memo reactie college voornemen extern advies.pdf

MEMO aan cc van Beh. bijlagen datum betreft

Griffie College M. van Dijk / A.Nienkemper 23/12/2020 Reactie op memo inzake externe advisering raad dossier huisvesting vo

Geachte griffier, beste Cecile,

Zoals gevraagd, ontvang je hier de reactie van het College op de notitie "Notitie ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen" die is opgesteld op verzoek van de fractievoorzitters. Onderstaande reactie is afgestemd in het college en wij stellen het op prijs dat deze integraal wordt betrokken bij de afweging van de gemeenteraad in haar beraadslaging van januari 2021. U formuleert het voorstel als volgt: "Voor het (financieel) management van het bouwproces door een deskundige onderwijshuisvesting stellen wij de volgende taakomschrijving voor: 1. Geef in een beeldvormende startbijeenkomst een toelichting aan de gemeenteraad over het verloop van complexe ontwikkel- en bouwprocessen. Hoe verlopen deze processen doorgaans, wat zijn de kritische momenten in het proces waarin de gemeenteraad kan sturen op het financiële eindresultaat, op welke wijze kunnen financiële risico's optimaal worden beheerst en welke eisen stelt dat aan de procesvoering. Hierbij worden de beschikbare documenten, zoals routekaart en gemeentelijke visie betrokken en kunnen aandachtspunten meegegeven worden voor het vervolg. 2. Lever een second opinion op de momenten dat de gemeenteraad besluiten moet nemen.

Vooralsnog gaan wij er van uit dat de gemeente een besluit zal nemen en voorbereidings- of uitvoeringskredieten beschikbaar zal stellen bij (eerst voorbereidings- en later uitvoeringskrediet) o Het haalbaarheidsonderzoek: akkoord o.m. fasering, ontwerpen binnen kaders o Het definitief ontwerp: akkoord aanbesteden Deze second opinions hebben als doel de raad te informeren (kennis verhogen), de voorstellen te toetsen en de raad daarover te adviseren. De second opinions hebben betrekking op de hoogte van de raming van de investeringskosten, de risico's voor de komende fasen en de wijze waarop de risico's kunnen worden beheerst. Voor de deskundige voor de financiële impact voor de gemeentelijke (meerjaren)begroting stellen wij de volgende taakomschrijving voor: 3. Breng op basis van het haalbaarheidsonderzoek de financiële consequenties voor de gemeentebegroting voor de komende 20 jaar in beeld in samenhang met overige benodigde investeringen zoals in maatschappelijk vastgoed en/of kapitaalgoederen, aanpassingen POschoolgebouwen en aardgasvrij 2050 4. Actualiseer deze consequenties op het moment dat zich grote wijzigingen in het bedrag voor de investeringskosten voordoen." U heeft het memo aan zowel ons voorgelegd met het verzoek om een "feitencheck" te doen. Als wij met het voorgaande in gedachten uw memo bekijken, dan vallen een paar dingen op.

Inleiding In oktober 2020 heeft uw raad akkoord gegeven op het uitvoeren van het haarbaarheidsonderzoek. Dit proces is inmiddels gestart en vergt vanwege de omvang veel van de ambtelijke organisatie. De voorgestelde werkwijze en de scope van het onderzoek zijn beschreven in een startnotitie die aansluitend is gedeeld met de raad. Daarbij zijn verschillende afspraken gemaakt om uw raad tijdens het proces te betrekken. Wij spraken met u het volgende af: - De wethouder informeert uw raad mondeling indien hiertoe aanleiding is. - Alle relevante stukken worden bij de griffie ter inzage gelegd. - In maart/april zal een presentatie over de voortgang worden gehouden. - Er zal een externe second opinion worden uitgevoerd op de financiële paragraaf. Wij constateren dat het op deze wijze achteraf en tussentijds wijzigen van uw betrokkenheid impact heeft op de werkwijze en de wijze waarop wij met elkaar afspraken maken. Dat heeft een aantal gevolgen: - Uw vraagstelling ten aanzien van financiële ondersteuning is breed geformuleerd. In praktische zin zou dit betekenen dat het gehele proces tijdens de uitvoering geaudit zal worden door uw adviseur. In een complex project als het onderhavige vraagt dit een forse inzet van de door uw gewenste adviseurs én een forse extra inzet van de ambtelijke organisatie. Daarnaast kan het parallel lopen van deze trajecten tot verwarring leiden.

Wij vinden een dergelijke audit tijdens het proces vergaand, arbeidsintensief en roloverstijgend - Wij hebben toegezegd dat er een second opinion wordt gevraagd op de financiële paragraaf van de haalbaarheidsstudie. Aanvullend financieel advies leidt tot hogere kosten. - Het aantrekken en inwerken van twee extern adviseurs zal de nodige tijd kosten. Deze werkwijze kan het onderzoek vertragen. - Het betrekken en op de juiste wijze informeren van de extern adviseurs vraagt extra ambtelijk inzet. Ook dit kan leiden tot vertraging. Daarnaast leidt uw vraagstelling tot de volgende opmerkingen: - U zoekt twee verschillende deskundigen. Het gewenste profiel van deze adviseurs en de wijze waarop zij gaan samenwerken is onduidelijk. - Ook de volgtijdelijkheid is niet beschreven. Het is daarmee niet duidelijk of u zoekt naar langdurige ondersteuning of een eindadvies. - De vraag ten aanzien van de financiële consequenties voor de begroting is te breed geformuleerd. Het is niet mogelijk om de samenhang met investeringen in maatschappelijk vastgoed en/of kapitaalgoederen in beeld te brengen. Hiervoor ontbreekt het beleidsmatig kader. - Het huidige IHP loopt tot 2022 en in de loop van komend jaar kan de actualisering hiervan opgepakt worden. Inzicht in aanpassingen aan PO-schoolgebouwen voor de komende 20 jaar kan daarom nu niet gegeven worden.

- Het is onduidelijk met wat u bedoelt met "aardgasvrij 2050". De kosten van de energietransitie zijn op dit ogenblik onbekend. - Het onderhandelingstraject met de scholen over de financiële aspecten leent zich in principe niet voor openbaarmaking. De vertrouwelijkheid van de te beoordelen gegevens is een belangrijk aandachtspunt. Resultaat Het college wil met u een zorgvuldig proces doorlopen. Want zoals de portefeuillehouder aangaf, zal de uitvoering van het project een langere looptijd hebben en meerdere raadsperioden duren. Daarom wordt u bij elke stap betrokken. Het memo wat u heeft geschreven laat zien dat u de keuzes die u moet maken als raad serieus neemt en dat u daar de maximale hoeveelheid informatie voor wilt verzamelen. Om u meer comfort te bieden bij het besluitvormingsproces in deze projectfase doen wij de volgende suggesties: 1. Om uw raad goed te betrekken kan een klankbordgroep worden ingericht. Deze klankbordgroep wordt met regelmaat bijgepraat over actuele ontwikkelingen en kan inzicht krijgen in vertrouwelijke stukken en verslagen. De klankbordgroep krijgt zo beter inzicht in de afwegingen die worden gemaakt.

2. De haalbaarheidsstudie wordt extern financieel getoetst door een gespecialiseerd deskundige. Deze second opinion is reeds toegezegd en wij hebben hier inmiddels een offerteaanvraag voor in voorbereiding. 3. Het houden van een presentatie waarin ervaringen met vergelijkbare projecten worden gedeeld, kan een goed middel zijn om gevoel te krijgen bij het proces dat de komende jaren doorlopen zal worden. Elk project is uniek en kent een eigen dynamiek. Er wordt daarom door de projectleider en het te benoemen adviesbureau dat de haalbaarheidsstudie maakt een presentatie in de raad gehouden. Vooraf zal de inhoud van de presentatie afgestemd worden met de agendacommissie. In ieder geval zal de presentatie inzicht geven in algemene ervaringen met de ontwikkeling van onderwijshuisvesting, zal het in Papendrecht te doorlopen traject op hoofdlijnen worden geschetst en wordt inzicht gegeven in de stand van zaken.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouder van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

A.J. Moerkerke