Bijlage 8 ENSIA Verantwoordingsrapportage BAG 2020 Papendrecht.pdf

Verantwoordingsrapportage BAG 2020

Team Beheer & Geo-informatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Papendrecht

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

20 april 2021

secretaris

burgemeester

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 1 van 17

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 2 van 17

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 3 van 17

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf De gewijzigde wet BAG (basisregistratie adressen en gebouwen) is in 2018 formeel van kracht geworden. Hiermee is de jaarlijkse zelfcontrole in de vorm van de ENSIA vragenlijst aangevangen. De verantwoordelijkheid en het beheer van de Geo-basisregistraties, waaronder de BAG, is ondergebracht bij het team Beheer & Geo-informatie. De inrichting van de Geo-basisregistraties in de gemeente Papendrecht is gericht op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen alsmede een efficiënte en effectieve dienstverlening naar de burgers en ondernemers. Een hoog kwaliteitsniveau van gegevens is van groot belang bij een goede ketensamenwerking en informatiehuishouding van de organisatie zelf, maar ook voor alle afnemende organisaties van deze gegevens. Uit het onderstaand overzichtsdiagram blijkt dat Papendrecht maximaal scoort op de verschillende kwaliteitsaspecten van de BAG.  Verbeterpunten 2020 Wat betreft verbetermaatregelen voor 2020 stonden er 3 actiepunten: -

Formatie BAG beheer n.a.v. pensionering huidige BAG beheerder (vanaf maart 2020).

-

Aanpassing mandaatbesluit als gevolg van gemeentelijke reorganisatie.

-

Actualisatie processenhandboek BAG, mede naar aanleiding van wet BAG 2.0.

De invulling van een BAG beheerder is vooralsnog gevonden door de inhuur van een BAG expertise bureau. Structurele invulling van de deze functie wordt het komend jaar bezien in samenhang met een breder vraagstuk op het gebied van gegevensbeheer. Het mandaatbesluit BAG is in 2020 geactualiseerd naar een overkoepelend mandaatbesluit Geobasisregistraties (waaronder de BAG). Tenslotte is ook het processenhandboek BAG geheel geactualiseerd. In de terugkoppeling van het ministerie van BZK op de zelfevaluatie 2019 staat: "De positieve vragenlijst sluit inhoudelijk aan bij het materiele beeld uit het kwaliteitsdashboard, net als vorig jaar complimenten voor de inhoud."  Maatregelen 2021 Ondanks de maximaal te behalen score voor de BAG in 2020 blijven wij werken aan de kwaliteit en doorontwikkeling van de Geo-basisregistraties. Voor 2021 hebben we de volgende maatregelen gepland: -

Onderzoek structureel benodigde formatie gegevensbeheer Geo-(basis)registraties.

-

Verdere optimalisatie processen; integraal en zaakgericht. Mede ter voorbereiding op de SOR (Samenhangende Objecten registratie).

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Papendrecht

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

45

45

100 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst 205

205

100 %

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 4 van 17

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 5 van 17

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 6 van 17

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

N.v.t.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit n.v.t. Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

n.v.t.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

n.v.t.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 7 van 17

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 8 van 17

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel Antwoord geborgd in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Na pensionering van de BAG beheerder is in 2020 een gespecialiseerd bedrijf ingehuurd voor het dagelijks BAG beheer. Daarnaast omvat de vaste formatie 2 gegevensbeheerders, ondermeer voor de BAG/BGT geometrie.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

Binnen het ingehuurde bedrijf is voldoende personeelscapaciteit - met de benodigde BAG kennis - om de tijdige verwerking te waarborgen. Daarnaast is de vaste formatie in staat dit in voorkomende gevallen tijdelijk waar te nemen.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 9 van 17

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen zijn beschreven in het Processenhandboek vanuit het BAG-beheer. Integratie met andere basisregsitraties vind plaats doordat er integraal beheer op 1 plaats plaats vind (nog wel in verschillende systemen).

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

De medewerkers betrokken bij het BAG beheer gaan naar intervisie bijeenkomsten en landelijk / regionaal georganiseerde bijeenkomsten, o.a. door Kadaster. Daarnaast is er regelmatig intern BAG overleg

5. Worden de processen die invloed hebben op Ja de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Er was hierbij in 2019 een achterstand (verbeterpunt voor 2020). De processen worden vanaf 2020 weer jaarlijks gemonitord en zo nodig geactualiseerd. Actualisatie in 2020 naar aanleiding van BAG 2.0 en overige ontwikkelingen, inclusief omzetting procesbeschrijvingen geo-basisregistraties naar een digitale online tool.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Voor de definitieve geometrie (van panden) zijn kwaliteitseisen vastgelegd in onze meetinstructie (bijlage 1. mutatieproces bij Processenhandboek BAG). Alles wordt terristrisch ingemeten.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Wij hebben een geactualiseerd en vastgesteld Mandaatbesluit Geo-basisregistraties 2020, waaronder de BAG.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er worden aanvullende beheermaatregelen getroffen, deze zijn beschreven in het onderdeel Kwaliteitsssysteem van het Processenhandboek en worden ook uitgevoerd.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 10 van 17

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 11 van 17

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA-periode op of boven 98% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

Sore is 99,0148 %

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in alle maanden van de Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 ENSIA-periode op of boven 98% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Score is 100%

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 98% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Score is 100%

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 12 van 17

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 13 van 17

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Terugmeldingen worden behandeld conform de voorschriften.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Bij alle terugmeldingen wordt het resultaat van het onderzoek teruggekoppeld.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Op verschillende manieren wordt dit gecontroleerd. Er is een voortdurende controle door de "bouwkundig inspecteurs handhaving". Diverse mutaties worden periodiek teruggemeld vanuit het WOZ proces (way2Go software). Tenslotte wordt op basis van de jaarlijkse luchtfoto's op systematische wijze het jaarlijks het gehele grondgebied.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 14 van 17

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 15 van 17

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

M.b.v. automatische scripts / controlelijsten, deze worden dagelijks, wekeleijks en maandelijkse gemaild en doorgenomen. Daarnaast maandelijkse controle m.b.v. eigen interne Kwaliteitsmonitor BAG (Cognos rapportage).

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

De uitval wordt gecontroleerd en besproken tiijdens intern BAG overleg. Indien nodig gecorigeerd.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is controle en afstemming met diverse basisregistraties. Sinds 2018 rechtstreekse koppeling met de BRP. Afstemming met BGT wordt gerealiseerd middels geintegreerd beheer van BAG en BGT, recentelijk is ook hiermee een koppeling tot stand gebracht en daarnaast vanaf 2019 eigen Kwaliteitsmonitor BAG-BGT geimplementeerd. Afstemming met de WOZ over en weer op basis van (verplichte) BAG kenmerken.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?

Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle brondocumenten zijn terug te vinden, zowel analoog als digitaal. Brondocumenten worden gearchiveerd, zowel fysiek als digitaal.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 16 van 17

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of Ja meer verbetermaatregelen aangekondigd?

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

Alle verbetermaatregelen zijn volledig gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

e verbetermaatregelen van 2019 zijn allen gerealiseerd: 1. formatie is (tijdelijk extern) ingevuld, 2. mandaatbesluit is geactualiseerd, 3. processenhandboek is geactualiseerd.

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 Ja beheerapplicatie? 3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren niet goed en niet slecht

Toelichting op gegeven antwoord:

Communicatie met systeemleverancier verloopt in het algemeen regionaal (Drechtsteden) via functioneel beheer. Zaken worden wel opgepakt maar niet altijd met de gewenste / benodigde prioriteit.

Rapportage BAG 2020 - Papendrecht - Pagina 17 van 17