Bijlage 2 Auditcommissie Gemeente Governance Oren en ogen van de gemeenteraad.pdf

Auditcommissie De ogen en oren van de gemeenteraad

Discussiebijeenkomsten 2008 en 2009 met leden van auditcommissies van 26 gemeenten.

2

Inhoud Inleiding

5

De deelnemers

6

Taken - laat je vooral zien

7

Bevoegdheden - voorkom een inhoudelijke politieke discussie

8

Communicatie - vergeet de achterban niet

9

Inbedding - geen overlegplatform zonder raadsluit

10

Samenstelling - cultuur vaak bepalend

11

Doelstelling van de auditcommissie

12

Samenvatting

13

Statements van een aantal deelnemers

14

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

3

4

Inleiding Waar dit in het bedrijfsleven al langer gebruikelijk was, kenden gemeenten tot aan de invoering van het dualisme nauwelijks of geen auditcommissies. Door de dualisering intensiveerde het overleg tussen de gemeenteraad (als opdrachtgever) en de accountant. De gemeenteraad kreeg meer mogelijkheden dan voorheen om zich uit te spreken over diverse facetten van de accountantscontrole. De behoefte aan periodiek overleg nam daardoor toe. Deze behoefte werd verder gevoed door een toename van het aantal controles bij gemeenten. Naast de gebruikelijke (externe) accountantscontrole werd in de gemeentewet een wettelijk kader neergelegd c.q. aangescherpt voor onderzoeken door de rekenkamer en onderzoeken door het college van burgemeester en wethouders gericht op de bedrijfsvoering en (hoewel niet verplicht) de interne audits gericht op de naleving van de rechtmatigheid door de gemeente. Om te voorkomen dat hetzelfde onderwerp binnen korte termijn meerdere malen zou worden onderzocht ontstond ook vanuit dit perspectief de behoefte aan een nadere afstemming. Dit aspect en de intensivering van het overleg tussen de gemeenteraad en de accountant leidden ook bij veel gemeenten tot de instelling van een vorm van auditcommissies. Inmiddels zijn we aantal jaren verder in de tijd.

Als we kijken naar de toepassing van een auditcommissie bij gemeenten dan vallen een aantal zaken op: • Nagenoeg elke gemeente beschikt inmiddels over een overlegplatform (met in de regel de naam auditcommissie) waar de gemeenteraad en de accountant elkaar treffen voor overleg over zaken die de accountantscontrole direct dan wel indirect raken. Daar waar er geen specifiek overleg is vormgegeven via een (audit)commissie vindt dit plaats via de gemeenteraad zelf;

• De auditcommissie bestaat niet. Er is een ruime variëteit aan vormen van overleg, als het gaat om taken en bevoegdheden van de auditcommissie, communicatie met de gemeenteraad, inbedding in de gemeente en samenstelling van de auditcommissie; • Diverse gemeenten zijn zich momenteel aan het herbezinnen over de rol van de auditcommissie binnen de gemeente, waarbij het bij enkele gemeenten ook gaat om de afweging of deze alsnog wordt ingevoerd maar ook wordt gekeken naar de effectiviteit van het overleg. Vooral het laatste punt is aanleiding geweest voor een aantal gemeenten in de regio rond Rotterdam en Dordrecht om Deloitte te vragen een discussie te organiseren over de vraag hoe in de praktijk met een aantal thema’s van de auditcommissie wordt omgegaan. In de periode medio 2008 tot en met begin 2009 heeft dit overleg plaatsgevonden met in hoofdzaak griffiers en raadsleden als vertegenwoordigers van de 26 deelnemende gemeenten. De bijdragen van de deelnemers aan de discussie zijn weergegeven in deze publicatie, waarbij deze zijn gegroepeerd naar doelstelling, taken, bevoegdheden, communicatie, inbedding en samenstelling. Het doel van deze publicatie is de uitkomsten van de bijeenkomsten vast te leggen en tevens handvatten te bieden aan die gemeenten die bezig zijn aan een herbezinning op de rol van de auditcommissie binnen de gemeente c.q. die hiertoe willen overgaan.

Met name de gemeenteraadsverkiezing van maart 2010 biedt een goed moment om de rol van de auditcommissie te bekijken en zonodig aan te passen. Namens Deloitte Accountants B.V. public sector, Dany Vermaas (partner en tevens discussieleider) Rein-Aart van Vugt (partner) Dennis van der Graaf (audit-manager)

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

5

De deelnemers

Onderstaande personen hebben deelgenomen aan de discussie:

Gemeente/naam deelnemer Functie ten tijde van de bijeenkomst

Gemeente/naam deelnemer Functie ten tijde van de bijeenkomst

Gemeente Aalburg De heer Branderhorst Raadslid & voorzitter auditcommissie De heer Kooi Griffier De heer Van Den Maagdenberg Raadslid

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht De heer Poiesz Griffier

Gemeente Alblasserdam De heer Drogt Raadslid De heer Verheij Raadslid en lid auditcommissie Drechtsteden De heer Verwoert Raadslid Gemeente Albrandswaard De heer Aarssen Griffier De heer Van Wolfswinkel Raadslid en voorzitter auditoverleg Gemeente Barendrecht De heer Van Der Hoek Raadslid en voorzitter auditcommissie Mevrouw Koen-Diehle Raadslid De heer De Kreek Griffier Gemeente Bergen op Zoom De heer Ditmer Medewerker griffie De heer Rampaart Raadslid De heer De Vos Griffier De heer Wijten Raadslid en voorzitter controlecommissie Gemeente Bernisse Mevrouw Fröhling De heer Versteeg

Griffier Raadslid

Gemeente Binnenmaas De heer Baars Raadslid De heer De Rave Raadslid en voorzitter auditoverleg De heer Tobeas Griffier Gemeente Brielle De heer Zaal Raadslid en voorzitter auditoverleg Gemeente Capelle aan den IJssel De heer De Kok Plaatsvervangend griffier De heer Van Der Linden Raadslid De heer Mulder Raadslid De heer Ruijmgaart Concerncontroller Gemeente Delft De heer De Graaf De heer Post

Voorzitter rekeningcommissie Plaatsvervangend griffier

Gemeente Dordrecht De heer Joosten

Raadsadviseur

Gemeente Giessenlanden Mevrouw Both De heer De Groot

Griffier Raadslid

Gemeente Graafstroom De heer Egas De heer Hamerpagt De heer Verhoeve

Raadslid Raadslid Raadslid

6

Gemeente Korendijk De heer Van Der Linden Raadslid en voorzitter auditoverleg Gemeente Lingewaal De heer Dame Mevrouw Van Dongen De heer Flapper

Griffier Raadslid Raadslid

Gemeente Maassluis De heer Van Der Hoek

Griffier

Gemeente Nieuw-Lekkerland De heer Breedveld Raadslid De heer Laman Raadslid De heer Meerkerk Raadslid De heer Veth Raadslid en voorzitter auditcommissie Gemeente Ridderkerk Mevrouw Ripmeester Raadslid en voorzitter auditoverleg De heer Van Straalen Griffier Gemeente Spijkenisse De heer Huizing Raadslid en voorzitter auditoverleg De heer Landheer Griffier Gemeente Strijen De heer Boudrez Griffier De heer Kwakernaat Raadslid en voorzitter auditverleg Gemeente Vlaardingen De heer Amesz Griffier De heer Runsink Raadslid Mevrouw Verstege Controller en adviseur auditoverleg Gemeente Werkendam De heer Dokman Raadslid en voorzitter auditcommissie Gemeente Woudrichem De heer Bergsma De heer de Graaf De heer Noeverman Mevrouw Paulides Mevrouw Van De Plasse

Wethouder Raadslid Raadslid Griffier Griffier a.i.

Gemeente Zederik De heer Den Adel De heer Den Besten De heer Mulckhuijse

Hoofd financiën Raadslid Raadslid

Gemeente Zwijndrecht Mevrouw Van Ditmars Griffier De heer Loos Raadslid en voorzitter auditcommissie

Taken laat je vooral zien De praktijk laat zien dat er bij de gemeenten in Nederland wat betreft auditcommissies diverse varianten zijn te onderkennen. Van geen auditcommissie tot een auditcommissie met een zeer uitgebreid takenpakket. In de uitgave van Deloitte over de auditcommissie: “de ogen en oren van de gemeenteraad” worden drie varianten beschreven. In de lichte variant beperkt de auditcommissie zich tot de afstemming van de diverse onderzoeken binnen de gemeente (onderzoek ingevolge artikel 213a van de gemeentewet, doelmatigheidsonderzoek, rekenkameronderzoek, accountantscontrole en interne audits gericht op rechtmatigheid). Bij de middelzware variant adviseert de auditcommissie de gemeenteraad ook over speerpunten in de accountantscontrole. Bij de zware variant houdt de auditcommissie ook toezicht op de kwaliteit van de interne beheersing, stuurt deze de accountant aan en wordt de gemeenteraad geadviseerd over de jaarrekening van de gemeente i.c. de dechargeverlening. Door de instelling van een auditcommissie ontstaat er een platform waar overleg kan plaatsvinden over aspecten aangaande de accountantscontrole en de zaken die hiermee in verband staan. In termen van varianten ligt dat tussen de middelzware en zware variant in. Positief daarbij is het verhogen van het kennisniveau van (vooral) de aanwezige raadsleden.

In een auditcommissie hebben in de regel raadsleden zitting die meer affiniteit hebben met financiën dan andere raadsleden. Door enkele malen per jaar te overleggen over het plan van aanpak voor de accountantscontrole (aanpak, diepgang, extra aandachtspunten, rechtmatigheid, planning & controlcyclus) in combinatie met de overige onderzoeken kunnen raadsleden concreet sturing geven aan de accountantscontrole en verdwijnt het gevoel dat de accountantscontrole een “blackbox” is. Hierbij wordt overigens nog wel een onderscheid gemaakt tussen auditcommissies die met name de rapportages van de accountantscontrole procedureel bespreken en begeleiden en auditcommissies die de rapporten van de accountant ook inhoudelijk bespreken en aan de portefeuillehouder financiën, de ambtenaren en de accountant om een nadere toelichting over de bevindingen vragen. Bij uitsluitend een procedurele behandeling gaat het meer om de vraag of alle

onderwerpen die de raad (via de auditcommissie) als aandachtspunt hadden gevraagd, zijn getoetst en gerapporteerd, of alles overeenkomstig de planning en gemaakte afspraken is gebeurd en de wijze waarop de accountantsrapportages in de gemeenteraad of raadscommissie behandeld zullen worden (presentatie, vragen stellen etc.). Daarnaast wordt de auditcommissie ook gezien als het platform bij uitstek om de diverse controles binnen de gemeente op elkaar af te stemmen. In de praktijk wordt dit vorm gegeven door tijdig de diverse plannen van aanpak (rekenkamer, accountant en college) op te vragen en door te spreken. Dit laatste wekt terecht de indruk dat de auditcommissie geen afwachtende houding inneemt, maar actief inspeelt op zaken die spelen. Een aantal auditcommissies hebben een expliciete taak bij de planning & controlcyclus of bij de inhoud van planning & controlinstrumenten als de financiële verordening, de begroting, tussenrapportages, kadernota etc. De achtergrond hiervan houdt vaak verband met het feit dat de planning & controlcyclus bij deze gemeenten een aantal jaren een bron van zorg is geweest. De gemeenteraad is zich bij deze gemeenten nadrukkelijk gaan bemoeien met het verbeteren van de vorm en inhoud van de planning & controlinstrumenten. De betreffende auditcommissies hebben dan ook een duidelijke opdracht c.q.

mandaat van de raad als het gaat om de bewaking van het verbeterproces en de kwaliteit van de planning & controlinstrumenten. Deze auditcommissie’s zijn wat betreft samenstelling ook ‘breed’ samengesteld. Vaak hebben alle partijen uit de gemeenteraad dan een lid in de auditcommissie zitten. De auditcommissies hebben tot dusverre geen taak wat betreft de inhoud of vorm van rapportages van de lokale rekenkamer en de onderzoeksrapporten in het kader van de collegeonderzoeken. Gelet op de eigenstandige positie van de lokale rekenkamer en van het college ten opzichte van de gemeenteraad is dat ons inziens ook terecht. De auditcommissie kan hooguit een rol vervullen bij het afstemmen van de onderzoeken van de rekenkamer, accountant en het college en eventueel bij de procedurele aspecten van de behandeling van onderzoeken in de gemeenteraad.

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

7

Bevoegdheden - voorkom een inhoudelijke politieke discussie In de meeste onderdelen van de publieke sector is een governance code ingevoerd, dan wel wordt er gesproken over de invoering daarvan. Het woord governance is het best te vertalen met (goed) bestuur. Bij public governance draait het om de kwaliteit van het bestuur en management van de (lokale) overheid en de noodzakelijke garanties die daarvoor zijn getroffen. Het doel van governance is het scheppen van waarborgen voor goed bestuur en daarmee het realiseren van de doelstellingen van de gemeente. Voor de belanghebbenden is het essentieel om te weten dat in de gemeentelijke organisatie de juiste checks en balances zijn aangebracht en dat er sprake is van voldoende transparantie. Juist op dat punt kan de auditcommissie een belangrijke rol spelen. De auditcommissie heeft in de regel een taak in het toezien op de kwaliteit van de interne beheersing, ofwel is de gemeente “in control”. Een regelmatig terugkerende vraag in dit kader is de behandeling van de managementletter van de accountant. In de managementletter brengt de accountant de bevindingen onder de aandacht van de beoordeling van de diverse financiële processen. De managementletter is daarbij veelal zodanig ingericht dat deze voor het management concrete handvatten bevat om hiermee aan de slag te gaan, als het gaat om verbeterpunten.

De managementletter gaat daarna, voorzien van commentaar van het management naar het college. Het college is verantwoordelijk voor en bewaakt vervolgens de uitvoering van eventuele verbeterpunten. Dat proces kan een wezenlijke bijdrage leveren aan het verbeteren van de interne beheersing van de gemeente. Dit was de afgelopen jaren ook nadrukkelijk zichtbaar bij gemeenten. Hoewel de managementletter dus vooral bevindingen omvat die betrekking hebben op bedrijfsvoering - primair het domein van het college - kan een procedurele behandeling van de managementletter in de auditcommissie wel een bijdrage leveren aan transparantie en een breed draagvlak voor het verbeteren van de kwaliteit. Ook

8

kunnen de raadsleden aangeven welke belangrijke bevindingen inzake bedrijfsvoering zij zodanig cruciaal vinden dat deze ook in de rapportages aan de gemeenteraad opgenomen moeten worden. Het risico van een inhoudelijke politieke behandeling is wel aanwezig, maar berust voor een deel op “koudwatervrees”. Transparantie vanuit het college over het proces en een voorzitter die waar nodig ingrijpt, kunnen deze vrees wegnemen. De procedurele rol komt ook bij de andere taken van de auditcommissie aan de orde. Nog los van de wettelijke beperkingen die zijn opgenomen in de gemeentewet heeft de auditcommissie voornamelijk een adviserende rol aan de raadscommissie c.q. de gemeenteraad; geen besluitvormende dus. Een advies over de vaststelling van de jaarrekening kan komen vanuit de auditcommissie. Het gaat daarbij in de regel om gemeenten waar de auditcommissie een brede raadsvertegenwoordiging kent. In de andere gemeenten is dit advies voorbehouden aan de rekeningcommissie of commissie financiën. Het verstrekken van opdrachten is geen aangelegenheid van de auditcommissie. Ook niet als het gaat om aanvullende opdrachten die door de accountant kunnen worden uitgevoerd. De auditcommissie speelt wel een nadrukkelijke rol bij de advisering over de opdrachtverstrekking van de accountantscontrole en bij het bewaken van de onafhankelijkheid van de accountant.

Dit kan vorm krijgen door vooraf het advies van de auditcommissie te vragen bij het verstrekken van opdrachten anders dan de opdracht tot accountantscontrole zelf en/of door periodiek deze door de accountant uitgevoerde andere opdrachten te evalueren. Het gaat hier om opdrachten waarbij de onafhankelijkheid van de accountant niet ter discussie staat bij de acceptatie van de opdracht. Daar waar er twijfels zijn vindt er voor de aanvaarding van de opdracht in iedergeval overleg plaats tussen de accountant en de (voorzitter van de) auditcommissie.

Communicatie vergeet de achterban niet De leden van de gemeenteraad zijn niet (speciaal) gekozen vanwege hun kennis van verslaggeving of accountantscontrole. Effectief toezicht vraagt echter wel een vorm van gespecialiseerde kennis van de processen bij de gemeente, aangezien de functionarissen binnen de gemeente hierover wel beschikken. Een goede communicatie tussen de gemeenteraad en de financiële functionarissen is in dat kader van groot belang. De auditcommissie kan hierin een verbindende rol vervullen. Bijkomend voordeel daarbij is dat er dan niet alleen wordt gekeken naar hetgeen vanuit weten regelgeving en controleprotocollen van belang is, maar dat juist ook zaken worden meegewogen in de discussie c.q. onderzoeken die voor raadsleden van belang kunnen zijn. Afhankelijk van de vergaderfrequentie en de achtergrond van de raadsleden, neemt het kennisniveau binnen de auditcommissie over vraagstukken als accountantscontrole, verslaggeving, planning & control, rechtmatigheid etc. toe. Dit komt de diepgang van de behandeling van de diverse onderwerpen in de auditcommissie ten goede. Risico daarbij is dat de kennisafstand met de overige raadsleden wordt vergroot. Dit wordt niet als bezwaarlijk ervaren. Ook in de huidige situatie zijn er binnen de gemeenteraad c.q. de raadsfracties verscheidene specialisaties

aanwezig. Deze deskundigen kunnen dan het initiatief nemen als het gaat om de behandeling van de betreffende onderwerpen en daarover hun collega raadsleden informeren. In dat opzicht is de rol van de auditcommissie geen andere. De auditcommissie heeft immers geen besluitvormende bevoegdheden. De communicatie vindt in de regel plaats door het verslag van de vergadering voor te leggen aan een raadscommissie (in de regel financiën of middelen). Bij de behandeling van het betreffende advies is een lid van de auditcommissie (veelal de voorzitter) beschikbaar voor toelichting. De vraag of de vergaderingen van de auditcommissie besloten of openbaar zijn, leidde over het algemeen tot een stevige discussie. Hoewel zeker de helft van de gemeenten dit niet “op papier” heeft staan, laat de praktijk in ieder geval zien dat de vergaderingen van de auditcommissie besloten zijn. Dit lijkt tegenstrijdig aan de wens tot transparantie en het voorkomen van “achterkamertjes politiek”, maar wordt niet zo ervaren. Het besloten karakter van de vergaderingen van de auditcommissie stimuleert juist om met open vizier en zonder politieke (bij)bedoelingen de discussie te voeren. De verslagen van de vergaderingen komen overigens wel in de openbaarheid, hetgeen ook geldt voor de onderzoeksrapporten die worden uitgebracht.

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

9

Inbedding geen overlegplatform zonder raadsluit In de gemeentewet is in artikel 213 aangegeven dat er over de vormgeving van de accountantscontrole overleg plaatsvindt tussen (vertegenwoordigers van) de gemeenteraad en de accountant. De wijze waarop dit geschiedt is vrij. Aspecten als, wat is de opdracht voor de auditcommissie, wie zijn de leden, op welke wijze worden deze benoemd etc. vragen om een uitwerking. Een schriftelijk raadsbesluit waarin de verantwoordelijkheden van de leden van de auditcommissie zijn beschreven, is dan ook wenselijk. Dat er een vrijheid bestaat bij het inrichten van de auditcommissie blijkt wel uit de praktijk. Geen enkele auditcommissie van de aanwezige gemeenten is hetzelfde. In één gemeente vindt het overleg tussen de accountant plaats in een reguliere gemeenteraadsvergadering, hetgeen bij die gemeente als buitengewoon effectief wordt ervaren. De auditcommissies hebben wel gemeen dat aan de vorming daarvan een raadsbesluit ten grondslag ligt. In dat raadsbesluit is aangegeven hoe de werkwijze is van de auditcommissie dan wel is aangegeven op welke wijze dit nader is geregeld (bijvoorbeeld in de vorm van een huishoudelijk reglement). Weinig gemeenten hebben gekozen voor een verordening. Een verordening wordt als star ervaren, hoewel een huishoudelijk reglement in de regel toch ook ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

In het raadsbesluit dan wel huishoudelijk reglement komen zaken aan de orde als samenstelling, werkwijze en communicatie. Er is verder een relatie te onderkennen in de zwaarte van het takenpakket van de auditcommissie en het formele traject hieromtrent vanuit de gemeenteraad. In zijn algemeenheid geldt dat een zwaarder takenpakket ook leidt tot een zwaardere formele inbedding. In het raadsbesluit om een auditcommissie in te stellen staan ook de stemmings- en quorumvereisten. Het doel hierbij is om de onafhankelijkheid van de auditcommissie te handhaven. De praktijk laat zien dat er van de mogelijkheid tot stemmen nauwelijks gebruik wordt gemaakt. Als er al moet worden gestemd (over bijvoorbeeld de strekking van een advies), dan wordt er naar gestreefd te komen tot een unaniem besluit. Dit komt uiteindelijk de sfeer en het draagvlak binnen de auditcommissie ten goede.

10

Vertegenwoordiging raadsleden in auditcommissie Vertegenwoordiging raadsleden in auditcommissie

11 gemeenten hebben alle fracties vertegenwoordigd 11 gemeenten hebben alle fracties vertegenwoordigd 13 gemeenten hebben niet alle fracties vertegenwoordigd 13 gemeenten hebben niet alle fracties vertegenwoordigd

Aantal raadsleden als niet alle fracties zijn vertegenwoordigd Aantal raadsleden als niet alle fracties zijn vertegenwoordigd

6 gemeenten hebben 2 raadsleden vertegenwoordigd 6 gemeenten hebben 2 raadsleden vertegenwoordigd 5 gemeenten hebben 3 raadsleden vertegenwoordigd 5 gemeenten hebben 3 raadsleden vertegenwoordigd 1 gemeente hebben 4 raadsleden vertegenwoordigd 1 gemeente hebben 4 raadsleden vertegenwoordigd 1 gemeente hebben 5 raadsleden vertegenwoordigd 1 gemeente hebben 5 raadsleden vertegenwoordigd

Samenstelling cultuur vaak bepalend Niet iedereen kan zo maar lid worden van een auditcommissie. De leden moeten beschikken over verschillende vaardigheden en kwaliteiten. In iedergeval is affiniteit met financiën, planning & control, accountantscontrole en onderzoek naar doelmatigheid en rechtmatigheid van belang. Daarnaast is belangrijk dat de leden van de auditcommissie tijdens de discussies in de auditcommissie boven de politieke belangen kunnen gaan staan. Ook de voorzitter moet voldoen aan een bepaald profiel. De vaardigheden en kwaliteiten zijn ook richtinggevend voor het aantal leden van de auditcommissie. De auditcommissie moet namelijk groot genoeg zijn om over de nodige vaardigheden en ervaring te beschikken. Maar tegelijk moet de auditcommissie niet zo groot worden dat er een “Poolse Landdag” ontstaat. Voor wat betreft de duur van benoeming van de leden is het van belang dat deze de leden in staat stelt een verdere verdieping van de kennis op te bouwen. Aan de andere kant staat een te lange zittingsperiode een frisse blik van nieuwe leden in de weg. Waar op de vorige onderdelen van de discussiebijeenkomst een grote mate van consensus aanwezig was, is dit ten aanzien van de samenstelling van de auditcommissie duidelijk anders. Linksstaand overzicht geeft de verschillen duidelijk weer.

Twee gemeenten waren ten tijde van het overleg bezig met het opzetten van een auditcommissie. Één gemeente heeft bewust gekozen om geen auditcommissie te vormen. De communicatie met de accountant vindt rechtstreeks door de gemeenteraad plaats. De algemene lijn is wel dat alleen raadsleden lid zijn van de auditcommissie. De griffier ondersteunt de auditcommissie zoals deze dit ook voor de andere raadscommissies en de gemeenteraad uitvoert. Bij de adviseurs/informanten gaat het in de regel tenminste om de portefeuillehouder financiën namens het college, de concerncontroller of het hoofd financiën namens de ambtelijke organisatie, de accountant en een vertegenwoordiger van de rekenkamer. Overigens is het onderscheid tussen leden en adviseurs/ informanten veelal niet formeel in de verordening of het huishoudreglement geregeld. Niet iedereen

hoeft persé aanwezig te zijn bij de vergadering van de auditcommissie. De adviseurs kunnen worden uitgenodigd afhankelijk van de tijdens de vergadering te behandelen punten. Een optie daarbij is de mogelijkheid adviseurs/informanten agendalid te maken. Door toezending van de agenda kan dan worden bezien of de aanwezigheid noodzakelijk is. Met name bij de vertegenwoordiger van de rekenkamer komt dit voor. Over de aanwezigheid van de gemeentesecretaris als adviseur/informant waren de meningen verdeeld. Hoewel de secretaris als “algemeen directeur” van de gemeente ook verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de interne beheersing, wordt de aanwezigheid van de concerncontroller in combinatie met de portefeuillehouder financiën voldoende geacht. De samenstelling van de auditcommissie laat een gevarieerd beeld zien. Zowel als het gaat om het aantal leden als de samenstelling daarvan (welke partij vertegenwoordigen zij). Uit de discussie bleek dat vooral de cultuur van de gemeente bepalend is geweest voor het ontstaan van de auditcommissie i.c. de samenstelling daarvan. Gevolg daarvan is dat auditcommissies met relatief veel raadsleden zich er goed bij voelen, hetgeen ook geldt voor auditcommissies die bestaan uit een minimum aantal van twee raadsleden.

De afweging om te kiezen voor een “brede” samenstelling ligt vooral in het stimuleren van de betrokkenheid, het verhogen van het kennisniveau en de omvang en aard van de taken van de auditcommissie. De afweging dat juist niet te doen zijn het risico voor een overkill, de mogelijke inefficiënte wijze van vergaderen die kan ontstaan en het uitlokken van een politieke discussie. Doordat bij de meeste gemeenten de cultuur bepalend is geweest voor de werkwijze en samenstelling van de auditcommissie is er juist bij geen enkele auditcommissie sprake van politieke discussies. Overigens werd bij enkele auditcommissies het aantal van twee raadsleden wel als ‘krap’ ervaren. Bij de afwezigheid van één van de twee raadsleden is het ‘draagvlak’ wel erg dun. Bij vrijwel alle auditcommissies wordt wel gekeken naar een goed evenwicht tussen raadsleden van oppositie- en coalitiepartijen. Gelet op het niet politieke karakter van de auditcommissie komt het overigens wel voor dat in sommige auditcommissies uitsluitend raadsleden van de oppositie- of coalitiepartijen zitting hebben.

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

11

Doelstelling auditcommissie

Om het functioneren van de auditcommissie periodiek te kunnen evalueren is het belangrijk om duidelijke doelstellingen van de auditcommissie te formuleren. Dit kunnen zijn: - begeleiden bij en adviseren van de gemeenteraad inzake de benoeming van de accountant; - versterken invloed gemeenteraad op de inrichting van de accountantscontrole; - versterken kwaliteit van de rapporten van de accountant; - afstemming van onderzoeken door de accountant, lokale rekenkamer en het college; - beperken van de ‘controlitus’ (stapeling van controles); - invullen van de checks en balances (ogen en oren) ten behoeve van de gemeenteraad voor wat betreft de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de jaarrekening; - adviseren van de gemeenteraad over inhoud, vorm en kwaliteit van de planning & controlcyclus en de planning & controlinstrumenten; - verhogen van het kennisniveau van de leden van de gemeenteraad (die accountantscontrole planning & control, financiën etc. in hun portefeuille hebben); - vervullen van de rol van klankbord voor de accountant.

12

Samenvatting

Gemeenten in Nederland hebben inmiddels alweer bijna zes jaar ervaring met auditcommissies. Hoewel er in de samenstelling en werkwijze onderling verschillen bestaan, blijkt dat er behoefte is aan een overlegplatform tussen de gemeenteraad en de accountant. Daarbij komen dan ook accountantsgerelateerde onderwerpen aan de orde, zoals verslaggeving, rechtmatigheid en de kwaliteit van de interne beheersing. Nadelen van een auditcommissie, mits goed geregeld en voldoende draagvlak vanuit de gemeenteraad, zijn er eigenlijk niet. Voordelen zijn er voldoende, waarbij wordt opgemerkt dat bij gemeenten die geen auditcommissie kennen, het overleg er wel is maar dan anders (via een raadscommissie of de gemeenteraad), is vormgegeven.

Als voordelen van een auditcommissie worden genoemd: - verhoogt het kennisniveau raadsleden i.c. de verdieping daarvan; - overleg brengt gemeenteraad en accountant dichter bij elkaar; - accountantscontrole c.a. wordt transparanter voor de gemeenteraad; - vergroot mogelijkheid tot het voeren van een niet politieke discussie; - versterkt good governance (goed bestuur); - bevordert de transparantie over de jaarrekening, accountantscontrole; - versterkt de kwaliteit van de planning & controlcyclus en de planning & controlinstrumenten; - bevordert de afstemming van verschillende onderzoeken binnen de gemeente; - vorm van overleg kan gemeente zelf vormgeven. Kortom de auditcommissie heeft zijn waarde bewezen en wordt door veel deelnemers aan de discussiebijeenkomst als zinvol ervaren.

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

13

Statements van een aantal deelnemers De heer Aarssen, griffier gemeente Albrandswaard Je ontkomt er niet aan de baas te zijn en dus moet je als raad controleren wat het college doet of heeft gedaan. Een auditcommissie kan nagaan of het college en dus de raad op de goede weg is. Door het proces op een goede manier te communiceren, middels een auditcommissie, voorkom je ingewikkeldheden of teleurstellingen. De heer Amesz, griffier gemeente Vlaardingen Het is belangrijk dat vooraf taken en verantwoordelijkheden van de auditcommissie voor iedereen duidelijk zijn. Regel dat bij voorkeur per verordening en schroom niet om ook de auditcommissie ook namens de raad zaken te laten vaststellen. De leden van de auditcommissie zijn tenslotte de door de raad gekozen experts. De heer Bergsma, wethouder gemeente Woudrichem Een goed functionerende auditcommissie is ook in het belang van het college. De heer Dame, griffier gemeente Lingewaal Een auditcommissie is niet echt nodig als alle werkzaamheden al in een ander gremium of overleg zijn geborgd. De heer Dokman, raadslid gemeente Werkendam Auditcommissie, weinig macht maar veel gezag. De heer De Graaf, voorzitter rekeningencommissie gemeente Delft Een auditcommissie heeft aantoonbaar meerwaarde bij het verdere professionaliseren van de financiële functie binnen een organisatie. Hiervoor geldt dan ook niet “nice to have” maar “must have”.

De heer De Graaf, raadslid gemeente Woudrichem Zorg dat een auditcommissie gezag kan houden door geen partijpolitiek toe te laten en koppel regelmatig terug naar de raad.

De heer Van Der Hoek, griffier gemeente Maassluis De auditcommissie voert essentiële taken uit en draagt bij aan het verhogen van het kennisniveau van raadsleden over de planning & controlcyclus. De heer Huizing, raadslid en voorzitter auditoverleg gemeente Spijkenisse De auditcommissie is vooral een overleg over de audit(s) met als belangrijk uitgangspunt te komen tot een goede afstemming hiervan. De heer Joosten, raadsadviseur gemeente Dordrecht Een auditcommissie geeft de gemeenteraad op detailniveau inzicht en vertrouwen in de P&C cyclus, zodat het publieke debat zich kan focussen op de hoofdlijnen van het beleid. De heer De Kok, plaatsvervangend griffier gemeente Capelle aan den IJssel Naast de uitoefening van formele taken zoals de eerste aansturing van de accountant, heeft de auditcommissie een meerwaarde waarneer zij op informele wijze haar rol als sparringpartner weet in te vullen met alle betrokken actoren. Open communicatie en een daarbij uitgesproken vertrouwen vormen de basis om de inhoud en kwaliteit van de controlinstrumenten voor de raad optimaal ingevuld te krijgen. De heer De Kreek, plaatsvervangend raadsgriffier gemeente Barendrecht Een auditcommissie moet altijd worden ondersteund vanuit de griffie en niet vanuit de ambtelijke organisatie.

Mevrouw Koen-Diehle, raadslid gemeente Barendrecht De auditcommissie is een platform waarin de raad naast de wettelijke controletaken kan (laten) onderzoeken wat voor haar belangrijk is. Dit zou ondermeer kunnen zijn de maatschappelijke effecten van de besteding van de financiële middelen voor haar inwoners. De heer Landheer, griffier gemeente Spijkenisse In Spijkenisse geldt: auditoverleg is afstemmingsoverleg.

14

De heer Mulder, raadslid gemeente Capelle aan den IJssel De auditcommissie vervult een dienstverlenende rol tussen de raad, de ambtelijke organisatie, accountant en rekenkamer en houdt zich bezig met coördinatie, planning van de diverse onderzoeken en de technische kant van de P&C cyclus. Communicatie met de raad is daarbij van essentieel belang. Als dat goed functioneert, kan de raad zich nog beter richten op het inhoudelijke debat. En daar draait het om in de politiek. De heer Noeverman, raadslid gemeente Woudrichem De auditcommissie is aangewezen en er is een reglement. De auditcommissie kan aan gezag winnen door nadrukkelijker te formaliseren. De heer Post, plaatsvervangend griffier gemeente Delft Indien breed en met voldoende draagvlak ingezet levert de auditcommissie een zeer waardevolle bijdrage voor de controlerende taak van de gemeenteraad. Laat het echter geen extra commissie zijn, maar betrek bestaande overlegstructuren hierin. De heer De Rave, raadslid en voorzitter auditoverleg gemeente Binnenmaas De ruime samenstelling en de beslotenheid van de auditcommissie zijn cruciaal. Anders kan de auditcommissie zonder problemen samenvallen met een andere commissie.

Mevrouw Ripmeester, raadslid en voorzitter auditoverleg gemeente Ridderkerk Laat elke fractie die dat wil vertegenwoordigd zijn en leer met en van elkaar meer over de techniek (bijvoorbeeld P&C instrumenten) van de gemeentefinanciën.

De heer Tobeas, griffier gemeente Binnenmaas De auditcommissie is een technische commissie die een belangrijke taak heeft in de voorbereiding voor en advisering van de raad over uit te voeren (controle) onderzoeken en andere financiële aangelegenheden. Belangrijk daarbij zijn het vergaderen in beslotenheid en het benoemen van raadsleden met affiniteit hiervoor, met de mogelijkheid dat alle fracties een raadslid kunnen afvaardigen. De heer Verheij, raadslid gemeente Alblasserdam De auditcommissie is een voorwaarde voor goed financieel bestuur. Mevrouw Verstege, controller en adviseur auditoverleg gemeente Vlaardingen Eigen aan een auditcommissie is dat er voldoende ruimte moet zijn om open met elkaar te kunnen overleggen. Dit houdt in dat in beslotenheid vergaderd moet kunnen worden. Besluiten moeten echter zo veel mogelijk in openbaarheid genomen worden. De heer Verwoert, raadslid gemeente Alblasserdam De auditcommissie is het (ge)weten van de raad. De heer Zaal, raadslid en voorzitter auditoverleg gemeente Brielle De invulling van het overleg tussen de gemeenteraad en accountant behoeft niet te leiden tot het instellen van weer een nieuw orgaan. Dit kan ook door aanhaking bij een bestaande commissie. Een punt van aandacht is de vereiste scheiding tussen politieke en technische onderwerpen.

De beste garantie voor deze scheiding is een commissie die bestaat uit alle in de gemeenteraad vertegenwoordigende partijen.

De heer Van Straalen, griffier gemeente Ridderkerk De raad heeft alleen profijt van een auditcommissie en is zeker geen blackbox of “achterkamertje”.

Auditcommissie, De ogen en oren van de gemeenteraad

15

Deloitte verwijst naar Deloitte Touche Tohmatsu, een Swiss Verein, en haar netwerk van memberfirms. Elke memberfirm is een zelfstandige juridische eenheid. Zie www.deloitte.com/about voor een gedetailleerde beschrijving van de juridische structuur van Deloitte Touche Tohmatsu en haar memberfirms. Deloitte is met ongeveer 5.000 medewerkers en kantoren in heel Nederland de grootste organisatie op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy en financiële advisering. Deloitte Nederland is een onafhankelijke memberfirm van Deloitte Touche Tohmatsu, met 165.000 medewerkers en vestigingen in meer dan 140 landen. De medewerkers van Deloitte zijn verbonden in een samenwerkingscultuur waarin integriteit, uitmuntende waarde voor markten en cliënten, betrokkenheid bij elkaar en kracht door culturele diversiteit worden aangemoedigd. Hierin staan permanente educatie, uitdagende ervaringen en verrijkende carrièremogelijkheden centraal. De medewerkers van Deloitte zetten zich met volle overtuiging in om maatschappelijk verantwoord ondernemen te versterken, publiek vertrouwen op te bouwen en hun gemeenschappen positief te beïnvloeden.

Designed and produced by MCBD at Deloitte, Rotterdam.

9001029

© 2009 Deloitte, Member of Deloitte Touche Tohmatsu