D01. 20210629 RIB Informatiehuishouding 2020.pdf

Aan de gemeenteraad

datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer onderwerp

29 juni 2021 L. Tak 2021-0043855 14078 Informatiehuishouding 2020

Geachte mevrouw, heer, In maart 2021 is het rapport van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst aan de hand van 10 indicatoren. Er wordt een aantal aanbevelingen en verbeteringen genoemd om de kwaliteit van de informatiehuishouding verder te verbeteren. In bijgaande brief aan de provincie wordt een reactie geformuleerd op genoemde punten. De reactie kan tevens beschouwd worden als de verantwoording over de zorg van de archiefbescheiden, conform artikel 8 van de Archiefverordening.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de wnd. burgemeester,

J.M. Ansems

A.M.M. Jetten

REGIONAAL

ARCHIEF DORDRECHT

ONDERDEEL VAN DORDRECHTS MUSEUM

Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT

Gemeente Papendrecht t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 11 3350 AA Papendrecht

Regionaal Archief Dordrecht Hof 6 33UXG DORDRECHT

T 078 770 53 27 www.regionaalarchiefdordrecht.nl

Contactpersoon R. Lassche

T 06 5198 3344 E r.lassche@dordrecht.nl Datum 23-03-2021 Ons kenmerk 2541249 Uw kenmerk Bijlage(n) Jaarverslag over 2020 Betreft Jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2020

Geacht college,

Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht.

U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland. Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Papendrecht, voor deze,

R. Lassche Archiefinspecteur.

Pagina 1/1

1

REGIONAAL

ARCHIEF DORDRECHT ONDERDEEL VAN DORDRECHTS MUSEUM

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand

van de informatiehuishouding in de gemeente Papendrecht

over 2020

Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht

R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Alblasserdam, drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht 23 maart 2021

1

Inleiding

Conform artikel 11 van de Archiefverordening van de gemeente Papendrecht brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Onder normale omstandigheden voert de archiefinspectie in dat kader een uitvoerig onderzoek uit dat de actuele stand van zaken rond de informatiehuishouding inzichtelijk maakt. Een onderzoek heeft dit jaar niet plaatsgevonden aangezien de contactmomenten met de gemeente zeer beperkt zijn geweest door de corona-crisis. Het is om die reden dat het verslag dit keer minder uitvoerig is dan dat u bent gewend. Het verslag behelst slechts een opsomming van de hoofdzaken die voortvloeien uit de beperkte observering en acties vanuit de archiefinspectie.

1. Aanbevelingen afkomstig uit het verslag van 2019 1.1 (KPI1) Lokale regelgeving

A. Voltooi de werkzaamheden die nodig zijn om de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer te kunnen actualiseren. De concepten van deze lokale regelgeving zijn gereed. Stand van zaken 1.1 A

SCD-DIV heeft in 2017 de huidige Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer aangepast op basis van de nieuwe modellen van de VNG en heeft dit afgestemd met de archiefinspectie. In het nieuwe model van de Archiefverordening 2017 wordt onder meer beschreven dat er een Strategisch Informatieoverleg (SIO) dient te worden ingericht en wat de taken zijn. Zodra het SIO is ingericht kunnen de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer ter vaststelling aan respectievelijk het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad worden voorgelegd. De gemeentearchivaris heeft half augustus 2019 een advies voor het instellen van een SIO bij de gemeente Papendrecht neergelegd. Dit advies dient nog door de gemeente Papendrecht te worden behandeld. (Zie ook het volgende punt.) 1.2 (KPI 2) Interne kwaliteitszorg en toezicht

A. Er dient een Strategisch Informatieoverleg (SIO) ingesteld te worden.

Stand van zaken 1.2 A Half augustus 2019 heeft de gemeentearchivaris een brief aan de gemeente Papendrecht gestuurd met het advies een Strategisch Informatieoverleg (SIO) in te richten. In de brief geeft hij aan wie er in het SIO kunnen plaatsnemen en welke punten er op de agenda staan. Omdat praktisch alle facetten van de archief- en informatiehuishouding bij het SCO zijn ondergebracht, adviseerde hij om één SIO voor alle Drechtsteden in te stellen. Nu echter is besloten het SCO als gemeenschappelijke regeling op te heffen is het de vraag of een centraal SIO voor alle Drechtsteden nog opportuun is. Om die reden is de om de gemeentearchivaris verzocht situatie opnieuw te beoordelen en daarover het

2

%

college te adviseren. Op grond daarvan kan het college een besluit nemen waarmee het SIO wordt bekrachtigd1.

B. Besteed zoveel aandacht als nodig aan de bewustwording onder de medewerkers van de veranderende manier van werken als gevolg van de implementatie van het Klant- Zaak- en Archiefsysteem InProces (hierna KZA) om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruiken van het systeem te creëren.

Stand van zaken 1.2 B In het vorige verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding rapporteerde de archiefinspectie dat het project KZA (Klant-, Zaak- en Archiefsysteem) vooral gericht was op de uitrol van het systeem en niet op de implementatie en het creëren van meerwaarde voor de medewerkers. Daardoor maakte de archiefinspectie zich zorgen of het systeem volledig kon worden geïmplementeerd en in de toekomst integraal gebruikt ging worden en gaf aan, dat het van belang was dat de focus binnen het project KZA meer gelegd zou worden op de medewerkers van de deelnemende gemeenten als gebruikers, naast de focus op de techniek. In dit kader adviseerde de archiefinspectie, om de wensen en eisen van de gebruikers in kaart te brengen en te bespreken. In 2020 zijn hierin stappen gezet en is vanuit de projectorganisatie gestart met de inventarisatie van de behoeften vanuit de gebruikersorganisaties. Met tevredenheid ziet de archiefinspectie daarbij een verlegging van de focus op de implementatie in plaats van op de techniek, en met het principe 'de business centraal' wordt de nut en noodzaak en meerwaarde van het systeem voor de gebruikers leidend.

Onderdelen van deze verlegging van de scope is het samenvoegen van zaaktypen waar dat kan, en het onderzoeken of de afhandeling en archivering van op korte termijn vernietigbare zaken in het KZA en eventueel in backoffice-applicaties kan worden afgehandeld. Daarbij heeft de archiefinspectie erop gewezen dat de eisen uit de archiefwet- en regelgeving ten aanzien van de archivering en vernietiging van digitale informatie ook gelden voor eventuele andere applicaties naast het KZA, op het moment dat daarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen.

C. Het college van burgemeester en wethouders dient de aanbevelingen op te volgen die zijn voortgevloeid uit de inspectie op het gebruik van het KZA.

Stand van zaken 1.2 C Er is een duidelijke verbetering waar te nemen in de kwaliteit van de gecontroleerde dossiers. Slechts één dossier bleek onvolledig. De context van de in zaak 2019-0082936 opgenomen notariële akte is niet duidelijk. Het verdient aanbeveling de zaakdossiers die worden gevormd door de afdeling die dit proces gebruikt aan te spreken op het belang van een volledige dossiervorming. Daarnaast is het van belang dat SCD-DIV de komende tijd dit zaaktype goed controleert op volledigheid2.

%

D. Zorg dat alle processen die zijn ingericht, worden gebruikt door de vakafdelingen en voorkom dat de dossiervorming in andere (vak)applicaties plaatsvindt. Daarnaast moet SCDDIV in gesprek met de vakafdelingen om te achterhalen waarom bepaalde processen niet worden gebruikt.

E. SCD-DIV moet vanuit haar specifieke vakkennis het toekennen van de resultaten (en dus de bewaartermijnen) steeds kritisch blijven controleren. Voorkomen moet worden dat dossiers te vroeg dan wel te laat worden vernietigd.

' De gemeentearchivaris heeft aangegeven medio april 2021 dit advies uit te brengen. 2 Zie Mozaiek zaaknummer: 1631717 (inspectierapport d.d. 17-07-2020)

3

F. SCD-DIV dient de kwaliteitscontroles voor onbepaalde tijd te bestendigen. Gebruikers moeten gestimuleerd worden een uniforme en zorgvuldige dossiervorming toe te passen. Hen bewust te maken van het (bedrijfsmatige) belang daarvan, kan daarbij helpen. Stand van zaken 1.2 D, E en F3

Deze punten zijn onverminderd van kracht in 2021. 1.3 (KRI 3) Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

A. De door SCD-DIV inmiddels vanuit Mozaïek gevormde analoge dossiers moeten worden gecompleteerd met het archiefmateriaal dat is opgeslagen op (lokale) informatiedragers, zoals servers, harde schijven en persoonlijke dan wel functionele e-mailboxen. Stand van zaken 1.3 A In eerdere jaarverslagen werd gemeld dat niet al het te bewaren archiefmateriaal in analoge vorm is opgenomen in fysieke dossiers. In Mozaïek staan veel uploads en ook op de afdelingsschijven en persoonlijke mailboxen staat veel archiefwaardig materiaal. Deze constatering heeft er niet toe geleid dat er meer archiefmateriaal is aangeboden bij SCD-DIV. Het SCD-DIV kan en wil faciliteren bij het oplossen van deze problematiek, het is en blijft echter de verantwoordelijkheid van de gemeente zelf om de archivering op orde te hebben, c.q. te krijgen. Dat betekent dat de gemeente-een actieve rol hierin moet gaan vervullen. Op dit moment gaat alle capaciteit op dit vlak bij de gemeente en SCD-DIV uit naar de implementatie van het KZA. B. Het KZA-project dient voorgezet te worden, zodat volledig digitaal werken en archiveren mogelijk wordt gemaakt.

Stand van zaken 1.3 B

Het project KZA is per 31 december 2020 beëindigd. De operatieve voortgang zal vanaf 1 januari 2021 worden bestendigd vanuit de lijnorganisatie van het SCD.

Eind 2020 stonden er 513 processen live in het KZA. Dit zijn er in absolute zin minder dan vorig jaar. Dit kan echter eenvoudig worden verklaard doordat een aantal zaaktypen bij nader inzien hetzelfde proces bleek te vertegenwoordigen. Deze zijn nu samengevoegd tot één zaaktype.

1.4 (KPI 5) Vernietiging A. Er dient een representatieve vernietigingslijst gegenereerd te worden vanuit Mozaïek, waarmee een gerichte vernietiging van de documenten die zijn opgenomen in de numerieke reeksen ten uitvoer gebracht kan worden. Stand van zaken 1.4 A

In 2020 is door SCD-DIV gezocht naar een oplossing. Er ligt een voorstel dat door de archiefinspectie is geaccepteerd.

3 Deze punten zijn overgenomen uit het jaarverslag over 2019, paragraaf 2, interne kwaliteitszorg en toezicht.

4

Gemaakte afspraken: Er wordt een representatieve steekproef genomen door de archiefinspectie, een medewerker SCO en een medewerker van archiefbewerkingsbureau DOCFactory. SCO breng per gemeente de omvang van de numerieke series in kaart en verstrekt hiervan een overzicht.

In beginsel wordt 20% van het totaal aantal dozen onderworpen aan de steekproef. Bij onregelmatigheden wordt de steekproef uitgebreid. Voor permanent te bewaren stukken wordt een toelaatbare foutmarge van 0,5% gehanteerd. Voor stukken met een vernietigingstermijn langer dan 10 jaar wordt een toelaatbare foutmarge van 2% gehanteerd. Als een vernietigingsserie voldoet aan de criteria van de steekproef, dan mag die vernietigingsserie vernietigd worden4.

2. Verslag 2020

2.1 Jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archiefbescheiden weer. Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis.

Mozaiek Zaaknummer 2380044 2526838

Aanvraag machtiging 15-10-2019 02-11-2020

Machtiging verleend 24-10-2019 02-12-2020

2526839

02-11-2020

16-11-2020

Procesverbaal vernietiging 21-01-2020 Nog niet ontvangen 24-12-2020

Archiefblok

Vernietigingsjaar

Papendrecht Papendrecht (analoog) Papendrecht (digitaal)

2019 2020 2018-2020

2.2 (KPI6) Overbrengingen naar de archiefbewaarplaats

Secretariearchief Papendrecht (GAD 1316)

Op 26 augustus is het secretariearchief van Papendrecht overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het betreft de periode 1992-19995. De archiefinspectie was wegens gedwongen thuisquarantaine niet aanwezig bij deze overbrenging. De taken zijn waargenomen door de heer Wim Koole, archivist bij het Regionaal Archief Dordrecht.

Aldus vastgesteld op 23 maart 2021 drs. TJ. de Bruijn

Gemeentearchivaris

O 4 Gebaseerd op de samenvatting overleg vernietiging numerieke series d.d. 16-12-2020, opgesteld door M. Zondag SCO. 6 Zie Mozaiek zaaknummer: 1497528.

5

Provinciale Staten van Zuid-Holland T.a.v. bureau Bestuurlijke Zaken en Toezicht Postbus 90602 2509 LP Den Haag datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

29 juni 2021 L. Tak 2021-0043855 14078 Archiefbeheer jaarverslag informatiehuishouding 2020

Geachte heer, mevrouw, Eind maart 2021 is het rapport van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Papendrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst, waarbij door de archiefinspectie een aantal aanbevelingen en verbeteringen worden genoemd. Ter kennisname bieden we u onze reactie op dit rapport aan. Deze brief kan tevens beschouwd worden als de verantwoording over de zorg van de archiefbescheiden, conform artikel 8 van de Archiefverordening. KPI 1 en KPI 2 Lokale regelgeving en Interne kwaliteitszorg en toezicht. 1.1.A en 1.2.A Beide aanbevelingen waren reeds onderdeel van het vorige jaarverslag van de gemeentearchivaris. Nu in 2020 is besloten om het SCD als gemeenschappelijke regeling op te heffen is het de vraag of een centraal SIO voor alle Drechtstedengemeenten nog opportuun is en is de gemeentearchivaris verzocht om deze situatie opnieuw te beoordelen. Het college zal verzoeken om in 2021 een sluitend advies op beide aanbevelingen te ontvangen van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft inmiddels het college bij brief een advies gegeven om lokaal een SIO in te stellen. Hierover wordt op een later moment een besluit genomen. 1.2 B t/m F.

Het college volgt de aanbevelingen van de inspectie op met betrekking tot het gebruik van het KZA en zorgdragen dat structureel aandacht wordt besteed onder de medewerkers aan een zo groot mogelijke bewustwording om uniforme en zorgvuldige dossiervorming toe te passen.

KPI 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 1.3.A en 1.3.B Het project KZA is eind 2020 beëindigd en vervolgens bestendigd vanuit de lijnorganisatie. Het college onderschrijft het belang van volledig digitaal werken en archiveren. KPI 5 Vernietiging Het college acht de gemaakte afspraken tussen SCD-DIV en de archiefinspectie voldoende om gerichte vernietiging van documenten ten uitvoer te brengen. KPI 6 Overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Overbrenging van het secretariearchief van Papendrecht heeft plaatsgevonden en behoeft geen verdere aandacht.

Wij zijn ervan overtuigd dat de hierboven beschreven oplossingen en maatregelen ervoor zorgen dat het informatie- en archiefbeheer voor de gemeente Papendrecht in 2021 nog verder op orde wordt gebracht.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de wnd. burgemeester,

J.M. Ansems

A.M.M. Jetten

2