D16. 20250708 RIB informatiehuishouding 2024.pdf

Provinciale Staten van Zuid-Holland T.a.v. bureau Bestuurlijke Zaken en Toezicht Postbus 90602 2509 LP Den Haag datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

8 juli 2025 L.Tak 2025-0044496 14078 Archiefbeheer jaarverslag informatiehuishouding 2024

Geachte heer, mevrouw, In maart 2025 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst aan de hand van indicatoren. In deze brief onze reactie op die aanbevelingen. Aanbevelingen 2023 en onze reactie hierop. 1. De gemeente dient te onderzoeken in hoeverre de technische configuratie van haar audio- en videotulen afgestemd is op de eisen die daaraan worden gesteld vanuit het e-depot. Het oprichten van een e-depot is in een vergevorderd stadium. De technische configuratie van de audio- en videotulen worden door het team Documentatie en Informatie Voorziening (DIV) voorgelegd bij de inrichting van het e-depot. Het Regionaal Archief Dordrecht informeert na de zomer de regiogemeenten over de keuze die er ligt met betrekking tot het e-depot. 2. Het is noodzakelijk dat de applicatie MOOR gaat voldoen aan de checklist die aansluit bij de norm NEN-ISO 16175. Dit is een norm waarmee de softwarematige functionaliteiten ten behoeve van het informatiebeheer van een applicatie beoordeeld kunnen worden. De applicatie MOOR voldoet aan de NEN-ISO 16175. Wat betreft het MDTO formaat. De MOOR applicatie biedt momenteel geen koppeling met een e-depot. Volgens de huidige selectielijst is bepaald dat kabels en leidingen vernietigbaar zijn.

De praktijk zegt dat er nooit een kabel of leiding volledig vervangen wordt. Overbrenging naar een e-depot is dus niet aan de orde. Wat wel prioriteit heeft is vernietigen. Hiervoor dient de Archiefmodule aangeschaft te worden. Aanbevelingen 2024 en onze reactie hierop. 1. De dossiervorming voor de vergunningverlening voor kabels en leidingen dient in een gecertificeerde archiefapplicatie te gebeuren. Dubbele dossiervorming is daarbij niet toegestaan. De oplossing om dubbele dossiervorming te voorkomen is de aanschaf van de Archiefmodule de zaken in InProces kunnen dan verwijderd worden door DIV. Momenteel wordt door de vak afdeling onderzocht hoe de aanschaf van de Archiefmodule het best geïmplementeerd kan worden. 2. De gemeente dient een besluit te nemen aangaande het al dan niet het aanpassen en heringebruiknemen van de archiefruimte in de kelder van het gemeente-kantoor. De gemeente Papendrecht moet een oplossing vinden om de archieven (zowel vernietigbaar als permanent te bewaren) die nu in de archiefruimte van Dordrecht staan elders te plaatsen. Een optie is om aanpassingen aan de archiefruimte van Papendrecht te doen, zodat deze als goedgekeurd kan worden aangemerkt voor het permanent te bewaren archief. DIV is samen met de gemeente Papendrecht op zoek naar een oplossing voor beide typen archief.

In 2025 wordt hier een beslissing over genomen en uitvoering aan gegeven, waarbij de vernietigbare archiefdelen van Papendrecht al wel zijn overgebracht naar de huidige archiefruimte van Papendrecht.

Onderzoek naar de kosten voor noodzakelijke aanpassingen om in de huidige archiefruimte van Papendrecht ook permanent archief te mogen bewaren is in onderzoek. Ook de optie om het permanent te bewaren archief elders, in een reeds bestaande geschikte archiefruimte onder te brengen, loopt.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel

Bijlage: Jaarverslag gemeentearchivaris 2024

2

Aan de gemeenteraad

datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer onderwerp

8 juli 2025 L. Tak 2025-0044496 14078 Informatiehuishouding 2024

Geachte mevrouw, heer, In maart 2025 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst. In bijgaande brief aan de provincie wordt een reactie geformuleerd op genoemde punten. De reactie kan tevens beschouwd worden als de verantwoording over de zorg van de archiefbescheiden, conform artikel 3 van de Archiefverordening.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel

Bijlagen : Brief Provincie jaarverslag informatiehuishouding 2024 Jaarverslag gemeentearchivaris 2024

regionaal archief dordrecht Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Gemeente Papendrecht t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 11 3350 AA Papendrecht

Regionaal Archief Dordrecht Hof 6 3311XG DORDRECHT T 078 770 53 27 www.regionaalarchiefdordrecht.nl

Contactpersoon R. Lassche T 06 5198 3344 E r.lassche@dordrecht.nl Datum 27-02-2025 Ons kenmerk 2024-0126407 Uw kenmerk Bijlage(n) Jaarverslag over 2024 Betreft Jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2024

Geacht college, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht. U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland. Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Papendrecht, voor deze, R. Lassche Archiefinspecteur.

Pagina 1/1

II.

(

regionaal archief dordrecht Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Papendrecht over 2024

Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Papendrecht, drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht 27 februari 2025

1. Inleiding Conform artikel 2 van de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. 2. Algemene situatieschets Gedurende het jaar 2024 is er regelmatig contact geweest tussen de gemeente en de archiefinspectie. Het primaire doel van de gesprekken en schriftelijke communicatie was om de algemene stand van zaken rond de informatiehuishouding te monitoren en waar nodig bij te sturen. Daarnaast is er regelmatig contact geweest over diverse deelonderwerpen die zijn gelieerd aan het informatiebeheer. In het vorige jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2023 is een aantal aanbevelingen opgenomen. Deze zijn steeds als uitgangspunt voor de gevoerde gesprekken genomen. Daarnaast is in de loop van het jaar een aantal nieuwe aandachtspunten ontstaan. In dit jaarverslag zijn al deze punten verzameld en wordt de actuele stand van zaken weergegeven. Van een centrale naar een decentrale informatiehouding Hoewel InProces het centrale archiefsysteem is voor alle Drechtsteden, wordt de afgelopen jaren een verschuiving zichtbaar van een centrale naar een decentrale informatiehuishouding.

In toenemende mate worden vakapplicaties gebruikt voor de afhandeling van specifieke gemeentelijke werkprocessen. De administratieve neerslag van die processen wordt vervolgens binnen de applicatie bewaard en beheerd. Met een vakterm wordt deze manier van werken 'archiveren aan de bron' genoemd. Een aantal voorbeelden van dit soort informatiehoudende vakapplicaties zijn Reppido, Trobit, Moor, Rx-Mission, Afas enz. Hoewel er principieel niets op deze werkwijze tegen is, is het wel van belang hier op een kritische wijze mee om te gaan. Veel van de gebruikte applicaties beschikken niet over alle functionaliteiten die nodig zijn om op een verantwoorde wijze te kunnen archiveren. Daarbij moeten alle informatiebeheeractiviteiten die worden voorgeschreven in de archiefwet en regelgeving in acht worden genomen. Globaal gaat dat om de volgende beheeractiviteiten: bewaren, gecontroleerd beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen naar een archiefbewaarplaats (e-depot). Overkoepelend moet de integriteit en authenticiteit van de informatie die in de vakapplicaties is opgenomen gedurende de gehele bewaartijd gewaarborgd worden. Om meer grip en zicht op deze decentralisatie van de informatiehuishouding te krijgen, is vanuit de archiefinspectie vanaf 2024 ingezet op onderzoek naar de mate van archiefwaardigheid van vakaplicaties. In paragraaf 4.2 vindt u daarvan de eerste resultaten.

Ook het komende jaar zal de focus van de archiefinspectie gericht zijn op de controle van informatiehoudende vakapplicaties. 3. Aanbevelingen 2023 1. De gemeente dient te onderzoeken in hoeverre de technische configuratie van haar audio- en videotulen afgestemd is op de eisen die daaraan worden gesteld vanuit het e-depot. (Zie 4.1) 2. Het is noodzakelijk dat de applicatie MOOR gaat voldoen aan de checklist die aansluit bij de norm NEN-ISO 16175. Dit is een norm waarmee de softwarematige functionaliteiten ten behoeve van het informatiebeheer van een applicatie beoordeeld kunnen worden. (Zie 4.5)

2

Aanbevelingen 2024 1. De dossiervorming voor de vergunningverlening voor kabels en leidingen dient in een gecertificeerde archiefapplicatie te gebeuren. Dubbele dossiervorming is daarbij niet toeg estaa n. 2. De gemeente dient een besluit te nemen aangaande het al dan niet het aanpassen en heringebruiknemen van de archiefruimte in de kelder van het gemeentekantoor 4. Toezicht en advies 4.1 Inspectie dossierkwaliteit raadsgriffie Op 1 november 2023 heeft de archiefinspectie een rapport opgeleverd aan de raadsgriffier waarin de dossierkwaliteit van de griffie is beoordeeld. Een van de belangrijkste aanbevelingen die daaruit is voortgevloeid is dat door de gemeente onderzocht moet worden wat de technische aard is van de audio- en videotulen met het oog op de digitale duurzaamheid van het materiaal dat op den duur moet worden opgenomen in een e-depot omgeving. Vanuit DIV-SGD werd in reactie op deze aanbeveling op 22 april 2024 voorgesteld bij de archiefinspectie om de audio- en videotulen na 20 jaar op vernietiging af te stellen. Daarmee zou de uiteindelijke opname van het materiaal in het e-depot niet aan de orde zijn. Vanuit de archiefinspectie is per ommegaande aangegeven dat vernietiging conform het vigerende selectiedocument niet is toegestaan.

Temeer omdat er geen woordelijk verslag is opgemaakt van de raadsvergaderingen is de geïndexeerde audio- of video-opname essentieel om de loop van de vergadering te kunnen reconstrueren. DIV-SGD heeft daarop aangegeven de bestanden veilig te stellen voor permanente bewaring. Over de technische eisen die gesteld moeten worden aan de bestanden zijn nog geen details bekend. Dit dient zo spoedig mogelijk inzichtelijk te worden gemaakt. Aanbeveling: De gemeente dient te onderzoeken in hoeverre de technische configuratie van haar audio- en videotulen afgestemd is op de eisen die daaraan worden gesteld vanuit het e-depot. (Zie 4.1) 4.2 Inspectie gebruik archiefmodule MOOR kabels en leidingen Op 7 juli 2023 is vanuit DIV-SGD mondeling advies ingewonnen bij de archiefinspectie aangaande de risico's op het gebied van de informatiehuishouding in relatie tot het gebruik van de applicatie MOOR 1. Deze applicatie wordt reeds enige tijd ingezet door alle gemeenten in de Drechtsteden om het beheer en de locaties van kabels en leidingen op het gemeentelijk grondgebied te regelen. Uit de daaruit voortvloeiende analyse van de archiefinspectie en de aangeleverde informatie is naar voren gekomen dat een aantal archiveringsfunctionaliteiten nog niet voldoen. In het jaarverslag over 2023 is opgenomen welke functionaliteiten dat zijn.

In 2024 is duidelijk geworden dat de archiveringsoplossingen die vanuit MOOR in dat kader zijn ontwikkeld te duur worden bevonden door de gemeente. In dit oordeel staat de gemeente niet alleen; alle Drechtsteden zijn tot hetzelfde oordeel zijn gekomen. De gemeente kopieert nu de stukken vanuit MOOR vooralsnog naar InProces. De stukken die in InProces zijn opgeslagen worden gezien als archiefexemplaar. Uit navraag van de archiefinspectie blijkt dat er vanuit DIV-SGD wel structureel controle wordt gedaan op de kwaliteit van deze kopieerslag. DIV-SGD heeft echter geen toegang tot de oorspronkelijke dossiers die in MOOR staan. Bovendien wordt vanuit de archiefinspectie opgemerkt dat er geen sprake zou moeten zijn van een kopieerslag, maar van een migratieslag. Dit om te voorkomen dat er onduidelijkheid kan ontstaan over de status van het originele digitale archiefstuk. Het is niet ' Mozaiek: 2650693

3

wenselijk dat er twee digitale exemplaren worden opgeslagen van hetzelfde stuk in twee systemen. Door de archiefinspectie is in 2024 een facetinspectie geïnitieerd om bovenbeschreven proces in kaart te brengen en om de kwaliteit van de huidige kopieerpraktijk te beoordelen. Omdat een dergelijke werkwijze ook wordt toegepast in een aantal andere Drechtsteden, is ook daar de facetinspectie uitgevoerd. Hoewel het definitieve inspectieverslag nog niet is opgeleverd, ligt het voor de hand dat onderstaande (hoofd)aanbeveling daaruit zal voortvloeien: Aanbeveling: De dossiervorming voor de vergunningverlening voor kabels en leidingen dient in een gecertificeerde archiefapplicatie te gebeuren. Dubbele dossiervorming is daarbij niet toegestaan. 5. Jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archiefbescheiden weer. Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis. Zaaknummer

Aanvraag machtiging

Machtiging verleend

20240024353

29-02-2024

14-03-2024

Procesverbaal vernietiging 29-07-2024

Mozaiek 2648843

16-11-2022

01-12-2022

09-01-2024

Mozaiek 2649025

24-11-2022

01-12-2022

09-01-2024

20240013916

26-01-2024

16-02-2024

29-07-2024

20230169499

30-11-2023

06-03-2024

14-2-2025

20240045684

29-04-2024

15-05-2024

29-07-2024

20240045690

29-04-2024

15-05-2024

29-07-2024

Archiefblok

Vernietigingsjaar

Numerieke series Gemeente Papendrecht Gemeente Papendrecht analoog Gemeente Papendrecht griffie Gemeente Papendrecht analoog Gemeente Papendrecht InProces Gemeente Papendrecht griffie Gemeente Papendrecht griffie

2019-2024

6. Archiefbewerkingsprojecten en overbrengingen Er hebben in 2024 geen overbrengingen vanuit de gemeente plaatsgevonden.

4

2022

2022

2023

2021

2023

2023

7. Calamiteitenplan archiefruimte 7.1 Calamiteitenplan Vanuit DIV-SGD is een geactualiseerd calamiteitenplan opgesteld ten behoeve van de archiefruimte die de gemeente beheert. Op 5 maart 2024 is vanuit de archiefinspectie feedback gegeven op het laatste concept van dit plan. Het plan is door de gemeente op 5 november 2024 vastgesteld door de zorgdrager2 . 7.2 Archiefruimte Op 1 november 2023 heeft de gemeente advies ingewonnen bij de archiefinspectie aangaande het heringebruiknemen van de archiefruimte die is gesitueerd in de kelder van het gemeentekantoor aan de Markt 22 te Papendrecht. Om dat op een rechtmatige wijze te doen, dient de ruimte aangepast te worden op basis van de eisen die gesteld worden in hoofdstuk 4 van de Archiefregeling. Ook in 2015 is de archiefinspectie over dit onderwerp geconsulteerd. In aanvulling op het advies werd de archiefinspectie in oktober en november van 2024 enige malen geconsulteerd aangaande de eisen die aan de klimaatinstallatie in een archiefruimte worden gesteld'. De gemeente heeft echter geen besluit genomen over eventuele aanpassing en het heringebruiknemen van de archiefruimte4. Aanbeveling: De gemeente dient een besluit te nemen aangaande het al dan niet het aanpassen en heringebruiknemen van de archiefruimte in de kelder van het gemeentekantoor. 8.

Stand van zaken e-depot De gemeente wil in beginsel haar permanent te bewaren digitale informatie op termijn overbrengen naar het e-depot van de gemeente Dordrecht. Dit wordt gezien als de meest logische keuze in navolging van de traditionele analoge overbrengingen naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht. In 2024 is duidelijk geworden dat aan de samenwerking tussen het Regionaal Archief Dordrecht en het Stadsarchief Rotterdam geen invulling gegeven kan worden. De gemeente Dordrecht heeft daardoor op dit moment nog geen e-depotvoorziening. De verwachting is dat er nog in de eerste helft van 2025 een voorstel bij het college van burgemeester en wethouders kan worden ingediend, waarna - na de besluitvorming - de gemeente Dordrecht een e-depot kan gaan inrichten. Vervolgens kan het college van burgemeester en wethouders beslissen of ze het e-depot van de gemeente Dordrecht ook zal aanwijzen als het e-depot van de gemeente Papendrecht.

Aldus vastgesteld op 27 februari 2025 drs. T.J. de Bruijn gemeentearchivaris •-

InProces 2024-0098719 InProces: 2024-0108177 4 Mozaiek: 1415939 2 3

5