Bijlage 7- adviesnota aan het AB GR DG&J van 30 oktober 2025 over periodieke evaluatie .pdf

ADVIESNOTA Bestuur DG&J Datum Onderwerp Organisatieonderdeel Portefeuillehouder Doel van bespreken Vergaderstukken Ten behoeve van

23 oktober 2025 Inrichten periodieke evaluatie GR DG&J Concern De heer Van der Linden Besluitvorming Voorstel Algemeen bestuur DG&J

Geachte leden van het algemeen bestuur DG&J, Het dagelijks bestuur DG&J stelt u het volgende voor: Gevraagd besluit: In te stemmen met: 1. het bijgevoegde voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van de gemeenschappelijke regeling DG&J, waarbij: a. het algemeen bestuur de focus en reikwijdte van elke periodieke evaluatie bepaalt, na consultatie van de gemeenteraden door de leden van het algemeen bestuur; b. overeenkomstig het advies van de VNG er elke vier jaar een periodieke evaluatie wordt uitgevoerd; c. het algemeen bestuur voor elke periodieke evaluatie een concreet plan van aanpak vaststelt; d. gemeenteraden worden betrokken bij de uitvoering van elke periodieke evaluatie en een zienswijze kunnen geven op het evaluatierapport; 2. het nog in deze raadsperiode ophalen van ervaringen van gemeenteraden en voorbeelden bij andere gemeenschappelijke regelingen over de invloed van gemeenteraden op de gemeenschappelijke regeling, ten behoeve van de volgende college- en raadsperiode. Managementsamenvatting: In de 8e wijziging van de gemeenschappelijke regeling DG&J (hierna: GR DG&J) is - in navolging van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen – opgenomen, dat het algemeen bestuur kan besluiten om het functioneren van de regeling periodiek te evalueren.

De gemeenteraad van Papendrecht heeft de besluitvorming over het verlenen van toestemming aan het college voor het vaststellen van de 8e wijziging van de GR DG&J, opgeschort. De reden hiervoor is dat de gemeenteraad wil dat het algemeen bestuur eerst een concreet evaluatieplan vaststelt, waar de raden kennis van hebben kunnen nemen. In de bijlage vindt u een voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van het functioneren van de GR DG&J. Daarnaast doen wij in deze adviesnota het voorstel om nog in deze raadsperiode ervaringen op te halen bij de gemeenteraden en voorbeelden bij andere gemeenschappelijke regelingen over de invloed van gemeenteraden op de gemeenschappelijke regeling, ten behoeve van de volgende college- en raadsperiode. Wij informeren het college van de gemeente Papendrecht over uw besluit. Wanneer de gemeenteraad van Papendrecht (en de andere gemeenten in de regio) toestemming heeft (c.q. hebben) verleend aan het college voor het vaststellen van de 8e wijziging van de GR DG&J, kan de gewijzigde regeling worden gepubliceerd en in werking treden. Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 6 juni 2025 de wens uitgesproken dat de 8e wijziging van de GR 1

DG&J in december van dit jaar wordt gepubliceerd. Inmiddels hebben we van de gemeente Papendrecht vernomen, dat de gemeenteraad op 29 januari 2026 besluit over (het geven van toestemming aan het college voor) het vaststellen van de 8e wijziging van de GR DG&J. Overigens heeft het dagelijks bestuur het advies van de Adviesgroep Eigenaren en Opdrachtgevers overgenomen, dat er naast de periodieke evaluatie van de GR DG&J ook een bredere, inhoudelijke evaluatie wenselijk is. De gemeenten ontwikkelen in hun rol als eigenaren, samen met de DG&J een voorstel voor het organiseren van een inhoudelijke evaluatie van de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemer, beleid en uitvoering. Argumenten: 1.

Het bijgevoegde voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van de GR DG&J, geeft een duidelijk beeld van de mogelijke focus en reikwijdte, frequentie en processtappen van de uit te voeren evaluaties. Belangrijke uitgangspunten in het voorstel zijn:

1.a.

Het algemeen bestuur bepaalt de focus en reikwijdte van elke periodieke evaluatie, na consultatie van de gemeenteraden door de leden van het algemeen bestuur.

Het ligt niet voor de hand om vooraf een vast format te ontwikkelen voor alle periodieke evaluaties. Het is logischer om elke periodieke evaluatie te laten aansluiten op de ervaringen die zijn opgedaan in een lopende raadsperiode en de toekomstige ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Bij de opstart van elke periodieke evaluatie doet het dagelijks bestuur een voorstel aan het algemeen bestuur over de focus en reikwijdte van de evaluatie. Het dagelijks bestuur verzoekt de leden van het algemeen bestuur om dit te bespreken met hun eigen gemeenteraden, ter toetsing en verrijking. Na toetsing en verrijking, besluit het algemeen bestuur over de focus en reikwijdte van de evaluatie. 1.b.

De vierjaarlijkse termijn voor het uitvoeren van de periodieke evaluatie sluit aan bij het VNG-advies, waarin wordt voorgesteld om elke raadsperiode een evaluatie uit te voeren.

In de handreiking ‘Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen?’ van de VNG, wordt voorgesteld om een periodieke evaluatie uit te voeren in het laatste jaar van een raadsperiode. De evaluatie kan dan nog worden uitgevoerd met de colleges en raden die kennis over de gang van zaken bezitten. Ook het rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de evaluatie, kunnen dan nog ter zienswijze worden voorgelegd aan dezelfde raden die zijn gehoord tijdens de uitvoering van de evaluatie. Vervolgens kunnen het uiteindelijke rapport en advies direct aan het begin van de nieuwe college- en raadsperiode betrokken worden bij eventuele nieuwe beleidskeuzes. Dat maakt sturing voor de nieuwe college- en raadsleden makkelijker. Dit betekent dat er elke vier jaar een periodieke evaluatie wordt uitgevoerd. Om in het laatste jaar van de volgende raadsperiode een periodieke evaluatie voor te bereiden en uit te voeren, met inbreng van gemeenteraden, start de DG&J de voorbereidingen uiterlijk in januari 2029. 1.c.

Het algemeen bestuur stelt voor elke periodieke evaluatie een concreet plan van aanpak vast.

Het dagelijks bestuur van de GR DG&J is verantwoordelijk voor de coördinatie van de evaluatie en stelt een plan van aanpak op. In het plan van aanpak wordt de focus van de evaluatie geconcretiseerd in evaluatiecriteria. Zo is vooraf duidelijk waar de samenwerking precies op wordt beoordeeld, wanneer het goed loopt en wanneer er sprake is van verbeterpunten. Verder worden in het plan van aanpak de opdrachtgever en opdrachtnemer benoemd, de 2

aanpak en planning beschreven, aangegeven welke informatiebronnen en sleutelfiguren worden geraadpleegd, hoe de communicatie over de evaluatie verloopt en wat de ingeschatte kosten zijn met daarbij een dekkingsvoorstel. Het plan wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. 1.d.

De gemeenteraden worden betrokken bij de uitvoering van elke periodieke evaluatie en kunnen een zienswijze geven op het evaluatierapport.

De raden van de deelnemende gemeenten zijn een belangrijke partij voor de gemeenschappelijke regeling. Zij controleren de gemeenschappelijke regeling namens de inwoners. Gemeenteraden stemmen in met het oprichten van de gemeenschappelijke regeling, kunnen zienswijzen indienen, worden actief geïnformeerd door het bestuur van de regeling en roepen de vertegenwoordigers van hun gemeente binnen de regeling ter verantwoording. Bij het uitvoeren van de periodieke evaluaties van de GR DG&J wordt daarom informatie verzameld bij de raden van de deelnemende gemeenten. Bovendien worden zij gevraagd om een zienswijze te geven op het evaluatierapport. Mogelijk kan ook de nog in te stellen regionale raadsadviescommissie hier een rol in spelen. 2.

Het nog in deze raadsperiode ophalen van ervaringen van gemeenteraden en voorbeelden bij andere gemeenschappelijke regelingen over de invloed van gemeenteraden op de gemeenschappelijke regeling, biedt de kans om te leren van de ervaringen van de huidige deelnemers en andere gemeenschappelijke regelingen en indien gewenst verbeteringen door te voeren voor de komende bestuurs- en raadsperiode.

Concreet wordt voorgesteld om nog in deze raadsperiode ervaringen op te halen van gemeenteraden over hun invloed op de GR DG&J (zie paragraaf 2.2 over Bestuurlijke legitimiteit en democratische controle in bijgevoegd voorstel). De reden hiervoor is dat verschillende gemeenteraden in hun zienswijzen hebben aangeven meer grip te wensen. De tijd die resteert in deze college- en raadsperiode, is (veel) te kort om een evaluatie met inbreng van gemeenteraden voor te bereiden en uit te voeren. Voorgesteld wordt om nog in deze raadsperiode via de griffies ervaringen op te halen bij de gemeenteraden. Daarbij ligt de nadruk op het ophalen van goede voorbeelden en concrete verbetervoorstellen. Dit biedt de kans om te leren van de ervaringen van de huidige deelnemers en indien gewenst verbeteringen door te voeren voor de komende college- en raadsperiode. Dit sluit ook aan bij de geest van de wetswijziging die bedoeld is om de democratische legitimatie te versterken. Dat vraagt om bij het ophalen van ervaringen in ieder geval aandacht te besteden aan de positie van de gemeenteraden en de rol van het algemeen bestuur. Daarnaast haalt de DG&J voorbeelden op bij andere gemeenschappelijke regelingen in ZuidHolland Zuid (in elk geval de GR OZHZ, GR VR en GR Sociaal Drechtsteden) over de invloed van gemeenteraden op de gemeenschappelijke regelingen, ter vergelijking.

Na besluitvorming door het algemeen bestuur, bereidt de DG&J het verzoek voor het ophalen van ervaringen van de gemeenteraden voor en deelt deze begin november 2025 met de griffies. Daarnaast gaat de DG&J in november 2025 in gesprek met andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. De DG&J bundelt de verzamelde input vervolgens voor bespreking in het dagelijks bestuur op 22 januari 2026. Het dagelijks bestuur biedt de verzamelde input aan het algemeen bestuur aan, met daarbij een voorstel voor eventuele verbeteringen. Het algemeen bestuur besluit vervolgens op 12 februari 2026 over het aanbieden van de verbetervoorstellen aan de nieuwe gemeenteraden, die het kunnen betrekken bij eventuele nieuwe beleidskeuzes en controle op de GR DG&J. Voorgeschiedenis: Naar aanleiding van een zienswijzeprocedure heeft het algemeen bestuur in de vergadering op 13 februari 2025 een aantal aanpassingen van de tekst van de 8e wijziging van de GR DG&J 3

vastgesteld en besloten om deze aan te bieden aan de colleges van de deelnemende gemeenten voor definitieve vaststelling. Het algemeen bestuur heeft daarnaast aan het dagelijks bestuur gevraagd om een voorstel voor te bereiden over de frequentie, omvang en inhoud van een periodieke evaluatie. Financiën: Kosten, baten en dekking Er is geen bedrag opgenomen in de (meerjaren)begroting voor het periodiek evalueren van de GR DG&J. In het voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van de GR DG&J, is aangegeven dat er per periodieke evaluatie een plan van aanpak wordt opgesteld met daarin onder andere een inschatting van de kosten en dekkingsvoorstel. De reden hiervoor is dat het algemeen bestuur per periodieke evaluatie bepaalt wat de focus, reikwijdte en aanpak moeten zijn. Zo kan goed worden aangesloten op opgedane ervaringen in de lopende raadsperiode en toekomstige ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het functioneren van de GR DG&J. Dit betekent dat de voorbereidingen tijdig moeten worden opgestart, zodat er rekening mee kan worden gehouden bij het opstellen van de begroting. Het ophalen van ervaringen van gemeenteraden en voorbeelden bij andere gemeenschappelijke regelingen door de DG&J in de huidige raadsperiode, wordt opgevangen binnen de beschikbare capaciteit van de DG&J. Hiervoor worden geen extra financiële middelen gevraagd.

Communicatie: Het besluit van het algemeen bestuur over het voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van de GR DG&J wordt per brief teruggekoppeld aan het college van de gemeente Papendrecht, met het verzoek om de gemeenteraad hierover te informeren. Ook de andere colleges ontvangen een informatiebrief daarbij het voorstel, met het verzoek om deze met hun gemeenteraad te delen. Nadat de colleges van de 10 gemeenten de 8e wijziging van de GR DG&J definitief hebben vastgesteld, wordt de nieuwe vastgestelde tekst bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad van de gemeente Dordrecht. Over de inwerkingtreding van de 8e wijziging van de GR DG&J wordt een bericht geplaatst op de website van DG&J. Vervolgprocedure: Na besluitvorming door het algemeen bestuur over het voorstel voor het inrichten van een periodieke evaluatie van de GR DG&J, start de DG&J de voorbereidingen voor het ophalen van ervaringen en voorbeelden in de huidige raadsperiode. Om in het laatste jaar van de volgende raadsperiode een periodieke evaluatie voor te bereiden en uit te voeren, met inbreng van gemeenteraden, start de DG&J de voorbereidingen uiterlijk in januari 2029.

4