Notitie Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen.pdf

Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen Inleiding Het traject om te komen tot een toekomstbestendige huisvesting voor de VO-scholen in Papendrecht loopt al enkele jaren. Het betreft een groot project met een groot financieel en maatschappelijk belang, waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn. Momenteel wordt gewerkt aan een haalbaarheidsonderzoek. Naar aanleiding daarvan worden keuzes en kaders van de raad gevraagd. Het gaat dan om: de financiën, een nauwkeurige omschrijving van wat er gedaan moet worden, voor welke kwaliteit kiezen, de fasering van het project. Hoewel de raad kan rekenen op een helder proces en op tijd van de juiste informatie voorzien zal worden, is de constatering dat veel van de informatie complex en technisch van aard is, zeker voor wat betreft de financiële aspecten. Op de momenten dat de raad financiële kaders moet aangeven voor de korte en de lange termijn (de financiering tijdens de bouw, de meerjarenbegrotingen, resterende beleids- en investeringsruimte) is de steun van externe deskundigen gewenst. Uitgangspunten De raad heeft de behoefte te benadrukken dat de volgende uitgangspunten zijn besproken en gelden voor dit besluit: - De advisering aan de Raad is onafhankelijk - Dit traject sluit aan bij de planning van de routekaart. - De deskundige gaat uit van de informatie die door het college aan de Raad wordt verschaft.

- De ingehuurde deskundige heeft contact met de ambtelijke projectgroep indien noodzakelijk en er extra informatie nodig is. Voorstel Voor kennisvergroting van het (financieel) management van het bouwproces verwachten wij dat door een deskundige onderwijshuisvesting (financiën, bouwen en projectrisico’s) het volgende geleverd kan worden:  Geef in een beeldvormende startbijeenkomst een toelichting aan de gemeenteraad over het verloop van complexe ontwikkel- en bouwprocessen. Hoe verlopen deze processen doorgaans, wat zijn de kritische momenten in het proces waarin de gemeenteraad kan sturen op het financiële eindresultaat, op welke wijze kunnen (financiële) risico's optimaal worden beheerst en welke eisen stelt dat aan de procesvoering. Hierbij worden de beschikbare documenten, zoals routekaart en gemeentelijke visie betrokken en kunnen aandachtspunten meegegeven worden voor het vervolg. 

Het is van belang te weten waar de raad straks ja of neen tegen zegt. Een deskundige kan bij de twee hier onder genoemde momenten de raad hierbij bijstaan door het gehele (financiële) verhaal toe te lichten voordat de raad een beslissing neemt. Vooralsnog gaan wij er van uit dat de raad een besluit zal nemen en voorbereidings- of uitvoeringskredieten beschikbaar zal stellen bij (eerst voorbereidings- en later uitvoeringskrediet) o Het haalbaarheidsonderzoek  akkoord o.m. fasering, ontwerpen binnen kaders o Het definitief ontwerp  akkoord aanbesteden Deze extra begeleiding door een extern deskundige heeft als doel de raad te informeren (kennis verhogen), de voorstellen van het college te beoordelen en de Raad daarover te adviseren. Deze extra begeleiding heeft betrekking op de hoogte van de raming van de investeringskosten, de risico's voor de komende fasen en de wijze waarop de risico's kunnen worden beheerst.

Vervolg In de werkgroep is besloten om separaat van de door het college gecontracteerde adviseurs een opdracht te verstrekken voor deze begeleiding. We verzoeken de griffie om in overleg met de werkgroep een offerte traject te starten en een bureau te selecteren. De werkgroep, bestaande uit Martin Verweij, Rens van Hal, José van der Tak en Pieter-Jan den Dekker zal meedenken in de opdrachtformulering en bureau selectie. Naar aanleiding van de startbijeenkomst zijn er nog aanscherpingen van de opdracht mogelijk in de commissie Samenleving.