Bijlage 3. Werkwijze herinvoering bestuurlijke vernieuwing - toegelicht.pdf

Werkwijze herinvoering bestuurlijke vernieuwing Inleiding In het BOB-model bestaan de fasen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. In de beeldvorming wordt informatie opgehaald. Daarna wordt in de oordeelsvorming tussen de fracties een discussie gevoerd. Ten slotte vindt in de raadsvergadering besluitvorming plaats. Donderdag wordt de vaste vergaderavond met 20:00 als begintijd. Figuur 1: bob-model

Beeldvorming

Oordeelsvorming

Week 1

Week 2

Week 3

Week 4

Do: Beeldvormende bijeenkomsten -Eén avond met 2 parallelsessies -Vorm = maatwerk -Subtypen: o Informerend o Interactief o Opiniërend

Ma: Fractievergadering

Di: Agendacommissie (aansluitend consultatieronde FV's)

Ma: Fractievergadering

Do: Oordeelsvormende bijeenkomst

Besluitvorming

Do: Publicatie agenda's.

Do: RAAD Besluitvorming door raadsleden

Do: evt. PMV, bezoek, scholing, oriëntatie of reserve datum

Vrij: uiterlijk technische vragen voor vrij-do regel fracties (nieuwe cyclus)

Vrij: technische vragen fracties n.a.v. beeldvorming (vervolg vrij-do regel) Werkwijze publicatie Week 3: agendacommissie Op dinsdag vergadert de agendacommissie1 over de agenda voor de volgende cyclus. Zij doen daarbij het voorstel over agendering van onderwerpen voor beeldvorming en voor oordeelsvorming. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende dossiers: A (visie/beleidsstukken), B (reguliere onderwerpen) en C (Technische voorstellen/weinig impact) (zie nota Bestuurlijke Vernieuwing pagina 9). Voor de beeldvorming doen zij voorstellen voor de vorm van beeldvorming, tijdsplanning, parallelle sessies en wijze van verslaglegging (zie verder hieronder bij agenda's). Daarbij kan het college voor een voorstel doen aan de agendacommissie. Ook fracties kunnen een verzoek tot agendering doen, middels het opstellen van een oplegnotitie, waarin naast het onderwerp ook een voorstel voor de vorm wordt gedaan. Op donderdag worden de agenda's van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming bekend gemaakt. Week 4: lezen stukken en technische vragen komende cyclus De stukken bij de agendapunten worden uiterlijk 10 dagen voor de vergadering in het vergadersysteem geplaatst. (Duo)raadsleden kunnen de stukken lezen en eventuele technische 1

Agendacommissie: bestaat uit de voorzitter raad en de griffier. De conceptagenda's worden voor consultaties schriftelijk voorgelegd aan de fractievoorzitters om binnen 24 uur te reageren. Daarna wordt pas gepubliceerd.

1

vragen (wat, wanneer, hoe) per mail stellen. Dit geldt ook voor technische vragen over ingekomen stukken op de oordeelsvergadering. Wanneer de vragen voor vrijdag 12.00 uur in week 4 worden gesteld, worden deze vragen op donderdag van week 1 beantwoord (dus voor de beeldvorming). Als een onderwerp in de beeldvorming is geagendeerd waarbij een toelichtende presentatie (voor de verdieping op het onderwerp) wordt gegeven, dan kunnen de technische vragen gesteld worden bij deze presentatie. De technische vragen met antwoorden worden per onderwerp gebundeld en toegevoegd bij de stukken in het raadsinformatiesysteem. Tenzij de vraagsteller expliciet heeft aangegeven dat zijn/haar vragen en de antwoorden niet gedeeld mogen worden met anderen. Werkwijze BOB per week Week 1: beeldvorming In week 1 zal de beeldvorming plaatsvinden. Het doel van de beeldvorming is informatie ophalen. Tijdens de beeldvormende avond/bijeenkomsten is er ruimte om met elkaar van gedachten te wisselen. In de beeldvorming komt ook ruimte voor de inwoners of (maatschappelijke) organisaties om inbreng te hebben. In de nota Bestuurlijke Vernieuwing worden verschillende vormen van beeldvorming beschreven. Hieronder volgende de belangrijkste opties. Figuur 2: Opties voor beeldvorming Doel beeldvorming

Mogelijke vormen

Rol raad

Rol Inwoner

#volksvertegenwoordiging

Participant

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging

Toehoorder Inspreker

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging # controlerol

Participant Toehoorder

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging #controlerol

Toehoorder Participant

#volksvertegenwoordiging # kaderstelling #controlerol #volksvertegenwoordiging

Participant

1

Agendavorming

2

Opiniërende/consulterende bijeenkomst

3

Interactie en verrijking (meningen, belangen)

4

Verdieping

5

Maatschappelijk debat

politieke markt, de straat op, fietstocht, PMV Lagerhuis, gewone commissie, kahoot quiz, stellingen Rondetafelgesprek, hoorzitting, netwerkbijeenkomst, jubelen klaagmuur, brillen/denkpetten, positiewisseling expertmeeting, panelgesprek professionals, technisch vragenuur/speeddaten, carrouselbijeenkomst met korte presentaties en aansluitend vraaggesprek Gesprekstafels, ontmoeting

6

Controle en evaluatie

zie de vormen bij interactie

Participant Toehoorder

Mochten er na de beeldvorming nog technische vragen leven, dan kunnen deze op vrijdag tot 12.00 uur gesteld worden. De beantwoording komt dan op dinsdag in de week van de oordeelsvorming. Het college heeft tijdens de beeldvorming eenzelfde rol als een raadslid. Namelijk als toehoorder.

2

Week 2: oordeelsvorming In week 2 vindt de oordeelsvorming plaats. De tweede fase bestaat uit oordeelsvorming door middel van debat. Voorafgaand aan de oordeelsvorming hebben fracties helder wat hun voorlopige standpunt is en welke politieke vragen (waarom dit voorstel? Of is de portefeuillehouder/college het eens met ons dat..?) nog beantwoord moeten worden voor die fractie om tot het eindoordeel te kunnen komen. (Duo)raadsleden kunnen voorlopige standpunten uitwisselen en elkaar bevragen over hun standpunten. Eventuele politiek vragen kunnen in de oordeelsvorming gesteld worden aan het college. Het is noodzakelijk om in de oordeelsvorming helder te hebben wat het vraagstuk is, welk besluit wordt gevraagd, wie er betrokken zijn, wat het moet kosten etc. Het resultaat is dat gezamenlijke belangen, criteria en voorwaarden in beeld zijn en kunnen worden afgewogen. In de oordeelsvorming kunnen inwoners ook inspreken over onderwerpen die nog niet eerder zijn geagendeerd in de beeldvorming. Zie hiervoor het stuk inbreng inwoners en organisaties. In week 2 vinden op maandag voorafgaand aan de oordeelsvorming de fractievergaderingen plaats. Er bestaat dan een voorlopig standpunt. In de oordeelsvorming wordt besloten of een voorstel als hamer- of bespreekstuk naar de raadsvergadering gaat.

Week 3: tussenweek Fracties kunnen dan aan de gang gaan met het opstellen van amendementen en/of moties. Advies kan gevraagd worden aan de griffie. Fracties kunnen met hun concept amendementen en moties gaan lobbyen om mede-indieners te verkrijgen. De donderdag in week 3 wordt soms ook ingezet voor PMV, een bedrijfsbezoek, scholing, een oriëntatie (avondvullend) op een onderwerp of als reservedatum. Week 4: besluitvorming Het besluitvormingsproces wordt in week 4 afgesloten met een besluitvormende vergadering van de gemeenteraad. In week 4 vinden op maandag ook fractievergaderingen plaats voorafgaand aan de raadsvergadering. Op de dinsdag kunnen dan in te dienen moties/amendementen naar de griffie worden gestuurd voor plaatsing in het raadsinformatiesysteem (openbaar). Uiteraard kan een motie of amendement altijd nog tijdens de raadsvergadering worden ingediend. Door de reeds voorbereidde moties en amendementen op dinsdag al via het raadsinformatiesysteem te delen, kunnen fracties zich goed voorbereiden op het debat hierover in de raad. Agenda's BOB en agendering Beeldvorming Er zijn verschillende vormen van beeldvorming beschreven in de nota Bestuurlijke Vernieuwing. De agendacommissie kan de opties voor beeldvorming gebruiken bij het bepalen welke vorm per onderwerp passend is.

Het college kan daarbij een voorstel voor een vorm doen, welke door de agendacommissie wordt besproken. De opties voor beeldvorming (figuur 2) is niet vaststaand, dus in de toekomst kunnen andere vormen worden toegevoegd. Een beeldvormende bijeenkomst kan ook op locatie plaatsvinden. Onderwerpen komen in de beeldvormende vergadering op basis van een voorstel van het college, een voorstel van de agendacommissie of het verzoek van een fractie (op basis van een oplegnotitie met onderwerp en vorm). In de beeldvorming wordt onderscheid gemaakt tussen drie subtypen: 1) Informerend: in het informerende subtype wordt informatie overgedragen aan raadsleden, duoraadsleden en inwoners. 2) Interactief: in het interactieve subtype gaan deelnemers onderling in gesprek. 3) Opiniërend: bij het opiniërende subtype worden argumenten, standpunten en informatie 3

gewisseld zonder dat direct een raadsbesluit daarop volgt. Een fractie kan onderwerpen voor de beeldvorming agenderen door een oplegnotitie (format) aan te leveren bij de agendacommissie. Het college kan dit doen om informatie op te halen bijvoorbeeld als voorbereiding op een uit te werken raadsvoorstel. Inwoners kunnen in de beeldvorming dus meepraten over geagendeerde onderwerpen. Ook is er ruimte voor inbreng op niet geagendeerde onderwerpen. Zie het voorstel spreekrecht inwoners en organisaties. Indien nodig wordt vergaderd in parallelle sessies. De agendacommissie doet een inschatting van de duur van toelichtingen of gesprekken. Agenda van beeldvorming ziet er zo uit: 1. Opening 2. Insprekers over niet geagendeerde onderwerpen 3. Onderwerpen (evt. met toelichting of participatie) 4. Sluiting Een bepaalde verslaglegging is wenselijk. Dit kan een kort verslag zijn waarin staat wie aanwezig waren, wie de voorzitter was, wat besproken is en wie heeft ingesproken. De agendacommissie bepaalt de verslaglegging van de beeldvormende bijeenkomsten. Daarnaast kan de voorzitter concluderende vragen stellen als: - Zijn we voldoende geïnformeerd? - Hoe nu verder? Bij de beeldvormende bijeenkomst kunnen ook duo-raadsleden de fractie vertegenwoordigen. Oordeelsvorming In de oordeelsvorming is ruimte voor debat.

Indien nodig zou dit op termijn ook in 2 parallelle sessies kunnen worden georganiseerd. Daarvoor zal wel geïnvesteerd moeten worden in discussieposten, camera's en systemen voor de uitzending van de vergadering. Agenda van oordeelsvorming ziet er zo uit: 1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen (ook eventueel uit regionale aangelegenheden) 3. Vaststellen verslag/besluitenlijst 4. Vragenkwartier (actuele, urgente politieke vragen) 5. Ingekomen stukken (enkel politieke vragen) 6. Onderwerpen 7. Sluiting Vragen voor het vragenkwartier of over ingekomen stukken worden uiterlijk op de dag van de vergadering om 12.00 uur aangeleverd bij de griffie. De griffie zal de vragen uitzetten en in het raadsinformatiesysteem plaatsen. De lijst ingekomen stukken wordt gesloten op het moment dat de stukken voor de oordeelsvormende vergadering (uiterlijk 10 dagen voor de vergadering) zijn gepubliceerd. Ingekomen stukken die na de publicatie komen worden op de lijst van ingekomen stukken van de volgende oordeelsvormende vergadering geplaatst. Eerder worden ze al gedeeld via het raadsinformatiesysteem. In de oordeelsvormende bijeenkomst zouden inwoners ook kunnen inspreken over raadsvoorstellen die nog niet eerder zijn geagendeerd in de beeldvorming. Zie hiervoor het voorstel spreekrecht inwoners en organisaties.

In de oordeelsvormende bijeenkomst wordt besloten of een voorstel als hamer- of bespreekstuk naar de besluitvormende raadsvergadering gaat. Bij de oordeelsvormende bijeenkomst kunnen ook duo-raadsleden de fractie vertegenwoordigen.

4

Besluitvorming In de besluitvormende vergadering worden besluiten genomen door de raadsleden. Uit de oordeelsvormende bijeenkomsten zijn hamer- en bespreekstukken gekomen. Het is ook mogelijk dat de agendacommissie direct een onderwerp agendeert voor de besluitvormende vergadering. Zonder dat het behandeld is in de beeldvorming of oordeelsvorming. Het blijft mogelijk om ook bij hamerstukken een stemverklaring (kort statement) af te geven als fractie of raadslid. Fracties kunnen ook moties vreemd aan de orde toevoegen aan de agenda. De raad besluit bij aanvang van de vergadering over de agenda. Agenda van de besluitvorming ziet er zo uit: 1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen 3. Vaststellen verslag 4. Vragenkwartier (actuele, urgente politieke vragen) 5. Ingekomen stukken (afdoening stukken) 6. Hamerstukken 7. Bespreekstukken 8. Motie vreemd aan de orde van de dag 9. Sluiting Vragen voor het vragenkwartier worden op de dag van de vergadering uiterlijk om 12.00 uur naar de griffie verzonden. De griffie zal de vragen uitzetten en in het raadsinformatiesysteem plaatsen. Ingekomen stukken staan alleen geagendeerd om een besluit te nemen over de afdoening (voor kennisgeving aannemen, raadsinformatiebrief, etc) of middels een agenderingsverzoek op een agenda worden gezet voor bespreking.

Vragen over de ingekomen stukken kunnen in oordeelsvorming worden gesteld, mits het politieke vragen zijn. Overig Rol PMV Het Platform Maatschappelijke Verkenning (PMV) bestaat uit vertegenwoordigers van de raadsfracties en heeft als taak contact te leggen en onderhouden met de inwoners, verenigingen en organisaties van Papendrecht. Het doel van het PMV is luisteren en informatie ophalen. Het PMV speelt daarom een belangrijke rol in de beeldvorming. Mogelijk kan het PMV ook leiden tot agendering van onderwerpen voor de beeldvorming. Het voorstel is om PMV voorlopig in stand te houden en gedurende de pilot periode bekijken of de meerwaarde van PMV blijft of op een ander manier kan worden ingevuld. Het PMV is opgenomen in het vergaderschema 2023. Evaluatie De nieuwe werkwijze vraagt veel van de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de griffie. Het zal een proces zijn waar tussentijds geleerd moet worden van de ervaringen. Daarom wordt de nieuwe werkwijze ook geëvalueerd. In de pilot periode van een jaar zal driemaal een evaluatie plaatsvinden met de werkgroep. De hele raad kan haar input doorgeven aan de werkgroep. In april 2024 zal een evaluatie plaatsvinden met de gehele raad op basis van de zes doelstellingen van bestuurlijke vernieuwing (zie pagina 3 van de nota Bestuurlijke Vernieuwing).

Op basis daarvan wordt besloten of het wenselijk is door te gaan met deze werkwijze. Hoe de evaluatie precies vorm krijgt, wordt later nog besproken. De voorzitters evalueren de vergadering en geven verbeterpunten door aan de werkgroep bestuurlijke vernieuwing. In het fractievoorzittersoverleg zal ook steeds evaluatie plaatsvinden over het verloop van de vergaderingen. 5