Memo participatietraject strategische visie gemeente Papendrecht.pdf
Tekst van het document
Memo participatietraject strategische visie gemeente Papendrecht (27 november 2024)
Inleiding Op 13 november hebben wij ons plan van aanpak voor het opstellen van een strategische visie voor de gemeente Papendrecht, de Raadswerkgroep Strategische Visie, gepresenteerd. Naar aanleiding hiervan heeft de Raadswerkgroep Strategische Visie een aanvullende vraag gesteld over de wijze waarop het participatietraject wordt vormgegeven. Concreet is gevraagd om meer inzicht in de mogelijkheden bij het vormgeven van het participatietraject, met daarbij aandacht voor de rolverdeling KokxDeVoogd – Gemeente Papendrecht. Tevens zijn hierin mogelijkheden voor besparing van externe kosten opgenomen: minder uitvoering door KokxDeVoogd, meer uitvoering door de ambtelijke organisatie van de gemeente.
Drie scenario’s voor het participatietraject Om bovenstaande vraag te beantwoorden werken wij drie scenario’s uit, waarbij wij nader ingaan op de taakverdeling KokxDeVoogd – gemeente Papendrecht.
Scenario 1: Basisscenario – huidige aanpak Het basisscenario is het scenario zoals toegelicht in de offerte Ontwikkeling strategische visie gemeente Papendrecht. Toepassing
Participatiemethode
Taakverdeling
participatie Stap 3-
Interviews met stakeholders
KokxDeVoogd
Gemeente Papendrecht
Analysefase
(ondernemersverenigingen,
Voorbereiden en afnemen interviews
Aanleveren contactpersonen
wooncorporaties etc.) Totaal 25 interviews. Stap 8 -
Afhankelijk keuze raad. Uitgangspunt: het
Het begeleiden van de raad in het maken van
De operationele uitvoering van het
Eindfase
(online en offline) ophalen van brede input
keuzes omtrent participatie.
participatieplan, o.a.:
uit de samenleving, met enquêtes en
-Plaatsen artikel op gemeentepagina
vragenlijsten.
Het opstellen van een participatieplan met
-Opstellen en plaatsen van persberichten met
Verspreiding via social media,
o.a.: het ontwikkelen van de te verspreiden
verwijzing naar de vragenlijst;
persberichten, gemeentepagina, posters
vragenlijsten (zo mogelijk toegespitst op
-Opstellen van posters en flyers, en
en flyers, verspreiding vragenlijsten op
specifieke doelgroepen), concrete
verspreiding hiervan in de gemeente
sportclubs, flyeren op de weekmarkt,
handvatten voor de wijze van verspreiding,
(supermarkten, instellingen);
organisatie participatie laaggeletterden.
concrete handvatten voor consultatie
-Flyeren op weekmarkt Papendrecht
specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld het
-Verspreiden vragenlijsten op scholen.
werken met ‘beelden’ voor laaggeletterden), het ondersteunen in het organiseren van bijeenkomsten met specifieke doelgroepen, het analyseren en verwerken van de resultaten en de presentatie van resultaten aan de raad. De rol van de raad ziet op: -
Het leveren van input voor de interviews in de analysefase;
-
Het maken van keuzes voor het in te zetten participatietraject in de eindfase;
-
Het beoordelen van de uitkomsten van het participatietraject;
De rol van het college/ambtelijke organisatie ziet op: -
Het college en de ambtelijke organisatie zijn respondent in de interviews in de analysefase;
-
Leveren van input in de slotbijeenkomst waar ook de opbrengsten van het participatietraject besproken worden.
Pagina 2 van 8
Optie besparingsmogelijkheid (minder uitvoering KDV, meer uitvoering door ambtelijke organisatie in stap 8): -
Ontwikkelen van de vragenlijsten of andere participatie/consultatiemethoden (bijvoorbeeld het ontwikkelen van de enquête) door de ambtelijke organisatie;
-
Ordenen en analyseren van de met de vragenlijsten opgehaalde informatie door de ambtelijke organisatie.
-
Het concreet organiseren van bijeenkomsten (bijvoorbeeld gespreksronde met specifieke doelgroepen, zoals laaggeletterden en jongeren).
Pagina 3 van 8
Scenario 2 – verbreding participatie in analysefase (stap 3) In dit scenario vindt in de analysefase (stap 3) een verbrede vorm van participatie plaats. Dit naast de interviews die plaatsvinden met stakeholders in deze fase. Dit is tevens een significante afwijking van de voorgestelde participatiemethode in de offerte met als gevolg een verzwaring van de te verrichten werkzaamheden. Toepassing
Participatiemethode
Taakverdeling
participatie Stap 3 -
Interviews met stakeholders
KokxDeVoogd
Gemeente Papendrecht
Analysefase
(ondernemersverenigingen, wooncorporaties etc.)
Voorbereiden en afnemen
Aanleveren contactpersonen.
Totaal 25 interviews.
interviews. De operationele uitvoering van het
Daarnaast: breed ophalen van input uit de
Het begeleiden van de raad in
participatieplan, o.a.:
samenleving voor wat betreft actuele
het maken van keuzes omtrent
-Plaatsen artikel op gemeentepagina
maatschappelijke opgaven voor de gemeente
participatie.
-Opstellen en plaatsen van persberichten met
Papendrecht, bestaande knelpunten, een visie op
verwijzing naar de vragenlijst;
toekomstige opgaven en kansen en te maken
Het opstellen van een
-Opstellen van posters en flyers, en
keuzen.
participatieplan met o.a.: het
verspreiding hiervan in de gemeente
Dit door het ophalen van brede input uit de
ontwikkelen van de te
(supermarkten, instellingen);
samenleving, met enquêtes en vragenlijsten.
verspreiden vragenlijsten (zo
-Flyeren op weekmarkt Papendrecht
Verspreiding via social media, persberichten,
mogelijk toegespitst op
-Verspreiden vragenlijsten op scholen.
gemeentepagina, posters en flyers, verspreiding
specifieke doelgroepen),
vragenlijsten op sportclubs, flyeren op de
concrete handvatten voor de
weekmarkt, organisatie participatie
wijze van verspreiding, concrete
laaggeletterden.
handvatten voor consultatie specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld het werken met
Pagina 4 van 8
‘beelden’ voor laaggeletterden), het ondersteunen in het organiseren van bijeenkomsten met specifieke doelgroepen, het analyseren en verwerken van de resultaten en de presentatie van resultaten aan de raad. Stap 8 -
Afhankelijk keuze raad. Uitgangspunt: het (online en
Het begeleiden van de raad in
De operationele uitvoering van het
Eindfase
offline) ophalen van brede input uit de
het maken van keuzes omtrent
participatieplan, o.a.:
samenleving, met enquêtes en vragenlijsten.
participatie.
-Plaatsen artikel op gemeentepagina
Verspreiding via social media, persberichten,
-Opstellen en plaatsen van persberichten met
gemeentepagina, posters en flyers, verspreiding
Het opstellen van een
verwijzing naar de vragenlijst;
vragenlijsten op sportclubs, flyeren op de
participatieplan met o.a.: het
-Opstellen van posters en flyers, en
weekmarkt, organisatie participatie
ontwikkelen van de te
verspreiding hiervan in de gemeente
laaggeletterden.
verspreiden vragenlijsten (zo
(supermarkten, instellingen);
mogelijk toegespitst op
-Flyeren op weekmarkt Papendrecht
specifieke doelgroepen),
-Verspreiden vragenlijsten op scholen.
concrete handvatten voor de wijze van verspreiding, concrete handvatten voor consultatie specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld het werken met ‘beelden’ voor laaggeletterden), het ondersteunen in het organiseren van bijeenkomsten
Pagina 5 van 8
met specifieke doelgroepen, het analyseren en verwerken van de resultaten en de presentatie van resultaten aan de raad. De rol van de raad ziet op: -
Het leveren van input voor de interviews in de analysefase;
-
Het maken van keuzes voor het in te zetten participatietraject in de analysefase;
-
Het maken van keuzes voor het in te zetten participatietraject in de eindfase;
-
Het beoordelen van de uitkomsten van het participatietraject;
De rol van het college/ambtelijke organisatie ziet op: -
Het college en de ambtelijke organisatie zijn respondent in de interviews in de analysefase;
-
Leveren van input in de slotbijeenkomst waar ook de opbrengsten van het participatietraject besproken worden.
Optie besparingsmogelijkheid (minder uitvoering KDV, meer uitvoering door ambtelijke organisatie, zowel in stap 3 als in stap 8): -
Ontwikkelen van de vragenlijsten of andere participatie/consultatiemethoden (bijvoorbeeld het ontwikkelen van de enquête) door de ambtelijke organisatie;
-
Ordenen en analyseren van de met de vragenlijsten opgehaalde informatie door de ambtelijke organisatie.
-
Het concreet organiseren van bijeenkomsten (bijvoorbeeld gespreksronde met specifieke doelgroepen, zoals laaggeletterden en jongeren).
Pagina 6 van 8
Scenario 3 – verzwaren rol participatie: coproduceren In dit scenario wordt gekozen voor een andere trede op de participatieladder. Waar wij in onze offerte uit zijn gegaan van consulteren en adviseren gaat dit scenario uit van coproduceren. Dit betekent dat de raad hiermee (een deel van) de regie loslaat. De raad verbindt zich op voorhand aan de oplossingen zoals geformuleerd in het participatietraject. De participatiemethoden wijken dan ook af van de andere scenario’s. Dit is tevens een significante afwijking van de voorgestelde participatiemethode in de offerte. Het gevolg is een verzwaring van de te verrichten werkzaamheden. Toepassing
Participatiemethode
Taakverdeling
participatie Stap 3 -
Interviews met stakeholders
KokxDeVoogd
Gemeente Papendrecht
Analysefase
(ondernemersverenigingen,
Voorbereiden en afnemen interviews
Aanleveren contactpersonen
wooncorporaties etc.) Totaal 25 interviews. Stap 8 -
Afhankelijk keuze raad. Uitgangspunt: het
Het begeleiden van de raad in het maken van
De operationele uitvoering van het
Eindfase
(online en offline) ophalen van brede input
keuzes omtrent participatie.
participatieplan, o.a.:
uit de samenleving, met:
-Plaatsen artikel op gemeentepagina
-Een diversiteit aan lokale gesprekstafels
Het opstellen van een participatieplan met
-Opstellen en plaatsen van persberichten met
waarin keuzes en dilemma’s aan
o.a.: De beoogde samenstelling van de lokale
verwijzing naar de vragenlijst;
(geselecteerde groepen van) inwoners en
gesprekstafels, het samen met de raad
- De operationele organisatie van de
organisaties worden voorgelegd;
formuleren van voor te leggen
gesprekstafels;
-Enquêtes en vragenlijsten;
gesprekspunten, concrete handvatten voor
- Het verspreiden van uitnodigingen en
Verspreiding via social media,
consultatie specifieke doelgroepen
benaderen van stakeholders;
persberichten, gemeentepagina, posters
(bijvoorbeeld het werken met ‘beelden’ voor
-Opstellen van posters en flyers, en
en flyers, verspreiding vragenlijsten op
laaggeletterden), het ondersteunen in het
verspreiding hiervan in de gemeente
sportclubs, flyeren op de weekmarkt,
organiseren van bijeenkomsten met
(supermarkten, instellingen);
organisatie participatie laaggeletterden.
specifieke doelgroepen, de wijze waarop met
-Flyeren op weekmarkt Papendrecht
de resultaten wordt omgegaan, concrete
-Verspreiden vragenlijsten op scholen. Pagina 7 van 8
handvatten voor de wijze van uitnodiging en verspreiding en de presentatie van resultaten aan de raad. De rol van de raad ziet op: -
Het leveren van input voor de interviews in de analysefase;
-
Het formuleren van concrete dilemma’s en beleidskeuzes voor het participatietraject;
-
Het bepalen van de eigen positie t.o.v. de uitkomsten van het participatietraject;
-
Het uitspreken van een gezamenlijk commitment aan de uitkomsten van het participatietraject;
-
Het formuleren van duidelijke kaders in relatie tot de trede van ‘coproductie’;
-
Het beoordelen van de uitkomsten van het participatietraject;
De rol van het college/ambtelijke organisatie ziet op: -
Het college en de ambtelijke organisatie zijn respondent in de interviews in de analysefase;
-
Leveren van input in de slotbijeenkomst waar ook de opbrengsten van het participatietraject besproken worden.
Optie besparingsmogelijkheid : -
Ontwikkelen van de vragenlijsten of andere participatie/consultatiemethoden (bijvoorbeeld het ontwikkelen van de enquête) door de ambtelijke organisatie;
-
Ordenen en analyseren van de opgehaalde informatie door de ambtelijke organisatie.
-
Het concreet organiseren van bijeenkomsten (in het kader van de gespreksronde met specifieke doelgroepen, zoals laaggeletterden en jongeren).
Pagina 8 van 8