D10. 20251216 RIB Fraudebeleid 2025.pdf

Aan de gemeenteraad datum

16 december 2025

behandeld door

M. van der Dussen

ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

2025-0124855 Fraudebeleid 2025

Geachte mevrouw, heer, De aandacht voor de thema’s misstanden, fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat ook gemeenten steeds vaker worden gevraagd transparant te zijn in het beleid en het toezicht op het misbruik en oneigenlijk gebruik van buitenaf, maar ook het integer handelen in alle geledingen van de organisatie zelf. Het College van Burgemeester en Wethouders (College B en W) heeft op 28 oktober jl. de nota Fraudebeleid 2025 definitief vastgesteld. In deze nota is uiteengezet wat wordt verstaan onder fraude, wat niet en hoe uitvoering wordt gegeven aan dit beleid. Daarnaast biedt deze nota duidelijke richtlijnen en procedures om frauderisico’s te minimaliseren. Het geeft handvatten voor het College van B en W, het management en medewerkers om frauduleuze activiteiten tijdig te signaleren en adequaat te reageren. Dit draagt bij aan een cultuur van openheid, eerlijkheid en transparantie binnen de gemeentelijke organisatie. In de auditcommissie van 19 november jl. is de nota Fraudebeleid 2025 besproken. Door de auditcommissie is de vraag gesteld of deze nota gedeeld kan worden met de gemeenteraad. Via deze raadsinformatiebrief wordt aan dit verzoek invulling gegeven. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de locoburgemeester,

J.M. Ansems

Bijlage 1. Nota Fraudebeleid 2025

A.M.J.M. Janssen

Fraudebeleid 2025 Gemeente Papendrecht

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING ............................................................................................................................ 2 1.1. DOEL EN BELANG VAN HET FRAUDEBELEID ............................................................................................2

2.

DEFINITIES ........................................................................................................................... 3 2.1. FRAUDE ......................................................................................................................................3 2.2. CORRUPTIE ..................................................................................................................................3 2.2.1. Steekpenningen/ smeergeld................................................................................................4 2.2.2. Kick back ...........................................................................................................................4 2.3. MISBRUIK& ONEIGENLIJK GEBRUIK ....................................................................................................4 2.4. SCOPE VAN DIT FRAUDEBELEID ..........................................................................................................5

3.

GOVERNANCE ...................................................................................................................... 6 3.1. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ..............................................................................................6 3.2. COLLEGE VERANTWOORDELIJK VOOR INRICHTING FRAUDEPREVENTIE ..........................................................6 3.3. RAAD VERANTWOORDELIJK VOOR TOEZICHTHOUDENDE ROL......................................................................6

4.

UITWERKING FRAUDEBELEID ................................................................................................ 7 4.1. BELANGRIJKE FACTOREN BIJ HET ONTSTAAN VAN FRAUDE ....................................................................7 4.2. VERKLEINEN KANS OP FRAUDE – HARD EN SOFT CONTROLS .................................................................7 4.2.1. Gelegenheid – hard controls................................................................................................8 4.2.2. Druk – soft controls ............................................................................................................8 4.2.3. Rechtvaardiging – soft controls............................................................................................8 4.3. FRAUDERISICOANALYSE ............................................................................................................9 4.4. CYCLUS BENADERING............................................................................................................. 10

5.

PROCEDURE BIJ (VERMOEDEN VAN) FRAUDE ........................................................................12 5.2. STAPPENPLAN IN HET FRAUDEPROCES ............................................................................................... 13

6.

ESCALATIEMODEL ...............................................................................................................14

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

1

1. Inleiding 1.1. Doel en belang van het fraudebeleid Fraude binnen gemeenten kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de integriteit, efficiëntie en financiële stabiliteit van de organisatie. Het voorkomen, opsporen en aanpakken van fraude is daarom van essentieel belang om het vertrouwen van inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden te waarborgen. Door tijdig beheersmaatregelen te treffen om de kans op fraude te reduceren, worden de kwetsbaarheid en de negatieve gevolgen van fraude voor de gemeente beperkt. Dit fraudebeleid richt zich op het vaststellen van duidelijke richtlijnen en procedures om frauderisico’s te minimaliseren. Het biedt handvatten voor het College van B en W, het management en medewerkers om frauduleuze activiteiten tijdig te signaleren en adequaat te reageren. Daarnaast draagt het bij aan een cultuur van openheid, eerlijkheid en transparantie binnen de gemeentelijke organisatie. Het belang van een goed fraudebeleid ligt in: • • • • • • •

Bescherming van gemeenschapsgeld: voorkomen dat publieke middelen onrechtmatig worden gebruikt; Versterking van integriteit: zorgen voor een transparante en eerlijke werkwijze binnen de gemeente; Het ontwikkelen van bewustwording bij management en medewerkers; Het definiëren van het begrip fraude: wat bedoelen we nu precies met fraude; Inzicht in de governance: wie heeft welke rol?; Het borgen van fraude in de PDCA-cyclus; Het definiëren van duidelijke procedures voor de te nemen stappen bij (het vermoeden van) fraude inclusief de taken en verantwoordelijkheden van iedereen in dat proces.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

2

2. Definities Deze beleidsnotitie richt zich voornamelijk op het voorkomen en signaleren van (mogelijke) fraude. Fraude staat echter niet op zichzelf, maar is verbonden met verschillende andere begrippen die gedeeltelijk overlappen en allemaal vormen van niet-integer handelen omvatten. Hieronder wordt de samenhang tussen deze begrippen weergegeven, gevolgd door een toelichting en definitie van enkele belangrijke termen.

2.1. Fraude Het begrip fraude is niet in de wet gedefinieerd. Het is een verzamelnaam voor allerlei strafbaar gedrag. Denk aan diefstal, valsheid in geschrifte, verduistering, oplichting en computerfraude. In dit beleidsstuk is gekozen voor een definitie die aansluit op de omschrijving die de commissie Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) hanteert: Opzettelijk handelen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te hebben. Bij fraude moet er dus sprake zijn van bevoordeling en opzettelijke handelen in strijd met de geldende wet- en regelgeving. Een belangrijk onderscheid wat gemaakt moet worden is dat in geval van een fout, misverstand of onbewust handelen er geen sprake is van fraude.

2.2. Corruptie Bij overheden hangt fraude vaak samen met corruptie. Corruptie doet zich voor wanneer een ambtenaar handelingen verricht of juist nalaat in ruil voor wederdiensten of als vriendendienst. Voor de definitie in dit beleid wordt aangesloten bij de omschrijving die de FIOD hanteert: Misbruik maken van toegekende bevoegdheden of macht voor persoonlijk gewin.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

3

Corruptie kan plaatsvinden in de vorm van afpersing, verduistering of omkoping. In de meeste gevallen is sprake van omkoping. Denk hierbij aan voorbeelden als steekpenningen / smeergeld of kick back.

2.2.1. Steekpenningen/ smeergeld Steekpenningen en smeergeld hebben vaak betrekking op verborgen transacties die bedoeld zijn om invloed uit te oefenen op besluitvorming of handhaving. Het gaat hierbij vooral om de onjuiste intenties achter deze betalingen. Te denken valt aan een ambtenaar die een betaling ontvangt om een vergunning te verlenen, ondanks dat niet aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Of een inwoner betaalt een klein bedrag aan een handhavingsambtenaar om te voorkomen dat een boete wordt uitgeschreven. Dergelijke praktijken ondermijnen de integriteit van de overheid en zorgen voor oneerlijke bevoordeling.

2.2.2. Kick back Een kickback is een vergoeding die wordt betaald aan invloedrijke personen binnen de gemeente in ruil voor een bepaald voordeel. Dit kan in de vorm van geld, goederen of diensten. In de meeste gevallen wordt deze vergoeding voorafgaand aan de deal afgesproken. Het verschil met gewone omkoping is dat de vergoeding niet uitsluitend naar de omgekochte persoon gaat, maar vaak gedeeld wordt tussen zowel de omkoper als de omgekochte. Dit maakt het een vorm van samenzwering, waarbij beide partijen profiteren van de onrechtmatige afspraak.

2.3. Misbruik & Oneigenlijk Gebruik Misbruik en oneigenlijk gebruik zijn begrippen die voortvloeien uit de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening. Ze verwijzen naar het opzettelijk benutten van wet- en regelgeving op een manier die niet in lijn is met de oorspronkelijke bedoeling, bijvoorbeeld door gebruik te maken van mazen of grijze gebieden in de regels. Misbruik en Oneigenlijk gebruik wordt in onze Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 gedefinieerd als: Misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte subsidies en/of uitkeringen te ontvangen of bewust geen of een te laag bedrag aan heffingen te hoeven betalen wordt als misbruik beschouwd. Dit houdt in dat er sprake is van bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Misbruik kan worden beschouwd als een vorm van fraude waarbij overheidsgelden op onrechtmatige wijze worden verkregen. Belangrijk is dat niet elke fout als misbruik wordt aangemerkt. Fouten zijn doorgaans niet opzettelijk, terwijl misbruik juist gekenmerkt wordt door bewuste handelingen. Bovendien speelt misleiding een cruciale rol binnen deze definitie, omdat het gaat om het doelbewust verborgen houden van het misbruik.

Oneigenlijk gebruik: Van oneigenlijk gebruik is sprake als in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan wordt gehandeld (de 'mazen van de wet').

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

4

In tegenstelling tot misbruik, dat onrechtmatig is, is oneigenlijk gebruik formeel niet in strijd met de wet, maar het druist wel in tegen de bedoeling ervan. Hierdoor wordt het niet als fout meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij het gecorrigeerd of teruggevorderd moet worden. Toch kan oneigenlijk gebruik belangrijke risico’s met zich meebrengen en aanleiding zijn om interne controlemaatregelen aan te scherpen.

2.4. Scope van dit fraudebeleid Op basis van bovenstaande definities richt deze beleidsnota zich op fraude en corruptie binnen de gemeentelijke organisatie. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) maken onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording en worden daarmee geborgd in de jaarrekeningcyclus. Bovendien is door de gemeente Papendrecht reeds een nota Misbruik & Oneigenlijke beleid 2023 vastgesteld.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

5

3. Governance 3.1. Rollen en verantwoordelijkheden Het college en de gemeentelijke organisatie zijn verantwoordelijk voor de inrichting en werking van het fraudebeleid, de cultuur van de organisatie en de beheersing van processen en systemen. De raad vervult de toezichthoudende (controlerende) rol en heeft invloed op de kwaliteit van de risicobeheersing. De accountant als externe toezichthouder zal zijn controle daarbij zo inrichten dat met redelijke zekerheid getoetst kan worden of de jaarrekening als geheel, door fraude en/of fouten, geen onjuistheden van materieel belang bevat.

3.2. College verantwoordelijk voor inrichting fraudepreventie Van het college en de gemeentelijke organisatie wordt verwacht dat zij invulling geven aan de verantwoordelijkheid om fraude te voorkomen, te bestrijden en op te sporen. Hiervoor moeten zij periodiek risicobeoordelingen uitvoeren, waarbij zij specifiek aandacht besteden aan het risico van fraude door het bespreken van de gelegenheid (of kans), de motivatie (of prikkels) en de rechtvaardiging (of rationalisatie). Met de uitkomsten van deze risicobeoordeling moeten zij programma’s en beheersmaatregelen ontwerpen, aanpassen en implementeren. Gedacht kan worden aan het inrichten van een meldpunt, het opstellen van een klokkenluidersregeling en het benoemen van een vertrouwenspersoon, het opstellen van gedragscodes of toepassen van functiescheidingen in het inkoop- en betaalproces. Belangrijk is daarbij ook dat de cultuur van de organisatie eerlijk en ethisch gedrag bevordert. De ‘tone at the top’ van zowel de ambtelijke top als het college (en de raad) is van groot belang. Mogelijke vermoedens van misstanden moeten worden onderzocht en op basis van de uitkomsten zal het college aanvullende of specifieke maatregelen treffen.

3.3. Raad verantwoordelijk voor toezichthoudende rol De raad vervult zijn toezichthoudende rol op het gebied van fraude door kritisch en actief het college te controleren op hun verantwoordelijkheden en de invulling daarvan. Veelal speelt de auditcommissie hierbij een belangrijke rol. Kritische vragen kunnen gaan over de inrichting en uitwerking van het integriteits- en fraudebeleid en de inrichting en werking van het proces van risicoanalyse. Ook kan de uitkomst van de frauderisicobeoordeling of, indien van toepassing, een onderzoek naar fraude en de daaraan gerelateerde (beheers-)maatregelen worden beoordeeld en besproken met het college. Door actief en zorgvuldig aandacht aan fraude te schenken, versterkt de raad de cultuur ten behoeve van integer gedrag. Van belang is dat de raad zich bewust is van het belang van het stimuleren van een veilige en lerende omgeving.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

6

4. Uitwerking Fraudebeleid 4.1. Belangrijke factoren bij het ontstaan van fraude Fraude kent verschillende oorzaken en verschijningsvormen, maar het heeft altijd een gemeenschappelijke basis: het ontstaat door een samenspel van de drie elementen uit de fraudedriehoek. De factoren druk (motivatie) en rechtvaardiging (of rationalisatie) zijn persoonsgebonden en afhankelijk van de individuele situatie van de ‘fraudeur’. De gemeente heeft hier minder directe invloed op. Dit betekent echter niet dat deze factoren genegeerd kunnen worden. De gemeente heeft voornamelijk invloed op de factor gelegenheid. Door sterke interne controles, heldere procedures en een cultuur van integriteit kan de kans op fraude aanzienlijk worden verkleind.

4.2. Verkleinen kans op fraude – hard en soft controls Het is van groot belang om de kans op fraude zo klein mogelijk te maken. Het verkleinen van de kans op fraude vindt plaats door het opstellen van gemeentelijke wet- en regelgeving, richtlijnen en procedures. In de bedrijfsprocessen zijn verschillende maatregelen genomen om de kans op fraude te verkleinen. Voorbeelden van deze beheersmaatregelen zijn de controle-technische functiescheiding, het vier-ogenprincipe en primaire registraties. Deze beheersmaatregelen zijn vooral gericht op het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek. Ze worden ook wel de ‘hard controls’ genoemd. De zogenoemde ‘soft controls’, die vooral gericht zijn op de aspecten ‘druk’ en ‘rechtvaardiging’, maken o.a. onderdeel uit van het integriteitsbeleid van de gemeente Papendrecht.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

7

4.2.1. Gelegenheid – hard controls Gelegenheid verwijst naar de mogelijkheden die binnen een organisatie bestaan om fraude te plegen, doordat bepaalde risico’s onvoldoende zijn afgedekt met beheersmaatregelen. Het voorkomen van het frauderisico dient zich met name op het punt ‘gelegenheid’ te concentreren. De beheersmaatregelen ter voorkoming van gelegenheid zijn vooral de meer ‘harde’ (hard controls) procesmaatregelen, zoals: • • • •

Functiescheiding: Zorgen dat kritieke taken niet door één persoon worden uitgevoerd, zoals het goedkeuren én uitbetalen van facturen. Onvervangbare interne controles: Regelmatige en onafhankelijke controles die niet overgeslagen kunnen worden. Duidelijke procedures: Heldere richtlijnen die voorschrijven hoe processen verlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Autorisatiebeheer: Strikte toegangsrechten, zodat alleen bevoegde personen gevoelige handelingen kunnen uitvoeren.

Door deze controles effectief toe te passen, kan de gelegenheid om fraude te plegen sterk worden beperkt.

4.2.2. Druk – soft controls Druk op werk en/of privé situatie is een factor die fraude in de hand kan werken en ontstaat door prikkels vanuit de organisatie en/of de privésituatie van een individu. Binnen de organisatie kan druk voortkomen uit: • • •

Het behalen van (onrealistische) doelstellingen. De druk om vergunningen af te geven of budgetten bij te stellen. De toewijzing van subsidies of andere financiële middelen.

Ook kunnen persoonlijke omstandigheden, zoals geldproblemen, prestige, verslaving, echtscheiding of schulden, de druk verder vergroten. Het is belangrijk om signalen van verhoogde druk tijdig te herkennen en indien noodzakelijk hierop te acteren.

4.2.3. Rechtvaardiging – soft controls Rechtvaardiging is goedpraten van de fraude; “ze hebben toch geld zat” of “ik heb het risico meerdere keren aangekaart maar ze doen er niks aan”. Goed voorbeeldgedrag (‘the tone at the top’) van de leiding en het bestuur is essentieel, zodat intern geen voedingsbodem voor rationalisatie ontstaat. Soft controls zijn maatregelen die gericht zijn op het beïnvloeden van gedrag en de organisatiecultuur. Ze spelen een essentiële rol bij het stimuleren van motivatie, loyaliteit, integriteit en ethisch handelen binnen een organisatie. In tegenstelling tot hard controls, die gericht zijn op structuur en controle, richten soft controls zich op het creëren van een omgeving waarin medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn om in lijn met de organisatiedoelen te handelen. Voorbeelden van soft controls zijn integriteitsregelingen, gedragscodes, beleid tegen ongewenst gedrag en frauderisico-analyses. Door een sterke focus op soft controls kan een organisatie een cultuur van vertrouwen en verantwoordelijkheid creëren, waardoor medewerkers eerder geneigd zijn om integer te handelen.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

8

4.3. Frauderisicoanalyse Er vindt jaarlijks een frauderisicoanalyse plaats. Met deze analyse wordt inzichtelijk gemaakt welke risico’s op het gebied van fraude zich kunnen voordoen en wat de kans op en de impact van deze frauderisico’s zijn. Voor iedere mogelijke frauderisico wordt in kaart gebracht welke beheersmaatregelen zijn opgenomen waarmee de kans op fraude wordt verkleind. Hiervoor is een risicoanalyse opgesteld, waarbij per proces de belangrijkste (fraude-)risico in kaart zijn gebracht. • • •

Materialiteit: Hier wordt bepaald wat de omvang van fouten en onzekerheden zijn die voor de jaarrekening als significant moet worden beschouwd. Bepaling aard en omvang van de VIC: De aard en de omvang van de VIC-werkzaamheden wordt bepaald aan de hand van het risicoprofiel. Normenkader en rapportage: Het omvat alle voor de rechtmatigheidscontrole relevante wet- en regelgeving (zowel interne als externe regelgevingen). De uitkomsten worden in de rapportage (controlememorandum) toegelicht.

Op basis van bovenstaande punten maken we per proces een weging en leggen we vast met welke frequentie het proces in het Interne Controleplan wordt opgenomen. Met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt gedurende het jaar onafhankelijk de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen vastgesteld. Hierover wordt vervolgens gerapporteerd aan directie en het college.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

9

4.4. Cyclus benadering Het opstellen van een frauderisicobeleid en – analyse alleen is niet voldoende. Papier is immers geduldig. Belangrijker is het gesprek over mogelijke frauderisico’s en het bevorderen van een cultuur van risicobewustzijn, verantwoorden, bijsturen en integer handelen. Het fraudebeleid wordt pas effectief zodra het een integraal onderdeel is van de dagelijkse praktijk. Het onderwerp fraude moet beschikbaar zijn en blijven om te blijven leren. Onderstaande cyclus geeft de samenhang weer het onderwerp fraude een vast onderdeel is van hoe de gemeente wordt bestuurd.

Plan - Sturen

Sturen houdt in dat de organisatie wordt ingericht met duidelijke kaders en specifieke regels, waarbij maatregelen worden getroffen om frauderisico’s te beheersen. Dit omvat alle drie de elementen van de fraudedriehoek: Gelegenheid, Druk en Rechtvaardiging. In de praktijk betekent dit het vormgeven van het integriteitsbeleid en het identificeren en analyseren van frauderisico’s, met de frauderisico-analyse als een essentieel onderdeel.

Do - Beheersen

Om fraude effectief te beheersen, is het essentieel om inzicht te hebben in de gebieden waar de gemeente het grootste risico loopt en op welke onderdelen de gemeente het meest gevoelig is. Frauderisico’s hangen sterk samen met de organisatiecultuur en de managementstijl binnen de gemeente. De beheersingsmaatregelen richten zich vooral op functiescheiding binnen processen, interne controle en heldere, transparante procedures. Daarnaast is het belangrijk om voortdurend de doelmatigheid van deze maatregelen te bewaken. Ondanks deze inspanningen blijven er altijd restrisico’s bestaan. Daarom is het essentieel om de impact en omvang van deze risico’s in te schatten, zodat kan worden beoordeeld of ze acceptabel zijn.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

10

Check - Toezicht

Toezicht houdt in het beoordelen/controleren of de kaders daadwerkelijk goed ingericht zijn en worden nageleefd. Dit is vooral een taak van de verbijzonderde interne controlefunctie. Het tweede aspect van de toezichtfunctie is of de maatregelen die zijn getroffen om de integriteit te bevorderen en te handhaven daadwerkelijk worden nageleefd.

Act - Verantwoorden

Verantwoording draait om de mate waarin de gemeente fraudebestendig is. Dit omvat verschillende aspecten, zoals: • • • • •

De visie en uitwerking op het gebied van fraude en integriteit; De uitkomsten van de frauderisico-analyse; De getroffen beheersmaatregelen en de resterende risico’s; De uitkomsten van de controlebevindingen; Eventuele aanvullende maatregelen die zijn genomen naar aanleiding van deze uitkomsten.

Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre de gemeente grip heeft op frauderisico’s en welke stappen worden ondernomen om de integriteit te waarborgen. Deze input is helpend om ons beleid en onze processen blijvend te verbeteren. Dit vindt op de volgende wijze plaats: Onderwerp Actualiseren fraudebeleid Evaluatie inrichting processen Actualiseren frauderisicoanalyse

Periodieke controle Doorontwikkeling Verbijzonderde Interne Controle (VIC) m.b.t. fraude

Frequentie Minimaal 1x per 4 jaar / eerder indien nodig Minimaal 1x per jaar / eerder bij grote wijzigingen

Wie Concerncontroller

Proceseigenaar in afstemming met AO/ICmedewerker Ad-hoc: n.a.v. praktijk of Teammanager in afstemming dilemma’s met AO/IC-medewerker en concerncontroller Algehele actualisatie: 1x per Concerncontroller en AO/IC jaar medewerker Jaarlijks voor 2 / 3 processen 2de lijn in afstemming met met een verhoogd AO/VIC-medewerker frauderisico Jaarlijkse frauderisico’s VIC-medewerker in integreren in VIC-jaarplan afstemming met Concerncontroller Jaarlijks vanuit VICVIC-medewerker in werkzaamheden rapporteren afstemming met over nieuwe of gewijzigde Concerncontroller frauderisico’s

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

11

5. Procedure bij (vermoeden van) fraude Indien sprake is van (een vermoeden van) fraude is het van belang om adequaat te handelen. Hieronder zijn daarom concrete stappen opgenomen voor het opvolgen van (een vermoeden van) fraude. Het is daarbij belangrijk te beseffen dat fraudeur dit vaak probeert te verhullen. In de praktijk gebeurt het daarom maar zelden dat een kant en klare overduidelijke fraude wordt geconstateerd. Meestal begint het met een vermoeden van fraude waarbij één of meerdere signalen wijzen op frauduleus handelen. Juist in die fase is het belangrijk dat er een veilige omgeving aanwezig is waar dit bespreekbaar gemaakt kan worden. Er worden daarbij de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Bespreek je vermoeden van fraude met je leidinggevende en/of vertrouwenspersoon maar niet met andere collega’s. • Vermoed je fraude bij je leidinggevende, bespreek dan je vermoeden met de vertrouwenspersoon en/of concerncontroller. Deze denkt mee wat de meest logische vervolgstap is. • Hou je aan de feiten. • Ga niet zelf op onderzoek uit. • Gedurende en na het onderzoek wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt zonder dat hiervoor expliciet toestemming is verkregen van de melder.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

12

5.2. Stappenplan in het fraudeproces In het fraudeproces is sprake van verschillende rollen en verantwoordelijkheden. In onderstaande stappenplan is inzichtelijke gemaakt welk proces doorlopen wordt wanneer er sprake is van (een vermoedde) van fraude.

Preventie

College Verantwoordelijk voor het vaststellen van het fraudebeleid en eindverantwoordelijk voor een bedrijfsvoering waarin het risico op fraude tot een aanvaardbaar niveau is teruggebracht.

Directie Eindverantwoordelijk voor de borging van het fraudebeleid in de operationele processen, waarbij de uitvoering ligt bij de proceseigenaren (vastgelegd in de frauderisicoanalyse) en het management.

Signaleren

Melder Elk onderzoek naar (een vermoedde) van fraude begint met een signalering door iemand binnen en/of buiten de organisatie met het (anoniem) uitspreken van (een vermoedde) van fraude. Mocht je ergens in je werk iets zien waardoor je vermoed dat er mogelijk sprake kan zijn fraude? Bespreek dit dan altijd met de vertrouwenspersoon, je leidinggevenden of (bij betrokkenheid van de leidinggevenden) met de concerncontroller en leg uit wat wat bij jou het signaal gaf dat er mogelijk sprake is van een vermoedde fraude. Een melding maken bij het Regionaal Meldpunt behoort ook tot de mogelijkheid.

1e evaluatie stap 1

Leidinggevende /vertrouwenspersoon / melder / concerncontroller Elke melding wordt primair beoordeeld door de vertrouwenspersoon en/of leidinggevende. De leidinggevende en/of vertrouwenspersoon bespreekt de feiten van het vermoeden met de melder. Als naar het oordeel van de leidinggevende/vertrouwenspersoon objectief gezien inderdaad gesproken kan worden van een vermoeden van fraude zoekt hij/zij afstemming met de concerncontroller en daar wordt het Regionaal Meldpunt bij betrokken.

1e evaluatie stap 2

Leidinggevende / vertrouwenspersoon / melder Op basis van de afstemming met de concerncontroller informeert de leidinggevende/vertrouwenspersoon de melder over het proces. Over de inhoud van het onderzoek wordt gedurende het onderzoek geen mededelingen gedaan.

1e evaluatie stap 3

Concerncontroller / Directie De concerncontroller beoordeelt de melding en besluit tot het al dan niet instellen van een onderzoek. Daarmee is de concerncontroller opdrachtgever van het onderzoek. Bij het daadwerkelijk starten van een onderzoek informeert de concerncontroller de directie dat er een onderzoek plaats gaat vinden. De directie maakt op basis van de aard en omvang de afweging om het college te informeren. De escalatieladder kan hierbij worden gebruikt als leidraad. Een melding aan het college is ook een indicator dat de accountant geinformeerd dient te worden.

Onderzoek

Concerncontroller De concerncontroller geeft opdracht tot het uitvoeren van een intern of extern onderzoek, in samenwerking met het Regionale Meldpunt, waarbij primair wordt onderzocht of daadwerkelijk sprake is geweest van fraude. Feiten die daarbij worden verzameld zijn o.a.: * Wat is de aard van de fraude? * Wat is de omvang van de fraude? * Wie is bij de fraude betrokken? * Welke voordelen heeft hij/zij genoten? * Hoe heeft de fraude kunnen gebeuren?

Opvolging

Concerncontroller / Leidinggevende De concerncontroller koppelt de uitkomsten van zijn/haar onderzoek terug aan de leidinggevende, welke in overleg met HR de sanctionering richting de betrokkene(n) bepaalt. Indien de voorgenomen sanctionering bestaat uit ontslag of nonactiefstelling dan licht de leidinggevende onverwijld de directie in.

Opvolging

Concerncontroller / Proceseigenaar / VIC-medewerker De concerncontroller koppelt de oorzaak van de fraude terug aan de proceseigenaar. Deze overweegt of aanpassing in de procesinrichting noodzakelijk is om de kans op herhaling te verkleinen.

Opvolging

Directie / College Het college wordt door de directie geinformeerd over het uitgevoerde onderzoek en de maatregelen. Het college maakt de afweging of het nodig en wenselijk is de gemeenteraad (vertrouwelijk) te informeren op advies van de burgemeester en gemeentesecretaris.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

13

6. Escalatiemodel De impact van elke fraude is groot voor alle betrokkenen. Elk(e) (vermoeden van) fraude wordt met dezelfde professionaliteit en daadkracht behandeld. Hierbij is het wel belangrijk een onderscheid te maken in de aard en omvang van fraudes. Een voorbeeld is dat een fraude waarbij een medewerker 100 privé-printjes op kantoor maakt een andere lading heeft dat een leidinggevende dat via zijn eigen bedrijf jarenlang ten onrechte facturen heeft gestuurd en geautoriseerd. Om deze lading te kunnen duiden is een escalatielader opgesteld om te bepalen wie op welk moment geïnformeerd dient te worden. Het moment van informeren is het moment dat er sprake is van een redelijke vermoeden van fraude. Deze escalatieladder betreft de minimale escalatie en geeft daarmee een indicatie. Het is aan degene die op dat moment bovenaan in de escalatieladder staat om te bepalen of escalatie naar een volgend niveau wenselijk en nodig is, ook als dat volgens de escalatieladder niet is vereist.

Concern controller Kwantitatief Omvang < € 2.500 Omvang > € 2.500 Omvang > € 10.000 Kwalitatief Betrokkenheid van 1 of meer medewerkers Betrokkenheid van leidinggevende (Vermoede) fraude is het gevolg van druk binnen de organisatie Er is sprake van corruptie De fraude is het gevolg van ondermijnende criminaliteit Betrokkenheid concerncontroller Betrokkenheid vertrouwenspersoon/integriteitscoödinator Betrokkenheid van directeur Betrokkenheid van gemeentesecretaris Betrokkenheid van college Uit het onderzoek blijkt mogelijke olievlekwerking (de fraude kan ook op andere plekken binnen de gemeente voorkomen)

X X X X X X X X X X X X X

Directie

Gemeente- College secretaris

X X

Raad

X

X X X X X X X

X

X X X X X X X

X

X

X

X X X X X

Als daadwerkelijk fraude of corruptie wordt geconstateerd dan wordt op grond van de verplichting zoals opgenomen in artikel 162 Wetboek van Strafvordering aangifte gedaan. Die verplichting geldt nog niet bij een vermoeden. Wanneer er een redelijke mate van zekerheid bestaat, na intern en/of extern onderzoek, dat gedragingen kenmerken van fraude of corruptie hebben, kan er aangifte worden gedaan. Dit is ter beoordeling van de leidinggevende, concerncontroller en de directie.

Fraudebeleid 2025, gemeente Papendrecht

14