Bijlage B - Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 - incl bijlage 1 GIBIT 2020.pdf

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN DRECHTSTEDEN 2020

Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden: Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

1

TOELICHTING Deze Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden (AIVD) zijn grotendeels overeenkomstig met het landelijke VNG model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, waarbij rekening is gehouden met de belangen van gemeenten en het bedrijfsleven. Voor meer uitleg over de bepalingen uit deze AIVD verwijzen we naar het toelichtingsdocument van de VNG ('Toelichting op VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten'). Afwijkingen Hieronder wordt aangegeven in welke artikelen de Drechtsteden in haar algemene inkoopvoorwaarden afwijken van het landelijke VNGmodel. Artikel 2.5 Afwijking Aanvulling

Artikel 4.3 Afwijking Aanvulling Artikel 4.9 Afwijking Aanvulling

Artikel 5.1 Afwijking Aanvulling

Artikel 2.5 toegevoegd: Bij discrepantie tussen de inhoud van de overeenkomst inclusief bijlagen en de inhoud van deze AIVD, gaat de inhoud van de overeenkomst voor.

Artikel 4.3 aangevuld met: Inschakeling van derden is voor rekening en risico van de Contractant.

Artikel 4.9 toegevoegd: de Drechtsteden behouden de mogelijkheid om in bepaalde gevallen een Verklaring omtrent Gedrag voor de aanvang van de opdracht in te zien.

De Contractant dient zich vooraf in voldoende mate op de hoogte stellen van de organisatie en de doelstelling van de Drechtsteden voor zover dat van belang in voor de overeenkomst. -

Artikel 7.5 Afwijking Aanvulling

Artikel 7.5 toegevoegd: vertrouwelijke informatie wordt op verzoek teruggegeven of vernietigd.

Artikel 16.3 Afwijking Aanvulling

Bevoegde rechtbank is Rotterdam -

Artikel 17.1 Afwijking Aanvulling

Indexering is niet toegestaan, tenzij dit expliciet is overeengekomen in de Overeenkomst. -

Artikel 18 Afwijking Aanvulling

Elektronisch factureren wordt mogelijk gemaakt. De verplichte vermeldingen op de factuur omvatten meer gegevens dan in het VNG model. -

Hoofdstuk VI Afwijking Aanvulling

Hoofdstuk VI met betrekking tot privacy, beveiliging en GIBIT is als aanvulling toegevoegd.

Extra toelichting Ter aanvulling op de toelichting van de VNG lichten we de onderstaande bepaling graag (nogmaals) toe. De bepalingen met een toelichting in de AIVD zijn gemarkeerd met een asterisk.

Toelichting artikel 14. Vrijwaring en verzekering Het uitgangspunt is dat voor de aansprakelijkheid en vrijwaring wordt aangesloten bij het Burgerlijk Wetboek (BW). Daarom is er geen specifieke bepaling opgenomen die de aansprakelijkheid van partijen regelt.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

2

Hierdoor wordt, indien een geschil ontstaat, teruggegrepen op de bepalingen van het aansprakelijkheidsrecht in het BW. Door aan te sluiten bij het BW is er geen sprake van een 'onbeperkte' of 'ongelimiteerde' aansprakelijkheid, aangezien dit uitgangspunt wordt beperkt door de bepalingen opgenomen in het aansprakelijkheidsrecht (wettelijke aansprakelijkheidsbeperkingen zoals: 'redelijkheid & billijkheid' of 'eigen schuld' ). Het aansluiten bij de aansprakelijkheidsbepaling van het BW is derhalve niet 'disproportioneel', aangezien er geen sprake is van 'onbeperkte' of 'ongelimiteerde' schadeplichtigheid. In de artikelen 14.2, 14.3 en 14.4 is geregeld dat de Contractant zich adequaat zal moeten verzekeren tegen de risico’s voortvloeiend uit de uitvoering van de Overeenkomst. Wat adequaat is, zal afhangen van de aard van de Prestaties die moeten worden geleverd. Voorbeelden van verzekeringen zijn: • beroepsaansprakelijkheid (risico’s die voortvloeien uit beroepsfouten bij bijvoorbeeld adviesdiensten); of • bedrijfsaansprakelijkheid/productaansprakelijkheid (onder meer aansprakelijkheid voor de schade toegebracht aan Personen of Goederen die eigendom zijn van de Opdrachtgever). Waarbij tevens wordt aangegeven dat indirecte schade/gevolgschade ten gevolge van zaak- en letselschade standaard gedekt moet zijn op een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van de Contractant.

Ten aanzien van de verzekeringen geldt dat de gestelde vereisten qua hoogte en type verzekering, zoals genoemd in de Offerteaanvraag, - indien specifiek vermeld - prevaleren boven het gestelde in artikel 14.2 van deze AIVD. Voor het specifiek bepalen van de hoogte van de verzekerde sommen wordt door de Drechtsteden niet gekeken naar de opdrachtwaarde maar naar de risico's en de verzekerbaarheid van de opdracht. De genoemde verzekerde bedragen zijn in de branche gebruikelijke verzekeringseisen die onder reële voorwaarden verzekerbaar zijn. Polis en polisvoorwaarden dienen in het Nederlands te zijn opgesteld.

Toelichting op artikel 18.1 Het uitgangspunt is dat Drechtsteden bij voorkeur elektronische facturen ontvangt. Ter ondersteuning voor e-facturatie heeft Drechtsteden een verzendspecificatie e-facturen opgesteld. Deze verzendspecificatie is terug te vinden op de website van Servicecentrum Drechtsteden: https://www.servicecentrumdrechtsteden.nl/Zaken_doen

Toelichting op artikel 27 Bij een (vermoedelijke) inbreuk in verband met persoonsgegevens dient de Contractant de inbreuk binnen 24 uur te melden bij de Drechtsteden. Deze melding kan gedaan worden bij de Functionaris Gegevensbescherming. De Contractant zal alle inlichtingen verschaffen die de Drechtsteden noodzakelijk acht om het (vermoedelijke) datalek c.q. beveiligingsincident te kunnen beoordelen.

Toelichting op artikel 28 Indien van toepassing. Indien de overeenkomst inkoop van ICT-goederen of diensten betreft, zijn naast deze AIVD ook de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 (GIBIT) van toepassing. Op bepaalde punten wijkt de GIBIT qua inhoud af van deze AIVD, in dat geval gaat de inhoud van deze AIVD voor de GIBIT. Mochten de bijgevoegde Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 (GIBIT) qua versie afwijken van de laatste versie van de VNG dan is automatisch de laatste versie van de VNG van toepassing.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

3

Inhoud I

Algemeen Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3

Definities Toepasselijkheid Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst

II Bepalingen betreffende uitvoering overeenkomst Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Artikel 15 Artikel 16

Algemene verplichtingen Contractant Algemene verplichtingen Drechtsteden Kwaliteit, keuring en garantie Geheimhouding Intellectueel eigendom Wijziging Overeenkomst Uitrusting en materialen Tijdstip van nakoming Toerekenbare tekortkoming Niet toerekenbare tekortkoming Vrijwaring en verzekering Boete Toepasselijk recht en geschillen

III Financiële bepalingen Artikel 17 Artikel 18

Prijzen, meerwerk en minder werk Facturering en betaling

IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen Artikel 19 Artikel 20 Artikel 21

Leveringen Verpakking en transport Overdracht van eigendom en risico

V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten Artikel 22 Artikel 23

Diensten Personeel van Contractant

VI Bepalingen betreffende privacy, beveiliging en GIBIT Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26 Artikel 27 Artikel 28

Verwerkersrelatie Verwerking persoonsgegevens Informatiebeveiliging Meldplicht beveiligingsincident GIBIT

VII Bepalingen betreffende einde overeenkomst Artikel 29 Artikel 30 Artikel 31

Opzegging Ontbinding Vernietiging

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

4

I

Algemeen

Artikel 1 Definities AIVD

Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

Aflevering

Het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Drechtsteden.

Contractant

De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Drechtsteden.

Dienst(en)

De door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Drechtsteden, niet zijnde Werken of Leveringen.

Drechtsteden

Het openbaar lichaam Drechtsteden van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden of een van de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten: Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht of Zwijndrecht.

Goederen

Alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek.

Levering(en)

De door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Drechtsteden te leveren Goederen.

Offerte

Een aanbod in de zin van artikel 6: 217 van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Drechtsteden voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Overeenkomst(en)

Al hetgeen tussen de Drechtsteden en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen.

Partij(en)

De Drechtsteden en/of de Contractant.

Personeel van Contractant

De door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn.

Prestatie

De te verrichten Leveringen en/of Diensten.

Werkdag(en)

Kalenderdag(en) behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene Termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Drechtsteden aangewezen brugdagen.

Artikel 2 Toepasselijkheid 2.1. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten. 2.2. Van deze AIVD kan slechts worden afgeweken indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen. 2.3. Indien een bepaling van deze AIVD nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen. 2.4. Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn eigen algemene voorwaarden af. 2.5. Bij discrepantie tussen de bepalingen van de Overeenkomst, inclusief bijlagen, en deze AIVD, gaat de Overeenkomst voor op de AIVD. Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst De Drechtsteden kunnen een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Drechtsteden zullen geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 3.2.

De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag. 3.1.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

5

3.3.

3.4. 3.5.

Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Drechtsteden een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Contractant per e-mail, fax of brief hebben verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet (juncto artikel 33 Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)) dat is genomen door of namens het Drechtstedenbestuur of het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de voorzitter of burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet (juncto artikel 33 Wgr) de vertegenwoordiging van de Drechtsteden is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant leggen de Drechtsteden een kopie van dit besluit over. Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek. Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.

II Bepalingen betreffende uitvoering overeenkomst Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Drechtsteden nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant. 4.2. De Contractant zal de Drechtsteden op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Drechtsteden direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden. 4.3. Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Drechtsteden, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden. Inschakeling van derden is voor rekening en risico van de Contractant. 4.4.

De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming (2) het afstemmen van Offerten en/of (3) verdeling van werkzaamheden 4.5. De Contractant vrijwaart de Drechtsteden voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Drechtsteden krijgen opgelegd. 4.6. De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Drechtsteden met derden hebben gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Drechtsteden. 4.7.

De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Drechtsteden bij de uitvoering van de Overeenkomst. 4.8. Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Drechtsteden zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Drechtsteden. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant. 4.9. Op verzoek van de Drechtsteden zullen de medewerkers van de Contractant de Drechtsteden de mogelijkheid bieden om een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in te zien. De Contractant stemt voorafgaand aan de aanvraag de noodzaak, inhoud en aard hiervan af met de Drechtsteden. 4.1.

Artikel 5 Algemene verplichtingen Drechtsteden 5.1. De Drechtsteden zullen op verzoek van de Contractant alle in redelijkheid verlangde inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren. Alvorens een aanbod te doen dient de Contractant zich in voldoende mate op de hoogte te stellen van de organisatie en de doelstellingen van de Drechtsteden, voor zover van belang voor de Overeenkomst. Indien en voor zover Contractant over onvoldoende informatie beschikt, dient zij hieromtrent navraag te doen bij de Drechtsteden. 5.2. De Drechtsteden zullen zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zullen zich, indien nodig, inspannen om hun medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

6

Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie 6.1. De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu. 6.2. De Drechtsteden zijn gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Drechtsteden bepaalde Prestaties schriftelijk hebben goedgekeurd, vervalt het recht op garantie, zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties. Artikel 7 Geheimhouding Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt. 7.2. Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven. 7.3.

Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 7.4. De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Drechtsteden Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen. 7.5. Alle vertrouwelijke informatie blijft eigendom van de gever en wordt door de ontvangende partij slechts voor de uitvoering van de Overeenkomst gebruikt. Partijen zullen alle gegevens die zij van elkaar hebben ontvangen en die vertrouwelijk van aard zijn, met inbegrip van alle kopieën ervan, op eerste verzoek teruggeven of vernietigen. Op verzoek van de gever verstrekt de ontvangende partij bewijs van het feit dat de gegevens onherroepelijk zijn vernietigd of verwijderd. Eventuele teruggave van de gegevens zal in een algemeen gangbaar, gestructureerd en gedocumenteerd gegevensformaat langs elektronische weg plaatsvinden. 7.1.

Artikel 8 Intellectueel eigendom 8.1. Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Drechtsteden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Drechtsteden. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht. 8.2. Onder resultaat, als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruikmaakt van enige bijdrage van de Drechtsteden en/of derden. 8.3. De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken. 8.4. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst. 8.5. De Drechtsteden behouden zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud. 8.6.

De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Drechtsteden in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Drechtsteden tegen alle aanspraken van derden dienaangaande. 8.7. In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Drechtsteden te bewerkstelligen dat de Drechtsteden het ongestoorde gebruik van het geleverde zullen kunnen voortzetten. 8.8. In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Drechtsteden vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures. Artikel 9 Wijziging Overeenkomst 9.1. De Drechtsteden zijn bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling. 9.2. In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

7

Artikel 10 Uitrusting en materialen 10.1. De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorgdragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Drechtsteden afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 10.2. De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 11 Tijdstip van nakoming 11.1. De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd. 11.2. De Contractant stelt de Drechtsteden schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken. Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming 12.1.

Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze AIVD, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert. 12.2. Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 12.3. Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Drechtsteden indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming 13.1.

De Contractant kan zich jegens de Drechtsteden enkel op overmacht beroepen, indien de Contractant de Drechtsteden zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt. Artikel 14 Vrijwaring en verzekering* 14.1. De Contractant vrijwaart de Drechtsteden tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de door Contractant aan Drechtsteden geleverde Goederen of Diensten . 14.2. De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst. 14.3. De Contractant zal het verzekerde bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Drechtsteden wijzigen, tenzij de Drechtsteden hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven. 14.4. Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten ten minste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 15 Boete 15.1.

Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar. 15.2. De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Drechtsteden tot nakoming en het recht op schadevergoeding. Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen 16.1. Op deze AIVD en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing. 16.2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten. 16.3. Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

8

III Financiële bepalingen Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minderwerk 17.1. De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in euro’s. De in de Offerte genoemde prijzen en tarieven zijn vast en onveranderlijk, indexering is niet toegestaan tenzij dit, alsmede de wijze waarop, expliciet is overeengekomen in de Overeenkomst. 17.2. Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Drechtsteden is toe te rekenen. 17.3. Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Drechtsteden. 17.4. Verrekening van meerwerk of minderwerk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 17.5. Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minderwerk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minderwerk uitsluitend marktconforme tarieven aan te bieden. Artikel 18 Facturering en betaling* 18.1. De Drechtsteden ontvangen bij voorkeur elektronische facturen. Deze facturen moeten voldoen aan de door Drechtsteden gestelde aanvullende eisen voor elektronische verwerking. 18.2.

Op de factuur, die wordt gezonden naar het postbusadres van de Drechtsteden, vermeldt de Contractant: • de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen; naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvKnummer; • het factuuradres van de Contractant; • het factuuradres van de Drechtsteden dat nader is gespecificeerd in de Overeenkomst; • het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; en • het routenummer van de Drechtsteden; • datum en nummer van de Overeenkomst; • factuurnummer van de Contractant; • eventuele nadere eisen in overleg met de Drechtsteden. 18.3. De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. Bij facturering voordat Aflevering of acceptatie heeft plaatsgevonden, geldt als betaaltermijn dertig dagen na levering of acceptatie. De Drechtsteden zullen binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen. 18.4. Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst zijn de Drechtsteden bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.

IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen Artikel 19 Leveringen 19.1. De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). 19.2. Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van de kantoren van de desbetreffende Drechtsteden. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen. 19.3. Indien de Drechtsteden de Goederen gemotiveerd afkeuren, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen. 19.4. De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Drechtsteden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de Drechtsteden. 19.5. De Contractant verleent ten minste een garantie voor de Goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat de Drechtsteden de Goederen hebben goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant. 19.6. De Contractant garandeert dat voor een periode van ten minste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd. 19.7.

De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Drechtsteden ter beschikking te stellen. 19.8. De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Drechtsteden bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

9

Artikel 20 Verpakking en transport 20.1. De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen. 20.2. De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico 21.1. De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Drechtsteden na acceptatie van de Goederen door de Drechtsteden. 21.2. De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Drechtsteden, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Drechtsteden de Goederen niet accepteren, geven zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.

V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten Artikel 22 Diensten 22.1. De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst. 22.2. De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden. 22.3. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Drechtsteden de Diensten zonder meer goedkeuren. De Drechtsteden behouden zich het recht voor om eventuele verrichte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren. 22.4. De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Drechtsteden. Indien de Drechtsteden de Diensten niet goedkeuren, geven zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt. Artikel 23 Personeel van Contractant 23.1. Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de Drechtsteden, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven. 23.2.

Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan hebben de Drechtsteden het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen. 23.3. Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Drechtsteden, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Drechtsteden. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag). 23.4. Vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant. 23.5. De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten. 23.6.

De Contractant is verantwoordelijk r en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Drechtsteden tegen alle aanspraken ter zake. De Contractant zal indien wettelijk vereist dan wel door de Drechtsteden vereist met een G-rekening werken. Indien de Drechtsteden geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een-op-een verhaald op de Contractant.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

10

VI Bepalingen betreffende privacy, beveiliging en GIBIT Voor zover bij de te leveren Goederen en/of Diensten persoonsgegevens of andersoortige gegevens worden verwerkt die afkomstig zijn van de Drechtsteden of waarvoor de Drechtsteden verantwoordelijk zijn, en/of de inkoop van een ICT dienst(en) of product(en) betreft, gelden de bepalingen uit het onderhavige hoofdstuk. Artikel 24 Verwerkersrelatie 24.1. Voor zover de Contractant in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens voor Drechtsteden verwerkt, wordt Contractant als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangemerkt. 24.2. De Contractant verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid een separate verwerkersovereenkomst af te sluiten met de Drechtsteden met daarin opgenomen aanvullende of afwijkende afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens. De betreffende verwerkersovereenkomst prevaleert op hetgeen in de onderhavige voorwaarden is bepaald. 24.3.

De Drechtsteden stemmen er reeds nu voor alsdan mee in dat de Contractant de verwerking van persoonsgegevens kan uitbesteden aan een derde (een zogenaamde ‘sub-verwerker’), mits de Contractant: i) louter sub-Verwerkers betrekt die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de wet- en regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd; ii) de volledige aansprakelijkheid aanvaardt voor het handelen van de ingeschakelde sub-verwerkers; iii) met deze sub-verwerkers voorafgaand aan de uitbesteding een schriftelijke overeenkomst sluit, op grond waarvan: (1) alle verplichtingen die op grond van de Overeenkomst (waaronder de AIVD) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens op de Contractant rusten mede komen te rusten op deze subverwerkers; (2) de betreffende sub-verwerkers zich eveneens richten naar de instructies van Drechtsteden. Artikel 25 Verwerking persoonsgegevens 25.1. Begrippen uit de AVG die in dit hoofdstuk zijn overgenomen hebben dezelfde betekenis als in de AVG gedefinieerd. 25.2.

De Contractant is niet gerechtigd om op enig moment de persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, een en ander behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 25.3. De Contractant zal, onverminderd hetgeen in artikel 26 staat vermeld, passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. 25.4. De Contractant legt ten minste een algemene beschrijving van de in het vorige lid bedoelde getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen schriftelijk vast. 25.5. De Contractant verwerkt persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en de instructies van de Drechtsteden. 25.6.

De Contractant verwerkt persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte, althans een land dat door een besluit van de Europese Commissie als veilig is aangemerkt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. 25.7. Alle persoonsgegevens worden als vertrouwelijk in de zin van artikel 7 aangemerkt. 25.8. De Contractant verleent alle benodigde medewerking aan audits, tenzij de Contractant door middel van certificering heeft aangetoond dat het beveiligingsniveau voldoende is. De kosten van deze controle (audit) worden gedragen door de Drechtsteden, tenzij de auditor een of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van de Contractant constateert die ten nadele zijn van de Drechtsteden. 25.9. De Contractant onderhoudt zelf geen contact met de betrokkene. Indien de betrokkene de Contractant benadert, zal hij deze verwijzen naar de Drechtsteden. Indien de Drechtsteden (bijvoorbeeld om technische redenen) niet zelf (volledig) gehoor kan geven aan de uitoefening van een recht door betrokkene (onder meer inzage, correctie, verzet), dan zal de Contractant daar op verzoek van Drechtsteden zo spoedig mogelijk alle noodzakelijke medewerking aan verlenen. 25.10.

Zodra de samenwerking is beëindigd, zal de Contractant naar keuze van de Drechtsteden: (i) alle of een door de Drechtsteden bepaald gedeelte van de ter beschikking gestelde persoonsgegevens aan de Drechtsteden ter beschikking stellen; (ii) de persoonsgegevens die hij van de Drechtsteden heeft ontvangen op alle locaties vernietigen, in welke vorm dan ook en toont dit aan, tenzij partijen iets anders overeenkomen.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

11

25.11. De Drechtsteden kunnen zo nodig nadere eisen stellen aan de wijze van beschikbaarstelling, waaronder eisen aan het bestandsformaat, dan wel vernietiging. Deze werkzaamheden moeten, binnen een nader overeen te komen redelijke termijn, uitgevoerd worden en hiervan wordt een verslag gemaakt. 25.12. De Contractant zal te allen tijde in het vorige lid beschreven recht op overdraagbaarheid van gegevens conform artikel 20 AVG waarborgen, zodanig dat er geen sprake is van verlies van de functionaliteit van de gegevens. Artikel 26 Informatiebeveiliging 26.1. De Contractant accepteert de maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), dan wel vanaf 2020 de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), en past deze toe op de geleverde Goederen en/of Diensten. 26.2. Contractant staat er voor in dat al het door hem ingeschakelde personeel en andere derden zullen werken overeenkomstig de overeengekomen normen voor informatiebeveiliging. 26.3. Informatie over de getroffen beveiligingsmaatregelen wordt als vertrouwelijke informatie als bedoeld in artikel 7 beschouwd. Artikel 27 Meldplicht beveiligingsincidenten* 27.1.

De Contractant zal de Drechtsteden na ontdekking onverwijld maar binnen maximaal 24 uur informeren over alle inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan een toezichthouder of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. 27.2. De Contractant houdt een gedetailleerd logboek bij van alle inbreuken op de beveiliging, evenals de maatregelen die in vervolg op dergelijke inbreuken zijn genomen. 27.3. De Contractant geeft op eerste verzoek van de Drechtsteden inzage in het in het vorige lid bedoelde logboek. Artikel 28 Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)* 28.1. Ingeval de Overeenkomst inkoop van ICT-Goederen of Diensten betreft of de inkoop een ICT-aspect heeft, zijn tevens de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 (GIBIT) van toepassing, bijlage I. De meest recente versie hiervan kunt u vinden op de website van de VNG. Bij discrepantie tussen de inhoud van de GIBIT en de inhoud van deze AIVD gaat de inhoud van de AIVD voor.

VII Bepalingen betreffende einde overeenkomst Artikel 29 Opzegging 29.1. De Drechtsteden zijn gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kunnen de Drechtsteden de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst. Artikel 30 Ontbinding 30.1. Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien: • artikel 4.4 AIVD wordt geschonden; • de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen; • de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst; • ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend; • de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt; • de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen. 30.2. Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden. 30.3.

Ingeval van ontbinding door de Drechtsteden als bedoeld in lid 1 zijn de Drechtsteden geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Drechtsteden, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald. Artikel 31 Vernietiging 31.1. Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

12

BIJLAGE I

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 (GIBIT)

Deze bijlage 1 Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT 2020 (GIBIT) zijn als separaat PDF-document toegevoegd bij deze Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020.

Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020

13

GIBIT 2020 Artikelen

VNG Realisatie

Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag www.gibit.nl

November 2020 VNG Realisatie

2

Inhoud I. Algemeen deel .................................................................................... 4 Artikel 1. Begrippen .......................................................................................... 4 Artikel 2. Toepasselijkheid ................................................................................ 7 Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst.......................................................... 8 Artikel 4. Uitvoering overeenkomst ................................................................... 9 Artikel 5. Implementatie ICT Prestatie .............................................................. 9 Artikel 6. Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, Interoperabiliteitseisen, normen en standaarden .............................................................................................. 11 Artikel 7. Acceptatie ........................................................................................ 12 Artikel 8. Onderhoud en ondersteuning .......................................................... 14 Artikel 9. Vergoeding, facturatie en betaling ................................................... 17 Artikel 10. Garanties ...................................................................................... 18 Artikel 11. Documentatie ............................................................................... 19 Artikel 12.

Productmanagement .................................................................... 20 Artikel 13. Aansprakelijkheid ......................................................................... 20 Artikel 14. Verzekering .................................................................................. 21 Artikel 15. Geheimhouding ............................................................................. 21 Artikel 16. Overmacht ..................................................................................... 22 Artikel 17. Intellectuele eigendom ................................................................... 22 Artikel 18. Toegang tot data en autorisaties ................................................... 24 Artikel 19. Derdenprogrammatuur .................................................................. 25 Artikel 20. Opschorting, opzegging en ontbinding .......................................... 26 Artikel 21. Controlerecht en medewerking audits bij Opdrachtgever ............. 29 Artikel 22. Exit-plan, overstap, beperkte voortzetting, overdracht en verlengd gebruik .......................................................................................................... 30 Artikel 23. Toepasselijk recht en geschillen .................................................. 32

II. Privacy, beveiliging en archivering ................................................... 33 Artikel 24. Verwerkersrelatie ........................................................................ 33 Artikel 25. Informatiebeveiliging Artikel 26. Archivering

.................................................................. 33

................................................................................. 33

III. Hosting ........................................................................................... 35 Artikel 27. Algemeen

................................................................................. 35

Artikel 28. Opgeslagen gegevens

.............................................................. 35

Artikel 29. Onderhoud en Beschikbaarheid ................................................... 35 Artikel 30. Waarborgen continuïteit ............................................................... 36 VNG Realisatie

3

I. Algemeen deel Artikel 1. Begrippen

Artikel 1. Begrippen In deze Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT 2020) worden de navolgende begrippen met een (begin)hoofdletter gebruikt: 1.1

1.2 1.3

1.4 1.5

1.6

1.7

1.8 1.9 1.10 1.11

Acceptatie: de formele goedkeuring van (onderdelen van) de ICT Prestatie, afzonderlijk en in samenhang met elkaar, door middel van een succesvol uitgevoerde (integrale) Acceptatieprocedure. Acceptatieprocedure: de testprocedure waarmee kan worden aangetoond dat de ICT Prestatie geen Gebrek(en) bevat. Applicatielandschap: het geheel van interne en externe systemen, software, databanken, koppelingen, apparatuur, ICT-infrastructuur en hulpmiddelen die voor de Opdrachtgever de geautomatiseerde informatievoorziening vormt waarbinnen de ICT Prestatie ingepast wordt. Beschikbaarheid: de mate waarin de ICT Prestatie daadwerkelijk beschikbaar is voor Opdrachtgever en gebruikt kan worden. Conversie: het converteren en migreren van gegevensbestanden van Opdrachtgever van het oude systeem naar de nieuwe ICT Prestatie, zonder daarbij de volledigheid, de integriteit en de metadata van de gegevens aan te tasten. Correctief Onderhoud: het opsporen en herstellen door Leverancier van Gebreken die Opdrachtgever hem heeft gemeld of die Leverancier anderszins bekend zijn geworden. Derdenprogrammatuur: Programmatuur waarvan zowel (a) de intellectuele eigendomsrechten geheel niet bij Leverancier en/of een aan Leverancier gelieerde vennootschap rusten als (b) waarbij Leverancier niet in staat is bepaalde ontwikkelingen aan/wijzigingen in die programmatuur af te dwingen.

Documentatie: de documentatie als bedoeld in artikel 11. Functiehersteltijd: de periode gelegen tussen het moment waarop een Gebrek bij Leverancier wordt gemeld en het moment waarop dit is verholpen. Gebrek: Het niet of niet volledig voldoen van de ICT Prestatie aan het Overeengekomen gebruik. Gebruiksrecht: het recht op grond waarvan Opdrachtgever bevoegd is tot het gebruik van de ICT Prestatie binnen de kaders als gesteld in de Overeenkomst.

VNG Realisatie

4

1.12

1.13 1.14

1.15 1.16

1.17

1.18 1.19

1.20

1.21 1.22

Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen: het door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en VNG Realisatie op www.gibit.nl gepubliceerde en van tijd tot tijd bijgewerkte document met een gebundelde verzameling van normen en standaarden voor ICT-producten en -diensten. GIBIT 2020: de onderhavige Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT, zoals vastgesteld door de VNG d.d. 26 oktober 2020. Hosting: het door Leverancier door middel van technieken voor communicatie op afstand aan Opdrachtgever ter beschikking stellen van de ICT Prestatie. ICT Prestatie: alle door Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren goederen, waaronder zaken, Gebruiksrechten en diensten. Implementatie: het geheel van handelingen en activiteiten dat nodig is om alle onderdelen van de ICT Prestatie, afzonderlijk en in onderlinge samenhang, in gebruik te kunnen nemen in de organisatie van Opdrachtgever, zodanig dat alle gebruikers van Opdrachtgever ermee kunnen werken overeenkomstig het Overeengekomen gebruik. Tot de Implementatie behoort tevens de Conversie, het realiseren van de voor het Overeengekomen gebruik noodzakelijke Koppelingen en het uitvoeren van de Acceptatieprocedure.

Implementatieplan: het plan van aanpak voor de Implementatie, waarin een concrete uitwerking is opgenomen van de door de betrokken partijen in dit kader te verrichten activiteiten, de te implementeren en/of te ontwikkelen ICT Prestatie, de verantwoordelijkheden van Leverancier en Opdrachtgever en de tijdsplanning. Innovatief Onderhoud: het beschikbaar stellen door Leverancier aan Opdrachtgever van Upgrades van de ICT Prestatie. Interoperabiliteitseisen: de in de Overeenkomst opgenomen eisen die aan de ICT Prestatie worden gesteld om gegevens uit te kunnen wisselen met of anderszins samen te kunnen werken met andere onderdelen van het Applicatielandschap. Jaarvergoeding: de gemiddelde jaarlijkse vergoeding, te berekenen door de Vergoeding te delen door de initieel beoogde looptijd van de Overeenkomst in jaren. Voor Overeenkomsten zonder looptijd, of met een looptijd korter dan 1 jaar, staat de Jaarvergoeding gelijk aan de Vergoeding. Koppeling: de systematiek voor uitwisseling van gegevens tussen enerzijds de ICT Prestatie en anderzijds (onderdelen van) het Applicatielandschap. Maatwerkprogrammatuur: specifiek ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen of ontwikkelde Programmatuur dan wel aanpassingen in Standaardprogrammatuur specifiek ten behoeve van Opdrachtgever.

VNG Realisatie

5

1.23 1.24

1.25 1.26

1.27

1.28 1.29

1.30

1.31

1.32

1.33

1.34

Leverancier: de partij waarmee Opdrachtgever een Overeenkomst gesloten heeft. Onderhoud: Correctief Onderhoud, Preventief Onderhoud, Innovatief Onderhoud en gebruikersondersteuning, een en ander voor zover overeengekomen en zoals nader uitgewerkt in de GIBIT 2020, de Overeenkomst en de (eventuele) SLA. Opdrachtgever: de partij ten behoeve waarvan de Overeenkomst wordt gesloten. Overeengekomen gebruik: het door Opdrachtgever beoogde gebruik van de ICT Prestatie zoals dat ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst voor Leverancier (al dan niet op basis van de offerteaanvraag of andere aan de Overeenkomst voorafgaande documenten) bekend was of op grond van artikel 3 voor Leverancier bekend behoorde te zijn, een en ander voor zover dat gebruik in de Overeenkomst niet uitdrukkelijk is uitgesloten of beperkt. Overeenkomst: de afspraken tussen Opdrachtgever en Leverancier met betrekking tot de levering van de ICT Prestatie, waarvan de GIBIT 2020 onderdeel uitmaakt. Personeel: de door partijen bij de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen. Preventief Onderhoud: het treffen van maatregelen door Leverancier ter voorkoming van Gebreken en andere technische problemen en andere daarmee verband houdende vormen van dienstverlening, al dan niet door het ter beschikking stellen van Updates.

Programmatuur: het geheel van de door Leverancier te leveren programmatuur (software). Programmatuur kan worden onderscheiden in Standaard-, Derden- of Maatwerkprogrammatuur. Reactietijd: de tijd waarbinnen Leverancier op een melding door Opdrachtgever van een Gebrek en andere verzoeken van Opdrachtgever om dienstverlening adequaat moet reageren. Service Levels: ten aanzien van Onderhoud en andere overeengekomen vormen van dienstverlening in de Overeenkomst opgenomen eisen en prestatienormen zoals Reactie- en Functiehersteltijden. Standaardprogrammatuur: voor algemeen gebruik ontwikkelde Programmatuur die niet exclusief aan Opdrachtgever beschikbaar wordt gesteld. Service Level Agreement (SLA): de nadere overeenkomst met betrekking tot het Onderhoud, waaronder begrepen het soort Onderhoud dat wordt verleend en de daarop toepasselijke Service Levels.

VNG Realisatie

6

1.35 1.36

1.37

1.38

Update(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie waarin Gebreken zijn hersteld en/of de werking van de ICT Prestatie anderszins is verbeterd. Upgrade(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie met in overwegende mate nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, al dan niet onder een andere naam uitgebracht. Vergoeding: de in totaal voor de ICT Prestatie overeengekomen prijs, te berekenen op basis van de initieel beoogde looptijd van de Overeenkomst en inclusief de initiële begroting van de werkzaamheden waarvoor geen (vaste) prijs is overeengekomen (alles excl. BTW). Verwerkersovereenkomst: de bij de Overeenkomst gevoegde verwerkersovereenkomst, althans bij gebreke daarvan de ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) tot standaard verklaarde Standaard Verwerkersovereenkomst, zoals beheerd door de Beheergroep VWO van de VNG.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Artikel 2. Toepasselijkheid 2.1

2.2

2.3

2.4

De GIBIT 2020 is van toepassing op en maakt deel uit van alle aanvragen, offertes, aanbiedingen, opdrachtbevestigingen, bestellingen, overeenkomsten en alle andere rechtshandelingen tussen Opdrachtgever en Leverancier die betrekking hebben op de in de Overeenkomst gespecificeerde en daarmee samenhangende ICT Prestaties. De GIBIT 2020 bestaat uit drie hoofdstukken: i) hoofdstuk I (dat altijd van toepassing is); en ii) hoofdstuk II inzake privacy, beveiliging en archiefbeheer (dat van toepassing is indien met de ICT Prestatie gegevens van Opdrachtgever worden verwerkt); en iii) hoofdstuk III inzake Hosting (dat van toepassing is bij het verlenen van Hosting). De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van Leverancier, onder welke benaming ook, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Mocht enige bepaling van de GIBIT 2020 nietig zijn of vernietigd worden, of mocht enige bepaling van de GIBIT 2020 naar het oordeel van de rechter niet van toepassing of ongeldig zijn, dan zal slechts de betreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd, maar zal de GIBIT 2020 voor het overige volledig van kracht blijven. Partijen zullen in overleg treden om de betreffende niet toepasselijke of ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de eerdere bepaling in acht zal worden genomen.

VNG Realisatie

7

2.5

2.6

In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de GIBIT 2020 en het bepaalde in de Overeenkomst prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst op het bepaalde in de GIBIT 2020. Wijzigingen van en aanvullingen op de GIBIT 2020 gelden slechts indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. De wijziging en/of aanvulling geldt slechts voor de in artikel 2.1 bedoelde Overeenkomst.

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst 3.1 3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

Een aanvraag voor een offerte of een andere uitnodiging tot het doen van een aanbod bindt Opdrachtgever niet. Alvorens een aanbod aan Opdrachtgever te doen heeft Leverancier zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van: i) de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst wil aangaan; ii) de organisatie en het Applicatielandschap van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de aanvraag of het aanbod. Indien en voor zover Leverancier beschikt over onvoldoende informatie om aan de in het vorige lid bedoelde verplichting te voldoen, dient zij hieromtrent navraag te doen bij Opdrachtgever. Opdrachtgever zal alle in redelijkheid verlangde informatie aan Leverancier verstrekken (tenzij deze vertrouwelijk van aard is en in redelijkheid ook niet onder een geheimhoudingsovereenkomst verstrekt kan worden). Bij het doen van een aanbod zal Leverancier: i) rekening houden met de in de vorige twee leden bedoelde informatie; en ii) de uit die informatie voortvloeiende risico’s en de in dat kader benodigde beheersmaatregelen in het aanbod adresseren (“risicoanalyse”), behoudens het bepaalde in artikel 4.3; iii) voldoen aan artikel 19.1. In geval van een aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet worden de in de leden 2 t/m 4 bedoelde verplichtingen begrensd door de inhoud, aard en omvang van de in de aanbestedingsdocumenten verstrekte informatie.

Een overeenkomst komt eerst tot stand nadat hetzij (1) Opdrachtgever een schriftelijk aanbod van Leverancier schriftelijk heeft aanvaard, (2) partijen een schriftelijk opgemaakte overeenkomst hebben ondertekend of (3) Leverancier uitvoering geeft aan een schriftelijke opdracht van Opdrachtgever.

VNG Realisatie

8

Artikel 4. Uitvoering overeenkomst

Artikel 4. Uitvoering overeenkomst 4.1 4.2

4.3

4.4

4.5

Overeengekomen termijnen gelden alleen als vast en fataal indien zulks uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen. De volgende termijnen zijn – in afwijking van het vorige lid – in alle gevallen fataal: i) een in de Overeenkomst of het Implementatieplan opgenomen specifieke einddatum voor de Implementatie (waarbij daarmee verband houdende tussentijdse opleverdata niet fataal zijn); ii) indien het Overeengekomen gebruik omvat dat de Implementatie of de levering van Updates en/of Upgrades tijdig voor de inwerkingtreding van (een wijziging in) Wet- en regelgeving is afgerond: de ingangsdatum van die (gewijzigde) Wet- en regelgeving. De in artikel 3.4 ii) bedoelde risicoanalyse kan ook – behoudens bij een aanbesteding als bedoeld in artikel 3.5 – eerst na totstandkoming van de Overeenkomst, doch voorafgaand aan de Implementatie, worden uitgevoerd. Indien het voorstel van Leverancier over de wijze waarop met gesignaleerde risico’s wordt omgegaan voor Opdrachtgever niet aanvaardbaar is, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst per direct te ontbinden, zonder schadeplichtig te zijn, doch tegen vergoeding van de tot dan toe door Leverancier gemaakte kosten (waaronder de kosten voor het uitvoeren van de risicoanalyse).