D06. 20250417 RIB rapportage externe inhuur 2024.pdf

Aan de gemeenteraad De T datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer onderwerp

17 april 2025 J. Ansems 2025-0032439 Kwartaalrapportage 2024 externe inhuur

Geachte heer/mevrouw,

Bij de behandeling van de Begroting 2025 heeft u als gemeenteraad aangedrongen op het terugdringen van het percentage externe inhuur in de richting van het gemiddelde van de middelgrote gemeenten. Ook is afgesproken dat u als gemeenteraad eens per kwartaal wordt geïnformeerd over de ontwikkelingen externe inhuur. Elk jaar brengt A&O fonds Gemeenten de Personeelsmonitor Gemeenten uit: dé benchmark voor HR-kengetallen van gemeenten. De Personeelsmonitor geeft inzicht in trends en ontwikkelingen op de gemeentelijke arbeidsmarkt. Het A&O fonds refereert aan de Stichting Arbeidsmarkt- en Opleidingsfonds Gemeenten (A&O fonds Gemeenten). Het A&O fonds Gemeenten helpt gemeenten bij de ontwikkeling en professionalisering als werkgever en bij de ontwikkeling en groei van medewerkers. Het A&O fonds werkt samen met de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten). De personeelsmonitor is feitelijk een verzameling indicatoren en kengetallen. De kernboodschap of wellicht beter nog het doel van de RIB is tweeledig: a. De wijze waarop wij het percentage externe inhuur berekenen ijken en vastleggen. b. Een nulpunt met elkaar vaststellen op basis van de juiste berekening. Hetgeen nu voorligt is de eerste bestuurlijke rapportage die vanaf dit moment een opvolging per kwartaal zal krijgen. Vooralsnog is gekozen de kwartaalrapportage in de vorm van een RIB aan te bieden.

Deze eerst RIB betreft het jaar 2024. In de daarop volgende raadsinformatiebrieven wordt per kwartaal gerapporteerd (de eerstvolgende gaat over kwartaal 1 2025). Om duiding te geven aan de stijging en reden van externe inhuur is een uitgebreide kwantitatieve en kwalitatieve analyse gedaan. Naast cijfers is het uiteraard belangrijk om ook inzicht te hebben in de reden van externe inhuur. Het is goed te realiseren dat vacatures en externe inhuur een sterke relatie met elkaar hebben. Externe inhuur is echter soms nodig bij de uitvoering van de inhoudelijke opgaven en/of opgaven waarvoor specifieke expertise nodig is bij vervanging voor het kunnen opvangen van ziekteverzuim. Op basis van de uitkomsten van deze analyse is een set van maatregelen opgesteld, die moet leiden tot meer grip en sturing op de inhuur van externe expertise en het terugdringen van het percentage externe inhuur van 29,4% naar het gemiddelde van middelgrote gemeenten (ca 20%). Uitkomsten analyse en maatregelen 1. Er is een verschil tussen de cijfers externe inhuur van onze gemeente in relatie tot de cijfers van het gemiddelde van middelgrote gemeenten. In de berekening van de externe inhuur gemeente

Papendrecht zijn teveel elementen opgenomen, die feitelijk niet onder de noemer inhuur vallen. Door de onderstaande elementen voortaan niet te kwalificeren als externe inhuur, bedraagt het feitelijke percentage externe inhuur 25% in plaats van 29,4%. In deze rapportage is 01-01-2025 als peildatum gehanteerd. In onze berekening zijn teveel elementen opgenomen, die feitelijk niet onder de noemer externe inhuur vallen (we sluiten aan bij de berekening van externe inhuur conform de Personeelsmonitor). Het gaat dan om de volgende zaken die vanaf nu niet meer worden meegeteld bij het berekenen van het percentage externe inhuur): •

Onderzoeks- en adviesopdrachten (er was een aantal onderzoeksopdrachten geboekt op inhuur).

•

Medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Trainees/stagiaires, werkervaringsplaatsen etc.

•

Alle vormen van uitbesteden/outsourcing waarin sprake is van resultaatopdrachten of waarbij resultaatafspraken worden gemaakt.

•

Uitbesteding van dienstverlening aan de gemeentelijke organisatie binnen het concern of aan intergemeentelijke samenwerking in de vorm van shared service (dus HR, communicatie en andere dienstverleningsovereenkomsten vanuit de Service Gemeente Drechtsteden).

•

Inlenen van personeel vanuit organisaties zonder winstoogmerk (bijvoorbeeld van een andere gemeente of stichting (SGD, en andere inleen personeel van buurgemeenten).

•

Aanbesteding/outsourcing van werkzaamheden van facilitaire dienstverlening (catering, schoonmaak en beveiliging).

•

Aanbesteding/outsourcing van algemeen verzorgende functies (groenvoorziening, afvalverwerking, onderhoud gebouwen - > voorbeeld DrechtwerkGroen).

•

De inhuur van verkeersregelaars betreft een dienst, omdat dit van zeer tijdelijke aard is (voor evenementen of korte perioden) en dat ze niet onder de hiërarchische organisatie vallen (een van de criteria voor de definitie van inhuur).

2. Bij de berekening van het percentage externe inhuur worden, conform de methode die gehanteerd wordt in de Personeelsmonitor, de uitgaven externe inhuur berekend als percentage van de totale kosten van de loonsom vermeerderd met de kosten van externe inhuur (conform BBV). 3. Voor de rapportage wordt alleen brondata gebruikt uit de regionale management informatie tool (Cognos). Deze brondata wordt ook gebruikt voor het aanleveren van data ten behoeve van de Personeelsmonitor. Hiermee wordt alleen gebruik gemaakt van die leidende bron, hetgeen zorgdraagt voor eenduidige en betrouwbare data. Consequentie hiervan is dat dit in de praktijk leidt tot een kwartaal achterstand t.a.v. de actualiteit. 4. Om meer grip & sturing op externe inhuur te krijgen is zowel het beleid als werkprocessen verscherpt danwel aangepast. Hierbij moet u denken aan duiding van de verschillen in de externe inhuur, actualiseren van de interne beleidsregels en de aanpassing van de werkprocessen aanvragen externe inhuur en openstellen vacatures. Dat laatste is aangepast vanwege de sterke relatie tussen externe inhuur en vacatures. We streven ernaar om structurele inhuur zoveel mogelijk om te zetten naar vaste medewerkers. Hierbij wordt een relatie gelegd met de Strategische Personeelsplanning.

EXTERNE INHUUR DOOR DE JAREN HEEN Inhuurpercentage o.b.v. loonsom + inhuur P-monitor landelijk (gemeenteklasse 20.000 - 50.000) 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

Voorgaande grafiek toont het inhuurpercentage van de gemeente Papendrecht door de jaren heen afgezet tegen de P-monitor, het landelijke gemiddelde voor de gemeenteklassen 20.000 – 50.000. Te zien is dat in 2019 het externe inhuur percentage van de gemeente Papendrecht boven het inhuurpercentage gaat van de P-monitor.

DIENSTBETREKKING IN PERCENTAGE

(O.B.V. LOONSOM + INHUUR 2024) 1% 2%

100% 90%

22%

80% 70% 60% 50%

40%

75%

30% 20% 10% 0% Vast personeel

Uitzendkracht

DetaVast

ZZP

In bovenstaande diagram is te zien hoe de dienstbetrekking in percentage verdeeld is in 2024. Te zien is dat in totaal 25% van de loonsom bestaat uit inhuur. Wij vertrouwen erop u voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel