Jaarverslag Bureau OVL 2020 concept.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting
Jaarverslag 2020
Opgesteld door Arko Veefkind (Bureau OVL) Datum: April 2021
INHOUD 1.
INLEIDING....................................................................................................................................... 2
2. JAARVERSLAG 2020 ........................................................................................................................ 3 2.1 Strategisch beheer .................................................................................................................... 3 2.2 Operationeel beheer ................................................................................................................ 3 3. UITWERKING .................................................................................................................................. 4 3.1 Beheer ........................................................................................................................................... 4 3.1.1 Kern- en beheergegevens ....................................................................................................... 4 3.1.2 Meldingen .................................................................................................................................... 4 3.1.3 Prestaties van Januari-December 2020 ............................................................................ 5 3.1.4 Code Rood ....................................................................................................................................
6 3.1.5 Remplace ...................................................................................................................................... 6 3.2 Projecten ...................................................................................................................................... 6 4. PARAGRAFEN ................................................................................................................................. 7 4.1 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 7 4.1.1 Organisatie .................................................................................................................................. 7 4.1.2 Ontwikkelingen .......................................................................................................................... 7 4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................................... 8 4.3 Financiering ................................................................................................................................. 9 5. JAARREKENING ...............................................................................................................................
9 5.1 Verlies & Winstrekening + Balans ...................................................................................... 9 6. GRONDSLAGEN JAARREKENING .................................................................................................... 12 6.1 Algemeen .................................................................................................................................... 12 6.2 Waarderingsgrondslagen voor de balans ....................................................................... 12 6.3 Grondslagen voor de resultaatbepaling ......................................................................... 12 6.4 Niet in de balans opgenomen verplichtingen .............................................................. 13 6.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector 7.
CONTROLE VERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT ............................................... 15
8.
ONTWERP BESLUIT ....................................................................................................................... 16
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
14
Pagina 1
1. INLEIDING Voor u ligt het jaarverslag 2020 Bureau OVL. Dit verslag betreft de verantwoording van werkzaamheden voor de aangesloten gemeentes, alsmede de financiële prestaties. Vanwege de betrekkelijke plotselinge wisseling van het management zal dit jaarverslag in beknopte vorm worden aangeboden. In verband met in 2019 en 2020 veel genoemde problematiek is begin 2020 besloten met een nieuwe aannemer in zee te gaan. Op 1-5-2020 is een overeenkomst met VDV Infra BV gesloten, welke op 30-6-2021 afloopt. Vanaf 1-7-2021 zullen twee (nieuwe) aannemers in opdracht van BOVL de werkzaamheden uitvoeren. In 2019 is een start gemaakt met de voorbereidingen voor een nieuwe aanbesteding van de onderhoudswerkzaamheden (basispakket). Dit proces heeft zijn vervolg in 2020 gekregen en de verwachting is dat de aanbesteding in kwartaal 1 van 2021 op de markt komt. Bureau OVL wordt hierin begeleid door Hoebink OVL. Het financiële resultaat is afgezet tegen de begroting 2020. Het uiteindelijke resultaat is negatief. Bij de behandeling van de jaarrekening zal dit nader worden toegelicht. ALGEMEEN Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens artikel 4.3.6 van de Dienstverleningsovereenkomst.
Deze deelnemende partijen in 2020 zijn de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Krimpenerwaard (van 1-1-2020 tot 30-4-2021), Molenlanden, Papendrecht en Vijfheerenlanden. Halverwege 2020 is de gemeente Krimpenerwaard uitgetreden. Bureau OVL was ook in 2020 een beheerorganisatie, verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van de openbare verlichting voor de aangesloten gemeenten. De hoofdtaak is de uitvoering van het administratieve beheer en de centrale aansturing en regie op de uitvoeringswerkzaamheden aan de openbare verlichting middels het Basispakket. Het voorschotbedrag is in 2020 gesteld op € 8,32 per lichtobject. Vanwege het ontstane tekort zal dit voorschot moeten worden verhoogd naar € 10,- per lichtobject met als doel het ontstane tekort te dekken.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 2
2. JAARVERSLAG 2020 2.1 Strategisch beheer Het opdrachtgeverschap en budgetbeheer met betrekking tot openbare verlichting, energielevering, ATSdiensten1 en contracten met de netbeheerder zijn verantwoordelijkheden van de gemeente. Middels de afgesloten dienstverleningsovereenkomst brengen de gemeenten de volgende van de strategische beheertaken onder bij Bureau OVL in het basis dienstverleningspakket. - ATS-diensten1 - Contracten met netbeheerder - Kennis- en adviescentrum - Input leveren voor het opstellen van beleids- en beheerplannen - Contracten voor uitvoering van het onderhoud De overige strategische beheertaken zoals voornamelijk de vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies en het opstellen van beleids- en beheerplannen kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden onder gebracht op basis van regieovereenkomsten. Diensten van de netbeheerders voor de aansluiting op het openbare elektriciteitsnet, voor het transport van elektriciteit en voor de zogenaamde systeemdiensten. 2.2 Operationeel beheer Het operationeel beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds.
De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder (behoudens daar waar gemeenten in bezit zijn van een ‘eigen’ energienet). Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het gebied van Stedin te Rotterdam gesitueerd zijn en dat de lichtpunten zijn aangesloten op het net van de netbeheerder. In opdracht van de deelnemende gemeenten is de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij een marktpartij. Het deel van het operationeel beheer dat in het dienstverleningspakket is opgenomen heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: a. Beheer van alle verlichtingsobjecten b. Directievoering op werkzaamheden van de onderhoudsaannemer (Heijmans Infra BV/VDV) c. Behandeling (storings-)meldingen en schades d. Verrichten schouwen e. Administratief verwerken van revisie f. Behandelen van kleine opdrachten g. Opgave opgesteld vermogen h. Uitvoeren van de energiemonitoring i. Begeleiden van 16c activiteiten j. Coördineren van bodemgesteldheid en bodemonderzoeken
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 3
3. UITWERKING 3.1 Beheer De beheerwerkzaamheden zijn in 2020 conform de DVO uitgevoerd. 3.1.1 Kern- en beheergegevens Aantal lichtobjecten en verbruik elektriciteit: Het totaal aantal lichtobjecten bedroeg van 1-1-2020 tot 30-4-2020 60.695. Vanaf 1-5-2020 is dat door de uittreding van Krimpenerwaard 48.659 stuks. 3.1.2 Meldingen De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL. In onderstaande tabel is het aantal meldingen, verdeeld naar gemeente en onderverdeeld naar activiteit, vergeleken met de meldingen van 2019. Gemeente
Activiteit
Jaar Gorinchem
storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
Hardinxveld-Giessendam storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
2020 AprilJanQ1 April (Heijmans) December 275 520 32 73 41 54 108 160 10 45 28 28 239 438 32 168 54 81
2019 Q2
Index 2020/2019
Q3
Q4
181 38 41 81 6 14 263 26 27
101 12 29 27 5 9 92 14 15
196 21 36 29 1 12 148 14 22
314 38 44 93 20 12 247 29 44
Hendrik-Ido-Ambacht
storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
Krimpenerwaard
storingen
657
n.v.t.
454
183
374
646
kabelstoringen
34
n.v.t.
47
27
52
73
opdrachtverzoeken
106 495 45 69 235 14 32 610 96 163
n.v.t.
80 395 52 110 162 26 24 501 78 114
50 238 31 49 100 14 28 311 35 67
47 271 35 57 152 11 30 351 39 94
86 360 60 39 222 30 31 564 71 102
Molenlanden
storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
Papendrecht
storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
Vijfheerenlanden
storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken
730 169 124 321 90 49 973 335 213
1,00 0,96 0,63 1,17 1,72 1,19 0,90 2,41 1,25
0,97 1,20 0,76 0,87 1,28 0,72 0,92 1,93 1,00
Over het geheel staat de gemiddelde index op 104, hetgeen betekent een stijging van 4% van het aantal storingen.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 4
3.1.3 Prestaties van Januari-December 2020 Januari-December 2020 Papendrecht
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal
objecten aantal 6424 6424
storingen aantal 556 104 660
meldingen percentage 6,54% 1,76%
prestatie 93,46% 98,24%
objecten aantal 10303 10303
storingen aantal 1225 214 1439
meldingen percentage 9,26% 3,12%
prestatie 90,74% 96,88%
objecten aantal 7382 7382
storingen aantal 677 200 877
meldingen percentage 7,92% 2,66%
prestatie 92,08% 97,34%
objecten aantal 3338 3338
storingen aantal 268 55 323
meldingen percentage 7,13% 1,92%
prestatie 92,87% 98,08%
objecten aantal 8023 8023
storingen aantal 795 105 900
meldingen percentage 8,28% 2,74%
prestatie 91,72% 97,26%
objecten aantal 13431 13431
storingen aantal 1583 431 2014
meldingen percentage 10,64% 3,19%
prestatie 89,36% 96,81%
Molenlanden
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal HIA
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal Hveld
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal Gorinchem
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal Vijfherenlanden
Prestatie type melding Lichtmaststoring Netwerkstoring Totaal
De gemiddelde prestatiescore over 2020 bedraagt 94,6%, hetgeen betekent dat er een gemiddeld storingspercentage is van 5,4% over het geheel. Het storingspercentage lichtmasten betreft gemiddeld 8,3% en het storingspercentage netwerken betreft gemiddeld 2,6%.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 5
3.1.4 Code Rood Onderstaand een overzicht van het aantal Code Rood meldingen over 2020
Code Rood meldingen 2020 Totaal Dec Nov Oct Sep Aug Jul Jun May Apr Mar Feb Jan 0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
Over 2020 is sprake van een gemiddelde van 117 meldingen per maand. Net als in 2019 is het aantal meldingen in het vierde kwartaal veel hoger dan de rest van het jaar, namelijk 250 stuks. Er wordt wekelijks, samen met de aannemer gemonitord op de voortgang. 3.1.5 Remplace Uiteraard heeft ook openbare verlichting een bepaalde levensduur. Door veroudering kunnen vermindering van lichtopbrengst of andere kwaliteitsproblemen ontstaan. Dergelijke slijtage leidt uiteindelijk tot vervanging. Dit vergt planning en voorbereiding. Bureau OVL levert de deelnemende gemeenten een planning en begroting van de te vervangen lampen en voert vervolgens directie bij de uitvoering van de remplace door de aannemer. 3.2 Projecten Inmiddels verricht Bureau OVL voor de deelnemende gemeenten projectwerkzaamheden op het gebied van de openbare verlichting. Hierdoor kan er worden toegewerkt naar een verdere uniformiteit, wat de nodige efficiencyvoordelen met zich zal meebrengen. Het hierbij van toepassing zijnde motto is: ‘Samen waar het kan, individueel waar het moet’. In 2020 had Bureau OVL in totaal 141 projecten in behandeling. Dit zijn projecten die eerder dan 2020 zijn gestart en doorlopen in 2020, alsook projecten die in 2020 zijn gestart en afgerond, dan wel doorlopen naar 2021. De projecten zijn qua omvang en tijdsbesteding zeer divers.
Variërend van een opdracht voor het begeleiden van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij (grootschalige) vervangingsprojecten. Ook het opstellen van trajecten waarbij een beleidsplan, een beheerplan en uitvoeringsplannen worden uitgewerkt worden via projecten uitgevoerd.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 6
4. PARAGRAFEN 4.1 Bedrijfsvoering 4.1.1 Organisatie Personeel De personele bezetting bestond op 1 januari 2020 uit 3,4 fte vast personeel (vier medewerkers) en 3,2 fte aan inhuur medewerkers (vijf medewerkers). Om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen is via een uitzendbureau een medewerker ingehuurd. Het administratief storingenbeheer, databeheer en de overige administratieve werkzaamheden werden lopende het jaar uitgevoerd door een team van 4 medewerkers in vaste dienst (3,4 fte). Voor de voorbereiding van projecten en het ondergrondse beheer is één medewerker in vast dienst genomen en wordt één medewerkers ingehuurd (0,5 fte). Voor het toezicht en directievoering op projecten is een medewerker in vast dienst en wordt één medewerker ingehuurd (0,7 fte). De algemeen manager is in vaste dienst. 1 januari 2020
Aantal mdw.
Vast
Algemeen Management Team Beheer Team Projecten Totaal
Aantal 1 3 5 9
Aantal 1 2 1 4
31 december 2020
Aantal mdw.
Vast
Algemeen Management Team Beheer Team Projecten Totaal
Aantal 1 4 4 9
Aantal 1 4 2 7
Fte 1,0 2,4 3,2 6,6
Fte 1,0 3,4 3,2 7,6
Inhuur Fte 1,0 1,4 1,0 3,4
Aantal Fte 1 4 5
1,0 2,2 3,2
Inhuur Fte 1,0 3,4 2,0 6,4
Aantal Fte
2 2
1,2 1,2
Extern advies Vanwege zorgen over de bedrijfsvoering is een extern bureau in de arm genomen om de organisatie door te lichten. Het uitgebrachte rapport bracht een aantal voorstellen naar voren om op onderdelen de organisatie en de bedrijfsvoering te verbeteren. Later in 2020 is een tweede adviesbureau in de arm genomen om specifieker te kijken naar de ontwikkeling van Bureau OVL en het management te ondersteunen. De organisatie moest met nieuw elan worden heringericht, met als doel een toekomstbestendige en degelijk presterend organisatie te realiseren. 4.1.2 Ontwikkelingen Beheersysteem. In 2020 is een nieuw beheersysteem geactiveerd, te weten Moon. Gemeente Krimpenerwaard De gemeente Krimpenerwaard heeft besloten de Gemeenschappelijke Regeling per 1 mei 2020 te verlaten. Dat is geëffectueerd en de uittredingsvergoeding is betaald. Heijmans Sinds medio 2020 is aanvang gemaakt met de afhandeling van de samenwerking met Heijmans. Op 31-122020 stond nog een fors aantal dossiers open. De verwachting is dat de dossiers in kwartaal 1 van 2021 afgerond kunnen worden.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 7
4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bureau OVL is gestart zonder eigen vermogen. Bij de oprichting is geen startkapitaal van de deelnemende gemeenten gevraagd. De beschikbare weerstandscapaciteit van Bureau OVL betreft voorlopig het budget voor onvoorziene uitgaven ad € 4.000. Voor een uitvoerende organisatie zonder vastgoed met een beperkte en flexibele personele capaciteit is dit niet bezwaarlijk. Een deel van het negatieve resultaat zal worden gecompenseerd vanuit de bestemmingsreserve. Toelichting per onderdeel a. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit; De weerstandscapaciteit is in 2020 sterk gereduceerd. Dit heeft alles te maken met het negatieve resultaat van € 126.750,-. Een deel van dit tekort kan worden gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve, zijnde een bedrag van € 24.578,-. Om de weerstandscapaciteit op niveau te houden is aan de aangesloten gemeentes gevraagd het overblijvende tekort van € 102.172,- naar rato van het aantal lichtmasten te compenseren. Daartoe is in maart 2021 een verzoek uitgegaan naar de gemeentes. Voor meer specifieke cijfers kan worden verwezen naar jaarrekening 2020, zoals deze in dit verslag is opgenomen. b. Inventarisatie van de risico's; 1. Indien het ontstane tekort niet wordt gecompenseerd is de weerstandspositie zwak te noemen en kan BOVL niet veel tegenslagen meer hebben. 2.
Het risico bestaat dat, indien er in kosten moet worden gesneden, de continuïteit en de kwaliteit van het uit te voeren werk zoals dat is opgetekend in de dienstverleningsovereenkomst, onder druk komt te staan. 3. samenwerking met de huidige (tijdelijke) aannemer gaat nog steeds moeizaam; de bedrijfsvoering laat naar ons oordeel te wensen over waardoor er te lange lijsten met openstaande werkzaamheden zijn. Met als gevolg ontevreden gemeentes. c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's; Risico’s dienen beperkt te worden. De gevraagde werkzaamheden worden uitgevoerd conform de afspraken zoals die in de DVO zijn vastgelegd. Indien er werkzaamheden buiten de DVO moeten worden uitgevoerd, zullen deze werkzaamheden separaat worden doorberekend. Ook is het beleid gericht op het sturen op de verwachte financiële resultaten zoals die in de programmabegroting staan opgetekend. In 2020 is er een substantiële stijging van de kosten, veroorzaakt door onverwachte, eenmalige kosten. Nu blijkt in 2020 dat het resultaat een fors tekort laat zien, is aan de aangesloten gemeentes gevraagd het tekort te compenseren zodat het weerstandsvermogen weer op het gewenste niveau komt. d. Kengetallen voor: 1. netto schuldquote; niet van toepassing 2. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; niet van toepassing e.
solvabiliteitsratio; op 31-12-2020 is de SEV € 14.416,- / € 286.517,- = 5,0%. In 2019 was dit nog 45,2%. Dit geeft aan dat compensatie van het negatieve resultaat essentieel is. Indien de gevraagde € 102.172,- wordt bijgedragen wordt de solvabiliteit 40,7%. f. grondexploitatie; niet van toepassing g. structurele exploitatieruimte; betreft ((baten -/- lasten) + (toevoeging aan reserves -/- onttrekking aan reserves)) / totale baten x 100% = ((€ 746.893 -/- 873.643) + € 12.298) / € 746.893 = -15,3%. h. belastingcapaciteit; niet van toepassing
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 8
4.3 Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen (waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet) en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 9 januari 2012 is het financieringsstatuut vastgesteld. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van € 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van vaste geldleningen is het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde. 5. JAARREKENING 5.1 Verlies & Winstrekening + Balans Het resultaat over 2020 wordt afgesloten met een negatief resultaat van € 126.750,-.
Dit wordt veroorzaakt door diverse factoren; de opbrengsten zijn in 2020 14,7% lager dan in 2019, terwijl de kosten 3% lager zijn dan in 2019. Er is dus een oorzaak aan te wijzen in de mindere opbrengsten, vooral veroorzaakt door het uittreden van de gemeente Krimpenerwaard. De algemene kosten zijn verdubbeld, mede veroorzaakt door het inhuren van een adviesbureau. Vanaf 1-5-2020 is de gemeente Krimpenerwaard uitgetreden, hier is een uittredingsvergoeding voor betaald. De personeelslasten zijn met 7% gestegen. Al met al zijn de totale kosten iets gedaald, echter de fors lagere inkomsten zijn de echte oorzaak van het tekort. Aan de aangesloten gemeentes zal worden gevraagd het ontstane tekort naar rato te compenseren in de vorm van aanpassing van het voorschot. Hiertoe zal een Raadsinformatiebrief worden opgesteld. Van de genoemde jaaromzet van € 746.893,- is € 272.548,- gerealiseerd in het zogenaamde Pluspakket (Projecten).
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 9
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Staat van baten en lasten over 2020 Realisatie 2020 €
Begroting 2020 €
Realisatie 2019 €
een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; een overzicht van de kosten van overhead; het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting, en het bedrag voor onvoorzien; b. saldo algemene dekkingsmiddelen, overhead, vpb en onvoorzien;
746.893 683.206 63.687 190.437 -190.437
725.471 574.945 150.526 150.526 -150.526
897.677 754.296 143.381 131.083 -131.083
c. het geraamde totaal saldo van baten en lasten, volgend uit a en b; d. de beoogde toevoeging en onttrekking aan reserves per programma
-126.750 -
-
12.298 -
e. het geraamde resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.
-126.750
-
12.298
Resultaat 2020 In resultaat opgenomen dekking uit reserves
-126.750 -
Mutatie vermogen 2020
-126.750
Baten dienstverleningsovereenkomst en projecten Lasten dienstverleningsovereenkomst en projecten a. Saldo programma
Jaarverslag 2020
Totaal
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 10
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM
Balans per 31 december 2020
31-12-2020 €
31-12-2019 €
20.505
5.922
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen
169.694
165.242
Liquide middelen
96.006
141.142
Overlopende activa
312
70
286.517
312.376
53.000 -126.750
53.000 12.298
47.000 22.666 14.000 4.500
47.000 10.368 14.000 4.500
14.416
141.166
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
150.224
96.350
Overlopende passiva
121.877
74.860
286.517
312.376
ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Vlottende activa
PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Bestemmingsreserves: Interne financiering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Handboek Installatieverantwoordelijkheid Intern onderzoek bedrijfsvoering
Vlottende passiva
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 11
6. GRONDSLAGEN JAARREKENING 6.1 Algemeen Het boekjaar loopt van 1 januari 2020 tot 31 december 2020. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. De structuur van de jaarrekening sluit aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is ten opzichte van de afgelopen jaren gewijzigd naar aanleiding van de recente wijzigingen conform de hernieuwde BBV-standaarden. Bureau OVL heeft één programma, twee producten en een vrij uitgebreide financiële begroting. Bij het opstellen van de jaarrekening zijn onder meer de realisatiecijfers van 2020 gebruikt. Een bijlage als genoemd in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Hoofdstuk 1, artikel 7 lid 3c met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld ontbreekt in de jaarrekening, omdat Bureau OVL in één taakveld opereert. Tevens ontbreekt in het programmaplan de koppeling naar de beleidsindicatoren. Bureau OVL is namelijk niet makkelijk in te passen in één van de voorgeschreven taakvelden welke het ministerie BZK aangeeft. De beste match heeft de GR met het taakveld verkeer en vervoer. Ten aanzien van het taakveld verkeer en vervoer zijn de hierbij aangegeven beleidsindicatoren niet van toepassing op de werkzaamheden welke de GR uitvoert.
Derhalve zijn geen beleidsindicatoren opgenomen, maar is hiermee wel een korte uiteenzetting gemaakt omtrent het taakveld. 6.2 Waarderingsgrondslagen voor de balans Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Er wordt een ondergrens van € 5.000 gehanteerd. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur waarbij rekening gehouden wordt gehouden met een eventuele restwaarde. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn als volgt: - Huurdersinvesteringen: 20% per jaar; - Kantoorautomatisering en beheerpakket: 20% per jaar; - Kantoorinrichting: 20% per jaar. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Indien van toepassing is voor verwachte oninbaarheid een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschane inningskansen.
6.3 Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar worden opgenomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 12
6.4 Niet in de balans opgenomen verplichtingen Vennootschapsbelastingplicht vanaf 2016 Sinds 1 januari 2016 is de Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen van kracht. Wij zijn in overleg getreden met de belastingdienst en hebben met succes een beroep gedaan op objectvrijstelling samenwerkingsverbandvrijstelling. Dit betekent dat wij niet aangifteplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Bureau Openbare verlichting is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waar aan 7 gemeenten deelnemen. Zij hebben hun overheidstaak op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare verlichting in de GR samengebracht. Die activiteit is voor alle deelnemende gemeenten identiek en wordt aangeboden tegen kostprijs. De kostprijs wordt uitgedrukt in een tarief per lichtmast en naar evenredigheid van het aantal masten aan de betreffende gemeente in rekening gebracht. We spreken hierbij over "het basispakket". Daarnaast is het mogelijk dat gemeenten diensten afnemen op het gebied van ontwerp en directievoering bij projecten voor openbare verlichting. Bijvoorbeeld uitbreidingsplannen of vervangingsplannen. Die diensten worden op regiebasis uitgevoerd tegen een vast tarief per activiteit. We spreken her over "het pluspakket".
Door de invoering van de Wet modernisering vennootschapsbelasting overheidsondernemingen heeft het bestuur van de GR in november 2015 een verdienmodel opgesteld. Hierin is beschreven op welke wijze administratie wordt gevoerd om tot een objectieve en transparante resultaatbepaling van de twee diensten te komen. De directe kosten worden daarbij direct toegerekend aan de diensten op de beschreven wijze. Voor de indirecte kosten hebben wij een standpunt ingenomen van toerekening. De indirecte kosten worden geadministreerd onder het basispakket. Het pluspakket draagt bij aan het totaal van de indirecte kosten door een opslag van 12% van de omzet van het pluspakket. Op deze wijze wordt een bestendige en objectieve gedragslijn toegepast. Huurverplichting ter grootte van ongeveer € 22.000 per jaar.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 13
6.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur [en overige topfunctionarissen] over het jaar 2020 is als volgt: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling W.E. Knip Functie (functienaam) In dienst vanaf (datum begin functievervulling) In dienst tot en met (datum einde functievervulling) (Fictieve) dienstbetrekking? Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte) Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
Bestuurder/Algemeen Manager 1/feb./14 heden Ja 100% 88.228 15.379 103.607 201.000
Vergelijkende cijfers 2019 (Fictieve) dienstbetrekking? Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte) Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris
Ja 100% 88.220 14.553 102.773
Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
194.000
Toelichting Het bezoldigingsmaximum voor de heer Knip bedraagt € 194.000. Dit maximum wordt niet overschreden. Het bijbehorende bezoldigingsmaximum voor de voorzitter van het Algemeen en Dagelijks bestuur bedraagt € 29.100 en voor de overige leden van het Algemeen en Dagelijks bestuur € 19.400. Deze maxima worden niet overschreden daar het bestuur haar werkzaamheden onbezoldigd heeft verricht.
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 14
7. CONTROLE VERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 15
8. ONTWERP BESLUIT AB Bureau OVL : Agendapunt : Nummer : Onderwerp:
23 juni 2021 2020/………..
Jaarstukken 2020
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting besluit: - De jaarstukken 2020 met een nadelig resultaat van € 126.750,- vast te stellen; -
Het nadelig resultaat 2020 als volgt te bestemmen: * Uit bestemmingsreserve onttrekken Resultaat 2020 Verlies naar rato aantal lichtmasten door te berekenen aan de deelnemers
€ 24.578,€- 102.173,€ 102.173,-
Toelichting bestemmingsreserve bedrijfsvoering: a. Het huidige bestek loopt af op 1 mei 2020. Daar het huidige bestek niet verlengd zal worden, zal een nieuw bestek en aanbesteding voorbereid worden. b. Er is besloten in 2020 extra hardware aan te schaffen om buiten kantoor te kunnen werken voor zowel beheer als bij de controle bij projecten. Aldus besloten in de Algemeen Bestuursvergadering, gehouden op 23 juni 2021
Jaarverslag 2020
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 16