JUISTE 20210218 RV Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen GETEKEND.pdf

Gemeenteraad Papendrecht Voorstel

Vergadering van 18 februari 2021

Openbaar

Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen Bevoegde portefeuillehouder:

Gevraagd besluit

1. Instemmen met bijgaande notitie 'Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen' 2. De griffie opdracht geven samen met de werkgroep uitvoering te geven aan deze notitie

Inhoud Inleiding Het traject om te komen tot een toekomstbestendige huisvesting voor de VO-scholen in Papendrecht loopt al enkele jaren. Het betreft een groot project met een groot financieel en maatschappelijk belang, waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn. Momenteel wordt gewerkt aan een haalbaarheidsonderzoek. Naar aanleiding daarvan worden keuzes en kaders van de raad gevraagd. Het gaat dan om: de financiën, een nauwkeurige omschrijving van wat er gedaan moet worden, voor welke kwaliteit kiezen, de fasering van het project. Hoewel de raad kan rekenen op een helder proces en op tijd van de juiste informatie voorzien zal worden, is de constatering dat veel van de informatie complex en technisch van aard is, zeker voor wat betreft de financiële aspecten. Op de momenten dat de raad financiële kaders moet aangeven voor de korte en de lange termijn (de financiering tijdens de bouw, de meerjarenbegrotingen, resterende beleids- en investeringsruimte) is de steun van externe deskundigen gewenst. Deze notitie beschrijft de wijze waarop hier invulling aan gegeven zou kunnen worden. De notitie is naar aanleiding van de behandeling van een eerdere notitie in de commissie ABZ van 11 januari jl.

in samenspraak opgesteld door een werkgroep uit de raad, bestaande uit de heren Verweij (PAB), Van der Tak (OP), Van Hal (D66) en Den Dekker (CU), Beoogd effect Komen tot goede ondersteuning van de raad in het traject Huisvesting VO-scholen Argumenten De notitie is opgesteld op verzoek van de fractievoorzitters en met input uit de commissie ABZ. Kanttekeningen n.v.t. Financiën De kosten van de externe begeleiding passen naar verwachting binnen het budget van de raad t.b.v. externe advisering. Uitvoering De griffie zal de uitvoering van de stappen in de notitie organiseren in samenspraak met de werkgroep.

Communicatie & participatie n.v.t. Duurzaamheid & ecologie n.v.t. ICT n.v.t. Alle relevante stukken zijn voor u ter inzage gelegd.

Griffier

Bijlagen 1. Notitie Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen.docx

2/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Datum: donderdag 18 februari 2021

De raad van de gemeente Papendrecht, gelezen het voorstel van 1 februari 2021,

besluit: 1. Instemmen met bijgaande notitie 'Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen' 2. De griffie opdracht geven samen met de werkgroep uitvoering te geven aan deze notitie

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van donderdag 18 februari 2021,

3/4

Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen Inleiding

Het traject om te komen tot een toekomstbestendige huisvesting voor de VO-scholen in Papendrecht loopt al enkele jaren. Het betreft een groot project met een groot financieel en maatschappelijk belang, waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn. Momenteel wordt gewerkt aan een haalbaarheidsonderzoek. Naar aanleiding daarvan worden keuzes en kaders van de raad gevraagd. Het gaat dan om: de financiën, een nauwkeurige omschrijving van wat er gedaan moet worden, voor welke kwaliteit kiezen, de fasering van het project. Hoewel de raad kan rekenen op een helder proces en op tijd van de juiste informatie voorzien zal worden, is de constatering dat veel van de informatie complex en technisch van aard is, zeker voor wat betreft de financiële aspecten. Op de momenten dat de raad financiële kaders moet aangeven voor de korte en de lange termijn (de financiering tijdens de bouw, de meerjarenbegrotingen, resterende beleids- en investeringsruimte) is de steun van externe deskundigen gewenst. Uitgangspunten De raad heeft de behoefte te benadrukken dat de volgende uitgangspunten zijn besproken en gelden voor dit besluit: De advisering aan de Raad is onafhankelijk Dit traject sluit aan bij de planning van de routekaart. De deskundige gaat uit van de informatie die door het college aan de Raad wordt verschaft.

De ingehuurde deskundige heeft contact met de ambtelijke projectgroep indien noodzakelijk en er extra informatie nodig is.

Voorstel

Voor kennisvergroting van het (financieel) management van het bouwproces verwachten wij dat door een deskundige onderwijshuisvesting (financiën, bouwen en projectrisico’s) het volgende geleverd kan worden: • Geef in een beeldvormende startbijeenkomst een toelichting aan de gemeenteraad over het verloop van complexe ontwikkel- en bouwprocessen. Hoe verlopen deze processen doorgaans, wat zijn de kritische momenten in het proces waarin de gemeenteraad kan sturen op het financiële eindresultaat, op welke wijze kunnen (financiële) risico's optimaal worden beheerst en welke eisen stelt dat aan de procesvoering. Hierbij worden de beschikbare documenten, zoals routekaart en gemeentelijke visie betrokken en kunnen aandachtspunten meegegeven worden voor het vervolg. •

Het is van belang te weten waar de raad straks ja of neen tegen zegt. Een deskundige kan bij de twee hier onder genoemde momenten de raad hierbij bijstaan door het gehele (financiële) verhaal toe te lichten voordat de raad een beslissing neemt. Vooralsnog gaan wij er van uit dat de raad een besluit zal nemen en voorbereidings- of uitvoeringskredieten beschikbaar zal stellen bij (eerst voorbereidings- en later uitvoeringskrediet) o Het haalbaarheidsonderzoek  akkoord o.m. fasering, ontwerpen binnen kaders o Het definitief ontwerp  akkoord aanbesteden Deze extra begeleiding door een extern deskundige heeft als doel de raad te informeren (kennis verhogen), de voorstellen van het college te beoordelen en de Raad daarover te adviseren. Deze extra begeleiding heeft betrekking op de hoogte van de raming van de investeringskosten, de risico's voor de komende fasen en de wijze waarop de risico's kunnen worden beheerst.

Vervolg

In de werkgroep is besloten om separaat van de door het college gecontracteerde adviseurs een opdracht te verstrekken voor deze begeleiding. We verzoeken de griffie om in overleg met de werkgroep een offerte traject te starten en een bureau te selecteren. De werkgroep, bestaande uit Martin Verweij, Rens van Hal, José van der Tak en Pieter-Jan den Dekker zal meedenken in de opdrachtformulering en bureau selectie. Naar aanleiding van de startbijeenkomst zijn er nog aanscherpingen van de opdracht mogelijk in de commissie Samenleving.

4/4