Bijlage 2 Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport privacy.pdf

Aan de rekenkamercommissie Papendrecht Via de secretaris van de rekenkamer De T

datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer onderwerp

19 december 2024 M. Smit 2024-0125586 06-15087434 Bestuurlijke reactie rapport Bescherming persoonsgegevens in Papendrecht

Geachte leden van de rekenkamercommissie Papendrecht,

Wij hebben uw rapport 'Bescherming persoonsgegevens in Papendrecht' gelezen. Wij kunnen ons vinden in de bevindingen ten aanzien van de uitvoering van de Privacywet en de WPG zoals u die weergeeft in het rapport. Wij richten ons dan ook op de aanbevelingen die u aan ons, het college van B&W, heeft gedaan. Aanbeveling 1 Zet de reeds ingezette verbeteringen, waaronder het nieuwe privacy- en Wpg-beleid en het uitvoeren van de DPIA's, onverminderd door. Zorg daarbij voor voldoende capaciteit. Wij hebben de afgelopen periode een inhaalslag gemaakt op het vlak van de uitvoering van het privacy- en Wpg-beleid. De capaciteit is lange tijd te gering geweest om het niveau van uitvoering te halen dat was beoogd. Inmiddels is de formatie verruimd en zijn plannen gemaakt en maatregelen genomen om de uitvoering te verbeteren. Wij zijn van mening dat we daarin op de goede weg zijn. Wij lezen uw aanbeveling 1 dan ook als een bevestiging dat we de juiste ingangen hebben gekozen om te verbeteren. Wij menen dat met de huidige bezetting en de goed uitgelijnde plannen en maatregelen het vereiste uitvoeringsniveau kan worden gehaald. . Aanbeveling 2 Zorg voor een periodieke rapportage over de voortgang met betrekking tot het privacy- en Wpgbeleid, de uitvoering van de DPIA's en het opvolgen van FG-adviezen, en stuur bij waar nodig.

De lijn om periodiek te rapporteren over het beleid, de uitvoering daarvan en wat we met de adviezen van de FG hebben gedaan, volgen wij. We krijgen nu jaarlijks een rapportage van de FG, die wijst op de stand van zaken van uitvoering beleid, DPIA's, verwerkingsovereenkomsten etc. Daar schrijven wij ambtelijk een reactie op die ter kennisname naar het college gaat. Dus dat periodiek rapporteren gebeurt in de praktijk al. Wij onderkennen daarmee het belang van uw aanbeveling 2 en gaan ons beraden of de jaarlijkse rapportage voor ons de juiste frequentie is.

Aanbeveling 3 Beoordeel en evalueer het privacy- en Wpg-beleid jaarlijks en leg de resultaten hiervan vast. In de basis zijn wij het ook met deze aanbeveling eens. Zeker als we ons realiseren dat we in een sterk veranderende wereld leven, juist op de genoemde beleidsterreinen. Mochten de beoordeling en de evaluatie van het beleid tot aanpassingen leiden, is dit niet eenvoudig. We maken in de basis gebruik van het regionale beleid, met kleine lokale bijzonderheden (het meest recente vastgestelde beleid is het Privacybeleid Drechtsteden 2020). Dit geldt overigens alleen voor het privacybeleid. Het Wpg-beleid maakt hier geen onderdeel van uit. Een vernieuwing van het privacybeleid is in voorbereiding. Ook is het Wpg beleid in voorbereiding. Beide beleidsstukken zijn 17 december 2024 in het college vastgesteld. Terugkomend op de aanbeveling is het inderdaad raadzaam om het privacybeleid en het Wpgbeleid jaarlijks te beoordelen, te evalueren en de resultaten daarvan vast te leggen. De beoordeling van het voldoen aan het beleid wordt ook in de eerder genoemde FG rapportage meegenomen. Aanbeveling 4 Besteed meer aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens bij gemeenschappelijke regelingen, samenwerkingspartners of verwerkers in de praktijk door afspraken en waarborgen uit verwerkersovereenkomsten periodiek te toetsen door middel van rapportage of onderzoeken.

In feite merkt u op dat de afspraken uit de verwerkersovereenkomsten bij samenwerkingspartners periodiek moeten worden getoetst door middel van rapportage en onderzoeken. Dit impliceert dat in de huidige praktijk die toetsing aan de afspraken niet of met een te lage frequentie plaatsvindt. Wij zullen onderzoeken of en waar dat met name aan de orde is (bij welke verwerkersovereenkomsten met samenwerkingspartners). Mocht dat aanleiding geven tot aanpassing van de frequentie van toetsen of het toetsen waar dat niet systematisch plaatsvindt, zullen wij dat oppakken. Als slotconclusie merken wij als college op dat het goed is dat de onderwerpen privacybeleid en Wpg-beleid zijn onderzocht. Wij zijn dan ook verheugd dat deze onderwerpen via dit rekenkameronderzoek weer in de volle aandacht zijn gezet. Dit mede vanwege het belang voor individuen en organisaties. En zoals u weet: "wat aandacht krijgt groeit".

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

M.J.M. van Driel