D03. 20230517 Zienswijze college Boardletter 2022.pdf

Aan de gemeenteraad datum

16 mei 2023

behandeld door

G. van den Broek

ons kenmerk

2023-0052484

doorkiesnummer Onderwerp

Zienswijze college Boardletter 2022

Geachte mevrouw, heer, Ook dit jaar heeft u van onze accountant BDO audit en Assurance BV (BDO) een Boardletter ontvangen. In de Boardletter 2022 geeft de accountant inzicht in actuele ontwikkelingen en wordt verslag gedaan van de bevindingen uit de uitgevoerde interim controle 2022. Deze jaarlijkse tussentijdse controle is bedoeld om het management handvatten te geven voor de verdere verbetering van de interne beheersomgeving. Ontwikkelingen In de audit commissie van 25 januari 2023 is door BDO een uitgebreide toelichting gegeven op de interim controle 2022. Dit in lijn met de verordening op de audit commissie gemeente Papendrecht zoals op 5 juli 2022 door uw raad is vastgesteld. Hiermee zou in principe volstaan kunnen worden qua informatievoorziening richting de raad over de uitgevoerde interim controle 2022. Omdat wij er veel waarde aan hechten om uw raad actief te informeren en de audit commissie (weer) relatief nieuw is binnen de gemeente Papendrecht, hebben wij BDO gevraagd om in ieder geval voor 2022 nog een Boardletter op te stellen. In overleg met de audit commissie maken we, als onderdeel van de voorbereiding op de aanbesteding van de accountantsdienstverlening voor de periode 2024-2027, afspraken over de wijze waarop uw raad in de komende jaren op passende wijze wordt geïnformeerd over de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden.

In 2022 hebben we uitvoering gegeven aan het intern controle plan 2022 en de doorontwikkeling naar het interne controleplan 2023. Hierin nemen we de aanbevelingen van de accountant mee en ontwikkelen we de interne controle steeds verder door van gegevensgericht naar procesgericht. Dit doen we door de werkinstructies en procesbeschrijvingen voor relevante werkprocessen verder vast te leggen en gericht beheersmaatregelen te treffen om bevindingen uit (eerdere) controles weg te nemen of te beperken. De tussentijdse verbijzonderde interne controle (VIC) wordt daarmee meer risicogestuurd, maar blijft hoofdzakelijk gegevensgericht. De uitvoering zal net als voorgaande jaren periodiek plaatsvinden (3 à 4 keer per jaar), waarbij tussentijdse bevindingen worden vastgelegd en teruggekoppeld aan de organisatie. Dit geeft de mogelijkheid om eventuele onjuistheden en/of kwetsbaarheden gedurende het jaar aan te pakken en daarvan te leren. De doorontwikkeling van het interne controle plan 2023 vormt tegelijkertijd een goede voorbereiding op de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording. De wetgeving hiervoor is inmiddels definitief vastgesteld en het college zal vanaf het begrotingsjaar 2023, dus voor het eerst bij de jaarrekening 2023, zelf direct aan uw raad verantwoording afleggen over het wel of niet rechtmatig handelen van ons college.

De kaderstelling van de rechtmatigheidsverantwoording vanuit uw raad is op 8 december 2022 vastgesteld. Interne beheersing De zichtbaarheid en toetsbaarheid is en blijft een aandachtspunt. Waar een accountant vanuit de controle alles zichtbaar vastgelegd wil hebben maakt de organisatie daarin keuzes. De organisatie is te klein en de kosten worden te hoog wanneer we dit op alle activiteiten doorvoeren. Daarom zijn keuzes gemaakt in waar en wanneer zichtbaarheid en toetsbaarheid worden verlangd. Dit maakt de organisatie flexibel waar dat kan en strikter wanneer risico's daarom vragen. Deze handelingswijze is niet ongebruikelijk en wordt bij veel andere gemeenten ook toegepast. Natuurlijk blijven we altijd kijken naar (nieuwe) mogelijkheden om de zichtbaarheid en toetsbaarheid te vergroten.

Aandachtsgebieden Zoals de accountant stelt hebben we het afgelopen jaar wederom geïnvesteerd in de financiële organisatie van de gemeente. Met de doorontwikkeling van het VIC-plan zijn we op de goede weg voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De inzet hierbij blijft om gesteld te staan voor de eerste rechtmatigheidsverklaring van het college en daarnaast de interne beheersing continu te blijven verbeteren. Wij gaan ervanuit dat de organisatie hiertoe prima in staat is. De beschikbaarheid van capaciteit en middelen zal wel bepalend zijn voor het ambitieniveau en de doorlooptijd die daarvoor nodig is. De accountant geeft hierbij het ontbreken van goede procesbeschrijvingen als aandachtspunt mee. Binnen de capaciteit die we binnen de organisatie beschikbaar hebben, kiezen we bij de doorontwikkeling van de VIC voor een gefaseerde en risicogerichte aanpak. We zijn inmiddels dan ook gestart met het opstellen van praktische en toepasbare procesbeschrijvingen voor de meest relevante processen. De eerste processen die we hierbij (in concept) hebben afgerond betreffen de processen inkoop- en aanbesteding en factuurafhandeling. Het tweede aandachtspunt van de accountant betreft de doorontwikkeling van de frauderisicoanalyse.

Hierin hebben we de afgelopen periode al de nodige stappen gezet door in het Interne Controleplan 2023 een frauderisicoanalyse per taakveld op te nemen. Daarnaast bespreken we in de auditcommissie van 31 mei 2023 de nota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk Gebruik, zoals in februari 2023 door het college is vastgesteld. Het opstellen van een (beknopt) frauderesponse plan staat gepland in aanloop naar het opstellen van het Interne Controleplan 2024. Het derde punt waarvoor de accountant aandacht heeft gevraagd, het invoeren van een volledig contractenregister en een verplichtingenadministratie om zo de contractenstroom, uitstaande verplichtingen en de naleving van de aanbestedingsregels goed te kunnen monitoren, is mede aanleiding geweest om als eerste de processen inkoop- en aanbesteding en factuurafhandeling op te pakken. De door de accountant genoemde aandachtspunten hangen hier namelijk sterk mee samen. Op basis van deze stappen bekijken we welke mogelijkheden er zijn om onze administratie op deze gebieden nog verder door te ontwikkelen. Aandachtspunt hierbij is wel om, binnen de beschikbare middelen en capaciteit in een gemeente van onze omvang, met praktische en werkbare oplossingen te komen waarmee voldoende invulling gegeven wordt aan deze onderdelen. Vervolg De interim controle 2022 vormt de opmaat naar de jaarrekeningcontrole door BDO.

De controlewerkzaamheden worden in april en mei 2023 uitgevoerd. De bevindingen hieruit worden bij de behandeling van de jaarrekening 2022, na behandeling hiervan in de audit commissie, aan uw raad aangeboden.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel