GEMEENTE PAPENDRECHT informatievoorziening gemeenteraad 250605 MH250605.pdf

Waar staan we?

INFORMATIEVOORZIENING GEMEENTERAAD

beeldvormende vergadering d.d. 5 juni 2025 GRIFFIE(R)

AGENDA •

GemeenteOplossingen (GO) a.

Structuur / opbouw GO

b.

Thema’s

c.

Stand van zaken afhandeling moties

d.

Stand van zaken afhandeling toezeggingen

e.

Raadsinstrumentarium

•

Termijnagenda raad -> Thorbecke?

•

Introductieprogramma (duo-)raadsleden

•

Dagmail

•

Handboek raadsleden gemeente Papendrecht

•

…..

2

DAGMAIL 1.

Ingekomen stukken

2.

Beantwoording artikel 40 vragen

3.

Beantwoording technische vragen

2.

Aankondiging vergaderingen en bijeenkomsten

3.

Openbare besluitenlijst B&W

4.

Berichten m.b.t. behandeling raadsvoorstellen

5.

Praktische zaken vanuit de Griffie

6.

Persberichten

7.

Nieuwsbrieven

8.

…..

lees de dagmail elke dag! 3

TERMIJNAGENDA RAAD 1.

Concept agenda voor de komende 6 -12 maanden

2.

Input: a.

Gemeenteraad / fracties / raadsleden

b.

College(leden)

c.

Ambtelijke organisatie

d.

Lokale en regionale samenleving / externen

3.

Griffie coordineert en bereidt voor

4.

Agendacommissie neemt voorlopig besluit

5.

‘Termijnagenda raad’ is geen ‘Strategische agenda’!

6.

‘Termijnagenda raad’ is geen concernplanning!

willen we deze breder publiceren? hoe? 4

1.

Concept agenda voor de komende 6 -12 maanden

2.

Input: a.

Gemeenteraad / fracties / raadsleden

b.

College(leden)

c.

Ambtelijke organisatie

d.

Lokale en regionale samenleving / externen

3.

Griffie coordineert en bereidt voor

4.

Agendacommissie neemt voorlopig besluit

5.

‘Termijnagenda raad’ is geen ‘Strategische agenda’!

6.

‘Termijnagenda raad’ is geen concernplanning!

5

INTRODUCTIE EN -INWERKPROGRAMMA RAAD 1/2 1.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden raad(sleden)

2.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden griffie

3.

Gereedschapskist raad

4.

Regelingen

5.

Bestuurlijk besluitvormingsproces / Papendrechts bestuursmodel

6.

Integriteit

7.

Geheimhouding

8.

Regionale samenwerking

9.

Opgavegericht werken en de rol van de raad / Strategische visie

10. Financien voor raadsleden 11. De ambtelijke organisatie

6

INTRODUCTIE EN -INWERKPROGRAMMA RAAD 2/2 12. Stage lopen in het gemeentehuis 13. Vergaderschema 2026 14. Omgangsvormen in de lokale politiek 15. De ervaringen van raadsleden na 1 jaar 16. Training debatteren 17. Voorzitterspool en -training 18. Majeure projecten 19. Raadsinformatiesysteem / digitale systemen 20. Periodiek overleg burgemeester - griffier - nieuwe raadsleden

1. 2. 3.

De thema’s van het introductieprogramma worden gegeven op basis van inschrijving. De ervaring leert dat het geven van een eenmalige presentatie, toelichting en/of training onvoldoende is. Vooral voor nieuwe raadsleden is pas de echte betekenis van een onderwerp na een jaar duidelijk. Het introductieprogramma vraagt dan ook om niet te volstaan met een eenmalige actie, maar om een verspreiding over de gehele bestuursperiode. De praktijk leert dat onderdelen van het programma niet alleen relevant zijn voor nieuwe raadsleden, maar ook voor al functionerende raadsleden. 7

GEMEENTEOPLOSSINGEN (GO)

1. Raadsinformatie 2. Raadsinstrumenten 3. Archivering

8

GEMEENTEOPLOSSINGEN (GO) 1. Raadsinformatie

1.

Vergaderingen aanmaken / opvoeren

2.

Agenda’s vergaderingen publiceren

3.

Vergaderingen opnemen / terugkijken

4.

Raad ‘wie is wie’

5.

Kalender (met ook andere dan raadsbijeenkomsten)

6.

Nieuwsberichten

7.

Themadossiers

8.

Documenten

9.

Raadsinstrument ‘Moties’ (zie dagmail voor gebruik)

9

GEMEENTEOPLOSSINGEN (GO) 2. Raadsinstrumenten

1. Moties (vanaf 1 september 2025 inclusief voortgang) 2. Amendementen (vanaf 1 september 2025 inclusief voortgang) 3. Toezeggingen (vanaf 1 september 2025 inclusief voortgang)

GO wordt dus de enige tool voor de raad (geen Thorbecke, geen Teams, geen Ibabs)

10

GEMEENTEOPLOSSINGEN (GO) 3. Archivering

a. Alles vanaf medio 2024 komt in GO (toezeggingen, moties, overige relevante zaken) b. Vanaf 2025 in GO voorzien van 'stoplicht' / statusvermelding c. Alles van een eerdere datum, opvragen bij Griffie (daar is zo weinig vraag naar, dat omzetten vanuit oude tool naar nieuwe tool het geld en de inzet niet waard is)

11

AFSCHEID VAN HET RIS? vergaderproces vs besluitvormingsproces

‘Het RIS is de grootste gemeentelijke bibliotheek, maar na een aardbeving’ 12

VRAGEN ?