D06. 20250522 RIB Evaluatie Recreatie en Cultuur Holding (RCH).pdf
Tekst van het document
Het gaat in de kern om de toekomst van de huisvesting van het theater, de financiële positie van het Sportbedrijf met betrekking tot eigen vermogen, het risico ten aanzien van de reparatiekosten aan het zwembad, algemene verduurzaming van de objecten en de toekomstige gemeentelijke bijdrage. Dat laatste punt betreft de financiële uitdagingen die op gemeenten in het algemeen afkomen in het kader van het ‘Ravijnjaar’. De risico’s zouden nader gewogen moeten worden en zo nodig moeten beheersmaatregelen geformuleerd worden. Daarbij constateren wij tevens dat in de overeenkomst met de accountant geen formele managementletter wordt uitgebracht waarin dergelijke risico’s voor de continuïteit ‘standaard’ vanuit de accountant worden benoemd. Het is daarbij raadzaam om de jaarlijkse externe controle vanuit de accountant uit te breiden met de managementletter, waardoor er een extra externe kijk in het proces is geborgd.
26
5 Samenvatting & Conclusies Op basis van de evaluatie (beschikbare documenten, statuten en interviews) kan geconcludeerd worden dat het huidige construct passend is bij de doelstellingen, het in de basis vrij goed werkt met daarbij wel een aantal belangrijke aandachtspunten. RCH is een verzelfstandigde uitvoeringsorganisatie van de gemeente en werkt volgens de beleidskaders van de gemeente, zoals verhuurhiërarchie, doelgroepenbeleid, etc. Dit beperkt, in belangrijke mate, de bewegingsvrijheid en daar zal iedereen zich bewust van moeten zijn. De levensvatbaarheid van RCH lijkt voldoende te zijn, mits de exploitatie van SportBV dekkend wordt gemaakt. Dat kan enerzijds door de ticketprijzen te verhogen, anderzijds door de exploitatievergoeding vanuit de gemeente te verhogen (of een combinatie). Hierin zal door de gemeente, in afstemming met RCH, een keuze gemaakt moeten worden. Er was sprake van een aantal financiële tegenvallers en/of verkeerde uitgangspunten (‘de tegeltjes’ in het zwembad en verkeerde basis MJOP) wat zorgde voor een verkeerde dynamiek, doordat er juist extra geld naar RCH toe moest in plaats van besparingen door de verzelfstandiging. De statuten zijn in de basis qua bevoegdheden en verantwoordelijkheden in balans. De relatie tussen RvC en directeur is goed en effectief ingericht, datzelfde geldt voor de relatie tussen RvC en gemeente als aandeelhouder.
De afgelopen zes jaar waren niet allemaal representatieve jaren voor het functioneren van het construct, gezien corona en de hoge energieprijzen door de oorlog in Oekraïne. Eigenlijk zijn alleen 2019, 2023 en 2024 representatieve jaren geweest. De andere jaren zorgen voor veel vertroebeling van het beeld van het functioneren van RCH. Functioneren van RCH als zelfstandig construct is over het algemeen vrij positief, er zijn echter verschillende aandachtspunten en ontwikkelpunten voor een effectievere invulling van de verzelfstandigde organisatie en samenwerking met gemeente. -
-
De verhouding tussen gemeente en RCH is wat betreft de aandeelhoudersrol van de gemeente in balans, maar niet voor de opdrachtgeversrol en de verhuurdersrol. o De opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie kan professioneler en meer gestructureerd. o De verhuurderrol moet vanuit gemeente meer georganiseerd en afgestemd worden, deze is nu te versplinterd. Wat is ‘normaal’: het nieuwe normaal is een andere werkelijkheid dan bij de start. o Dit resulteert in verschillende inzichten/aandachtspunten, waar door alle partijen wel rekening gehouden moet worden.
27
-
-
-
De holding heeft weinig bewegingsruimte, wat bedrijfsmatiger of meer commercieel functioneren in de weg zit. o Keuzevrijheid voor RCH is zeer beperkt door gemeentelijke beleidskeuzes. o Voor het theater zijn de ruimten zeer beperkt om hier meer financieel rendement uit te halen. o De vergunningen van de gemeente zijn vaak te beperkend voor RCH waardoor (mogelijke) evenementen niet positief bijdragen aan de exploitatie. TheaterBV heeft een stabiele financiële basis. SportBV niet, daar staat de exploitatie onder druk, voornamelijk door hogere energiekosten. Vanuit RCH bezien worden deze negatieve resultaten gedekt uit de positieve resultaten van TheaterBV, maar wenselijk is een positieve exploitatie voor SportBV. Meer zakelijkheid mag worden verwacht in de samenwerking. De relatie opdrachtgever-opdrachtnemer is nu onvoldoende professioneel en zakelijk, door gebrek aan kwantitatieve doeltellingen/resultaten, haalbaarheid van activiteiten en te weinig gestructureerde (formele) overleggen.
28
6 Aanbevelingen Aangezien het huidige construct nog steeds het meest passende is voor de doelstellingen van de gemeente, is het advies ook om RCH als verzelfstandigde BV te consolideren. Om de samenwerking effectiever te maken en RCH bedrijfsmatiger te laten functioneren zijn diverse aanbevelingen geformuleerd: -
-
-
-
-
-
-
Het zal voor alle partijen goed zijn wanneer duidelijk wordt uitgesproken wat de gewenste afstand/zelfstandigheid van RCH is t.o.v. de gemeente. Dit zorgt voor duidelijkheid en meer richting van de samenwerking. o Dit zal vervolgens ook consistent doorgevoerd moeten worden in keuzes en handelen van betrokkenen. Bijvoorbeeld in de vrije (‘beleids’)ruimte van RCH, weerstandsreserve en positie (en beloning) van de directeur. Gemeente zal de drie verschillende rollen die zij heeft (aandeelhouder, opdrachtgever en verhuurder) intern meer op elkaar moeten afstemmen. Integraliteit ontbreekt vaak. o Daarnaast is het zuiver blijven onderscheiden ook van belang, om daarin geen verwarring of tegenstrijdigheden te krijgen. o Gemeentelijk accounthouder zou binnen de eigen organisatie beter positie moeten krijgen richting collega’s en duidelijker verantwoordingslijnen afstemmen, gezien de diverse rollen van de gemeente. RCH zal zich duidelijker moeten profileren als zelfstandige organisatie door zich minder volgzaam op te stellen en zakelijker te opereren richting gemeente. Bijvoorbeeld door eerder naar voren te stappen, meer stevigheid te tonen in het behartigen van haar eigen belang en/of te escaleren.
RCH zal meer zakelijkheid kunnen tonen in de bedrijfsplannen en evaluaties, door daarin meer kwantitatieve doelen op te nemen, deze duidelijker te koppelen aan acties, voortgang en resultaten en daar op te sturen. Dit gebeurt nu maar in beperkte maten, te vaag en/of te vrijblijvend. Gemeente zal duidelijker moeten uitspreken wat haar prioritering van de doelen is; het zowel financieel willen besparen en veel inhoudelijke doelen meegeven is vaak niet met elkaar te vereenzelvigen. o Daarbij hoort voor alle partijen ook het realistisch wegen van de diverse doelstellingen, dat lijkt nu soms meer wensdenken dan een realistische of zakelijke afweging. De verhuurdersrol van de gemeente zal duidelijker belegd moeten worden, zowel ambtelijk als bestuurlijk, en vanuit die rollen meer gestructureerd de gesprekken voeren met RCH. o Afdeling Vastgoed zal hier nadrukkelijk in betrokken moeten worden. De opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie moet geprofessionaliseerd worden: o Het zgn. 10.2 overleg zal consequent en vaker gevoerd moeten worden, minstens ieder half jaar en misschien zelfs ieder kwartaal. o Meer kwantitatieve prestatieafspraken maken, dat komt de professionele samenwerking ten goede. 29
-
-
-
-
-
o Gemeente en RCH doen er goed aan om te bekijken wie vanuit RCH het beste het 10.1 overleg (met ambtelijk accounthouder) kan voeren, of dat de directeur is of de managers. o Proces van (gemeentelijke) besluitvorming beter met elkaar bespreken en afstemmen. o RCH zal duidelijker inzichtelijk moeten maken wat de (financiële) gevolgen zijn van beleidsmatige keuzes door de gemeente. o RCH zal zich vaker zakelijker mogen opstellen richting de gemeente, bijvoorbeeld rondom huurprijzen voor (deels) afgeschreven sportaccommodaties. o Voor SportBV zal nadrukkelijker het gesprek gevoerd moeten worden over de negatieve exploitatie, hoe dat opgelost kan worden. Het voorstel van RCH (het verhogen van de ticketprijzen zwembad) heeft bij de gemeente nog niet tot instemming geleid, maar er is ook geen alternatief besproken. Met oog op de levensvatbaarheid van RCH zal de gemeente de (politieke) keuze moeten maken dat RCH de exploitatie van SportBV dekkend kan maken door het verhogen van de ticketprijzen of dat zij kiest voor het verhogen van de exploitatievergoeding. Gemeente doet er goed aan om de huurprijs van gymzaal ‘De Kooy’ vast te stellen op €0, aangezien deze gymzaal is afgeschreven voor vrijwel alle activiteiten. MJOP moet opnieuw worden vastgesteld, op basis van aangepast en geverifieerde bedragen.
o Het bijbehorende benodigde bedrag voor de reserve zal vanuit de gemeente overgemaakt moeten worden. De gemaakte afspraken over de minimale weerstands-/egalisatiereserve moeten worden opgevolgd, zodat RCH minimaal 15% en maximaal 25% van de jaaromzet als egalisatiereserve heeft. o Dat vraagt om een financiering van minimaal € 200.000 vanuit de gemeente aan RCH, om te voldoen aan de ondergrens. Een reserve van 20% vraagt om nog eens een storting van gelijke omvang. Het uitvoerende werkgeverschap van de directeur bij de RvC beleggen (AV behoudt wel het benoemings- en ontslagrecht): o Het voeren van HR-gesprekken eenduidig bij de RvC beleggen. o In lijn met het recht van bindende voordracht van de RvC bij het benoemen van de directeur door de AV, zou de RvC ook positie moeten worden toegekend in de bezoldiging van de directeur. Dit kan via statutaire aanpassing of het toekennen van de bevoegdheid aan RvC door aandeelhouder, hier dient een keuze in gemaakt te worden. o De gemeente stelt een beloningsbeleid vast voor de directeur van RCH, zodat duidelijk is hoe beloning wordt bepaald en binnen welke kaders. o De RvC zal jaarlijks HR-gesprekken moeten voeren met de directeur, idealiter op basis van een 360gradenfeedback. In de Algemene Vergadering, conform de statuten, de rollen van de directeur en RvC met een raadgevende stemmen goed tot uiting te laten komen. 30
-
-
-
-
RCH zal zich meer moeten inzetten om andere financiële bronnen te vinden voor de SportBV. o Tegelijkertijd mogen hierin ook geen wonderen worden verwacht. Bij het theater is dit vrij succesvol maar levert het slechts een kleine bijdrage op het geheel. Benoem expliciet de risico’s en formuleer beheersmaatregelen. De belangrijkste risico’s zijn: o Huisvesting van het theater o Financiële positie Sportbedrijf o Kosten huisvesting zwembad o Toekomstige gemeentelijke bijdrage RvC en AV doen er goed aan om de opdracht aan de accountant uit te breiden zodat deze ook met een managementletter kan komen, wat voor een extra externe blik op het functioneren en risico’s van de BV komt. Zowel gemeente als RCH doen er goed aan meer te reflecteren op de samenwerking en eigen handelen daarbinnen, en dat ook met elkaar te bespreken. o Jaarlijks een benen op tafeloverleg tussen portefeuillehouders, RvC en directeur, om de samenwerking te bespreken.
31
de Galan Groep Rutgers van Rozenburglaan 2 3744 MC Baarn T +31 (0)35 694 80 00 E info@galangroep.nl
www.galangroep.nl
32