.1). Het nieuwe werkconcept wordt geïmplementeerd vanaf 2021. Opschonen archief Zie de toelichting bij de resultaatbestemming (4.1). De achterstand in archivering wordt weggewerkt in 2021 en 2022.
22
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
IV VERPLICHTE PARAGRAFEN 1.
Inleiding
In het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat in de Programmabegroting in elk geval de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1.
Lokale heffingen;
2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
3.
Onderhoud kapitaalgoederen;
4.
Financiering;
5.
Bedrijfsvoering;
6.
Verbonden partijen;
7.
Grondbeleid.
De paragrafen “1. lokale heffingen”, “6. verbonden partijen” en “7. grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. In bijlage 2 heeft OZHZ een tabel voor de paragraaf verbonden partijen van de deelnemers opgenomen. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht.
2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.
2.1
Risicobeheersing
OZHZ is een regionaal samenwerkingsverband van gemeenten en provincie Zuid-Holland (PZH). Doel is een efficiënte en effectieve uitvoering van wettelijke taken op het gebied van milieu. Voor een aantal eigenaren voert OZHZ ook het bouw en woningtoezicht uit. Daarbij is het van belang om inzicht te hebben in de risico’s die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van de taken, de oorzaken op te sporen en passende maatregelen te treffen. De doelstellingen van het risicomanagement van OZHZ zijn: •
Meer inzicht krijgen in de (strategische) risico’s die onze organisatie loopt bij het behalen van onze doelstellingen en de afspraken die wij daarover met onze eigenaren hebben gemaakt.
•
Verminderen van het negatieve effect van risico’s in het behalen van onze doelen.
•
Het verbeteren van de interne beheersing en het borgen daarvan in onze bedrijfsprocessen.
•
Een goede onderbouwing van de berekening van ons weerstandsvermogen. 23
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
2.2
Begripsbepaling en wettelijk kader
De huidige economische ontwikkelingen versterken het belang van een goede interne financiële beheersing. Integraal risicomanagement wil zeggen dat vanuit een weloverwogen beleid systematisch risico’s worden geïdentificeerd, geanalyseerd en gekwantificeerd. Vervolgens worden er risicobeheersmaatregelen getroffen. Het structureel op orde hebben van de financiële positie van OZHZ vereist enerzijds een financieel sluitende (meerjaren)begroting gebaseerd op betrouwbare realistische ramingen. Anderzijds dient OZHZ een ruim voldoende weerstandsvermogen ratio te streven. Dit houdt in dat de organisatie altijd voldoende weerstandscapaciteit beschikbaar moet hebben om de significante resterende risico’s op te kunnen vangen die niet met risicomanagement zijn afgedekt (voortaan: kortweg resterende risico’s genoemd). Deze risico’s bepalen de benodigde weerstandscapaciteit. Daar staat de beschikbare weerstandscapaciteit tegenover. Op 24 november 2016 heeft het AB de gewijzigde financiële verordening vastgesteld, gelet op artikel 216 van de Provinciewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincie en gemeenten (BBV). Artikel 10 van de financiële verordening schrijft voor dat het DB eens per 4 jaar een nota weerstandsvermogen en risicomanagement aanbiedt aan het AB. Het relevante kader wordt primair gevormd door artikel 42 tot en met 44 van het BBV.
Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken, richtlijnen en antwoorden op vragen het kader verder uitgewerkt.
2.3
Relatie weerstandsvermogen en risicomanagement
OZHZ streeft een voldoende omvang van het weerstandsvermogen na. Dit houdt in dat altijd voldoende weerstandscapaciteit beschikbaar is om de financiële risico’s op te kunnen vangen die niet door het risicomanagement zijn afgedekt. Daarmee kan worden voorkomen dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te krijgen. Het weerstandsvermogen fungeert dus als buffer voor substantiële onvoorziene financiële tegenvallers. Hoe groot die buffer op dat moment moet zijn, is dynamisch en dus afhankelijk van de resterende risico’s dat de organisatie op dat (rapport)moment loopt. Risico’s kunnen door getroffen beheersmaatregelen in het kader van risicomanagement worden afgedekt. De niet afgedekte risico’s worden zo veel mogelijk financieel gewaardeerd (uitgedrukt in kans x financiële impact) en gerelateerd aan een benodigde weerstandscapaciteit. De beschikbare weerstandscapaciteit kent structurele en incidentele componenten die direct of latent beschikbaar (kunnen) zijn. Onder de resterende risico’s in het kader van de benodigde weerstandscapaciteit worden verstaan: de risico’s die: •
Niet (voldoende) zijn of kunnen worden afgedekt door beheersmaatregelen (AO/IC, bedrijfsmatige sturing etc.) of overige activiteiten (verzekering, voorzieningen etc.) in het kader van risicomanagement;
•
Niet of nauwelijks beïnvloedbaar zijn en hoofdzakelijk tot de externe risico’s behoren;
•
Voornamelijk een incidenteel karakter hebben en dus niet behoren tot de reguliere terugkerende risico’s;
•
Een positief of negatief effect kunnen hebben op de doelen of de financiële positie;
•
Waarvan de omvang onzeker is en niet redelijkerwijs goed te kwantificeren is;
•
•
In relatie tot de financiële positie van materiële betekenis zijn; Zich in het verantwoordings-/begrotingsjaar (moment van rapportage) of 3 jaren daarna kunnen voordoen. 24
Ont werp Prog ram m abegrotin g 2022 vastgesteld DB 1 4 a pril 20 21
2.4
Benodigde weerstandscapaciteit OZHZ
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en het budget onvoorzien. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Het risicoprofiel OZHZ bevat per risico: -
Een algemene omschrijving;
-
Het effect;
-
De impact;
-
De waarschijnlijkheid;
-
De financiële bandbreedte van het risico;
-
De beheersmaatregelen;
-
De benodigde weerstandscapaciteit.
Op grond van het risicoprofiel wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. Vooralsnog is uitgegaan van de risico-inventarisatie zoals deze ook is opgenomen in de jaarrekening 2020.
Categorie 1 Wettelijke taken
Omschrijving risico
Effect
Impact
Kans
Beheersmaatregel
Bezuiniging
Schaalnadeel
Groot
Medium
Frictiekostenregeling
Financieel restrisico
Benodigde weerstandcapaciteit
449
224
Regionaal Uitvoeringsniveau Flexibele schil Tarifiëring 2 Overige omzet (offerte en subsidie)
Bezuiniging
Schaalnadeel
Medium
Hoog
Flexibele schil
328
246
3 Onderhanden werk
Afboeking projecten
Exploitatieverlies
Klein
Medium
Periodieke analyse OHW
89
44
4 Ziekteverzuim
Hoger dan norm (5%)
Exploitatieverlies
Groot
Medium
Verzuimbeleid
531
265
5 Omgevingswet
Omzetdaling
Schaalnadeel
Groot
pm
Frictieregeling
pm
pm
Separaat wetgevingstraject 6 Tarieven inhuur
Overspannen arbeidsmarkt
Kostenverhoging
Totaal benodigd weerstandsvermogen
Groot
Hoog
Marktplaatsprocedure
424
318 1.099
Bedragen x € 1.000
Waarschijnlijkheid Zeer hoog
Kans > 75%
Hoog
Kans > 50% en < 75%