Adviesformulier auditcommissie - Jaarstukken 2023.pdf

Adviesformulier auditcommissie Onderwerp:

De jaarstukken 2023

Datum behandeling in auditcommissie: Datum behandeling in raadsvergadering: Aanwezige leden auditcommissie:

18 juni 2024 11 juli 2024 Voorzitter H. Bezemer (CU), leden mw. Bokma (VVD), Hardenbol-Kroek (D66) , Tieleman (PAB), Hardam (OP), Schuijt (CDA) Hr. Boersma (SGP) Geen

Afwezige leden auditcommissie: Bijlagen:

Samenvatting bespreking en bevindingen De jaarstukken 2023 en het concept accountantsverslag worden besproken in aanwezigheid van de accountant, de heer Steehouwer. Er zijn verschillende onderwerpen besproken: -

De heer Steehouwer geeft aan dat de accountantsverklaring eind vorige week is gedeeld, maar dat dit nog geen definitief verslag is. Als toevoegingen t.o.v. de versie die men heeft ontvangen noemt hij de status (pag. 5 samenvatting) en merkt hij op dat er nog vragen over de grondexploitaties zijn gesteld, waarop men vandaag heeft geconcludeerd dat de waardering van een half miljoen te hoog was. Dit leidt tot een negatieve resultaatscorrectie van € 492.000, -.

-

M.b.t. begrotingsrechtmatigheid merkt de heer Steehouwer op dat er 1,25 miljoen meer is uitgegeven dan aan het college is gegeven. De kanttekening hierbij is dat met de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid alle overschrijdingen van lasten onrechtmatig zijn. In de situatie t/m 2022 werd namelijk onderscheid gemaakt tussen overschrijdingen die binnen bestaand beleid vielen of waar hogere baten tegen overstaan en andere overschrijdingen. Net als voorgaande jaren heeft de gemeente Papendrecht nooit grote problemen gehad met onacceptabele begrotingsoverschrijdingen.

-

Op pag. 15 van het concept accountantsverslag staan de overschrijdingen toegelicht: in het Sociaal Domein ziet men een overschrijding van 1,2 miljoen, waarvan 1,3 miljoen betrekking heeft op de afrekening van het SOJ en de GRS. Hierbij is de conclusie dat er sprake is van een overschrijding binnen het bestaand beleid en volgens de Kadernota Rechtmatigheid dus een acceptabele overschrijding. De heer Steehouwer geeft aan dat de raad heeft afgesproken op programmaniveau baten en lasten vast te stellen. Binnen de programma’s kent men taken, waarbij op de ene een overschrijding en op de andere een onderschrijding plaatsvindt. Het samenspel van alle realisaties op taakniveau leidt op programmaniveau tot een overschrijding. € 1.178.00, - is de overschrijding van het programma en is de onrechtmatigheid, waarbij men op taakniveau 2 grote overschrijdingen ziet die het programmabedrag verklaren. Daar tegenover staat een aantal onderschrijdingen, die men niet hoeft te rapporteren.

formulier auditcommissie voor advisering van de raad cf. artikel 9. "verordening op de auditcommissie gemeente Papendrecht 2022"

-

Op pagina 17 (concept accountantsverslag) wordt geadviseerd scherp te blijven op het realistisch begroten en gebruik te maken van prioritering. Dit is een algemene opmerking die de heer Steehouwer bij elke gemeente maakt. Er staan spannende tijden voor de boeg en veel gemeentes zoeken naar lucht in de begroting. Dit betekent dat de foutmarge kleiner wordt. Als men de raming te grof zou maken, loopt men het risico deze in de loop van het jaar te moeten bijstellen.

-

Daarnaast is besproken hoe realistisch de geraamde ombuigingen te realiseren zijn en of dit in het eerste jaar helemaal lukt. Wanneer dit niet het geval is, ziet men dit (gespiegeld) terug in alle onderschrijdingen van lasten. Als men gedetailleerd raamt kan men ook goed monitoren. In de managementletter heeft de heer Steehouwer daarom aangeraden na te denken over een verplichtingenregistratie, die zou kunnen helpen bij een strakkere forecasting. Vanuit de organisatie wordt aangegeven dat een aanvraag is ingediend om het financiële pakket breed (o.a. ook de verplichtingenadministratie) verder te ontwikkelen. Dit kan de organisatie echter niet alleen en zal vanuit de regio (SGD) moeten worden opgepakt. Afhankelijk van de prioritering (ICT Beweegt heeft nu topprioriteit) kan dit wel/niet worden opgepakt. Eén ding is zeker dit valt niet binnen 2 jaar te realiseren.

-

De heer Steehouwer zegt ten slotte toe dat de jaarrekening deze week wordt aangepast. Het definitieve verslag volgt kort daarna (de eerste helft van volgende week), voor de oordeelsvorming. (De controleverklaring ontvangt men op de dag van de raadsvergadering).

Advies (incl. vermelding minderheidsstandpunten) -

De auditcommissie concludeert dat de stukken ter bespreking aangeboden

Technische aandachtspunten -

Het proces van indienen en beantwoording technische vragen inzake de Jaarstukken 2023 verloopt schriftelijk en is daarom niet ook in de auditcommissie behandeld.

Overige aandachtspunten Geen

Schriftelijke reactie college op advies en bevindingen auditcommissie N.v.t.

formulier auditcommissie voor advisering van de raad cf. artikel 9. "verordening op de auditcommissie gemeente Papendrecht 2022"

formulier auditcommissie voor advisering van de raad cf. artikel 9. "verordening op de auditcommissie gemeente Papendrecht 2022"