C01. 20210415 Omgevingdienst ZHZ, Ontwerpbegroting 2022 en voorlopige jaarrekening 2020.pdf
Tekst van het document
Wettelijke taken milieu/bouw/gebruik (€ 244.000 hogere baten) OZHZ maakt in de individuele jaarprogramma’s per opdrachtgever afspraken over de uit te voeren activiteiten en budgetten. Verantwoording vindt plaats door middel van financiële maandrapportages en de bestuursrapportages. Ieder jaarprogramma wordt per 3 maandperiode op voorschotbasis bij de opdrachtgevers in rekening gebracht. Jaarlijks vindt nacalculatie plaats aan de hand van de geleverde prestatie/producten.
28 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
In 2020 hebben diverse opdrachtgevers extra budgetten beschikbaar gesteld voor opgaven op het gebied van woningbouw, bodem en duurzaamheid. Een groot deel heeft een incidenteel karakter. De begroting is daardoor tussentijds gewijzigd met € 438.000. De realisatie 2020 (€ 20,4 mln.) is hoger (€ 244.000) dan de bijgestelde begroting. Belangrijkste reden is extra werk voor het jaarprogramma Dordrecht, Papendrecht, Sliedrecht, Hendrik Ido Ambacht en Molenlanden. De extra werkzaamheden betreffen met name omgevingsvergunningen milieu, omgevingsvergunningen bouw en aandachtdossiers. Ondanks de COVID-19 crisis is het werkaanbod dus minimaal op niveau gebleven. De hogere omzet heeft geleid tot hogere kosten van de flexibele capaciteit (zie personeelskosten) en hogere additionele productkosten. Offerte- en subsidietaken (€ 1,197 mln. hogere baten) Adviezen en projecten hebben een incidenteel karakter. Opdrachtgevers verstrekken op basis van een offerte of programma een opdracht voor een specifiek advies of onderzoek. Afrekening vindt plaats op basis van gerealiseerde uren of een vaste offerteprijs. De raming van de primaire begroting is doorgaans behoedzaam, vanwege het onzekere karakter van de omzet. De begroting is in 2020 positief bijgesteld met € 771.000 op grond van de tussentijdse realisatie. De realisatie van € 4,681 mln.
is hoger uitgekomen (€ 1,197 mln.) dan de bijgestelde begroting. Belangrijkste reden zijn de saneringswerkzaamheden door externe partijen voor het project "lood in de speeltuinen". OZHZ vervult namens PZH de rol van opdrachtgever richting aannemers die de saneringen uitvoeren. De hogere omzet heeft geleid tot hogere additionele productkosten (directe doorbelaste kosten aan opdrachtgevers) en extra kosten van de flexibele capaciteit. OZHZ ontvangt een bijdrage van de provincie Zuid-Holland (PZH) voor de Impuls Omgevingsveiligheid (IOV). De bijdrage in 2020 bedraagt € 119.751. De besteding is uitgekomen op € 119.655. Overige baten (€ 2.000 lagere baten) De overige baten hebben een incidenteel karakter. De baten houden verband met het terugvorderen van studiekosten bij vertrekkend personeel.
1.5.4
Lasten
De totale lasten komen € 549.000 hoger uit dan begroot. Personeelskosten (€ 56.000 lagere lasten) Onder personeelskosten vallen de kosten van eigen personeel en de kosten van inhuur. Voor het capaciteitsbeleid wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering (hoofdstuk 2.4). De begroting is in 2020 tussentijds bijgesteld met € 696.000 vanwege de inzet van flexibel personeel omwille van de extra omzet, invulling van vacatures, improductiviteit vanwege het inwerken van nieuwe medewerkers en de afronding van de doorontwikkeling.
29 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
De totale personeelskosten 2020 bedragen € 20,327 mln. en komen daarmee lager uit (€ 56.000) dan de bijgestelde begroting. De onderverdeling in eigen personeel en flexibele capaciteit is als volgt: Personele lasten
Begroting 2020
Realisatie 2020
Verschil
Personeelskosten OZHZ Flexibele capaciteit
16.001 4.383
15.889 4.438
11256
Totaal personele lasten
20.384
20.327
56-
Bedragen x € 1.000 De kostenonderschrijding op het eigen personeel bedraagt € 112.000. Dit is een saldo van diverse plussen en minnen. De loonkosten en overige vergoedingen zijn hoger door de instroom van nieuwe medewerkers aan het einde van het jaar (€ 44.000). Ook de sociale lasten zijn hoger dan begroot (€ 51.000). Vanwege het toezicht op de noodverordening zijn meer overwerkuren gemaakt (€ 13.000). Daarnaast is sprake van hogere wervingskosten (€ 13.000) en hogere kosten voor de begeleiding van zieke werknemers (€ 12.000). Hier staan lagere kosten tegenover. Deze hebben soms een relatie met het thuiswerken. Per saldo hebben medewerkers meer verlof gekocht, (-/- € 37.000), zijn opleidingen vertraagd (-/- € 42.000) en zijn er minder reiskosten (-/- € 80.000). De extra gratificaties als steun in de rug voor medewerkers konden fiscaal gunstig worden ondergebracht in de werkkostenregeling, zonder overschrijding van de vrije ruimte (-/- € 58.000). Het restant (-/- € 34.000) betreft met name fiscale inhoudingen. De inhuurkosten zijn slechts € 56.000 hoger dan begroot. Dit, terwijl de urenomzet € 140.000 hoger was. De geraamde productiviteitsdaling ten gevolge van de vacatures en het inwerken is gecompenseerd door de hogere omzet. Ook de inhuurtarieven zijn minder sterk gestegen dan verwacht.
Kapitaallasten (€ 5.000 lagere lasten) De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk specifieke investeringen in de huisvesting en ICT. De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Voorbeelden zijn het huurcontract inzake Post 120 en leasecontracten voor het wagenpark. Voor de omvang en samenstelling van de kapitaalgoederen wordt verwezen naar de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (hoofdstuk 2.2). De begroting is in 2020 tussentijds bijgesteld met € 15.000, op grond van de investeringskredieten. De realisatie (€ 253.000) is iets lager dan de bijgestelde begroting (€ 258.000). Vanwege het thuiswerken zijn de investeringen in het pand en meubilair vertraagd en de investeringen in ICT verhoogd. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Ondersteuning SCD (€ 82.000 lagere lasten) De ondersteuning door het SCD heeft betrekking op de dienstverlening met betrekking tot ICT, personeelszaken, inkoop, verzekering en juridische diensten. Bij eerdere begrotingswijzigingen is de begroting positief bijgesteld met € 71.000. De bijstelling had voornamelijk betrekking op de indexering.
30 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
De realisatie 2020 bedraagt € 1,743 mln. en is lager dan begroot (-/- € 82.000). De onderverdeling per onderdeel is als volgt: Ondersteuning SCD
Begroting 2020
ICT
Verschil
1.465
1.383
-82
360
360
-
1.825
1.743
82-
Personeel en organisatie Totaal ondersteuning SCD
Realisatie 2020
Bedragen x € 1.000 De onderbesteding op de ICT-dienstverlening heeft vooral een technisch karakter en heeft geen effect op de dienstverlening. Een deel van de ICT-aanschaf is geactiveerd en leidt tot structureel hogere kapitaallasten. Ook de variabele kosten zijn lager dan begroot. Huisvesting (€ 10.000 lagere lasten) Per 2016 heeft OZHZ een huurcontract afgesloten voor de locatie post 120 te Dordrecht. In 2020 is de begroting tussentijds verlaagd met € 7.000 vanwege een lagere eindafrekening van de energie- en overige servicekosten. Daar stond de indexering tegenover. De realisatie 2020 valt lager uit dan begroot vanwege vertraagde onderhoudskosten. Overige bedrijfskosten (€ 126.000 lagere lasten) De overige bedrijfskosten hebben onder meer betrekking op software licenties, externe advies- en accountantskosten, Arbodienstverlening, kantoorbenodigdheden, facilitaire kosten en verzekeringen. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen verhoogd met € 180.000. Belangrijkste reden was de aanpassing van systemen (Squit 20/20), vanwege de invoering van de Omgevingswet en de Wet Open Overheid (€ 112.000). Dekking vindt plaats uit de bestemmingsreserve Digitalisering. Ook was sprake van een technische allocatie van personeelskosten naar bedrijfskosten (leasekosten, contributies en organisatiekosten) van € 72.000 in totaal.
De realisatie 2020 (€ 976.000) blijft achter bij de begroting. Het verschil (-/- € 126.000) heeft voor het merendeel betrekking op softwarekosten (-/- € 144.000) vanwege vertraging van de implementatie van Squit 20/20 en vertraging van werkzaamheden in het kader van de Wet Open Overheid. Dit leidt tot een lagere onttrekking van de bestemmingsreserve Digitalisering. Hier staan hogere kosten tegenover van het toegenomen dataverkeer (€ 17.000) vanwege het thuiswerken. Het restant (-/- € 1.000) is een saldo van diverse mee- en tegenvallers. Additionele productiekosten (€ 874.000 hogere lasten). De additionele productiekosten worden direct in rekening gebracht bij de opdrachtgevers. Het kan daarbij gaan om externe (juridische) expertise, uitgevoerde werkzaamheden door aannemers, etc. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen bijgesteld (€ 338.000), op grond van de realisatie. De realisatie 2020 (€ 3,050 mln.) is fors hoger (€ 874.000) dan de bijgestelde begroting. Belangrijkste reden zijn de saneringswerkzaamheden door externe partijen voor het project "lood in de speeltuinen". OZHZ vervult namens de provincie Zuid-Holland de rol van opdrachtgever richting aannemers die de saneringen uitvoeren. Het effect op het financiële resultaat is nihil, omdat de hogere lasten leiden tot overeenkomstige hogere baten. 31 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Onvoorzien (€ 46.000 lagere lasten) Het budget onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedoeld voor afboeking van niet factureerbare uren (onderhanden werk) en overige onvoorziene tegenvallers. Bij eerdere begrotingswijzigingen is de raming neerwaarts (€ 124.000) bijgesteld naar € 96.000, vanwege een aanpassing van de systematiek met betrekking tot het weerstandsvermogen. Het bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. De realisatie 2020 (€ 50.000) is lager dan begroot. De post onvoorzien is als volgt aangewend Onvoorzien
Realisatie 2020
Verliesvoorziening onderhanden werk
32
Toename verlofstuwmeer
16
Overig
2
Totaal onvoorzien
50
Bedragen x € 1.000 Op grond van de analyse van doorlopende projecten is de voorziening vanwege oninbaarheid verhoogd met € 32.000. In gevallen van oninbaarheid is veelal sprake van uren die zijn gemaakt op nog niet formeel bevestigde projecten. Dit is een aandachtspunt voor verdere verbetering. Het verlofstuwmeer is toegenomen. Hier is een relatie met de COVID-crisis, de extra omzet en de krapte op de inhuurmarkt voor bepaalde taakvelden. Dit is deels opgevangen door minder verlof op te nemen. Overige bijzondere posten (nihil) De realisatie van € 309.000 betreft de compensatie van de eigenaren voor de hogere inwonerbijdrage vanwege de uittredingen.
32 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
1.5.5
Reserves
Toevoegingen De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Bij eerste bestuursrapportage 2020 heeft een toevoeging plaatsgevonden van € 124.000, vanuit de post onvoorzien. Reden is een andere systematiek met betrekking tot het weerstandsvermogen. Toevoeging reserves
Begroting 2020
Realisatie 2020
Verschil
Algemene reserve
124
124
0
Totaal toevoeging reserves
124
124
0
Bedragen x € 1.000 Onttrekkingen De reserves zijn voor € 718.000 onttrokken. Dat is € 496.000 lager dan begroot. Onttrekking reserves
Begroting 2020
Resultaatbestemming 2019 Frictiekosten ontvlechting Digitalisering Doorontwikkeling Informatie Gestuurd Werken Controle energiemaatregelen Totaal onttrekking reserves
Realisatie 2020
Verschil
173 602
173 442
70 207 1
0 69 1
0 -161 -128 -70 -138 0
1.214
718
-496
162
34
Bedragen x € 1.000 Resultaatbestemming 2019 (€ 173.000) Dit betreft de technische verwerking van de bestemming van het rekeningresultaat 2019 en ziet op de uitkering aan de eigenaren. Frictiekosten ontvlechting (€ 442.000) De onttrekking betreft de compensatie aan eigenaren voor de hogere inwonerbijdrage (€ 309.000), de tijdelijk hogere overhead (€ 123.000) en personele frictiekosten (€ 10.000). Het productiviteitsverlies ten gevolge van de vele instroom van nieuwe medewerkers is gecompenseerd door de hogere omzet. Derhalve blijft de onttrekking achter bij de begroting. Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling (€ 34.000) De onttrekking betreft externe kosten voor Squit XO en werkzaamheden in het kader van de Basisregistratie Ondergrond (BRO). De realisatie blijft achter bij de begroting (€ -/- 128.000) vanwege vertraging van de implementatie Squit 20/20 mede ten gevolge van de vertraagde invoering van de Omgevingswet. Daarbij speelt ook de vertraging van de Wet Open Overheid.
33 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Informatie Gestuurd Werken (€ 69.000) OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Het regieplan biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Een deel van het programma Informatie Gestuurd Werken (IGW) wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. De realisatie blijft met € 69.000 achter ten aanzien van de begroting (€ 207.000). Het grootste deel betreft een achterstand in de uitvoering van het programma. Daarnaast is een deel van de uitgaven geactiveerd. De bijbehorende kapitaallasten worden gedekt uit de bestemmingsreserve. Doorontwikkeling (nihil) De kosten voor opleidingen en trainingen in het kader van de doorontwikkeling zijn gedekt uit het reguliere opleidingsbudget. Vanwege de COVID-crisis zijn er minder opleidingen gevolgd. De geraamde onttrekking is derhalve uitgebleven. Wegvallen subsidie controle energiemaatregelen (€ 1.000) Het restant van de subsidie is vrijgevallen in 2020.
34 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid. De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering.
35 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.
2.1.1
Begripsomschrijving
Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.
2.1.2
Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.
36 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.1.3
Risicoprofiel Omgevingsdienst
Bedragen x € 1.000 Waarschijnlijkheid Zeer hoog
Kans > 75%
Hoog
Kans > 50% en < 75%
Medium
Kans > 25% en < 50%
Laag
Kans < 25%
Impact Groot
financieel risico > € 400.000
Medium
financieel risico > € 150.000 en < € 400.000
Klein
financieel risico < € 150.000
2.1.4
Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2020 bedraagt € 1.034.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 1.099.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m.
37 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om: −
Het huurcontract inzake de locatie Post 120;
−
De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware);
−
Leasecontracten voor het wagenpark.
De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie. Materiële vaste activa a b c d e
Boekwaarde 2020
Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen
464.732 102.917 226.550 104.136 26.866
Totaal
925.201
Bedragen x € 1.000 Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.
38 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.3
Financiering
De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: •
Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;
•
Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;
•
Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: •
Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;
•
Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;
•
De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;
•
Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.
39 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2020 bedraagt deze limiet 8,2% van € 26,7 mln. (omvang begroting) = € 2,2 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 0,5 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 2,7 mln. Kasgeldlimiet Omvang begroting
31-12-2020
31-12-2019
26.661
25.838
1 Toegestane kasgeldlimiet Percentage
8,2%
8,2%
Bedrag
2.186
2.119
opgenomen gelden < 1 jaar
0
0
schuld in rekening courant
0
0
door derden gestorte gelden 1 < jaar
0
0
overige schulden
4.302
516
Totaal
4.302
516
0
0
4.836
2.083
2 Vlottende schuld
3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar
0
0
4.836
2.084
Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)
-534
-1.568
Toegestane kasgeldlimiet
2.186
2.119
Ruimte
2.720
3.686
Totaal 4 Toets kasgeldlimiet
Bedragen x € 1.000
40 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2020 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2020 geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm
31-12-2020
31-12-2019
1 Renteherzieningen
0
0
2 Aflossingen
0
3 Renterisico
0
0 0
4 Begrotingstotaal
26.661
25.838
5 Percentage conform regeling
20,0%
6 Renterisico norm
5.332
20,0% 5.168
0
0
5.332
5.168
5.332
5.168
Berekening renterisico
Berekening rente risiconorm
Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm Ruimte Bedragen x € 1.000 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren. Leningenportefeuille OZHZ heeft in 2019 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2020 als per 31 december 2020 nihil.
41 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Overige kentallen Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering
Rekening 2019
Begroting 2020
Rekening 2020
Netto schuldquote
-6,0%
-10,0%
-26,4%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
-6,0%
-10,0%
-26,4%
Solvabiliteitsratio
39,0%
25,0%
22,1%
Grondexploitatie
0,0%
0,0%
0,0%
Belastingcapaciteit
0,0%
0,0%
0,0%
Structurele exploitatieruimte
1,0%
1,0%
0,4%
Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld 250.000 euro aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag), Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 225.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2020 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar Drempelbedrag 250 (1) Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's (2) Rijks schatkist aangehouden 175 170 186 189 middelen Ruimte onder het drempelbedrag 75 80 64 61 (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) Begrotingstotaal verslagjaar 25.315 Het deel van het begrotingstotaal dat (4b) 25.315 kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de (4c) € 500 miljoen te boven gaat (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks (5a) schatkist aangehouden middelen 15.891 15.509 17.156 17.344 (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal 91 91 92 92 (5b) (2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
175
170
186
189
42 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.4
Bedrijfsvoering
2.4.1. COVID-19 en het effect op de bedrijfsvoering Thuiswerken Zowel bij de uitvoering van de VTH-taken als bij het werken op kantoor heeft OZHZ de RIVM-richtlijnen in acht genomen. Vrijwel alle medewerkers hebben een groot deel van het jaar thuisgewerkt. Waar nodig heeft OZHZ daarvoor extra (ICT-) middelen beschikbaar gesteld. Ook is een ruimere toepassing gegeven aan de mogelijkheid om zorgverlof op te nemen. Slechts voor noodzakelijke werkzaamheden en in enkele uitzonderingsgevallen waren medewerkers op kantoor. Verder was het kantoor gesloten. OZHZ ontving vrijwel geen bezoek en vergaderingen en overleggen vonden plaats via telefoon of beeldbellen. De medewerkers zijn met een actuele Q&A op de hoogte gehouden van de meest gestelde vragen en antwoorden. Ook is, vooral in de eerste helft van 2020, een interne 'werkmarkt' ingericht waarin is bijgehouden welke werkzaamheden er liggen en welke medewerkers eventueel tijd, kennis en capaciteit hebben om deze op te pakken. Dit hielp de medewerkers van OZHZ om met elkaar in deze periode de goede dingen voor de opdrachtgevers op efficiënte wijze te kunnen blijven doen. Werkconcept De COVID-crisis heeft tot nieuwe inzichten geleid ten aanzien van het werkconcept. Sinds 2016 werkt OZHZ in het pand "Post 120" met een kantoorconcept waarin activiteit gerelateerd werken en tijd- en plaatsonafhankelijk werken centraal staat.
Daar hoort ook de mogelijkheid bij om thuis te werken. In de praktijk betekende dit echter dat mensen vooral naar kantoor kwamen op dezelfde tijdstippen en van de mogelijkheid om thuis te werken nauwelijks gebruik maakten. Mede door uitbreiding van het aantal werknemers werd eind 2019 duidelijk dat een uitbreiding van het kantoor wenselijk was als gevolg van een tekort aan werk- en vergaderplekken. Onder invloed van de COVID-crisis zijn de onderhandelingen over deze uitbreiding beëindigd. De COVID-crisis heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de doorontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie.
2.4.2
Organisatie en personeel
Eindevaluatie van de doorontwikkeling Sinds 2016 loopt bij OZHZ het traject 'de doorontwikkeling'. OZHZ is dit traject gestart om de organisatie voor te bereiden op veranderingen in de samenleving en de wet- en regelgeving. Deze leiden er namelijk toe dat de maatschappij andere eisen gaat stellen aan een moderne overheidsorganisatie. Het meest duidelijke voorbeeld daarvan is de Omgevingswet. In de eerste fase van de doorontwikkeling is een nulmeting uitgevoerd op basis waarvan een aantal verbetermogelijkheden is benoemd. Fasegewijs heeft OZHZ hieraan de afgelopen jaren uitvoering gegeven. Dit heeft geleid tot aanpassingen aan de structuur en sturing binnen de organisatie. Deze zijn randvoorwaardelijk voor het realiseren van een cultuur waarin het geven en nemen van verantwoordelijkheid en vertrouwen en samenwerking centraal staan.
43 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
In de eerste helft van 2020 is de eindevaluatie van de doorontwikkeling uitgevoerd. OZHZ heeft de rapportage en aanbevelingen in juli voorgelegd aan het AB. Samen met de nieuwe kernwaarden van de organisatie geven deze een impuls aan verdere verbetering: organisatie en medewerkers handelen omgevingssensitief, hebben oog voor samenwerking, denken in mogelijkheden en oplossingen en geven en nemen vertrouwen en verantwoordelijkheid. Op grond van alle gevoerde gesprekken en overige informatie en met het oog op de visie op de organisatie, trekt OZHZ in de eindevaluatie de conclusie dat de dienst op dit moment, veel meer dan enkele jaren terug, een belangrijke gespreks- en ketenpartner is in het omgevingsrechtdomein en bij de uitvoering van de VTH-taken. Zeer belangrijk is dat de eindevaluatie veel input heeft opgeleverd die, samen met de nieuwe kernwaarden en het medewerkers tevredenheidonderzoek, de impulsen geeft voor verdere verbetering van de dienstverlening. De rapportage legt daar grotendeels de nadruk op: "OZHZ blijft daarom kritisch op het eigen presteren en is zich er goed van bewust dat het bereikte resultaat alleen kan worden vastgehouden en verder kan worden verbeterd met (invulling van) de juiste randvoorwaarden voor de organisatie en de medewerkers.
Zoals een goed beheer en een goede ontsluiting van actuele data in de ICT-systemen, het snel kunnen acteren in concrete VTH-processen, het kunnen ontwikkelen van nieuwe producten waaraan behoefte is en een werkomgeving waarin de medewerkers op goede wijze en met ontwikkeling van de gewenste competenties kunnen blijven werken aan de opgaven van de opdrachtgevers. Daarnaast blijft de ambitie staan dat OZHZ meer omgevingstaken gaat uitvoeren voor zijn opdrachtgevers en zal OZHZ de door de bestuurders meegegeven richting aan de strategische koers meenemen in het vervolg op de doorontwikkeling." OZHZ heeft de door het AB genoemde mogelijkheden tot verdere verbetering al grotendeels in uitvoering genomen. De te actualiseren Nota Bedrijfsvoering wordt in juni 2021 aan het DB voorgelegd. Daarin zal het verkleinen van de flexibele schil van OZHZ worden opgenomen. Het is wenselijk te gaan werken met meer eigen mensen met kennis van de lokale situatie, waarbij die kennis vanzelfsprekend ten goede komt aan de opdrachtgevers. Nu al signaleert en agendeert OZHZ vroegtijdig ontwikkelingen die impact hebben op de opdrachtgevers en de taakuitvoering, en daarmee budgettering van OZHZ. Aandachtspunt daarbij is dat dit goed moet aansluiten bij de begrotingscyclus van de opdrachtgevers. Daarnaast gaat OZHZ o.a.
aan de slag met de aanbevelingen om duurzaamheid en energiebesparing nog meer te integreren in de reguliere VTH-taakuitvoering, te adviseren over regionaal afgestemde normstelling in omgevingsplannen in het kader van de Omgevingswet en het versterken van de samenwerking met de gemeenten (bijvoorbeeld over de impact van de Wkb) en met andere omgevingsdiensten. Een voorbeeld van dit laatste is de samenwerkingsovereenkomst met de DCMR. Vanaf 1 oktober 2020 voert OZHZ de zogenoemde BRIKS-taken uit bij provinciale bedrijven in de Rijnmond (m.u.v. het beheersgebied van Rotterdam) en (v.w.b. Brzo-bedrijven) in het beheersgebied van de Omgevingsdienst Haaglanden. Dit betreft, kort gezegd, de niet-milieugerelateerde omgevingstaken bij bedrijven in de genoemde regio. De AB-leden vonden het positief dat OZHZ steeds meer zichtbaar is als partner in netwerken zoals bijvoorbeeld bij de regionale energiestrategieën en de ontwikkeling van waterstoftankstations. Dergelijke trajecten dagen OZHZ en zijn medewerkers uit en dragen zodoende bij aan de kwaliteit van de organisatie en zijn dienstverlening. Het positieve signaal van het bestuur past daarom uitstekend bij de koers die OZHZ heeft ingezet en wil continueren. De koers van OZHZ is ook het centrale thema in de bestuursconferentie die OZHZ in 2021 organiseert.
Medewerkerstevredenheidonderzoek OZHZ onderzocht in de tweede helft van 2020 hoe tevreden de medewerkers zijn. De resultaten waren zonder meer positief. OZHZ scoort hoog op bevlogenheid, betrokkenheid, sociale veiligheid en werkgeverschap. De medewerkers zijn trots op collegialiteit, klantgerichtheid van de organisatie, samenwerking met partners en de ontwikkeling in de organisatie. Ook vergeleken met andere omgevingsdiensten en andere overheidsorganisaties 44 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
springt OZHZ er in positieve zin uit. Belangrijke aandachtspunten zijn de werkdruk, de onderlinge samenwerking binnen de organisatie en het binnenklimaat van het kantoor Post120. OZHZ gaat deze punten actief oppakken, in samenspraak met de medewerkers. Met de uitkomsten van het onderzoek ontving OZHZ het certificaat "Worldclass Workplace" (voorheen "Beste werkgever"). Audit kwaliteitszorg OZHZ is ISO gecertificeerd. In augustus heeft een externe audit plaatsgevonden. De auditor constateerde geen afwijkingen en oordeelde positief over de gerichtheid op vooruitgang, klantgerichtheid en de betrokkenheid van medewerkers. Daarbij nam hij met interesse kennis van het evaluatieverslag van de doorontwikkeling en de hieruit afgeleide kernwaarden, die volgens de auditor ook goed zichtbaar zijn in het planproces. Aandachtspunten zijn de evaluatie van processen en KPI's op doelgerichtheid, het SMART maken van acties en termijnen. Aanbeveling is verder het meer praktisch inrichten van het kwaliteitssysteem op doelbereiking, risico's en draagvlak en de evaluatie daarvan. OZHZ heeft de aanbevelingen in uitvoering genomen. HR agenda OZHZ heeft een HR agenda opgesteld om voorbereid te zijn op de ontwikkelingen die op ons afkomen. Het "nieuwe werkconcept", waarin een nieuwe (hybride) werkvorm tot stand komt, vormt hierin een belangrijke pijler.
Onze personeelsinstrumenten worden aangepast op basis van dit nieuwe model. Tevens vormt de ontwikkeling van personeel de rode draad in de HR-agenda. We buigen ons over het vraagstuk hoe wij de juiste persoon op de juiste plek realiseren en kunnen behouden. Externe factoren die van invloed zijn op ons HR-beleid zijn ondervangen in de agenda. Denk hierbij aan de Omgevingswet (wat verandert er voor werknemer?) en cao-/regionale afspraken. Tot slot blijft het nog verder terugdringen van ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt. Daarom zetten we in op verzuimpreventie. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van 2020 is 4,6%. Dat betekent dat het verzuim stabiel is gebleven ten opzichte van 2019 (4,5%). De coronacrisis heeft dus vrijwel geen effect gehad op onze verzuimcijfers. Dat komt onder andere doordat de unitmanagers goed aangehaakt blijven bij verzuimende medewerkers. Er worden regelmatig gesprekken gevoerd waarbij de focus ligt op mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Er is vanuit het management ook aandacht geweest voor medewerkers die (dreigde) vast te lopen door de crisis. In bilaterale overleggen met medewerkers is het onderwerp een vast item geworden. Ook vanuit directie is er aandacht voor geweest door middel van berichten op SID en persoonlijke boodschappen. Strategische personeelsplanning We hebben een strategische personeelsplanning.
We beogen hiermee een kwalitatief en kwantitatief gezond personeelsbestand voor de toekomst. De SPP bestaat uit 7 speerpunten: - Traineeprogramma - Arbeidsmarktcommunicatieplan - Onboardingsprogramma - Evaluatie gesprekkencyclus - Formatieplan - Ontwikkelingsprogramma - Strategisch opleidingsplan Inmiddels zijn 5 speerpunten uitgewerkt en geïmplementeerd. In 2020 zijn de speerpunten evaluatie gesprekkencyclus en formatieplan afgerond. We hebben o.a. een nieuw jaargespreksformulier geïntroduceerd en er is gesproken over de gewenste formatie. De conclusie was o.a. dat we een wendbare en flexibele 45 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
houding/inzet van onze medewerkers in stand willen houden. Er is een werkgroep samengesteld die het onderdeel ontwikkelingsprogramma uitwerkt. Dit speerpunt wordt in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. Daarna wordt het strategisch opleidingsplan uitgewerkt. In de laatste helft van 2020 heeft een vlootschouw plaatsgevonden. Met alle managers zijn gesprekken geweest over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd. Op deze manier toetsen we of ons SPP effect heeft (gehad). Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren.
Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:
3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)
2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.
1. Vaste formatie
Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 15%. Ondanks een succesvolle werving is in 2020 sprake geweest van een onderbezetting vanwege een relatief grote uitstroom. De flexibele capaciteit komt daarmee met 15,3% iets hoger uit dan de norm. De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd.
46 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
2.4.3
ICT
Contractrelatie met het Shared Servicecentrum Drechtsteden Het SCD voert voor OZHZ een aantal taken uit, onder andere op het gebied van ICT, personeels- en salarisadministratie, juridische diensten en aanbestedingen. De dienstverleningsovereenkomsten lopen op 1 april 2022 af. OZHZ en SCD zijn met elkaar in gesprek over mogelijke verlenging. Voor de ICT-taken heeft OZHZ een Programma van Eisen opgeleverd, welke wordt meegenomen in de Europese aanbesteding van ICT-diensten door het SCD en op basis waarvan het SCD voor de zomer van 2021 een offerte kan uitbrengen. De offerte voor de ICT-dienstverlening zal mede zijn gebaseerd op het transitietraject 'ICT Verandert'. Mocht de uitgebrachte offerte niet leiden tot een nieuw contract dan zal het SCD de huidige ICT-dienstverlening tot juni 2023 continueren, zonder extra kosten. Dat biedt OZHZ dan de mogelijkheid om alsnog en op zorgvuldige wijze een Europese aanbesteding te doorlopen. Eind 2020 werd bekend dat de dienstverlening van het SCD per 1 januari 2022 overgaat naar de gemeente Dordrecht. Dit als uitvloeisel van de onderzoeken naar optimalisering van de samenwerking in de Drechtsteden. De dienstverlening van het SCD gaat 'as is' over naar Dordrecht, inclusief al het personeel en lopende (contractuele) verplichtingen. Dat betekent dat Dordrecht ook de tussen OZHZ en SCD gemaakte afspraken over de ICT-dienstverlening overneemt.
In 2021 werkt Dordrecht de uitgangspunten van de dienstverlening aan de gemeenten uit. Voor het zomerreces van 2021 legt Dordrecht deze ter besluitvorming voor aan de overige Drechtsteden gemeenten. OZHZ heeft met Dordrecht de afspraak gemaakt dat zij OZHZ goed op de hoogte houdt, gelet op de lopende contractbesprekingen met het SCD. Applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving Per datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet, thans voorzien op 1 januari 2022, moet OZHZ een goed werkend VTH-systeem hebben OZHZ trekt hierbij samen op met de Drechtsteden om zo de samenwerking verder te versterken en de kosten te reduceren. Aangezien de Drechtsteden in de loop van 2022 gaan aanbesteden volgt OZHZ dit tempo. OZHZ heeft daarom onderzocht of de aanbesteding van het VTH-systeem kon worden uitgesteld, waarbij in de tussenliggende periode een aanvullende opdracht is verstrekt aan de huidige leverancier voor het gebruik van een upgrade van Squit XO naar Squit 20/20. Daartoe is extern advies ingewonnen. Strekking van het externe advies was dat het uitstel mogelijk is op grond van de Aanbestedingswet. OZHZ heeft een en ander gepubliceerd op Tenderned en is onverwijld aan de slag gegaan met de inrichting van Squit 20/20.
Een en ander betekent wel dat OZHZ tweemaal in relatief korte tijd een transitie van de ICT-systemen, processen en producten moet doormaken, inclusief training en opleiding van alle medewerkers die met deze systemen moeten gaan werken. Aanbesteding integraal dataplatform Om haar data-ambitie te verwezenlijken, is OZHZ eind 2020 gestart met een aanbestedingsprocedure voor een integraal dataplatform (IDP). Met een IDP creëert en behoudt OZHZ de flexibiliteit om zowel databronnen als rapportage(tool)s gefaseerd toe te voegen. Op die manier kan OZHZ, in haar eigen tempo, groeien in volwassenheid ten aanzien van data gedreven c.q. informatie gestuurd werken. Naar verwachting wordt nog in februari 2021 de opdracht definitief gegund en in maart met de implementatie gestart. Archieffunctie Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze heeft eind 2020 verslag uitgebracht aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeert dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren het door de 47 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Archiefwet- en regelgeving vereiste kwaliteitssysteem, de ordeningsstructuur en het metadata-schema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelt de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. Tot slot heeft OZHZ in het kader van een pilotproject in 2019, in samenwerking met het Regionaal Archief Dordrecht en het Stadsarchief Rotterdam, meegewerkt aan een proefopname van een archiefbestand van de dienst in het e-depot. De archivaris spreekt wel enige zorg uit over de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van (papieren) dossiers, waar achterstanden zijn ontstaan. Berekend is dat met de huidige formatie er tenminste vier jaar nodig zou zijn om deze achterstand in te lopen (naast de overige taken en ambities, zoals het inrichten van een nieuw VTH-pakket, de aanbesteding van het zaaksysteem in 2022, de implementatie van de Omgevingswet, etc. Daarom wordt verkend of marktpartijen slimmer en sneller deze achterstand kunnen wegwerken.
2.4.4
Informatiebeveiliging en privacy
Baseline Informatiebeveiliging Overheid Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies. Hiermee ontstaat een gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. OZHZ speelt een actieve rol in het Drechtstedennetwerk waarbinnen het thema privacy wordt opgepakt, en heeft samen met de andere partners een strategisch informatiebeveiligingsbeleid opgesteld dat past bij de BIO. Met dit beleid zet OZHZ een volgende stap om de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie te continueren en voort te gaan op de stappen die in de voorgaande jaren zijn gezet. Bij de implementatie en uitvoering van het beleid wordt nauw samengewerkt met het Servicecentrum Drechtsteden en de Chief Information Security Officer (CISO) van de GRD. Automatisch anonimiseren Om beter en sneller WOB-verzoeken te kunnen behandelen en te kunnen voldoen aan de toekomstige Wet Open Overheid alsmede privacy te waarborgen conform de AVG, is OZHZ in 2020 een pilot gestart met het automatisch anonimiseren van documenten, in casu bodemrapporten.
Op basis van deze pilot kan een business case worden gemaakt over de voor- en nadelen van het inzetten van een anonimiseertool ten opzichte van handmatig anonimiseren. Naar verwachting worden de resultaten einde Q1 2021 gepresenteerd. Compliance Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Het DB nam in september kennis van de Jaarrapportage Privacy & Gegevensbescherming OZHZ april 2019 – april 2020 van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG heeft deze opgesteld op basis van de door OZHZ aangeleverde beantwoording van de vragenlijst 'privacy audit 2020', aangevuld met eigen constateringen. Dit onderzoek is ook uitgevoerd bij de gemeenten in de Drechtsteden, de GRD en de DGJZHZ. De FG beschrijft per onderdeel welke bevindingen er zijn gedaan en geeft aanbevelingen om gegevensbescherming en privacy naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast worden de grootste risico's die voor de hele regio Drechtsteden gelden toegelicht en is een overzicht opgenomen van de datalekken die zich het afgelopen jaar bij OZHZ hebben voorgedaan. De FG concludeert dat OZHZ goede stappen heeft gezet op het gebied van de naleving van de AVG. OZHZ is voor op de meeste onderdelen goed van op de hoogte op het gebied van de gegevensbescherming, en heeft deze informatie ook goed beschikbaar. Er zijn enkele aandachtspunten waarover de FG aanbevelingen heeft gedaan. 48 Jaarstukken 2020.
Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Deze aanbevelingen betreffen in de eerste plaats het opstellen van werkinstructies voor de rechten van betrokkenen, het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met het SCD (waarover in de loop van 2020 in het overleg van de privacycoördinatoren van de Drechtsteden is afgesproken dit on hold te zetten vanwege de recente ontwikkelingen omtrent de overgang van de dienstverlening naar Dordrecht) en het alsnog onderzoeken of er taken zijn waarbij OZHZ zelf als verwerker moet worden aangemerkt en waarvoor dus een verwerkersovereenkomst dient gesloten te worden. Met de FG is besproken dat er nog (Europese) ontwikkelingen lopen inzake de uitleg van het begrip 'verwerker'. Zodra dat duidelijk is kan de aanbeveling verder worden opgepakt en wordt onderzocht of de specifieke dienstverlening van OZHZ, met name de nietmilieugerelateerde taken, aanleiding is om van het advies van Pels Rijcken af te wijken en voor delen van die dienstverlening toch een verwerkersovereenkomst te sluiten. OZHZ heeft dit aangekaart in het AVG-overleg van de omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Vooralsnog zijn er geen aanwijzingen dat het advies van Pels Rijcken over dit onderwerp zou zijn verouderd. Bij geen enkele omgevingsdienst in het land zijn verwerkersovereenkomsten gesloten tussen de omgevingsdienst en hun opdrachtgevers. Het advies is destijds opgesteld op verzoek van de VNG en Omgevingsdienst NL.
OZHZ heeft nog geen Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uitgevoerd. DPIA's zijn een instrument om (vooraf) de privacy-risico's van een bepaalde gegevensverwerking of van een bepaald proces in beeld te brengen, en daar vervolgens maatregelen op te nemen om de risico's te verkleinen. Overigens kent OZHZ vrijwel geen processen waarin met bijzondere persoonsgegevens wordt gewerkt. Er zijn twee basisrisicoanalyses uitgevoerd op het gebruik van de drones en op de bestuurlijke rapportages die de politie aan OZHZ stuurt ten behoeve van de taakuitvoering op het gebied van APV en bijzondere wetten. Dat heeft niet geleid tot de conclusie dat aanvullend een DPIA nodig is. De al genomen maatregelen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn afdoende. Regiobreed heeft de FG gekeken naar het Mobile device management (MDM), de positionering van de FG, het Privacybeleid Drechtsteden en autorisaties. Bij het gebruik van mobile devices moeten passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen. Ten tijde van de audit had OZHZ 59% van de smartphones en 44% van de tablets ingericht met MDM. De organisatie loopt hierop dus nog een groot risico. OZHZ heeft ervoor gekozen om bij alle nieuwe uit te geven telefoons en tablets MDM te installeren.
Nu deze apparaten een afschrijvingstermijn van maximaal 3 jaar hebben, betekent dit dat over maximaal 3 jaar alle tablets en telefoons zijn ingericht met MDM, en de organisatie alleen maar stappen vooruit hierin zal maken. Het Privacybeleid Drechtsteden is inmiddels geactualiseerd en door het DB vastgesteld. Ook heeft het DB in 2020 het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Tot slot is het de FG opgevallen dat het verschillende keren is voorgekomen dat een medewerker na einde dienstverband nog toegang heeft tot de systemen. Doorgaans is de reden hiervan niet technisch, maar wordt niet tijdig een melding van uitdiensttreding gedaan, waardoor het daarvoor geldende proces niet in werking wordt gezet. In de rapportageperiode hebben zich 7 datalekken voorgedaan. De FG is van oordeel dat dit aantal datalekken voor een organisatie als OZHZ zeker niet als (te) hoog is aan te merken. Binnen OZHZ wordt regelmatig aandacht gevraagd voor het snel melden van datalekken.
49 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
II. Jaarrekening 2020 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2020 gevoerde beleid.
50 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
1. Balans per 31 december 2020 ACTIVA
2020
2019
VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldlening en het saldo van agio en disagio
-
-
-
-
-
-
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Materiële vaste activa Investeringen: met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan: woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige langlopende leningen Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd van één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd van één jaar of langer overige met een looptijd van één jaar of langer
925.201 925.201
1.040.295 1.040.295
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
925.201
TOTAAL VASTE ACTIVA
1.040.295
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed product en handelsgoederen Vooruitbetalingen Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar
355.881 355.881 13.649.822
Bank, inclusief kruisposten Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
2.831.282
9.012.218
827.592
4.631.521
1.984.700
6.083
18.990
-
-
-
204.605
Liquide middelen Kas
640.308 640.308 -
262
99.060 479
204.343
98.581 736.967
452.766
1.028.230
742.763
284.201
285.467
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
14.947.275
4.598.880
TOTAAL ACTIVA
15.872.476
5.639.175
51 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
PASSIVA
2020
2019
VASTE PASSIVA 3.509.357
Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves
915.844 1.975.138
Saldo van de rekening
618.375
Vaste schulden Deze hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer Obligatieleningen Onderhandse leningen van: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeraars binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen Door derden belegde gelden Waarborgsommen Overige leningen en vooruitontvangen bedragen
252.571 -
Voorzieningen Voorzieningen
3.485.445 712.152 2.520.722
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAAL VASTE PASSIVA
3.509.357
3.485.445
4.301.851
516.110
VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige partijen Banksaldi Overig Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
4.301.851
516.110 8.061.268
1.637.620
1.444.856
860.105
6.616.412
777.515
-
-
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
12.363.119
2.153.730
TOTAAL PASSIVA
15.872.476
5.639.175
Bedragen in €
52 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
1.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ. De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Activa Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen: •
20 jaar voor motorvaartuigen;
•
15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen;
•
10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair;
•
5 jaar voor informatieregister en digitaal archief;
•
5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens;
•
3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur;
•
3 jaar voor software 3;
•
5 jaar voor overige materiële vaste activa 4.
OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen In overeenstemming met artikel 6 " Waardering en afschrijving van vaste activa" van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 450 niet geactiveerd. Voorraden De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing. De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.
3 4
53 Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 ap ril 20 21
Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen.