Bijlage 1. Notitie Bestuurlijke Vernieuwing Papendrecht-def.pdf

Bestuurlijke vernieuwing Papendrecht Commissie ABZ 24 juni 2019 Raadsvergadering 11 juli 2019

1

1. Inleiding De rol van de raad verandert. Er zijn de afgelopen paar jaren veel rapporten geschreven over de lokale democratie in een snel veranderende samenleving en over de vraag hoe de vormgeving van die lokale democratie daarop een antwoord zou kunnen geven c.q. moet geven. In de afgelopen raadsperiode heeft een werkgroep Bestuurlijke vernieuwing een aantal verbeteringen doorgevoerd in de bestaande werkwijze van de raad. Bij de start van deze bestuursperiode was duidelijk dat de wens om als raad bij grote thema's meer vooraan in het proces te komen, een goed debat te voeren en goed geïnformeerd afgewogen besluiten te nemen in interactie met de samenleving, ook deze periode om fundamentele(re) keuzes vraagt. Een raadswerkgroep met vertegenwoordiging uit alle fracties is met dit thema aan de slag gegaan. Deze notitie is een advies van de gehele werkgroep aan de raad.

Opdrachtformulering De werkgroep heeft de volgende opdrachtformulering meegekregen als uitgangspunt voor bestuurlijke vernieuwing: “Breng de Raad in positie door goed geïnformeerd te zijn." Daarbij zijn een aantal randvoorwaarden meegegeven:   

Niet meer maar anders, slimmer vergaderen. Er is nadrukkelijk ruimte om te experimenteren. Bestuurlijke vernieuwing gaat niet alleen de hele raad aan, maar ook college en ambtelijke organisatie Tijdigheid is belangrijk, o.a. een goede Lange Termijn Agenda (LTA)

Proces In een aantal bijeenkomsten heeft de werkgroep verkend:  Wat precies 'goed geïnformeerd' is en hoe je als raad aan informatie komt. Goede informatie bestaat uit goede raadsvoorstellen met voors- en tegens en scenario's. Daarnaast is onder meer een duiding van de feiten van belang, informatie van deskundigen en inzicht in de belangen en ervaringen van binnen en van buiten. De raad komt op diverse manieren aan deze informatie: lezen, ophalen, ervaren, experimenteren/uitproberen, bekijken, evalueren e.d 2

 Welke goede voorbeelden er zijn en wat de essentie daarvan was. Uit deze goede voorbeelden zijn de uitgangspunten voor een nieuwe manier van werken gedestilleerd. Als goed voorbeeld werden genoemd de informatieavond over Hoogspanning, de sessie over het parkeerbeleid en het participatietraject bij de herinrichting van De Meent.  Welke andere werkwijzen mogelijk waren, door het verkennen van voorbeelden uit andere gemeenten. Om niet simpelweg een bestaand model te kopiëren is het gesprek in de werkgroep gestart met een 'out of the box—model. Ook dit gaf input om de essentie voor Papendrecht te kunnen benoemen.  Hoe het daadwerkelijk werkt in andere gemeenten. De werkgroep heeft werkbezoeken gebracht aan de gemeenten Hardinxveld-Giessendam en Oosterhout om de praktijk te ervaren. De ingrediënten uit deze stappen hebben geleid tot deze notitie van de werkgroep aan de raad over bestuurlijke vernieuwing.

2. Uitgangspunten Oude doelstellingen nog steeds actueel De werkgroep is een vervolg op de werkgroep bestuurlijke vernieuwing die in de vorige raadsperiode advies heeft uitgebracht. Toen zijn de volgende zes doelstellingen geformuleerd. 1. Duidelijker én publieksvriendelijker BOB-structuur realiseren 2. Echte interactie met burgers 3. Aanpak vergaderdruk 4. Technische informatie effectiever beschikbaar 5. Regie bij de raad 6. Meer politiek debat voeren De huidige werkgroep heeft teruggekeken naar de opbrengst van de vorige periode. Daarbij heeft de werkgroep geconstateerd dat, hoewel de meeste van de 22 aanbevelingen1 zijn doorgevoerd, het beoogde effect nog onvoldoende is bereikt. Deze 6 doelstellingen zijn daarmee nog steeds een actueel kader voor deze werkgroep, waaraan toekomstige voorstellen getoetst zijn. In de vorige periode was het bestaande vergadermodel met commissie-structuur leidend. Vanuit de gedachte 'als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg', is gekeken naar een extra essentiële stap in de vernieuwing. O.a. is nu onderzocht wat een werkwijze zónder commissies zou kunnen brengen.

3. Uitkomst in hoofdlijnen De huidige vergaderstructuur ziet er schematisch als volgt uit: (Beeldvorming) 1

Opbrengst werkgroep bestuurlijke vernieuwing 2015-2017. Zie bijlage 1

3

Publicatieweek

Week 0 (= week 4 vorige cyclus)

Beeldvorming & Oordeelsvorming

Week 1

Week 2

Publicatie stukken

Commissieweek ABZ Ruimte Samenleving

& Oordeelsvorming & Besluitvorming Week 3

Fracties

Week 4

Gemeenteraad

Kenmerkend voor de huidige vergaderstructuur is nog steeds de commissiestructuur. In de vorige periode is de commissie onderverdeeld in een beeldvormend en in een oordeelsvormend blok, om daarmee meer informeel met elkaar het gesprek te kunnen voeren. Voor inwoners is vooraf een inloopkwartier ingesteld, zodat zij op informele wijze met raadsleden over de raadsvoorstellen in gesprek zouden kunnen gaan. Ook werd de mogelijkheid om in te spreken verruimd. In de nieuwe structuur het commissiemodel afgeschaft. In principe vindt de oordeelsvorming en besluitvorming direct in de raad plaats. Voorafgaand daaraan, niet per se in de dezelfde cyclus, worden beeldvormende bijeenkomsten georganiseerd. De vorm van deze bijeenkomsten is maatwerk afhankelijk van het onderwerp. Een agendacommissie bepaalt op basis van een bestuurlijke kalender (= LTA) vorm en inhoud. De agendacommissie kijkt verder vooruit dan de komende cyclus. Inwoners krijgen een nadrukkelijke plek als inspreker, toehoorder of participant. Een uitgewerkt model is opgenomen in bijlage 2 bij deze notitie.

Publicatieweek

Beeldvorming

Beeldvorming

Week 0 (= week 4 vorige cyclus)

Week 1

Week 2

Publicatie stukken

Technische vragen fracties (vervolg vrij-di-vrij regel)

Beeldvormende bijeenkomsten (dinsdag)

Start vrij-di-vrij regel technische vragen fracties

-

Eén avond met 2 parallelsessies Een reserveavond

Oordeelsvorming & Besluitvorming Week 3

Week 4

RAAD (oordeels- en besluitvorming door raadsleden) (donderdag)

4

-

Vorm = maatwerk - Subtypen: o Informerend o Interactief o Opiniërend Fracties bepalen: HAMER/BESPREEK

4. Nieuwe werkwijze in detail In hoofdstuk 3 is op hoofdlijnen de aangepaste/aangescherpte vergaderstructuur gepresenteerd. Deze vergaderstructuur kenmerkt zich door:  Meer ruimte om meningen, kennis, ervaringen binnen te halen door in het BOB-model de beeldvorming los te koppelen van de oordeelsvormende en besluitvormende fase;  meer interactie en participatie van inwoners en meer input van externen (deskundigen);  meer regie door de raad. Onderstaand wordt nader op deze punten ingegaan.

4.1 Beeldvorming apart / meer interactie en informatie Algemeen Het proces van besluitvorming kan worden onderverdeeld in een drietal fasen: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming. In de eerste beeldvormende fase van het zogenaamde “BOB-model” staat informatievergaring centraal. Om een goed onderbouwd besluit te kunnen nemen, moet de gemeenteraad zich in de eerste plaats gedegen informeren. De tweede fase bestaat uit de oordeelsvorming door middel van debat. Als de raadsleden goed op de hoogte zijn van de problemen en de mogelijke oplossingen kunnen zij zich een mening vormen en deze ook uitdragen in het debat. Na het debat wordt een besluit genomen. De besluitvorming is de derde en laatste fase in dit model. In onderstaand schema is dit besluitvormingsproces in beeld gebracht:

5

Bij beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. De beeldvormende fase stelt raadsleden vanuit hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol in staat om een vraagstuk zo breed mogelijk te verkennen. Bovendien biedt het goede mogelijkheden tot intensievere contacten met burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen. In het bovenstaande model is er in een vroegtijdig stadium van het besluitvormingsproces de meeste ruimte. Ruimte om informatie te delen, ruimte voor inwoners om invloed uit te oefenen. Dan is de opzet van het bijeenkomsten nog informeel van karakter en dat is bovendien het moment waarop raadsleden wellicht een mening hebben, maar nog geen definitief standpunt hebben gevormd. Hoe dichter bij de finale besluitvorming, hoe minder de mogelijkheden voor burgers om hun stem te laten horen. Anders gesteld: de insteek van een aangepaste vergaderstructuur is om de burgers in de fase beeldvorming een zo groot mogelijke inbreng te laten hebben. Nut en noodzaak om in de besluitvormende fase nog in te spreken is minimaal.

Nieuw model In de vorige periode is in Papendrecht al een stap gezet om deze fases duidelijker van elkaar te scheiden, met als doel meer en informeler met elkaar en met de samenleving in gesprek te zijn. In de commissies zijn beeldvorming en oordeelsvorming als aparte blokken benoemd. In de praktijk blijkt het onderscheid in het huidige model minder duidelijk te maken. Het maakt het lastig de rol als volksvertegenwoordiger los te laten en niet de politieke mening mee te 6

nemen. In een andere setting, los van het oordeelsvormende, is een informele setting en daarmee een beeldvormend gesprek en onderlinge informatie uitwisseling beter mogelijk. Ook het inloopkwartier en het verruimen het inspreekrecht voor inwoners brachten nog niet het gewenste effect. In het voorgestelde model komen de commissies te vervallen. In plaats daarvan wordt op de dinsdagavonden (donderdag als reserve) een nieuwe categorie 'beeldvormende activiteit' als aparte categorie neergezet. We onderscheiden daarin 3 suptypen. De raadsvergadering blijft op donderdagavond (met de daaropvolgende dinsdag als reserve). 1. Informerend Eerste subtype beeldvorming is een informerende bijeenkomst. Hierin wordt informatie overgedragen. Raadsleden, duo-raadsleden en inwoners luisteren en kunnen vragen stellen. 2. Interactief Bij het tweede subtype, interactieve beeldvorming, gaan de deelnemers onderling in gesprek en is sprake van andere werkvormen om dit te faciliteren. Hier praten inwoners en organisaties mee.

3. Opiniërend Als derde subtype in de beeldvorming wordt een opiniërende werkvorm opgenomen. In het voorgestelde model is de oordeelsvorming in principe gekoppeld aan de besluitvorming in de raadsvergadering. Het komt echter ook voor dat informatie, argumenten en standpunten worden gewisseld, zonder dat er een raadsbesluit op volgt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een fractie een onderwerp agendeert met een begeleidende oplegnotitie. Ook het college kan om een opiniërende bijeenkomst verzoeken, om als voorbereiding op een uit te werken raadsvoorstel informatie op te halen bij de raad. Een opiniërende bijeenkomst geldt als formeel als commissievergadering als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. Tegelijkertijd willen we niet de oude commissiestructuur in stand laten, maar een nieuwe werkwijze en cultuur tot stand brengen. Daarom is de vorm van vergaderen maatwerk. Dit wordt per geval bepaald door de agendacommissie. Maatwerk en meer ruimte voor interactie De vormgeving van beeldvormende bijeenkomsten vraagt maatwerk. De inhoud van het onderwerp bepaalt de vorm. Creativiteit en variëteit zijn gewenst. Een receptenboek geeft daarin houvast, bijvoorbeeld:

1

Doel beeldvorming

Mogelijke vormen

Rol raad

Rol Inwoner

Agendavorming

Motiemarkt, de straat op, fietstocht, PMV

#volksvertegenwoordiging

Participant

7

2

Opiniërende/consulterende bijeenkomst

3

Interactie en verrijking (meningen, belangen)

4

Verdieping

5

Maatschappelijk debat

Lagerhuis, gewone commissie, kahoot quiz, stellingen Rondetafelgesprek, hoorzitting, netwerkbijeenkomst, jubelen klaagmuur, brillen/denkpetten, positiewisseling expertmeeting, panelgesprek professionals, technisch vragenuur/speeddaten, carrouselbijeenkomst met korte presentaties en aansluitend vraaggesprek Gesprekstafels, ontmoeting

6

Controle en evaluatie

zie de vormen bij interactie

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging

Toehoorder Inspreker

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging # controlerol

Participant Toehoorder

#kaderstelling #volksvertegenwoordiging #controlerol

Toehoorder Participant

#volksvertegenwoordiging # kaderstelling #controlerol #volksvertegenwoordiging

Participant Participant Toehoorder

Rol PMV De werkgroep ziet het PMV in het nieuwe vergadermodel als mede-aanjager voor de beeldvormende fase. Het PMV organiseert dan bezoeken waar de hele raad bij kan aansluiten. Externe bijeenkomsten kunnen worden gepland op de data voor beeldvormende avonden. De rol van het PMV kan ook zijn om onderwerpen aan te dragen waar extra Beeldvorming over gewenst is. Dus het werkt 2 kanten uit: aan de slag met onderwerp uit de Bestuurlijke kalender of vanuit een beeldvormende bijeenkomst (agenderend) een onderwerp aandragen voor de bestuurlijke kalender.

4.2 Regie raad en aanpak vergaderdruk In het samenspel tussen raad en college hebben beide gremia een eigen rol te vervullen. De raad stelt de kaders en controleert. Het college bereidt voor, voert uit en legt verantwoording af. Een sterk college is gebaat bij een sterke raad, die duidelijke kaders meegeeft en op een constructief kritische wijze de controlerende rol invult. Dit samenspel wordt ondersteund door goede werkafspraken: 1. Bestuurlijke kalender Gebruik van een bestuurlijke kalender als gezamenlijk instrument van raad, college en ambtelijke organisatie om verder vooruit te kijken en zo tijdig afspraken te maken. De bestuurlijke kalender bestaat uit een strategische agenda en een lange termijn agenda. Aan de hand van de bestuurlijke kalender wordt een planning gemaakt van de drie BOB-fases. De beeldvormende activiteiten komen dus voortaan ook op de kalender, zodat verder vooruit inzicht is in de agenda van de raad.

8

2. Onderscheid verschillende dossiers In de bestuurlijke kalender wordt een onderscheid gemaakt tussen verschillende typen dossiers. Het college doet een voorzet voor de strategische agenda en de Adossiers. Het volgende onderscheid kan worden gemaakt: A. Visievorming, beleidsnota's en 'relevante' projecten: Bij dergelijke dossiers maken raad en college aan de hand van een procesnotitie (of routekaart naar besluitvorming) nadere afspraken over het proces, de momenten en wijze waarop de raad wordt betrokken en de wijze waarop belanghebbenden worden betrokken én de rol van de raad daarbij. B. Reguliere onderwerpen. Deze worden als bespreekstuk geagendeerd. Afhankelijk van het voorstel wordt bepaald of en welke vorm van beeldvorming vooraf wenselijk is. C. Technische voorstellen of voorstellen met kleine impact. Deze zijn noodzakelijk als gevolg van gewijzigde wetgeving of een noodzakelijke stap in een groter proces richting besluitvorming. Er is geen politieke keuze te maken. Deze kunnen in principe (met beantwoording van technische vragen) en na instemming van de fracties (zie hieronder) als hamerstuk worden geagendeerd. Nb! Fracties krijgen een rol in de agendering van stukken in de raad. Fracties kunnen tevoren aangeven of zij het stuk wel of niet in de raad willen bespreken. Als alle fracties aangeven dat het een hamerstuk is, komt het als hamerstuk op de agenda van de raad.

3. Agendacommissie De rol van de agendacommissie wordt steviger. Zij kijkt verder vooruit en bepaalt niet alleen de agenda's van de vergaderingen, maar denkt aan de hand van de bestuurlijke kalender ook na over de gewenste beeldvormende bijeenkomsten voor de raad. In de agendacommissie wordt de vorm en inhoud van de bijeenkomsten afgestemd en wie er aan tafel zit of op een andere manier participeert. De griffier doet daarvoor, in afstemming met college en ambtelijke organisatie, een voorstel. Per onderwerp levert de ambtelijke organisatie/het college een advies aan over doel, opzet, werkvorm, communicatie etc. Hiervoor wordt het formulier 'intake beeldvormende activiteit' gebruikt (zie bijlage). Er is altijd duidelijk in welke 3 subtypen beeldvorming de sessie gaat plaatsvinden. Per avond kunnen dit verschillende typen zijn. Ook bepaalt de agendacommissie de locatie van de bijeenkomsten (raadzaal, andere ruimte of externe locatie). De agendacommissie kan agenderingsverzoeken van een raadslid niet op inhoudelijke gronden weigeren. De agendacommissie heeft een planningtechnische rol bij het bepalen op welke avond en op welk tijdstip een onderwerp geagendeerd wordt.

9

Verslaglegging De agendacommissie bepaalt verder de wijze van verslaglegging van de beeldvormende bijeenkomsten. De verslagen zijn feitelijk gespreksnotities en dienen mede om de niet-aanwezige (duo)raadsleden in essentie mee te kunnen nemen in wat in de bijeenkomst aan de orde is gekomen. Ze worden naar hun aard niet vastgesteld. De verstrekte informatie, zoals presentaties, wordt beschikbaar gesteld bij het verslag. De vormen zijn: 1. Kort verslag met conclusies 2. Uitgebreid samenvattend verslag 3. Videoverslag (locatie raadzaal) Het ligt voor de hand dat van de opiniërende bijeenkomsten een videoverslag wordt gemaakt. Bij elke bijeenkomst wordt genoteerd wie er aanwezig is en indien van toepassing: namens welke organisatie of personen. In verband met de vergoedingen wordt een presentielijst bijgehouden voor (duo)raadsleden. Samenstelling:  Twee raadsleden uit coalitie en twee uit de coalitie, benoemd door de raad (stemrecht)  Voorzitter van de raad (stemrecht)  Griffier (adviseur)  Ambtelijk beleidscoördinator (technisch adviseur) De vergadering van de agendacommissie is openbaar en er worden notulen opgesteld (samenvattende besluitenlijst waaruit de overwegingen voor keuzes blijken).

4.3. Beperking vergaderdruk Geen extra werkdruk was een nadrukkelijke randvoorwaarde aan de werkgroep. Door het vervallen van de commissies en de combinatie van oordeelsvorming en besluitvorming op een avond, vervalt een (verplichte) vergaderavond. De raadsvergadering moet dan zo efficiënt mogelijk worden ingericht. Dan kan door: -

Hanteren A-B-C dossiers Fracties geven tevoren aan of zij woord willen voeren op een bepaald dossier. Technische vragen worden vooraf gesteld. Hiervoor wordt de vrijdag-dinsdag-vrijdag regel standaard ingevoerd. 'De wet van klets'. De voorzitter (of portefeuillehouder) leidt een onderwerp in. De woordvoerders kunnen zich meteen focussen zich op de politieke punten van het debat, hoeven de inleiding en elkaar niet te herhalen. 10

-

De raad wordt hierin gecoacht door middel van een debattraining en feedback gedurende de pilotfase. Doelmatig gebruik van de raadsinstrumenten (technische vragen, artikel 40 vragen, vragen n.a.v. LIS en de oplegnotities).

Deze punten vergen naast een verandering in structuur en werkwijze, ook een cultuur- en gedragsverandering van alle betrokkenen.

4.4. Het model bekeken vanuit verschillende perspectieven Wat betekent deze verandering voor de verschillende betrokkenen in het proces? 

Perspectief van raadslid en fractie De fracties krijgen een nadrukkelijke rol in het proces. O.a. het moment van vergaderen en de inhoudelijke bespreking worden daarop afgestemd. In de vergadercyclus worden 2 vergadermomenten voor de fracties gereserveerd:  Maandagavond in week 1. Deze is facultatief. De fracties zijn vrij een ander moment te kiezen om de technische vragen e.d. voor te bereiden.  Maandagavond in week 4. Deze avond is vast en wordt gepubliceerd. Door het kiezen van een vaste avond wordt het bezoek van externen aan fracties en de onderlinge politieke afstemming gefaciliteerd.



Perspectief duo-raadslid Duo-raadsleden zijn van waarde in het bestuurlijk proces. Ze ontlasten de raadsleden in de voorbereidende fase. Ze brengen mogelijk specifieke deskundigheid in. Ook kan het duo-lidmaatschap een leerschool zijn als opmaat naar het raadslidmaatschap. De gekozen volksvertegenwoordigers nemen deel aan de raadsvergaderingen. Duo-raadsleden kunnen deelnemen aan de beeldvormende bijeenkomsten en ontvangen een vergoeding per avond, vergelijkbaar met die van commissieleden in het andere vergadermodel.



Perspectief inwoners De nieuwe werkwijze geeft inwoners en belanghebbenden een grotere actieve rol op het moment dat het er nog toe doet. Op dit moment oefenen zij op verschillende manieren invloed uit, via verkiezingen, de media, brieven aan de raad, aanspreken van raadsleden/fractie/college, inspreekrecht, burgerinitiatief en referendum. Dit palet wordt uitgebreid: a. In relevante (langdurige, belangrijke en/of complexe) dossiers wordt vooraf in een procesnotitie of startdocument de rol van de inwoners benoemd. De raad kan daarin kaders meegeven, ook welke rol de raad zelf in dit proces wil nemen. b. De agendacommissie bepaalt de rol van raadsleden én inwoners in de beeldvormende werkvormen. Zij zijn daarin toehoorder, spreken en doen mee, leren mee, worden bevraagd of delen hun belangen, kennis en ervaring enz. c. Inwoners en belanghebbenden kunnen via een raadslid of fractie aandacht vragen voor een bepaald maatschappelijk probleem. Het raadslid of de fractie brengt desgewenst het verzoek verder, bijvoorbeeld door een verzoek aan de 11

agendacommissie dit onderwerp in een beeldvormende sessie te agenderen. Het raadslid/de fractie voorziet deze, net als nu, van een oplegnotitie met probleemschets, aanleiding, achtergrond en vraagpunten aan collega (duo)raadsleden en het college. 

Perspectief college Het college bevordert een goede bestuurlijke planning (bestuurlijke kalender of LTA) als gezamenlijk instrument van raad, college en ambtelijke organisatie. Portefeuillehouders worden uitgenodigd aanwezig te zijn bij de beeldvormende bijeenkomsten. Hun rol daarin vraagt maatwerk.



Perspectief ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie krijgt een zwaardere rol in advisering over de interactie/beeldvorming in afstemming met de griffie. Ook de ambtelijke organisatie moet de meerwaarde zien van een goede bestuurlijke planning en deze bevorderen. De ambtelijk beleidscoördinator maakt deel uit van de agendacommissie voor een technische toelichting op voorstellen.



Perspectief voorzitter Het is waardevol als een raadslid de beeldvormende activiteit van de raad opent. Dit markeert dat het om een avond van de raad gaat. Zo kan je namens de raad gasten welkom heten en het doel en programma van de avond toelichten. Daarna kan een gespreksleider/moderator van de avond worden ingezet. Een voorzitter kan in principe deelnemen aan de beeldvormende sessie. Bij een opiniërende bijeenkomst wordt dit per geval bepaald.



Perspectief PMV De link met de raad wordt in het nieuwe model beter. De link naar de reguliere raadscyclus wordt gelegd. Het PMV kan voor de raad beeldvormende bijeenkomsten organiseren. Het PMV kan zelf onderwerpen aandragen en voorstellen doen, de agendacommissie bepaalt.

5. Hoe komen we tot een nieuwe werkwijze Hiervoor zijn de contouren geschetst van een nieuwe werkwijze van de raad, waarvan de werkgroep van mening is dat deze aansluit bij de wensen en randvoorwaarden van de raad van Papendrecht. Het is aan de raad van Papendrecht zelf om zich hierover uit te spreken. Om te komen tot de voorgestelde bestuurlijke vernieuwing zijn de volgende stappen nodig: Nr 1 2 3 4 5

Activiteit Beeldvormende bespreking met de raad, college, MT Raadsvoorstel bespreking in raad en commissie Benoeming agendacommissie nieuwe stijl Agendacommissie start in nieuwe rol - inwerken Communicatie intern en extern

Wanneer mei 2019 Juni-juli 2019 September 2019 Oktober – december 2019 Oktober – december 2019 12

6 7 8 9

Training bestuurlijke vernieuwing Voorstel van werkgroep wijze van evalueren aan raad Ervaringsperiode met nieuwe werkwijze Evaluatie nieuwe werkwijze met besluitvorming over al dan niet continueren voorgestelde bestuurlijke vernieuwing Voorbereiden verordening ivm nieuwe werkwijze Besluitvorming nieuwe verordening

10 11

November/december 2019 Sept-okt 2019 Januari – juli 2020 Periodiek + Juli-sept 2020 Oktober 2020 november 2020

Een aantal aandachtspunten bij bovenstaande formele stappen: 

Communicatie Het starten van de ervaringsperiode moet vooraf worden gegaan door een goede voorbereiding waaronder: o Heldere informatie voor inwoners van Papendrecht o Benoemen (tijdelijke) pool van (externe) voorzitters/gespreksleiders voor de beeldvormende bijeenkomsten. Regelen van een goede link met de agendacommissie. o Meenemen ambtelijke organisatie door informatie op SID(intranet), in werklunch, teamoverleg beleidsmedewerkers



Evaluatie Om te kunnen bepalen of de pilot geslaagd is, is een goede evaluatie van belang. De werkgroep Bestuurlijke vernieuwing zal hiervoor een voorstel doen. Onafhankelijk onderzoek en vergelijking ten opzichte van een nulmeting vindt de werkgroep belangrijk. De opdrachtformulering en doelstellingen vormen het uitgangspunt. Deze worden smarter uitgewerkt.



Naast structuur, ook cultuur Met een structuurwijziging alleen komen we er niet. Er is ruimte nodig om te ervaren, te leren en te bespreken hoe het gaat. Dit is een continu proces. De werkgroep stelt voor naast een training bij de aanvang van de nieuwe werkwijze ook tussentijds feedback te organiseren door een externe coach en een vorm van onderlinge feedback/evaluatie.

13

BIJLAGE 1: OPBRENGST BESTUURLIJKE VERNIEUWING 2015-2017 In het onderstaande zijn de aanbevelingen van de subwerkgroep Bestuurlijke Werkwijze geformuleerd. Deze aanbevelingen zijn gekoppeld aan de eerder geformuleerde doelstellingen van de subwerkgroep Bestuurlijke Werkwijze. De algemene conclusie van de subwerkgroep Bestuurlijke Werkwijze is dat de werkwijze van de gemeenteraad in Papendrecht over het algemeen bevalt. Er zijn met name verbeteringen gewenst in de beeldvormende fase. De leden van de subwerkgroep Bestuurlijke Werkwijze wensen bijvoorbeeld, bij grote thema's, eerder in het proces betrokken te worden. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van informatieve bijeenkomsten, langere tijd voordat voorstellen door het college aan de raad worden aangeboden. Een belangrijk uitgangspunt voor de subwerkgroep is het gelijk blijven of verminderen van het totaal aantal vergaderuren van commissies en gemeenteraad. Doelstelling Organiseren van evenwichtigere spreiding van werkdruk over het jaar heen, waarbij zowel de ambtelijke planning, jaarplanning raad en collegeprogramma meegenomen worden.

Aanbeveling 1. Gebruik Lange Termijn Agenda raad. 2. Extra raadsvergadering in november (naast begrotingsraad). 3. Grote P&C-producten bespreken in een raadsbrede (gebruikelijke) commissie ABZ. 4. Onderzoek uitvoeren of doorlooptijd stukken kan worden versneld, waarbij kwaliteit altijd voorop staat.

Komen tot verbetering van beeldvorming (eerder), oordeelsvorming, besluitvorming.

5. Onderscheid beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming in agenda en setting. 6. Voorafgaand aan de commissievergadering wordt een informele beeldvormende themabijeenkomst georganiseerd waar ingesproken kan worden of kan een extern werkbezoek worden georganiseerd.

Vergaderen moet meer publieksvriendelijk worden.

Voorbeeldagenda commissieavond 19.45 uur Inloop met koffie e.d. 20.00 - 21.00 uur Beeldvormende fase (thema) 21.00 - 21.15 uur Vragenkwartier Vanaf 21.15 uur Oordeelsvormende fase (commissie)

7. Bij grote onderwerpen wordt een aparte themabijeenkomst georganiseerd. 8. Informatieve presentaties door het college kunnen uitsluitend tijdens de beeldvormende bijeenkomst worden gegeven. 9. Verslaglegging commissie middels geluidsopname, alleen een besluitenlijst en een overzicht van toezeggingen op papier. Voor de raadsvergaderingen wordt wel een integraal verslag opgesteld. 10. De lijst van openstaande moties en toezeggingen aanvullen met de kolommen 'stand van zaken uitvoering' en 'afgerond ja/nee'. Na uitvoering komt het college met het voorstel om een motie of toezegging van de lijst af te voeren. 11. Moties en amendementen onmiddellijk in Notubox plaatsen. 12. De voorzitter van de commissies vat het besluit na afronding samen, eveneens het herhalen van de toezeggingen. 13. Sprekers, amendementen en moties projecteren op beeldschermen in de raadszaal (na herinrichting).

14

Doelstelling Achterhalen van technische informatie op een effectievere wijze inrichten.

Aanbeveling 14. De beantwoording van technische vragen vindt uitsluitend tijdens de beeldvormende fase plaats. 15. Technische vragen (zo mogelijk) vooraf naar de griffie mailen. 16. Instellen vragenkwartier (bij aanvang) bij commissies en gemeenteraad over actualiteiten en ingekomen stukken (o.a. raadsinformatiebrieven). De rondvraag wordt afgeschaft. 17. Bij grote P&C-producten inloopsessie met ambtenaren waar raadsleden technische vragen kunnen stellen (naast schriftelijke beantwoording). 18. Voor het stellen en beantwoorden van schriftelijke technische vragen betreffende P&C-documenten altijd de volgende planning aanhouden; vrijdag ontvangst stukken (voor 18.00 uur), dinsdag indienen vragen (voor 12.00 uur), vrijdag beantwoording (voor 18.00 uur).

Aan de voorkant meer ophalen van relevante informatie/ visies op onderwerp wat voorligt. Komen tot echte interactie met insprekers (andere setting creëren?). Meer contact vanuit de politiek met de samenleving (met name in de fase van de beeldvorming).

19. Beeldvormende, informatieve bijeenkomsten zijn bedoeld voor interactie. Hierbij is ruimte voor presentatie, insprekers, technische vragen etc. 20. Voorafgaand aan de beeldvormende bijeenkomsten (vanaf 19.45 uur) een inloopmoment met koffie e.d. in de hal van het gemeentehuis organiseren. 21. Mogelijke vernieuwing rol en werkwijze PMV.

Politiek debat moet meer gevoerd worden.

22. Geen technische vragen tijdens commissies (oordeelsvorming).

15

BIJLAGE 2: UITGEWERKT NIEUW MODEL

16