Bijlage 3 - 20231128 Verslag Auditcommissie CONCEPT.pdf
Tekst van het document
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
BESLUITENLIJST VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE d.d. 29 november 2023 (aanvang 20.00 uur) Aanwezig: De heer H. Bezemer, voorzitter, De heer A. Tieleman (PAB), de heer G.C.H. Hardam (OP), de heer R. Schuil (CDA) (vanaf 20.10 uur), de heer Y. Hardenbol-Kroek (D66) en de heer A. Boersma (SGP). Mevrouw S.H. de Keizer, wethouder; De heer M. Penders, teamleider Financiën gemeente Papendrecht; Mevrouw M. van der Dussen, concerncontroller gemeente Papendrecht; De heer B.L. Liang, financieel adviseur gemeente Papendrecht. De heer N. den Braven, raadsadviseur. Afwezig: mevrouw A. Bokma (VVD) en de heer J. Van den Boogaart (GroenLinks) 01.
Opening. De VOORZITTER opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Er is een afmelding van mevrouw Bokma.
02.
Vaststellen van de agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
03.
Vaststellen verslag 4.10.2023. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
04.
Kadernota rechtmatigheid. De heer PENDERS merkt op dat er bij de vaststelling van de Kadernota een marge van 1% fout en onzekerheid als bovengrens m.b.t. financiële (on)rechtmatigheid in de Kadernota is opgenomen. Dit t.o.v. 1% fout en 3% onzekerheid die in de Controleverordening was opgenomen. Het college moet nu zelf de rechtmatigheidscontrole uitvoeren en hier een verklaring over afgeven, waarop de accountant toetst of de manier waarop dit is vastgesteld getrouw of niet getrouw is en of het proces juist is uitgevoerd. Er komt geen accountantsverklaring met financiële (on)rechtmatigheid meer, maar er komt een opmerking in het accountantsverslag te staan of het proces juist is uitgevoerd. De heer PENDERS geeft aan dat de 1% -omdat onzekerheden of het proces goed is doorlopen (bv. i.v.m. de termijn van aanbestedingen) er altijd zijn- heel erg krap is. Met de inkorting van de 3% onzekerheid wordt de marge heel krap en eigenlijk onuitvoerbaar. Het voorliggende verzoek is om de normering -middels een apart raadsbesluit- nog steeds op 1% fout en 3% onzekerheid te zetten.
1
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
Mevrouw VAN DER DUSSEN merkt op dat recentelijk bij de jaarrekeningcontrole is vastgesteld dat bij specifieke uitkeringen (energietoeslag, opvang Oekraïners, etc.) de grootste uitdaging voor verantwoording voor de gemeente ligt. Dat deze activiteiten zijn belegd bij de GR-en is geen reden voor zorg, maar men ziet – in den lande en t.o.v. 2023- wel dat hier uitdagingen zitten. Hier komt bij dat men sommige zaken in mandaat doet en dat rechtmatigheidsfouten 1 op 1 worden doorgevoerd in de jaarrekening. Alles bij elkaar leidt dit tot de conclusie dat dit -zeker voor het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording- niet haalbaar is. De VOORZITTER vraagt zich af of hierbij de complicerende factor is dat de rechtmatigheidsverklaring van de accountant overgaat naar het ambtelijk apparaat en men niet kan leunen op de externe deskundigheid van de accountant. De heer PENDERS antwoordt dat dit niet juist is. Toen de accountant de financiële rechtmatigheid controleerde was de grens 1% fout/3% onzeker voor getrouwheid en rechtmatigheid. De accountant heeft destijds geadviseerd deze grens niet te laag te leggen, maar minimaal op hetzelfde niveau te houden. Er is echter voor gekozen om deze grens, als stimulans aan de organisatie om de financiële rechtmatigheid goed op de kaart te zetten en te houden, te verlagen.
De nieuwe 1%-norm betekent dat er bij 100 miljoen aan lasten een foutmarge is van 1 miljoen en een materialiteitsgrens van 70%. Wanneer men de € 700.000, - bereikt is het college verplicht extra steekproeven te doen en werkzaamheden te verrichten om te kijken of de foutmarge (voor fouten en onzekerheden) niet overschreden wordt. Bij de financiële rechtmatigheid zoals deze in het verleden is aanbesteed is er jaarlijks al € 350.000,- aan fouten, hetgeen resulteert in een resterende foutmarge van ca. € 300.000, -. De heer PENDERS concludeert nogmaals dat dit niet haalbaar is en dat de vraag is of men een voorstel kan doen om terug te gaan naar de oude marges van 1% fout en 3% onzekerheid. Op de vraag van de heer HARDAM of andere gemeenten dit ook doen antwoordt de heer PENDERS bevestigend. Ook op de vraag van de heer HARDENBOL naar het percentage bij de getrouwheidscontrole die bij de accountant blijft antwoordt de heer PENDERS dat er bij de getrouwheid sprake is van 1% en 3% en ook bij de rechtmatigheid. Hierbij merkt hij op dat het wel communicerende vaten zijn en dat een rechtmatigheidsfout ook getrouwheid fout kan zijn. Het percentage bij de getrouwheidscontrole blijft 1 en 3%. Op de vraag van de heer BOERSMA of men ook kan voorstellen om deze norm i.v.m.
de overgangsperiode eenmalig terug te draaien antwoordt de heer PENDERS dat de accountant heeft aangegeven dat er een overloop van 2-3 jaar nodig is. Een voorstel voor 2 jaar, voorzien van een voorstel om terug te gaan naar 1%, lijkt hem beter. Dit geeft de concerncontroller de kans om te kijken hoe zij dit kan inbedden in de
2
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
organisatie. Hierbij noemt hij ook de maatschappelijke verantwoording die men dient af te leggen. Op de vraag van de heer HARDENBOL of de 1%-norm over 3-4 jaar wel als realistisch wordt gezien antwoordt de heer PENDERS dat dit met maximale investering aan de voorkant haalbaar moet zijn. De heer TIELEMAN vindt het hanteren van een 1%-norm, waarvan men niet verwacht deze binnenkort te halen, een ongewenste druk op de organisatie en vindt het een goed idee uitstel te verlenen. De heer PENDERS merkt op dat men bij de vorige positieve rechtmatigheidsverklaring met de 1-3% norm van € 350.000,- fouten en € 200.00, - onzekerheden binnen de marge zat. Met de huidige capaciteit zal men de 1% niet halen. Het is uiteraard de vraag wat de kosten zullen zijn om de 1% wel te realiseren. Hierbij merkt hij op dat men met 4 steekproeven bij de verbijzonderde interne controle al intensief bezig is. Op de vraag van de heer HARDAM of 2% (met een streven naar 1%) wel haalbaar zou zijn antwoordt de heer PENDERS dat de 1% fout en 3% onzekerheid haalbaar is en men dit minimaal moet blijven handhaven. In antwoord op de vraag van de heer TIELEMAN waarom ervoor is gekozen om van 3% naar 1% te gaan geeft de heer PENDERS aan dat dit n.a.v.
de discussie in de auditcommissie om de organisatie te stimuleren is geweest, maar dat hier -omdat het heel logisch en haalbaar klonk- niet goed genoeg over na is gedacht. Daarnaast zijn de specifieke uitkeringen verdrievoudigd en komt elke fout van de GR-en bij de gemeente terecht. In aanloop naar de jaarrekening 2023 is duidelijk geworden dat 1% niet haalbaar is. De heer HARDENBOL stelt, om de organisatie te blijven stimuleren, een afloopsystematiek over een aantal jaar voor. De VOORZITTER vraagt zich af of men dit nu al zou moeten doen, of het beter voor 2 jaar uitstelt en daarna op basis van de ervaringen evalueert. Afsluitend concludeert de VOORZITTER dat de commissie -omdat een recent genomen besluit herzien wordt, onder voorbehoud van goede argumentatie- instemt met het voorstel. Op de vraag van de VOORZITTER naar de haalbaarheid van de rapportagegrens van € 100.000, - antwoordt de heer PENDERS dat deze haalbaar is. De VOORZITTER stelt voor ook dit bij de argumenten te vermelden. Op het voorstel van de heer HARDENBOL om
3
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
het aangepaste voorstel te handhaven antwoordt de heer PENDERS dat het voorstel gehandhaafd kan blijven, maar dat men een afwijkend beslispunt voorstelt. Tenslotte merkt de heer PENDERS op dat men hiermee niet tekortdoet aan de financiële eisen die in de Kadernota zijn opgenomen. 05.
Nieuwe indeling programmabegroting. De heer PENDERS verzorgt een presentatie, waarna de volgende vragen en antwoorden worden uitgewisseld. Op de vraag van de heer SCHUIL waarom er m.b.t. de indeling is gekozen voor bestuur, veiligheid, samenleving en fysieke leefomgeving antwoordt de heer PENDERS dat men deze programma indeling landelijk, maar zeker met Zuid-Holland, terugziet. De benaming van de programma’s kan hierbij wel afwijken. De VOORZITTER vindt dat veiligheid een subonderdeel zou kunnen zijn van bestuur en/of fysieke leefomgeving. De heer PENDERS zegt dat hier het gesprek over gevoerd kan worden. Bij de uitgangspunten noemt de heer SCHUIL het belang van duurzaamheid, leesbaarheid en herkenbaarheid. De VOORZITTER vindt het -i.v.m. de belevingswereld- belangrijk dat de juiste termen worden gebruikt en niet te spreken over producten maar bv. deelprogramma’s. Men is het hiermee eens. De heer SCHUIL stelt -i.v.m. de duidelijkheid- voor een conversietabel toe te voegen. De heren HARDENBOL en TIELEMAN maken m.b.t. de leesbaarheid een opmerking inzake de bundeling/beperking van deelprogramma’s. De heer LIANG antwoordt dat de provincie heeft laten weten??? De heer HARDAM vindt specificatie ook belangrijk. De heer BOERSMA vraagt naar de mogelijkheid van een opdrachtprogramma, waarop mevrouw VAN DER DUSSEN aangeeft dat dit mogelijk is. Op de vraag van de heer BOERSMA hoeveel bv.
de wens van samenhang van beleid, etc. gaat kosten en hoe het indienen van amendementen een plek krijgt. De heer PENDERS zegt dat men gaat verantwoorden op het feit dat er een programmabudget is, maar dat men per deelprogramma ook financiële tabellen krijgt en dat men onderling kan schuiven. Op de vraag naar themabladen (een nadere verbijzondering van een belangrijk integraal thema) antwoordt de heer PENDERS dat bv. het IVP verspreid is over de begroting en
4
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
bv. ondermijning bij veiligheid zit en het wijkbeheer bij fysieke leefomgeving, etc. De budgetten worden ook onder de themabladen ondergebracht. Er wordt geconcludeerd dat naar terminologie en indeling (veiligheid geen apart programma) en herleidbaarheid van namen (zorg 18- en 18+) nog gekeken moet worden en dat een goede conversietabel van belang is. De heer PENDERS merkt op dat het bij de inrichting van het financieel systeem lastig wordt taakvelden te verdelen naar verschillende deelprogramma’s. De VOORZITTER noemt als belangrijk signaal vanuit de commissie: let goed op de samenvoeging en de communicatie hierover. De heer HARDENBOL noemt de mogelijkheid van een bijlage inzake de onderverdeling van programma’s in taakvelden. De VOORZITTER stelt voor aan te geven welke zaken beïnvloedbaar zijn door de gemeenteraad. De heer PENDERS zal kijken of dit mogelijk is, maar geeft aan dat dit een lastige discussie is. De heer HARDAM stelt voor in kaart te brengen wat minimaal wettelijk verplicht is. Wethouder DE KEIZER vindt dit een interessante discussie om te voeren. De heer BOERSMA noemt specifieke grote projecten (zoals de vo-scholen). De heer PENDERS stelt voor dat de raad via een beeldvormende sessie wordt meegenomen in dit voornemen of dat men dit bespreekt in de fracties.
Omdat niet alle partijen aanwezig zijn gaat de voorkeur van de VOORZITTER uit naar beeldvorming, zodat ieder raadslid hier input op kan leveren. Hij is van mening dat er voldoende draagvlak voor dit voorstel bestaat. Wethouder DE KEIZER stelt wel voor dit in de fracties voor te bereiden. De heer TIELEMAN zou extra uitleg in de fracties op prijs stellen. De heer PENDERS zou hiertoe bereid zijn. De VOORZITTER stelt, om tijdsdruk te vermijden, voor om voor de beeldvormende sessie een discussieparagraaf toe te voegen zodat men zich kan voorbereiden. De heer PENDERS merkt op dat er -voorafgaand aan de beeldvormende sessie in april/mei- in maart nogmaals een presentatie gegeven zal worden, waarin de tips verwerkt zullen zijn. Niets meer aan de orde zijn wordt dit agendapunt afgesloten. 06.
Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de VOORZITTER om 21.45 uur de vergadering onder dankzegging aan eenieder voor diens inbreng. Afsluitend dankt hij Niels voor zijn inbreng in de auditcommissie.
5
Besluitenlijst Auditcommissie van 29 november 2023
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de auditcommissie op 2023. De heer N. den Braven (raadsadviseur)
De heer H. Bezemer (voorzitter)
6