D05. 20240912 RIB Evaluatie Bedrijfsvoeringstaken Servicegemeente Dordrecht.pdf

Aan de (duo) leden van de gemeenteraad van Papendrecht datum

12 september 2024

behandeld door

J.K. de Jong

ons kenmerk doorkiesnummer

2024-0076443

Onderwerp

Evaluatie bedrijfsvoeringstaken Servicegemeente Dordrecht

Geachte mevrouw, heer, Servicegemeente Dordrecht (SGD) is als onderdeel van de gemeente Dordrecht op 1 januari 2022 van start gegaan. Dit na een korte transitieperiode van Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) naar SGD in het jaar 2021. Met de omvorming van het samenwerkingsconstruct is beoogd op een efficiënte wijze een hogere kwaliteit van dienstverlening te bieden, innovatiever en slagvaardiger te zijn en meer maatwerk te kunnen leveren op de bedrijfsvoeringstaken. Op initiatief van de gemeenteraad van Papendrecht is bij de start van het SGD besloten om twee jaar na de start een evaluatie uit te voeren. Deze evaluatie heeft inmiddels plaatsgevonden. In deze raadsinformatiebrief wordt u geïnformeerd over de uitkomsten, het vervolgproces en het standpunt van het college. Wat is de aanleiding? Als gemeenten hebben we grote maatschappelijke ambities die vaak complex van aard zijn en een onderlinge afhankelijkheid hebben. Een goede bedrijfsvoering speelt een belangrijke rol bij het begrijpen van de uitdagingen waar we voor staan en het verlenen van de ondersteunende diensten en producten die nodig zijn bij realiseren van deze ambities.

Of het nu gaat om geavanceerde, veilige ICT-systemen, begrijpelijke communicatie naar onze inwoners, duurzaam inkopen of datagedreven oplossingen: een goede bedrijfsvoering is essentieel voor de moderne gemeentelijke dienstverlening en helpt ons efficiënt om te gaan met de uitdagingen waarmee we als gemeenten worden geconfronteerd. Bedrijfsvoering doen we samen. Tot 2022 in de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) en sinds 2022 vanuit de Servicegemeente Dordrecht (SGD). De samenwerking tussen de gemeente Dordrecht en de andere zes Drechtstedengemeenten met betrekking tot het afnemen van de producten en diensten van de Servicegemeente Dordrecht is per 1 januari 2022 voor een periode van vier jaar vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. De Servicegemeente Dordrecht levert ook producten en diensten aan drie verbonden partijen: Sociale Dienst Drechtsteden (GR Sociaal), Dienst Gezondheid & Jeugd (GR DG&J) en Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (GR OZHZ). Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. In de samenwerkingsovereenkomsten is opgenomen dat na twee jaar een gesprek wordt gevoerd, tussen de gemeente Dordrecht en haar afnemers, gericht op de inhoudelijke bijsturing van de taakuitvoering en de overeenkomst. In dit kader heeft de gemeente Dordrecht in de zomer van 2023 voorgesteld een evaluatie uit te laten voeren door een extern adviesbureau.

Hoe is het evaluatierapport tot stand gekomen? De inhoud en aanpak van de evaluatie is gezamenlijk door de gemeente Dordrecht en haar afnemers bepaald. Hiervoor is een gemengd ambtelijk/bestuurlijke begeleidingsgroep samengesteld die het proces van uitvraag tot oplevering heeft begeleid. Na een gezamenlijke selectieprocedure is adviesbureau &Van de Laar (&VDL) geselecteerd voor het uitvoeren van de evaluatie. Aan het bureau is als hoofdvraag gesteld: ‘Wat zijn de sterkten en ontwikkelpunten in de dienstverlening en samenwerking sinds de oprichting van SGD en welke optimalisaties zijn mogelijk naar de toekomst toe?’ Deze vraag is bekeken vanuit vier perspectieven: 1. Geldende afspraken, opgaven, ontwikkelingen en ambities 2. Kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening 3. Samenspel opdrachtgever / opdrachtnemer 4. Financiering en kosten Op basis van een (juridische) documentenanalyse en gesprekken met alle afnemende gemeenten, verbonden partijen, gemeente Dordrecht en specifiek SGD heeft &VDL haar evaluatierapport opgeleverd. In de bijlage treft u het volledige rapport. Wat is de kernboodschap van het evaluatierapport? De partners van SGD zijn tevreden over de kwaliteit maar er zijn ook kritiekpunten SGD voegt veel realisatiekracht toe aan de bedrijfsvoering van de zes partnergemeenten, de gemeente Dordrecht én drie regionale samenwerkingsverbanden.

Deze partners zijn over het algemeen tevreden over de kwaliteit van dienstverlening vanuit SGD. Partners zijn kritisch op de transparantie in het kostenpatroon van SGD, de mate waarin zij hun financiële bijdragen kunnen beïnvloeden, de mate van ‘nabijheid’ van SGD en over de mate waarin zij impulsen ervaren op het terrein van kwaliteit en innovatie. De SGD is volop in transformatie SGD is een organisatie volop in transformatie. Zo wordt gewerkt aan een grootschalig ICT veranderproces (ICT Beweegt), de introductie van een andere manier van werken, het versterken van de arbeidsmarktpositionering, de verdere integratie binnen de ambtelijke organisatie Dordrecht én het transparanter maken van de bekostigingssystematiek. Dit vanuit gedachten van een slanke en slagvaardige bedrijfsvoering die in belangrijke mate voortkomt uit de situatie van vóór 2022: SGD is namelijk overgegaan in de toenmalige vorm, met bestaande mensen én bestaande (financiële) middelen. De ambities zijn niet realistisch in relatie tot het transformatieproces Naar mening van bureau &Van de Laar (&VDL) zijn de ambities zoals door de partnerorganisaties gezamenlijk vastgesteld bij de vorming van SGD niet realistisch in relatie tot het gekozen transformatieproces (doorlooptijd, ‘ongewijzigde’ overgang en forse transformatieopgaven).

Daarbij komt dat het samenspel tussen SGD en de partnergemeenten en SGD en de samenwerkingsverbanden niet voldoende zuiver wordt gespeeld conform het gekozen samenwerkingsconstruct. Dat wil zeggen, met Dordrecht als centrumgemeente en partnergemeenten als samenwerkingspartners én samenwerkingsverbanden als contractpartijen.

Drie hoofdadviezen om de dienstverlening en samenwerking te versterken &VDL geeft drie hoofdadviezen mee om de dienstverlening vanuit SGD en de samenwerking tussen partnerorganisaties te versterken: 1. Geef SGD rust en ruimte om de transformatie succesvol af te ronden richting 2026 Op de eerste plaats adviseert &VDL dat SGD vanuit realisme en waardering - voor prestaties tot heden binnen de gegeven context - de rust en ruimte moet krijgen van de partnerorganisaties om de ingezette transformatieprocessen voortvarend en zorgvuldig te doorlopen en tot succesvolle afronding te brengen richting 2026. De partnerorganisaties mogen verwachten dat SGD daarin (pro)actief haar rol pakt. Waarmee een sterk fundament ontstaat om als SGD op door te ontwikkelen tot een kwalitatief hoogwaardige(r) dienstverlener op het terrein van bedrijfsvoering. 2. Leer met elkaar ‘het spel’ van centrumconstructie steeds beter te spelen Ten tweede adviseert &VDL dat het wenselijk is dat de partnerorganisaties met elkaar steeds beter ‘het spel’ van een centrumconstructie leren spelen, conform de daarbij geldende spelregels: zakelijker, maar met behoud van partnerschap. Daarin dienen voor partnergemeenten (accent op partnerschap) en voor samenwerkingsverbanden (accent op zakelijkheid) net iets andere accenten te worden gezet in de verbinding met SGD.

Ook de overlegstructuur dient in de vorm van deelnemers en agendasetting in lijn met het karakter van de samenwerking te worden gebracht. 3. Kom gezamenlijk tot een realistische SGD Ontwikkelagenda 2024-2026 &VDL adviseert tot slot om - rekening houdende met de reeds ingezette ontwikkelingen - als partners samen tot een realistische SGD-ontwikkelagenda voor de periode 2024 tot 2026 te komen. Daarin kunnen de oorspronkelijke ambities waar nodig worden aangescherpt en bijgesteld. Daarbij hoort het advies om als partnergemeenten politiek-bestuurlijk commitment aan SGD te geven, tot uiting komend in uitvoeringsovereenkomsten voor onbepaalde tijd, voorzien van de geldende uittreedafspraken. Dit biedt SGD stabiliteit en daarmee ontwikkelperspectief voor het realiseren kwaliteitsimpulsen en innovatiekracht. Hoe ziet het vervolgproces eruit? Alle colleges en dagelijks besturen hebben kennisgenomen van het evaluatierapport. Doel wordt nu om gezamenlijk (SGD en de afnemende organisaties) een solide basis te leggen voor de periode 2024-2026. Daarbij wordt het accent gelegd op het formuleren van een realistische ontwikkelagenda en het verkennen van een aantal fundamentele vraagstukken die in de evaluatie worden aangehaald.

Het gaat dan in ieder geval om: • Herijken van de benoemde ambities: wat zijn realistische verwachtingen tot 2026 en na 2026 met betrekking tot de (basis)dienstverlening en de innovatieagenda? • Zakelijk partnerschap: hoe ziet dit eruit en hoe staat dit in relatie tot het verschil tussen gemeenten en samenwerkingsverbanden? (Hier ligt tevens een sterke relatie met het project ‘Hoogwaardige dienstverlening met transparante financiering’, waarin een nieuw financieringsmodel tussen SGD en de gemeenten en de samenwerkingsverbanden wordt vormgegeven). • Het doorgronden van het juridisch construct: wat zijn ieders rollen en verantwoordelijkheden? Van daaruit kan dan ook verder perspectief geboden worden voor de periode na 2026. Dit wordt integraal opgepakt, afgestemd op andere lopende trajecten

Welk standpunt heeft het college over de evaluatie en het vervolg? Het college neemt een positieve grondhouding in ten aanzien van het evaluatierapport. Dit vanuit de gedachte dat hiermee voldoende handelingsperspectief wordt geboden voor het versterken van de samenwerking en de dienstverlening. &VDL adviseert te komen tot een uitvoeringsoverkomst voor onbepaalde tijd. Het college is hiervan geen voorstander. Gezien de huidige ontwikkel- en uitvoeringsstatus SGD is onbepaalde tijd geen stimulans. Dit kan een negatief effect geven op innovatie en de druk om de kwaliteit van blijvend te verbeteren. De praktijk leert namelijk dat hierin nog te verbeteren en te innoveren valt. Een besluit over een overeenkomst voor onbepaalde tijd komt nu dan ook te vroeg en zou genomen moeten worden in 2025. Het college hecht er veel waarde aan dat de Dordrecht, als eigenaar van SGD, alle gemeenten actief betrekt bij de totstandkoming en uitvoering van de Ontwikkelagenda. Uitgangspunt moet zijn dat dit een gezamenlijke Ontwikkelagenda is. Het is belangrijk gezamenlijk te investeren in partnership en gedeelde aanpak. Dit geeft ook richting aan de onderliggende overlegstructuren.

Specifieke aandachtpunten voor het vervolg zijn vanuit het college: • transparantie in de kostenstructuur van het SGD, zodat kosten voor verleende diensten zuiver toegerekend worden aan die organisaties die de betreffende diensten afnemen. • het opstellen van een verantwoordingsrapportage in 2026 over de realisatie van de Ontwikkelagenda 2024-2026 • een scherp en realistisch proces over het hernieuwen van de huidige samenwerkingsovereenkomst die in 2026 afloopt. Tot slot Over de voortgang van het vervolgproces wordt u geïnformeerd via de reguliere planning en control cyclus.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel

Bijlage: • Eindrapport Evaluatie Bedrijfsvoeringstaken Servicegemeente Dordrecht