Bijlage 1 - Kadernota rechtmatigheid november 2023- commissie BBV.pdf

€ 350.000 € 300.000

De gemeente neemt in de rechtmatigheidsverantwoording geen rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden op omdat zowel de rechtmatigheidsfouten als de onduidelijkheden ieder afzonderlijk onder de verantwoordinggrens van € 2.000.000 liggen. In de paragraaf bedrijfsvoering worden geen individuele rechtmatigheidsfouten en individuele onduidelijkheden gemeld, omdat deze niet boven de € 400.000 liggen. Uiteraard is het aan het college om deze – hoewel niet verplicht - wel op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Casus 4: Rechtmatigheidsfouten: Onduidelijkheden:

€ 2.500.000 € 3.000.000

De gemeente neemt in de rechtmatigheidsverantwoording de rechtmatigheidsfouten van € 2.500.000 en afzonderlijk de onduidelijkheden van € 3.000.000 op omdat deze beiden boven de verantwoordingsgrens liggen.

44

Bijlage 3 Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid Stap 1: omdat strikt genomen alle afwijkingen van de begroting (zoals opgenomen in hoofdstuk 2.2) (exploitatie en investeringen) begrotingsonrechtmatigheden zijn, deze verzamelen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Bijvoorbeeld alle bestedingen boven het begrotingsbedrag zijn strikt genomen onrechtmatig; Stap 2: beoordelen of het totaal aan afwijkingen, fouten en onduidelijkheden (ieder afzonderlijk) ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium boven de door de raad vastgesteld verantwoordingsgrens komen. Bij ja: Stap 3: totaal van alle begrotingsonrechtmatigheden vermelden in de rechtmatigheidsverantwoording. Stap 4: vaststellen en aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten bij de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen meer uitgebreid worden toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt daarnaar verwezen. Stap 5: resultaat: resterende begrotingsonrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording toelichten.

Hierover legt het college in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af en kan dit door de raad bij het debat en het besluit over het vaststellen van de jaarrekening worden betrokken. Stap 6: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering Bij nee: Stap 3: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

45

Bijlage 4 Schematische weergave afwegingskader misbruik en oneigenlijke gebruik In deze bijlage wordt een schematische weergave gegeven van het afwegingskader dat van toepassing is bij misbruik en oneigenlijk gebruik. De blauwe/doorlopende pijlen staan voor een bevestigend antwoord. De oranje/gestippelde lijnen voor een ontkennend antwoord. De zwarte pijlen staan voor een automatisch gevolg. Oneigenlijk gebruik

Er is sprake van oneigenlijk gebruik gepleegd door mensen buiten de organisatie?

Oneigenlijk gebruik melden opnemen in de paragraaf Bedrijfsvoering (o.a. afhankelijk van afspraken met de raad)

Beleid en uitvoering Misbruik- en Oneigenlijk gebruik

Het college heeft geen goede invulling gegeven aan het opstellen van beleid op het gebied van M&O en/of de uitvoering daarvan is niet adequaat

Omissies in het beleid en/of de uitvoering melden in de paragraaf Bedrijfsvoering (o.a. afhankelijk van afspraken met de raad). Mogelijk meldt de accountant deze bevindingen in de rapportages.

46

Misbruik Is er is sprake van financiële gevolgen als gevolg van misbruik gepleegd door burgers en bedrijven buiten de organisatie?

Zijn de bedragen teruggevorderd en eventueel boetes opgelegd en is dit getrouw verwerkt?

Geen consequenties voor het getrouwe beeld van de jaarrekening

Consequenties voor getrouwe beeld van de jaarrekening

De Euro’s waarbij sprake is van misbruik worden betrokken bij de analyse ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording.

Deze fouten worden betrokken bij de weging van het accountantsoordeel. Als gevolg daarvan worden deze fouten niet betrokken bij de analyse ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording.

Is de omvang van fouten inzake het voorwaarden-, begrotings-, en misbruikcriterium hoger dan de verantwoordingsgrens?

Ook de misbruikfouten opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording consequenties voor het getrouwe beeld van de jaarrekening

Misbruikfouten opnemen in de paragraaf Bedrijfsvoering (o.a. afhankelijk van afspraken met de raad)

47

Bijlage 5 Begrippen • • • • • •

Rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3).

Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de Gemeenteraad en het College van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.

afwijkingen

onrechtmatigheden

misbruik

•

•

onduidelijkheden

niet naleven van voorwaarden in weten regelgeving

begrotingsonrechtmatigheden

Getrouwheid: Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrek. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger (gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. Normenkader: Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende 48

•

•

•

•

•

gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Rechtmatigheidsverantwoording: de rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het college vanaf het verslagjaar 2023 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden waren. Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het college afwijkingen moet melden aan de raad. De raad stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 3% van de totale lasten. Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Fraude: Dit omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.

49

Bijlage 6 Beslisboom getrouwheid- en rechtmatigheidsbevindingen

Getrouwheidsfout (de baten en lasten en de toelichting zijn onjuist) De onrechtmatige financiële beheershandeling is te herstellen

Er is sprake van een onrechtmatige financiële beheershandeling als gevolg van het niet voldoen aan het voorwaardencriterium

De onrechtmatige financiële beheershandeling heeft wel mogelijke financiële gevolgen

Het is niet mogelijk de onrechtmatige financiële beheershandeling te herstellen

Door het daartoe bevoegde gremium wordt expliciet besloten de onrechtmatige financiële beheershandeling niet te herstellen, en het mogelijke financiële gevolg te accepteren.

De onrechtmatige beheershandeling heeft geen mogelijke financiële gevolgen

De onrechtmatige beheershandeling is hersteld

Geen getrouwheidsfout en geen rechtmatigheidsfout

Rechtmatigheidsfout die meeweegt bij het opstellen van de rechtmatigheidstoelichting. Geen sprake van getrouwheidsfout (lasten en toelichting zijn juist (onverschuldigde betaling)

Rechtmatigheidsfout die meeweegt bij het opstellen van de rechtmatigheidstoelichting. Geen sprake van getrouwheidsfout (lasten en toelichting zijn juist (onverschuldigde betaling))

Formele rechtmatigheidsfout. Mogelijk vermelden in de paragraaf bedrijfsvoering

50