D07. 20210526 RIB Beantwoording technische vragen OP fractie.pdf

Aan de gemeenteraad datum

25 mei 2021

behandeld door

S. Brouwer

ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

6242 Vragen fractie OP Rechtmatigheidsverantwoording

Geachte mevrouw, heer, Door de fractie van Op zijn in de voorbereiding op de technische vragenuur Rechtmatigheidsverantwoording van 17 mei 2021 technische vragen gesteld. Het vragenuur is niet doorgegaan door gebrek aan animo. Voorwaarde hierbij is dat gestelde vragen schriftelijk worden beantwoord. Hierbij treft u de beantwoording aan. Technische vragen fractie OP m.b.t. de rechtmatigheid In de reactie van de NBA op de notitie rechtmatigheidsverantwoording lezen we een aantal aanbevelingen o.a.: Ook adviseert de NBA in de notitie aandacht te besteden aan de onderbouwing van de toelichting over rechtmatigheid vanuit een registratie van afwijkingen (negen criteria): een door het college in te richten rechtmatigheidsadministratie c.q. registratie van afwijkingen van de geldende wet- en regelgeving gedurende het jaar. Dit is voorwaardelijk om de toelichting over rechtmatigheid in de jaarrekening te kunnen opstellen.

Vraag 1: Neemt de organisatie deze aanbeveling volledig over? Indien het antwoord nee is, op welke aspecten wordt de aanbeveling niet overgenomen en wat is hiervoor de verklaring? Antwoord Om te komen tot rechtmatigheidsverantwoording zijn inderdaad twee modellen. Model 1 betreft het voeren van een separate rechtmatigheidsadministratie en model 2 het gebruiken van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) als input voor de rechtmatigheidsverantwoording. De NBA adviseert model 1. Deze aanbeveling nemen wij niet over. Model 1 is niet passend voor een organisatie met de omvang van Papendrecht. Implementatie van dit model zal naar verwachting met aanzienlijke extra administratieve belasting gepaard gaan en om extra formatievragen in een tijd van ombuigingen. Model 2 daarentegen sluit juist goed aan op de huidige werkwijze met een VIC afgestemd op de jaarrekeningcontrole door de accountant. We controleren periodiek en stellen tussentijds bij indien nodig. Dit is in lijn met de eerdere presentatie door BDO op 1 maar 2021. In de notitie rechtmatigheidsverantwoording van maart 2020 lezen we op blz. 13 o.a.: Bij sommige gemeenten zullen de administratieve processen en de (verbijzonderde) interne controle reeds op een hoog peil staan, zodat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een geringe inspanning vergt.

Voor andere organisaties kan gelden dat veel aanvullende werkzaamheden (ook buiten het bereik van de controle van de jaarrekening) momenteel belegd zijn bij de accountant, waarbij de organisatie wellicht nog niet in staat zal zijn om zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen.

Vraag 2: Is de gemeente in staat om zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en kost dit een geringe inspanning? Zo nee, wat is ervoor nodig om dit wel mogelijk te maken? Antwoord De inschatting is dat dit een meer dan geringe inspanning zal kosten. De gemeente neemt door invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toch een deel van werkzaamheden van de accountant over. De basis voor de rechtmatigheidsverantwoording is goed maar er zijn nog stappen te zetten in de verdere inbedding en kwaliteit van de VIC. Dit doen we in samenwerking met de accountant, waardoor we doublures in controlehandelingen voorkomen. Tegelijkertijd moeten we, zoals veel gemeenten, nog verder groeien in volwassenheid op dit vlak. Hierbij wordt ingezet op vastlegging van de meest risicovolle procesgangen met bijbehorende vastlegging van beheershandelingen in de lijn en de dossiervorming door de verbijzonderde interne controle. Dit zijn overigens stappen die we nu aan het zetten zijn en die zonder invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ook gezet waren. In de notitie rechtmatigheidsverantwoording van maart 2020 lezen we op blz. 18 over het model van de 3 verdedigingslinies. Vraag 3: Gebruikt de gemeente dit model ter borging van de rechtmatig handelen? Zo nee, op welke onderdelen wijkt het af en waarom? Antwoord Ja.

In de VNG-IPO handreiking over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording lezen we op blz. 15 dat het rechtmatigheidsmodel een groeimodel is, zie figuur 1. Op blz. 16 zien we een aantal perspectieven uit het model van de gemeente Utrecht, voor het in kaart brengen van mogelijke veranderingen en/of noodzakelijke maatregelen om te groeien in volwassenheidsniveau. Vraag 4a: Als we kijken naar figuur 1, dan laat dit het volwassenheidsniveau zien van het rechtmatigheidsmodel. Waar bevindt de gemeente zich in dit figuur?

Antwoord De gemeente zit net iets voorbij stap één. Naast de wettelijke plicht is er beperkt ruimte voor controles op relevante processen.

Vraag 4b: Naar aanleiding van het antwoord op 4a: welke perspectieven moeten in kaart worden gebracht om te groeien in het volwassenheidsniveau en aan welke veranderingen e/o noodzakelijke maatregelen moeten we dan denken, graag per perspectief enkele benoemen.

Antwoord Het gaat hier, in mijn ogen, niet zozeer om volwassenheid, maar veel meer om de ambitie in dit kader, variërend van de invulling van de wettelijke plicht tot aan een in-control statement in de volle breedte. Perspectieven die verder in kaart gebracht moeten worden zijn "ICT-Systemen" en "Proces en procedures". De beide andere perspectieven zijn in beeld met de lopende organisatieontwikkeling en de vastlegging daarvan in interne regelgeving. Daarnaast wordt samen met BDO gewerkt aan de verdere professionalisering van de VIC. Bij IT-systemen zit er inderdaad een samenhang met betrouwbaarheid en beveiliging van IT-Systemen. Dit komt ook terug in het informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid. Belangrijke pijlers zijn EBewustzijn, risicomanagement en de vastlegging ervan in processen en systemen. Daarnaast worden de mogelijkheden met data-analyse onderzocht. Het belangrijkste element bij Processen en procedures het bepalen van tolerantiematerialiteit en uitvoeringsmaterialiteit, de vertaling ervan in het interne controleplan en de afstemming daarop met de accountant. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

Stefan Brouwer Concerncontroller