D21. 20240711 RIB informatiehuishouding 2023.pdf

Aan de gemeenteraad

datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer onderwerp

11 juli 2024 L. Tak 2024-0067800 14078 Informatiehuishouding 2023

Geachte mevrouw, heer, In maart 2024 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst. In bijgaande brief aan de provincie wordt een reactie geformuleerd op genoemde punten. De reactie kan tevens beschouwd worden als de verantwoording over de zorg van de archiefbescheiden, conform artikel 3 van de Archiefverordening.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel

regionaal archief dord recht Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Gemeente Papendrecht t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 11 3350 AA Papendrecht

Regionaal Archief Dordrecht Hof 6 3311XG DORDRECHT

T 078 770 53 27 www.regionaalarchiefdordrecht.nl

Contactpersoon R. Lassche

T 06 5198 3344 E r.lassche@dordrecht.nl

Datum 27-03-2024 Ons kenmerk 2023-0159311 Uw kenmerk Bijlage(n) Jaarverslag over 2023 Betreft Jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2023

Geacht college, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht.

U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland.

Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

De gemeentearchivaris van Papendrecht, voor deze, k7 Lassche Archiefinspecteur.

Pagina 1/1

regionaal archief dord recht Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Papendrecht

over 2023

Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC,

gemeentelijk archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Papendrecht, drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht 27-03-2024

1. Inleiding

Conform artikel 2 van de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht brengt de ge­ meentearchivaris jaarlijks verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de infor­ matiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient hier­ omtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. 2. Algemene informatieschets

Op maandag, 19 juni 2023 heeft de gemeente met de archiefinspectie een oriënterend ge­ sprek gevoerd aangaande de ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht. De aanleiding om een gesprek te voeren was gelegen in de organisatorische verschuiving die heeft plaatsgevonden doordat het Servicecentrum Drecht­ steden (SCD) is opgeheven en de Servicegemeente Dordrecht (SGD) in het leven is geroe­ pen. Concreet krijgt de gemeente Papendrecht in deze constellatie een hogere mate van au­ tonomie voor wat betreft de uitvoering van de taken die voorheen waren belegd bij het SCD. 2.1 Uitbreiding gesprekspartners Voor het afstemmen van de belangen die de informatiehuishouding van de gemeente raken is het team Facilitaire Zaken steeds het eerste aanspreekpunt geweest voor de informatie­ professionals van het SCD en voor ondergetekende. Omdat men zich in Papendrecht ter­ dege realiseert dat in toenemende mate ICT en automatisering een rol speelt in dit vakge­ bied, is sinds kort ook de teamleider Informatiemanagement aangehaakt als gesprekspart­ ner.

2.2 Toekomstvisie De gemeente Papendrecht heeft de intentie om ook in de toekomst gebruik te blijven ma­ ken van de diensten die de SGD op het gebied van de informatiehuishouding levert. De ge­ meente Papendrecht ziet er een voordeel in dat alle specialistische kennis van dat vakge­ bied voor alle Drechtsteden gebundeld is op één plek. 2.3 InProces versus taakapplicaties Binnen de gemeente heeft het zaaksysteem InProces een slechte reputatie. Het systeem wordt als gebruiksonvriendelijk ervaren en het wordt wellicht door nogal wat medewerkers omzeild. In plaats daarvan worden taakapplicaties en (gemeenschappelijke) schijflocaties gebruikt voor de opslag en het beheer van de informatie. Deze situatie baart het manage­ ment van de gemeente zorgen. Zij realiseert zich dat er daardoor steeds minder grip en zicht is op het geheel van informatielandschap. In die situatie wil de gemeente zo spoedig mogelijk verandering aanbrengen. Op dit moment wordt er veel informatie opgeslagen en bewaard op onduidelijke locaties terwijl de informatie conform de privacywetgeving vernie­ tigd moet worden. Daarnaast loopt de gemeente het risico besluiten te nemen op basis van onvolledige dossiers, omdat de informatie gefragmenteerd is opgeslagen. Het project 'ICT beweegt' dat in 2023 vanuit de SGD is gestart, moet verbetering gaan brengen in deze situ­ atie.

2.4 Onderzoek samenstelling informatielandschap De gemeente ziet de noodzaak om alle taakapplicaties en schijflocaties waar informatie is opgeslagen in kaart te brengen. De informatie moet vervolgens gekoppeld worden aan een specifiek gemeentelijk werkproces, zodat de context van de informatie inzichtelijk wordt en de bewaartermijn ervan kan worden vastgesteld. Deze ambitie deelt de gemeente Papend­ recht met de SGD. De SGD heeft voor het oplossen van de problematiek echter een tamelijk lange tijdspanne van acht jaar uitgezet. De gemeente Papendrecht onderzoekt nu in hoe­ verre zij deze termijn acceptabel vindt en gaat hierover vervolgens in gesprek met de SGD.

2

2.5 Vervolg Om de gemeente bij te staan in de visievorming rond de informatiehuishouding is vanuit de archiefinspectie aangeboden om mee te denken. De specifieke belangen die behartigd moe­ ten worden vanuit de archiefwet- en regelgeving blijven daarmee goed geborgd. Ook kan vanuit de archiefinspectie een bemiddelende rol gespeeld worden in de contacten tussen beide organisaties. De archiefinspectie stelt in dat kader voor om periodiek (zo vaak als no­ dig) overleg in te plannen zodat de stand van zaken hieromtrent voor iedereen helder is en blijft. 3. Aanbevelingen 2023

1. De gemeente dient te onderzoeken in hoeverre de technische configuratie van haar audio- en videotulen afgestemd is op de eisen die daaraan worden gesteld vanuit het e-depot. (Zie 4.1)

2. Het is noodzakelijk dat de applicatie MOOR gaat voldoen aan de checklist die aansluit bij de norm NEN-ISO 16175. Dit is een norm waarmee de softwarematige functiona­ liteiten ten behoeve van het informatiebeheer van een applicatie beoordeeld kunnen worden. (Zie 4.2) 3. De gemeente dient een beluit te nemen aangaande het verbeteren van de archief­ ruimte aan de Markt 22 zodat deze voldoet aan de Archiefregeling. (Zie 4.4) 4. Toezicht en advies

4.1 Inspectie dossierkwaüteit gemeenteraadsgriffie Reeds in 2022 is de kwaliteit van de analoge dossiers van de gemeenteraad onderzocht1. In 2023 is een vergelijkbare inspectie uitgevoerd in de overige Drechtsteden. Deze inspectie omvatte echter tevens de beoordeling van de kwaliteit van de audio- en videotulen. In dat kader heeft in 2023 de archiefinspectie een aanvullend onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de audio- en videotulen van de gemeente Papendrecht. De uitkomsten van dat onder­ zoek wijken niet af van de overige Drechtsteden. De belangrijkste aanbevelingen is om te onderzoeken wat de technische aard is van de audio- en videotulen met het oog op de digi­ tale duurzaamheid van het materiaal. Deze bestanden moeten op termijn worden overge­ bracht naar het e-depot van het Regionaal Archief Dordrecht. Om dat te realiseren moet de technische configuratie van de bestanden afgestemd zijn op de eisen die de e-depotomgeving daaraan stelt. 4.2 Advies gebruik archiefmoduie MOOR kabels en leidingen Op 7 juli 2023 is vanuit de SGD mondeling advies ingewonnen bij de archiefinspectie aan­ gaande de risico's op het gebied van de informatiehuishouding in relatie tot het gebruik van de applicatie MOOR2.

Deze applicatie wordt reeds enige tijd ingezet door alle gemeenten in de Drechtsteden om het beheer en de locaties van kabels en leidingen op het gemeentelijk grondgebied te regelen. Uit de daaruit voortvloeiende analyse van de archiefinspectie en de aangeleverde informatie is naar voren gekomen dat een tweetal functionaliteiten nog niet voldoen. Deze zijn hieronder beschreven. 1. De applicatie voldoet nog niet aan de MDTO MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. De eis vanuit de Drechtsteden is dat de weergave en export van elk informatieobject dat 10 jaar of

' Mozaiek: 2630794 2 Mozaiek: 2650693

3

langer bewaard moet worden minimaal is voorzien van volledige en actuele metage­ gevens zoals voorgeschreven in deze norm. MOOR voldoet nog niet aan deze stan­ daard. Het voldoen aan de MDTO is van belang om de mate van interoperabiliteit met andere systemen te bevorderen en om het mogelijk te maken de data in de toe­ komst te migreren naar een andere applicatie of - in voorkomende gevallen - naar een e-depot. 2. De export van informatieobjecten voldoet aan een open standaardformaat (eis)

De bestandsformaten die binnen MOOR worden ondersteund zijn: doe, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, eml, msg, emlx, jpg, jpeg, png, gif, pdf, txt, csv, html, htm, dwg, dgn, dwfx, dxf. Veel formaten hiervan zijn een 'open formaat' (of standaard geaccep­ teerd formaat, voorkeursformaat). Naast deze bestandsformaten kunnen binnen de applicatie bestanden opgenomen worden die geen open standaardformaat hebben. Omdat de informatie over de ligging van kabels en leidingen doorgaans een lange bewaartermijn heeft, kan daardoor de digitale duurzaamheid van de bestanden op termijn in het geding komen. Dit risico treedt op zodra de bestandsformaten niet meer ondersteund worden doordat de software niet meer in gebruik is.

4.3 Advies reisdocumentkaarten Op 3 maart 2023 werd door de gemeente Papendrecht advies ingewonnen over de archiveringsmethodiek van 'reisdocumentkaarten'5 3. Nadat de archiefinspectie zich een concreet beeld had gevormd van het begrip 'reisdocumentkaart', is hierover dezelfde dag per e-mail een advies uitgebracht aan team Dienstverlening en Facilitaire zaken te Papendrecht.

4.4 Advies archiefruimte Reeds in 2015 is door de archiefinspectie een advies uitgebracht aangaande de verbeterpunten die gerealiseerd moeten worden in de archiefruimte aan de Markt 22 te Papendrecht om te kunnen voldoen aan de daarvoor gestelde eisen uit de Archiefregeling4. Op 1 novem­ ber 2023 werd de archiefinspectie vanuit het team Digitale Informatievoorziening (DIV) we­ derom advies gevraagd over deze kwestie. De archiefinspectie heeft in antwoord op de vraag verwezen naar het advies van 2015. 5. Jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden

Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archiefbescheiden weer. Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis. Mozaïek zaak­ nummer

Aanvraag machtiging

Machti­ ging ver­ leend

Procesver­ baal vernietiging

Archiefblok

Vernietigingsjaar

2648843

21-11-2022

1-12-2022

9-1-2024

2022

2649025

24-11-2022

1-12-2022

9-1-2024

Papendrecht analoog Papendrecht griffiedos­ siers

3 Mozaiek:2651 316 4 Mozaïek: 141 5939

4

2022

s

6. Overbrengingen

6.1 Overbrenging raadsnotuten Op grond van de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar, is op 30 mei 2023 een collec­ tie notulen van de gemeenteraad van Papendrecht uit de periode 1991-2003 overgebracht naar de archiefbewaarplaats5. Op 8 november 2023 werd de door de burgemeester van Pa­ pendrecht ondertekende verklaring van overbrenging ontvangen door de archiefinspectie. Het archiefmateriaal is voortaan voor iedereen opvraagbaar en raadpleegbaar via de studie­ zaal van het Regionaal Archief Dordrecht.

6.2 Overbrenging registers van de Burgerlijke Stand Op 19 juni 2023 zijn registers van de Burgerlijke Stand overgebracht naar de archiefbe­ waarplaats5 6. Op 6 juli 2023 werd de overbrenging formeel bekrachtigd door de zorgdrager. De registers worden op termijn door het Regionaal Archief Dordrecht gedigitaliseerd en via de website beschikbaar gesteld aan het publiek. De gemeente voldoet hiermee aan de gel­ dende overbrengingstermijn archiefbewaarplaats. 7. Rampen, calamiteiten en veiligheid ten behoeve van de archiefruimte

Een geactualiseerd calamiteitenplan van de archiefruimte is nog niet vastgesteld door de zorgdrager. Het vigerende calamiteitenplan (2014) dient als uitgangspunt voor het nieuwe exemplaar. Momenteel wordt daaraan de laatste hand gelegd. Het ligt in de planning dat het geactualiseerde plan in het eerste kwartaal van 2024 wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Aldus vastgesteld op 27-03-2024

drs. T.J. de Bruijn Gemeentearchivaris

/XA

5 Mozaiek:2651886 6 Mozaïek zaaknr:731195

5

regionaal archief dord recht

Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht

over het jaar 2023

Teun de Bruijn, gemeentearchivaris

februari 2024

Inleiding

Op grond van de Archiefverordening is de gemeentearchivaris verplicht om het Col­ lege van Burgemeester en Wethouders jaarlijks verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven. Sinds 2017 is deze verantwoording in een afzonderlijk jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht opgenomen. Dit jaarverslag wordt tevens als bijlage aan het verslag van de ge­ meentearchivaris omtrent het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding toegevoegd. Het Regionaal Archief Dordrecht is een onderdeel van het Cluster Dordrechts Mu­ seum van de gemeente Dordrecht, dat bestaat uit de cultuurorganisaties het Dor­ drechts Museum, Hof van Nederland, Huis Van Gijn en het Regionaal Archief Dor­ drecht. Het beheert onder andere de archieven van de gemeente Dordrecht, Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Hoeksche Waard, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, de voormalige gemeente Molenwaard, de voor­ malige waterschappen De Groote Waard en IJsselmonde, het voormalige Zuive­ ringsschap Hollandse Eilanden en Waarden en de meeste gemeenschappelijke re­ gelingen in Zuid-Holland Zuid.

Ook in 2023 heeft de uitvoering van de Auteurswet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming en daarmee het digitaal beschikbaar stellen van beeld en informatie via het internet weer uitgebreid op de agenda van het Nederlandse ar­ chiefwezen gestaan. Daarnaast is er veel aandacht besteed aan de invoering van de Omgevingswet (op 1 januari 2024 van kracht geworden), de Wet open overheid en de afronding van een nieuwe Archiefwet, waarin onder andere de overbrengings­ termijn teruggebracht wordt van twintig naar tien jaar. De wet zal mogelijk in 2024 in werking treden.

U

■jjrtepcntöoc'

0

L. lu.

-ft ft

Sv

............. .. -. JtM E J. KAULING„ 1

H.I.AMBMin

ZWIJNDRfCHl

RIIMMRKERK

■

In 2023 is de Collectie Louis Akkermens gedigitaliseerd. Akkermans (1905-1999) is in Rot­ terdam geboren, waar hij een opleiding aan de Kunstacademie heeft gevolgd. In de jaren 20 verhuist hij naar Dordrecht, waar hij zijn hele verdere leven als zelfstandig reclametekenaar heeft gewerkt. Naast het reclamewerk maakt hij ook ontwerpen voor ex libris en omslagen voor boeken, zoals van Kar! May en Daniël Defoe. In dit jaarverslag zijn op diverse plaatsen afbeeldingen uit deze collectie terug te vinden. 2

1.

Organisatie

In 2023 zijn we geconfronteerd met een aantal onverwachte (wereld)crises. Toch is het het eerste jaar, waarin we weer volledig zonder de beperkingen van de coronapandemie hebben kunnen werken. Gedeeltelijk thuiswerken en digitaal verga­ deren zijn echter wel een onderdeel van het nieuwe normaal geworden. Het aantal collega's dat nog full time op kantoor werkt, is tegenwoordig op één hand te tellen. Dit jaar is er aan het thema diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid en aan het formuleren van een nieuwe missie en visie van het Cluster Dordrechts Museum en het Team Archief uitgebreid aandacht besteed. In december is deze missie en visie op de website van alle locaties geplaatst. Samen bruggen bouwen voor verbeeldingskracht

Wij zijn de Dordrechts Museum Organisatie. Vier blikopeners in één: Huis Van Gijn, het Regionaal Archief Dordrecht, Hof van Nederland en het Dor­ drechts Museum zelf. We zijn net zo verschillend als onze bezoekers, maar hebben één ding gemeen: we kijken met ons hart. Of je nu voor het eerst een archief of museum bezoekt of er de deur platloopt, uit Dordrecht komt of van ver daarbuiten, een kleine portemonnee hebt of een grote; voor ons ben je net zo belangrijk als de collectie die we beheren. We zijn namelijk zoals het Dordtenaren betaamt - bruggenbouwers. Wat wil je, met al dat water om ons heen. Als oudste stad van Holland heeft Dordrecht door de eeuwen heen een schat aan verhalen verzameld. Over de Eerste Vrije Statenvergadering bijvoor­ beeld die hier gehouden werd. Het begin van de gedachte dat je vrij moet kunnen zijn om te denken wat je denkt, te geloven wat je gelooft en te zijn wie je bent. Of over de handelsroutes die in de Middeleeuwen dwars door de stad liepen, en waarmee Dordrecht niet alleen kruispunt van goederen, maar ook van culturen en ideeën werd. Dit erfgoed vormt de basis van onze organisatie. We bewaren deze collectie zorgvuldig, voor nu en voor de toe­ komst, en zorgen ervoor dat iedereen ervan kan genieten. Door bruggen te bouwen tussen vroeger en nu, tussen verschillende per­ spectieven, werelden, bezoekers, kunstenaars en meningen.

Dat doen we zorgvuldig en samen met jou. Zodat er ruimte ontstaat. Ruimte waarin je kunt verkennen, dromen, ontdekken, fantaseren. Kortom, ruimte voor ver­ beeldingskracht. Jouw verbeeldingskracht vergroten is onze drijfveer. Het opent je hart en voedt je hoofd. En met vier gebouwen vol kunst en ge­ schiedenis kunnen we je een overvloed aan veranderende denkbeelden, in­ valshoeken en ideeën bieden. We nodigen je uit in onze collectie op zoek te gaan. Te interpreteren, gren­ zen te verleggen, je te verwonderen, te laten troosten of nieuwe inzichten op te doen. Zo maken we nieuwe verhalen en voorzien we de oude van context.

Samen bouwen we bruggen, zodat jij met een frisse blik de wereld in kunt kijken. Daarnaast zijn er jaar- en teamplannen geschreven, waarin de ideeën voor 2024 aan bod komen. In 2022 is gestart met een jaarlijkse cyclus van dit soort plannen die moeten leiden tot kwartaalrapportages met de gerealiseerde doelen. 3

In januari heeft senior studiezaalmedewerker Sander van Bladel na bijna vijftien jaar besloten een overstap te maken naar het Stadsarchief in Den Bosch. Archivist Jan Willem Nieuwold is vervolgens doorgeschoven naar deze vrijgekomen functie, waardoor uiteindelijk in juli Joshuar Gomez als nieuwe archivist in dienst is getre­ den. Hij zal vooral worden belast met het actief verwerven van archieven, collecties en verhalen in samenwerking met gemeenschappen die nu ondervertegenwoordigd zijn in de archiefcollectie. 2.

Archiefinspectie en advisering

Ook in 2023 zijn de archiefinspecteurs Robin Lassche en Louis Scheuneman vele malen om advies gevraagd, zoals over hoe de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht. Bovendien is er tijdens fre­ quent regulier overleg met de afdelingen informatiebeheer van de Servicegemeente Dordrecht, de gemeente Hoeksche Waard en een aantal gemeenschappelijke rege­ lingen, zoals de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, de Dienst Gezondheid en Jeugd Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid veel aandacht besteed aan een adequaat archiefbeheer. Het monitoren van het gebruik van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem InProces in de Drechtsteden, het migreren van informatie naar vakapplicaties en het veiligstellen van emailboxen van sleutelfiguren zijn actuele onderwer­ pen gebleven. Daarnaast zijn er weer tientallen machtigingen tot vernietiging van archiefbe­ scheiden verleend.

ï I

In 2023 is een integrale archiefinspectie uitge­ voerd bij de Dienst Gezondheid en Jeugd ZuidHolland Zuid. Tevens zijn er vervolgfacetinspecties uitgevoerd naar de griffie-archieven in een aantal regiogemeenten en naar de kwaliteit en volledigheid van de digitale dossiers.

Het Regionaal Archief Dordrecht heeft in 2018 besloten om gelet op de kennis, efficiëntie en kosten nauw met het Stadsarchief Rotterdam te gaan samenwerken met de ontwikkeling van een e-depot. In 2023 zijn de eerste stappen gezet om deze samenwerking te formaliseren, zodat de gemeente Dor­ drecht het e-depot van de gemeente Rotterdam aanwijst als digitale archiefbewaar­ plaats met behoud van alle archiefwettelijke verantwoordelijkheden. Daarnaast is er gestart met het opstellen van richtlijnen voor het overbrengen van particuliere digitale archieven naar het Regionaal Archief Dordrecht, zodat die in de nabije toe­ komst aan de hand van standaarden in het e-depot kunnen worden geplaatst.

SCHEEPSLANTAARNS

In 2023 is begonnen met het opstellen van hotspotlijsten. Hotspots zijn gebeurte­ nissen die tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling veel commotie en beroering hebben losgemaakt. Voor elke gemeente afzonderlijk zal er één wor­ den opgesteld, hoewel een aantal hotspots op elke lijst zal voorkomen. Daarbij kan gedacht worden aan de zwarte pieten-discussie, de coronapandemie, de Oekraïense vluchtelingen, de energiecrisis en de verontreiniging door Chemours. Begin 2024 zullen de lijsten door de zorgdragers worden vastgesteld.

4

«

3.

Acquisitie

In 2023 is de collectie van het Regionaal Archief Dordrecht met ongeveer 75 strek­ kende meter gegroeid. Het betreft zowel overheids- als particuliere archieven uit Dordrecht en de regiogemeenten, waarmee een dienstverleningsovereenkomst is gesloten. Daarnaast zijn ook de beeldcollectie, de archiefbibliotheek en de collecties bewegend beeld en geluid met een aantal objecten aangevuld. We zijn gestart met het project Het archief vertelt... de Wereldwijven voor het vastleggen van ander­ soortige verhalen en het verwerven van egodocumenten. Dit project wordt in 2024 voortgezet.

De belangrijkste aanwinsten in 2023 staan hieronder vermeld:

Aanwinsten aan archieven Collectie van bouwvergunningen van de Gemeente Oud-Beijerland (archief 1342) Collectie Indisch Dordrecht (archief 1386) De Sportbond en haar rechtsvoorgangers (archief 1387) Jan Lighthartschool te Sliedrecht (archief 1388) Lionsclub Alblasserwaard-Tablis (archief 1389) Collectie 'Michael Winkel' (archief 1390) Nederlandse Bond van Plattelandsvrouwen, Afdeling Nieuw-Lekkerland (archief 1392) Firma Voormolen te Nieuwpoort (archief 1393) Korfbalvereniging Deetos/Snel (archief 1394) Rooms-Katholiek Kerkkoor Sint-Caecilea (archief 1395) Gymnastiekvereniging Sport Staalt Spieren te Sliedrecht (archief 1396) Aanvulling op de Handschriftenverzameling (archief 150) Aanvulling op de Gemeente Nieuw-Lekkerland, 1925 - 1990 (archief 1064) Aanvulling op de Gemeente Groot-Ammers, 1936 - 1984 (archief 1090) Aanvulling op de Collectie van bescheiden met betrekking tot de schrijver C. Buddingh' (archief 1184) Aanvulling op de Vereniging van Kerkvoogdijen in de Nederlandse Hervormde Kerk (archief 1314) Aanvulling op de Gemeente Papendrecht, 1992 - 2008 (archief 1316) Aanvullingen op de Burgerlijke Stand en Bevolking van de gemeente Dordrecht en de meeste regiogemeenten

FLORA EXTRA

?

v VITAMINE

BXTRA

VITAMINE

F

VOOR

HOND 500 GRAM NETTO

/ EN / KAT

VOOR

HOND

NV EERSTE NÊD DOGCAKESFAfiRIEK

VLEES

KAT DORDRECHT

VLEES 5

Omvangrijke aanvullingen van de archiefbibliotheek Publicaties betreffende Dordrecht en de regio Zuid-Holland Zuid (archief 489) Omvangrijke aanvullingen van de beeldcollectie Aanvulling op de Gemeentelijke Prentverzameling (archief 552) Aanvulling op de Collectie W. Meijers (archief 555) 4.

Toegankelijkheid

In 2023 is weer een aantal archieven geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt via de website. Daarnaast zijn de overheidsarchieven in een geordende en toegankelijke staat, dus met een inventaris overgebracht naar de archiefbewaar­ plaats.

Er zijn onder andere inventarissen gemaakt op:

Brouwerij 'De Sleutel' (archief 236) Stichting 'Vakantie-kinderfeesten' en haar rechtsvoorganger (archief 261) Kapittel 'La Flamboyante' (archief 1013) Gemeente Nieuw-Lekkerland, 1925 - 1990 (archief 1064, aanvulling) Collectie van bestemmingsplannen van gemeenten gelegen in de Regio Zuid-Hol­ land Zuid (archief 1233) Vereniging van Kerkvoogdijen in de Nederlandse Hervormde Kerk (archief 1314, aanvulling) Classis Dordrecht van de Protestantse Kerk in Nederland en haar rechtsvoorgangers (archief 1325) Nederlandse Hervormde Gemeente van Nieuw-Beijerland (archief 1366) De Sportbond en haar rechtsvoorgangers (archief 1387) Jan Lighthartschool te Sliedrecht (archief 1388) Lionsclub Alblasserwaard-Tablis (archief 1389) Rooms-Katholiek Kerkkoor Sint-Caecilea (archief 1395) Bovendien is het project Portretkunst in Dordrecht voortgezet en afgerond. Daar­ naast is er gestart met het beschrijven van de Bibliotheek Vriesendorp en worden de Documentatieverzameling en de Collectie Bewegend Beeld beter ontsloten. Een grote groep vrijwilligers is doorgegaan met het nader ontsluiten van de regis­ ters van de burgerlijke stand en de gezinskaarten van de gemeente Dordrecht en met de notariële akten van Dor­ drecht. Met inzet van vrijwilligers en de «Wf, commentaren van bezoekers van de beeldbank zijn weer vele afbeeldingen beschreven en daarmee beter toeganke­ lijk gemaakt.

K

5.

Restauratie en conservering

In het restauratieatelier aan de Vest is een groep vrijwilligers doorgegaan met het conserveren en (her)verpakken van archieven in zuurvrije omslagen en do­ zen. Dit jaar is weer ongeveer 100 meter archiefmateriaal opnieuw verpakt. Pa­

/

DANIËL DEPOE

€8W ‘ 6

pierrestaurator Vera van Kempen-Keijzers is met ondersteuning van Gabriella Lemkes bezig met het restaureren en opnieuw opzetten van de Gemeentelijke Prent­ verzameling. Het gaat hierbij met name om de grootformaat tekeningen, prenten en aquarellen. Behoudsmedewerker Paul Glerum heeft weer duizenden gedigitali­ seerde foto's genummerd en opgezet. Bovendien is weer een groot aantal geschon­ ken Bijbels van een passende, beschermende doos voorzien.

In het kader van conservering en digitalisering zijn in 2023 ongeveer 20.000 foto's, affiches, kaarten en prenten opgenomen, bewerkt en via de beeldbank op de web­ site beschikbaar gesteld. In 2023 heeft de papierrestaurator de uitvoering van het restauratieplan voor alle papieren objecten in de Collectie Dordrecht voortgezet. Ze is daarnaast betrokken geweest bij de inrichting van tentoonstellingen in het Dordrechts Museum en Hof van Nederland en met het gereed maken van objecten voor (internationale) uitle­ ningen. 6.

kivutn m1 de. -

'I 45'

-

i

’K NU u>tl. omku iet iad OtuiMd kunMn ïi{n. Tixld <U een „STOPEX" op datt umu dit nici BIJ ELKE GOEDE GARAGE UIT

VOORRAAD LEVERBAAR GOMCVMSCIE iDTO CEMTKALE OOftlNCIEM . TEL.

M. T. L

Archiefbewaarplaats

Door de overbrenging van overheidsarchieven die ou­ der zijn dan twintig jaar was er in de archiefdepots een tekort aan ruimte ontstaan. Met de extra ruimte die in 2019 is gerealiseerd, was de verwachting dat er tot uiterlijk 2025 depotruimte beschikbaar zou zijn. De komende jaren is er echter nog ongeveer acht strek­ kende kilometer aan overheidsarchieven te verwach­ ten. Omdat er in het nieuwe Dordthuis geen archief­ ruimte is gepland en de achterstanden in het bewer­ ken van de tienjarenblokken en bouw- en milieuver­ gunningen van de gemeente Dordrecht voortvarend worden aangepakt, is de overbrenging eerder te ver­ wachten dan gepland. Eind 2023 is er daarom een ge­ meentelijk projectteam gevormd die onderzoekt hoe en op welke termijn het Stadsdepot kan worden uit­ gebreid. Daarnaast staan de verduurzaming van het Stadsdepot met een stabiel klimaat, dat aan alle ar­ chiefwettelijke eisen voldoet prominent op de agenda. 7.

Studiezaal en dienstverlening

In het Hof is ook de studiezaal van het Regionaal Archief Dordrecht gehuisvest. Het aantal uitleningen van dossiers aan de overheidsadministraties vertoont een stij­ gende lijn. Er zijn ongeveer 3.000 vragen per mail of telefonisch binnenkomen die door de studiezaalmedewerkers binnen drie werkdagen zijn afgehandeld. Alle archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek worden geraadpleegd in de studiezaal. De digitale afbeeldingen zijn sinds eind 2014 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht kosteloos in te zien en te downloaden. In het kader van scanning on demand is een groot aantal bouwtekeningen tegen betaling gedigitali­ seerd.

Uit de bezoekaantallen blijkt dat belangstellenden in de geschiedenis van Dordrecht en de regio de studiezaal en de website goed weten te vinden. Er zijn in 2023 niet alleen ruim 8.500 stukken voor raadpleging gelicht maar ook met de archiefbus tussen het Stadsdepot en de studiezaal vervoerd. De beeldbank is dit jaar door 7

76.012 gebruikers bezocht, met in totaal 128.924 sessies van een gemiddelde tijds­ duur van 5,19 minuten en 1.852.634 paginaweergaves. Onderstaande tabellen geven een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2023 in vergelijking met die van 2019 - 2022: Bezoekcijfers van de studiezaal

2019 2020 2021 2022 2023

Bezoeken 2.819 1.601 1.250 1.694 1.833

2019 2020 2021 2022 2023

Aangevraagde stukken 10.513_____________ 7,997______________ 5.702 9.393 8.618

Bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht (via archieven.nl) Zoekacties Paginaweergaves 2019 801.833 4.285.899 2020 845.000 5.327.223 2021 1.054.675 5.517.495 2022 1.111.062 4.815.752 2023 7.331.984 2.631.899 8.

Website

In het voorjaar van 2023 is veel tijd en energie gestopt in het realiseren van een nieuwe website voor het Regionaal Archief Dordrecht die niet alleen aan alle wette­ lijke eisen voldoet maar ook gebruiksvriendelijk is en onze digitale dienstverlening verbetert. Begin juni is de website gelanceerd en tot nu toe hebben we alleen maar positieve reacties op het eindresultaat gekre­ gen. Het aantal vragen over hoe stukken aange­ vraagd moeten worden en waar iets te vinden is, is fors afgenomen. Gelijktijdig is ook de nieuwe huisstijl van het Regionaal Archief Dordrecht in alle publieksuitingen doorgevoerd. De website (exclusief de beeld­ bank) is dit jaar door 47.322 gebruikers bezocht, met in totaal 117.615 sessies van een gemiddelde tijds­ e duur van 3,11 minuten en 1.007.278 paginaweerga­ ves.

i

•1

1

£

«3CQ

In 2023 is in samenwerking met de Dordtse Academie en de Vereniging Oud-Dordrecht weer een achttal lemmata aan het Dordts Biografisch Woordenboek toegevoegd, waardoor er nu 231 zijn gepubliceerd. De Verhalen uit het archief zijn uitgebreid met de thema's 8

De Dordtse gilden en Koloniaal Dordrecht. Tevens zijn er via de sociale media, waar­ onder Facebook (2.200 volgers) en Instagram (1.083 volgers), geregeld korte ver­ halen en wetenswaardigheden gepubliceerd. Aan het eind van 2023 worden er ruim tien en een half miljoen bestanden (beschrij­ vingen en scans) als open data via de website beschikbaar gesteld. Dit betreft onder andere 34.590 boektitels, ongeveer 190.000 tekeningen, foto's en prenten, 4.456 films en 1.952.958 akten met 3.836.292 persoonsnamen. 9.

Tentoonstellingen, publicaties en educatie

Er is in 2023 twee keer door een archiefmedewerker in het Hof een Archief-wijzer gegeven, waarin in één a twee uur afwisselende onderwerpen, zoals het Kadaster en de lotgevallen van de gebroeders De Witt aan de orde zijn gekomen. De work­ shops zijn helaas matig bezocht, zodat we gaan onderzoeken hoe en waar we ze beter onder de aandacht van belangstellenden kunnen krijgen. In het kader van de Maand van de Geschiedenis is in oktober in samenwerking met Hof van Nederland en de Ver­ eniging Oud-Dordrecht de VAN Maand van de Geschiedenis ge­ TWIST organiseerd. Het thema Eureka! UIST VERH is met een stadswandeling, een pub-quiz, workshops, een histo­ TWIST VAN rische film en het tonen van NOl Df vGRAVFNDFHUDHK topstukken uit de collectie on­ 33 der de aandacht gebracht. Bo­ vendien is er op 21 oktober een Open Stadsdepot-dag georgani­ seerd die door 90 belangstellen­ uorarecn Dordrecht den is bezocht. Aan de overige activiteiten is door ongeveer 200 historisch geïnteresseerden SSL» deelgenomen. ONZE MtUWE TEKtEINtN CN MAGAZIJNEN O**UA&FLAA!$tN EN GAItAGES AAN Ot . GRAVINDtELSEDIJK LIGGEN AAN DE GEOTE VEIKEERSWEG EN AAN GROOTSCHEEPSE «IVIEB M OUDE MAAS EN ZIJN VOORZIEN VAN DUMEl SIORK, KACCOAOEMENI

VAN

te

te-

M

VARKINMARKI

sïgfl

0 Q F

Geregeld heeft er overleg plaatsgevonden met fotografe Anja de Jong over de in­ vulling van haar stadskunstenaarschap (2021-2023). Ze besteedt vooral aandacht aan de rol van het water en het klimaat in relatie tot de stad en de mens. De foto's worden opgenomen in de beeldcollectie van het Regionaal Archief Dordrecht en in 2024 gepresenteerd op een expositie.

Daarnaast is een aantal medewerkers betrokken geweest bij de totstandkoming van de tentoonstelling Dordtenaren: EUREKA! die op 7 oktober op de zolder van het Hof is geopend. Tevens is medewerking verleend aan een filmavond van de Smalfilmen Videogroep Dordrecht die door 44 enthousiaste filmliefhebbers is bezocht. De gemeentearchivaris heeft in februari een lezing gehouden voor de Vereniging OudDordrecht met als thema Elf topstukken uit het Dordtse archief. Daarnaast is hij betrokken bij de activiteiten ter viering van het 250-jarig bestaan van het Teekengenootschap Pictura in 2024.

9

Provinciale Staten van Zuid-Holland T.a.v. bureau Bestuurlijke Zaken en Toezicht Postbus 90602 2509 LP Den Haag datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

11 juli 2024 L.Tak 2024-0034319 14078 Archiefbeheer jaarverslag informatiehuishouding 2023

Geachte heer, mevrouw, In maart 2024 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. De informatiehuishouding omvat een analoog archief, een digitaal archief Mozaïek dat wordt uitgefaseerd en het huidige digitale klant-, zaak- en archiefsysteem InProces. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst aan de hand van indicatoren. Tevens worden er 3 concrete aanbevelingen genoemd. In deze brief onze reactie op die aanbevelingen, waarbij we de opzet van pagina 4 in het verslag hebben aangehouden. 4.1 Inspectie dossierkwaliteit gemeenteraadsgriffie De gemeente dient te onderzoeken in hoeverre de technische configuratie van haar audio- en videotulen afgestemd is op de eisen die daaraan worden gesteld vanuit het e-depot. Voor deze afstemming kan plaatsvinden moeten de eisen die de e-depotomgeving stelt geformuleerd zijn. Vooralsnog is de intentie om bij het e-depot Rotterdam aan te sluiten. Het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is in samenwerking met de archiefinspectie in gesprek met de Gemeente Rotterdam over deze eisen. De verwachting is dat de afstemming in 2024 kan plaatsvinden. 4.2 Advies gebruik archiefmodus MOOR kabels en leidingen Het is noodzakelijk dat de applicatie MOOR gaat voldoen aan de checklist die aansluit bij de norm NEN-ISO 16175.

Dit is een norm waarmee de softwarematige functionaliteiten ten behoeve van het informatiebeheer van een applicatie beoordeeld kunnen worden. MOOR is de applicatie die alle gemeenten in de Drechtsteden gebruiken voor de aanvragen en vergunningverlening kabels en leidingen. Inproces is het zaaksysteem. MOOR bied een archiefmodule aan waardoor archiveren in MOOR mogelijk is. Uit een kwaliteitscontrole door DIV in 2023 is geconstateerd dat de gemeente Papendrecht de aanvraag en vergunning archiveert in InProces. De informatie staat op 2 plaatsen. DIV zal in 2024 meer kwaliteitscontroles gaan doen en de resultaten bespreken met de informatiemanager. Zodat er een keuze gemaakt kan worden in welk systeem gearchiveerd gaat worden en we dit op orde kunnen krijgen. Een optie is daarin om de archiefmodule af te nemen en volledig in MOOR te archiveren. 4.3 Advies reisdocumentenkaarten Hier is geen vervolgaanbeveling op van toepassing.

4.4 Advies archiefruimte De gemeente dient een beluit te nemen aangaande het verbeteren van de archiefruimte aan de Markt 22 zodat deze voldoet aan de Archiefregeling. De gemeente Papendrecht moet een oplossing vinden om de archieven die nu in de archiefruimte van Dordrecht staan elders te plaatsen. Een optie is om aanpassingen aan de archiefruimte van Papendrecht te doen zodat deze als goedgekeurd kan worden aangemerkt. DIV is samen met de gemeente Papendrecht op zoek naar een oplossing. In 2025 wordt hier een beslissing over genomen en uitvoering aan gegeven.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel

2