Bijlage F - Beschrijving dienstverlening GPD.pdf

Bijlage 5. Papendrecht

Concept 06-4-2023

Beschrijving organisatie Groen, rustig en dynamisch: dat is Papendrecht. Een gemeente met ruim 32.000 inwoners, op de grens van het stedelijk gebied en de uitgestrekte natuur van de Alblasserwaard. Aan de oever van het unieke drierivierenpunt, waar Noord, Beneden-Merwede en Oude Maas samensmelten: het drukst bevaren punt voor scheepvaart in Europa. Papendrecht vervult een centrumfunctie voor de regio West-Alblasserwaard, zeker als het gaat om het ruime winkelaanbod, onderwijsvoorzieningen en het nieuwe sportcentrum. De gemeente heeft een stedelijk maar gemoedelijk karakter. Dat Papendrecht van oorsprong een dijkdorp is, zie je terug in de lintbebouwing langs de dijk. De gemeente heeft een bloeiende economie en wereldspelers in de vliegtuigbouwindustrie en maritieme sector in huis. Bij de gemeente werken ruim 210 ambtenaren (175 fte's). De ambtelijke organisatie bestaat uit de teams Maatschappelijke Ontwikkeling, Wijkonderhoud, Beheer Openbare Ruimte, Grondzaken, Ruimtelijke ontwikkeling en Vastgoed, Dienstverlening & Facilitair, Programma's en Strategie, Veiligheid Vergunningverlening Toezicht en Handhaving en Financiën onder leiding van een tweehoofdige directie. 1.

Standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten Specifieke aanvullende controle werkzaamheden voor deze organisatie De accountantsdiensten bestaan uit een aantal verschillende activiteiten, te weten: 1. Controle van de jaarrekening inclusief de in de jaarrekening opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). Punt 2: controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen moet 2. Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. indien gevraagd mogelijk zijn. 3. Natuurlijke adviesfunctie. 4. Overige additionele controleopdrachten. De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot meerwerk. De procedure voor meerwerk is nader in dit document beschreven.

Additionele meeropdrachten verlopen via een aparte offerte en vormen meerwerk. Meerwerk kan alleen worden uitgevoerd als hiervoor vooraf opdracht is gegeven op basis van een offerte van de accountant o.b.v. de initiële inschrijving en deze is afgestemd met de concerncontroller en teamleider financiën.

Ad 1) Controle van de jaarrekening: De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond

De gemeente Papendrecht ontvangt van andere organisaties de volgende specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente:

1

van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn: - De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. - De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen in het BBV, en het invoeren van een rechtmatigheidsverklaring door het college van B&W. - De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. - Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria. De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd: - De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage) - Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening.

In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document. - Een managementletter en boardletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle.

• • •

•

Van de gemeenschappelijke regeling Sociaal (GRS): controleverklaring overgedragen regelingen Van GRS: Controleverklaring Beschermd Wonen Van de Gemeente Dordrecht: de assurance verklaring met oordeel over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking Van het GBD: een consolidatieverklaring bij de verantwoording belastingopbrengsten.

Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente maakt de accountant gebruik van deze verklaringen. Daarnaast kan de jaarrekening van de GR-SDD nog van invloed zijn op de jaarrekening van de gemeente. Inschrijver wordt gevraagd zijn visie te geven op de mogelijkheden de accountantscontrole zo efficiënt mogelijk in te richten, bijvoorbeeld door het gebruik van data-analyse. Onderdeel van de interim-controle is de IT-audit. De bevindingen uit de IT-audit vormen een integraal onderdeel van de managementletter. De inschrijver wordt gevraagd zijn visie op het proces en de inhoud van de IT-audit te geven.

(Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden. Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met

2

overheidsaccountancy en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De Gemeenschappelijke Regeling SDD voert een groot aantal taken en regelingen voor de gemeente uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet de GR-SDD verantwoordingen opstellen en deze zelf, dan wel deze door de gemeente verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwoordingen dan over in het geval van verantwoording door de gemeente in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks.

Ad 2) Controles gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De gemeente Papendrecht voert geen specifieke taken en/of regelingen uit voor andere organisatie. Er zijn geen controles, gericht op het afgeven van een specifieke verklaring, die onderdeel uitmaken van de aanbesteding voor de gemeente Papendrecht.

Gemeente Dordrecht verricht diensten ten behoeve van de Drechtstedengemeenten, de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij de gemeente Dordrecht. In het kader van het laten uitvoeren van werkzaamheden door de deelnemers aan de gemeente Dordrecht zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel Dordrecht als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Gemeente Dordrecht verstrekt aan de deelnemers een Assurance verklaring, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij Dordrecht. Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisatie hieronder minimaal verstaat.

Ad 3) De adviesfunctie voor de gemeenteraad is bij punt 2, beschreven.

3

Ad 4) Additionele controleopdrachten: De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de gemeente als controles van financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De organisaties kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven.

Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie b. Rapportagetolerantie

2. Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: De organisatie verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal: • Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. • Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die:

Ad 4) Additionele controleopdrachten: Er zijn momenteel geen additionele controleopdrachten die jaarlijks door de gemeente Papendrecht worden gevraagd. De gemeente kan wel additionele controleopdrachten verlenen voor specifieke subsidies, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De accountant zal voorafgaand aan de start van de werkzaamheden worden gevraagd per opdracht een offerte in te dienen, met een specificatie van de uren per functieniveau / per specialist en de uurtarieven conform de inschrijving op deze aanbesteding. Zie ook additionele meerwerkopdrachten. a. De goedkeuringstolerantie komt overeen met het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Dat betekent een tolerantie van 1% voor fouten en onduidelijkheden (1% van de totale bruto lasten) en 3% voor onzekerheden (3% van de totale bruto lasten) b. Voor de rapporteringtolerantie geldt vooralsnog als norm alle gesignaleerde onrechtmatigheden, fouten of onzekerheid die het bedrag van € 100.000 overschrijden. c. Voor de controle van de specifieke uitkeringen (SiSa) wordt overeenkomstig het BADO als ondergrens € 125.000 gehanteerd indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Voor specifieke uitkeringen met lasten lager dan € 1.000.000 worden eveneens de toleranties gehanteerd zoals vermeld in het BADO. Kwaliteit samenwerking accountant en de raad. A.

De samenwerking met de auditcommissie De auditcommissie is namens de raad de gesprekspartner van de accountant. Op een aantal momenten (2-3) zal de accountant dan ook worden uitgenodigd voor overleg in de auditcommissie. Gemeente Papendrecht hecht hierbij veel belang aan het advies van en een natuurlijke samenwerking met de accountant. De raad van Papendrecht zoekt een accountant die als adviseur van de raad, in duidelijke en makkelijk te begrijpen bewoordingen, de auditcommissie kan helpen om voorliggende (vraag)stukken te doorgronden. Om hiermee de auditcommissie in staat te stellen de raad

4

een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten/ GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. • Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie is hier van belang. • Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. • Ook periodiek overleg met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. • Deze functie moet dus ruim worden opgevat. 3. Rapportage en contactmomenten Rapportage en contactmoment zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechter kolom hiernaast. o o

van goed advies te voorzien. De auditcommissie verwacht dat de accountant hierin ook proactief is. Vooral door mee te denken bij wat voor de raad belangrijk is. Een accountant die niet alleen ondersteunt bij de vaste stukken die op de agenda staan, zoals de jaarrekening en het controleprotocol, maar vooral ook wijst op relevante ontwikkelingen. Gemeente Papendrecht verwacht van de accountant, naast zijn formele controlerende rol, dat deze hiermee ook een 'natuurlijke adviesfunctie' of 'signalerende functie' invult voor de raad met als doel:  

om de raad goed in positie te houden of te stellen; om de kader stellende en controlerende taak van de raad goed tot zijn recht te laten komen.

Specifieke opgave voor deze organisatie • Gemeenteraad: Jaarlijks een raadsvoorlichting aangaande actualiteiten en de financiële positie van Papendrecht. Onderwerpen kunnen onder andere zijn financiële positie grondexploitaties, Frauderisico, Interne beheersing, Decentralisaties en de omgevingswet De accountant is niet aanwezig bij de bespreking in de raad van de jaarrekening in en het rapport van bevindingen. Dit vindt plaats in de audit commissie. • Auditcommissie: De accountant is 2-3 per jaar aanwezig, bij de bespreking in de auditcommissie van het auditplan, de (interim) managementletter, en de jaarrekening met het rapport van bevindingen. Naast het hiermee

5

invulling geven aan de formele, controlerende rol richting audit commissie en raad, biedt de auditcommissie ook de gelegenheid voor invulling van de 'natuurlijke adviesfunctie' of 'signalerende functie' richting raad. • College: De accountant is niet aanwezig bij de bespreking in het college van de managementletter, en van de jaarrekening met het rapport van bevindingen. Op verzoek van het college kan, ter invulling van de natuurlijke adviesfunctie, jaarlijks een algemeen benen op tafel gesprek gepland worden. • Ambtelijk Bespreking van de interim managementletter (1e overleg) en de managementletter, accountantsverslag en accountantsverklaring (2e overleg) met de contactpersoon ambtelijke organisatie, gemeentesecretaris en de portefeuillehouder financiën Daarnaast vindt er regulier ambtelijk overleg plaats tussen de concerncontroller en/of coördinator jaarrekening en de accountant tijdens de uitvoering van de controle. Doel van deze reguliere overleggen is tussentijdse afstemming van bevindingen van de accountant en het afstemmen van intern of door de accountant geconstateerde fouten, onzekerheden en noodzakelijke correcties in de jaarrekening naar aanleiding van de interne of accountantscontrole.

6