D01. 20231115 RIB ICT Beweegt.pdf

Aan de gemeenteraad datum

14 november 2023

behandeld door

P.C. Loopik

ons kenmerk

2023-0156778

doorkiesnummer Onderwerp

RIB ICT Beweegt

Geachte heer, mevrouw, In deze raadsinformatiebrief willen we u op de hoogte stellen van de ontwikkelingen rondom het regionale programma ICT Beweegt!. Het is van belang dat de raad weet dat het programma zal uitlopen waarbij nog onduidelijk is voor wiens rekening deze kosten komen. We werken inmiddels in de Digitale Werkruimte (DWR), zodat we overal, altijd en plaats onafhankelijk kunnen (samen)werken. Ook voor u als raadslid biedt het samenwerken in MS Teams nieuwe mogelijkheden zoals het veilig samenwerken in bestanden, het eenvoudig delen van deze bestanden en het bijhouden van planborden en taken. Het programma ICT Beweegt!, voorheen ICT Verandert! genaamd, is in een cruciale fase beland waarin een aantal grote veranderingen zal worden doorgevoerd. De komende periode zullen onze applicaties worden overgezet van het eigen rekencentrum naar het rekencentrum van KPN. Tevens wordt het samenwerken in MS Teams de standaard. Om dit allemaal mogelijk te maken wordt allereerst gezorgd voor de juiste veilige apparatuur. De overgang naar MS Teams vraagt om een andere werkwijze en daar wordt uitgebreid aandacht aan besteed door medewerkers te trainen en te begeleiden. Aanleiding Vanaf de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) maakt onze gemeente gebruik van de ICT diensten van het toenmalige SCD.

De regio Drechtsteden staat op de drempel van de realisatie van de Informatisering & Automatisering (I&A) Strategie uit 2018 die voortkomt uit de door de Drechtraad vastgestelde informatievisie. In die strategie werd de route geschetst die afgelegd moest worden om de transitie te doen van ICT in eigendom en eigen beheer naar gebruik maken van diensten van de markt. Met de transitie wordt bijgedragen aan de eerder vastgestelde regionale bestuurlijke doelstellingen: • Vergroten van de snelheid en wendbaarheid van het I&A domein • Verbeteren van de kwaliteit binnen het I&A domein • Verhogen van de efficiëntie binnen het I&A domein • Verhogen van de kostenflexibiliteit binnen het I&A domein • Benutten van de toegevoegde waarde binnen het I&A domein • Verhogen van gebruikersvriendelijkheid De strategie is vervolgens omgezet in een transitieplan ICT Verandert, waarin meerjarig de spelregels en het resultaat zijn beschreven van de transitie. Dit is een beweging die breed binnen alle Drechtsteden gemeenten wordt gedragen. Het programma ging uit van een transitie met een looptijd van 24 maanden vanaf 2021. Met de voorgenomen transitie werd vanaf 2021 verder gegaan met de beweging van ICT investeringen naar exploitatie: er werd steeds minder besteed aan de eigen infrastructuur en hulpmiddelen maar steeds meer aan diensten die marktpartijen leveren.

Het SGD (voorheen SCD) wordt zo steeds minder ‘eigenaar’ en steeds meer ‘afnemer’. De SGD organisatie krijgt daarmee steeds meer een regierol richting de leveranciers.

Migratie naar MS Teams en KPN De komende maanden gaat er veel veranderen in de manier waarop we bij de gemeente Papendrecht digitaal (samen)werken. Iedereen bij Papendrecht krijgt met deze veranderingen te maken. Zo verhuizen al onze (actuele) documenten van onze netwerkschijf naar MS Teams. MS Teams biedt ons ook tal van nieuwe mogelijkheden om slim digitaal samen te werken. De vaste computerkastjes op de werkplekken worden vervangen door docking stations en het werken met laptops wordt de standaard. Ook verhuizen de computerprogramma’s die we gebruiken naar het rekencentrum van KPN. De overgang naar MS Teams betekent ook een andere manier van samenwerken. Om optimaal en veilig gebruik te maken van deze nieuwe mogelijkheden worden richtlijnen en spelregels opgesteld. Daarnaast zullen medewerkers worden opgeleid in het gebruik van MS Teams en uitgebreid worden meegenomen in de aanstaande veranderingen. Papendrecht is in diverse regionale gremia vertegenwoordigd om aandacht te vragen voor onze lokale behoeften. Zo vindt onder andere afstemming plaats in het regionale informatiemanagers overleg Drechtsteden (IMO-D) en het periodiek overleg informatieveiligheid Drechtsteden (PIO-D) en in diverse werkgroepen. Uitloop Bovengenoemde veranderingen vragen ook de nodige gezamenlijke inzet van medewerkers en leveranciers.

Vanwege de complexiteit van het applicatielandschap is er vanuit het project en KPN geconcludeerd dat er meer tijd nodig is om de applicaties zorgvuldig over te zetten. De eerder aangegeven looptijd van 24 maanden en einddatum van 1 januari 2024 zullen daarmee niet worden gehaald. Het programma heeft daarom een nieuwe einddatum afgegeven van 1 april 2024. Op het moment van schrijven is nog geen integraal overzicht beschikbaar van de meerkosten als gevolg van deze uitloop. Ook is nog onduidelijk voor wiens rekening deze kosten komen. Deze worden door het programma inzichtelijk gemaakt en zo spoedig mogelijk gedeeld. Zodra de meerkosten bij ons bekend zijn, dan zal dit ook worden gedeeld met uw raad.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris,

de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel