A27. 20241212 Verslag Regionaal overleg Auditcommissies 20241127 OPENBAAR.pdf

Verslag Regionaal overleg 27 november 2024 Onderwerp Datum Tijd

: Strategie bepalen hoe we als regio meer grip krijgen op het tijdig aanleveren van jaarverslagen van de GR-en : Woensdag 27 november 2024 : 20.00-21.00 uur

Aanwezigen -

Thomas Loos, Voorzitter Auditcommissie gemeente Zwijndrecht Martijn Filak, Voorzitter Auditcommissie Gemeente Hoeksche waard Henk Bezemer, Voorzitter Auditcommissie gemeente Papendrecht Wim IJzerman, voorzitter Auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam Kees Ippel, Voorzitter Auditcommissie gemeente Sliedrecht Secretaris verbonden partijen gemeente Molenlanden Secretaris auditcommissie gemeente Dordrecht Griffie gemeente Dordrecht Commissiegriffier gemeente Alblasserdam Secretaris Auditcommissie gemeente Zwijndrecht

Aanleiding De auditcommissie van Zwijndrecht wil graag meer grip op de aanlevering van stukken vanuit de Gemeenschappelijke Regelingen. De afgelopen jaren was de accountant van Zwijndrecht namelijk vaak in afwachting van stukken vanuit de GR-en en de controleverklaring vanuit de GR-en. Hierdoor kon de goedkeurende verklaring over de jaarrekening van de gemeente Zwijndrecht vaak pas zeer kort voor de behandeling van de jaarrekening in de raad worden afgegeven. De jaarstukken mogen niet vastgesteld worden zonder accountantsverklaring. Een voorlopig goedkeurende verklaring van de accountant kan wel. Deadline voor het aanleveren bij de provincie is half juni.

Wat zijn de ervaringen van de andere gemeenten? Aanlevering jaarstukken GR-Sociaal en GR-DG&J Wat betreft het (te) laat aanleveren van de jaarstukken en de controleprotocollen door de accountants van de GR-en herkennen de aanwezigen dit wel. Bij de meesten wordt de vaststelling al laat gepland maar dan komt het nog voor dat de accountant de accountantsverklaring pas op de dag zelf aanlevert. Of soms moet het opnieuw vastgesteld worden. Het is altijd krap. Het laat aanleveren van de stukken legt druk op de organisaties en vraagt om snel handelen. Het zou mooi zijn als we tot een werkbare oplossing zouden kunnen komen. Dordrecht geeft aan dat ze zelf te laat zijn en dit dus niet door de accountants van de GR-en komt. Hoeksche Waard herkent het te laat ontvangen van de jaarstukken niet.

Zienswijzen Wat de aanwezige voorzitters van de auditcommissies het meest stoort is de doorlooptijd voor het indienen van zienswijzen voor met name DG&J. Algemeen gevoel van de aanwezige voorzitters van de auditcommissies is dat er geen Grip is op de GR-en en we als gemeenten telkens alleen maar aan de lat staan voor meer geld. De GR-sociaal is zelf al een beweging aan het maken op beleid m.b.t. het ravijn jaar, maar van DG&J leeft het idee dat ze maar een beetje meehobbelen met de stroom. Bij de voorbereiding van de zienswijzen moet meer het contact met de andere aangesloten gemeenten gezocht worden. Het gevoel is dat een zienswijze af geserveerd wordt omdat het maar door één gemeente wordt aangedragen en niet in gezamenlijkheid. Als we dit als gemeenten samen doen staan we veel sterker. Zo kunnen in gezamenlijkheid zienswijzen ingediend worden. Dit betekent wel dat elke gemeenteraad (met de verwoording) akkoord moet gaan. In principe zou dit kunnen omdat de raad altijd de mogelijkheid heeft tot amenderen. Maar de verschillende raden hebben wel verschillende (politieke) meningen en moeten hiermee akkoord gaan. Wat betreft financiën zou gezamenlijk optrekken wel mogelijk moeten zijn. Voor gemeente Molenlanden gaat het om DG&J want ze zijn niet aangesloten bij GR-Sociaal. Zij hebben een verbonden partijen commissie met een lid uit elke fractie (6).

Deze commissie schrijft als het nodig is (technische) adviezen voor de raad, zij zien vaak zaken die anders over het hoofd worden gezien door ambtenaren. De raad neemt de adviezen regelmatig over. Gemeente Molenlanden stuurt elke zienswijze ter kennisname door naar alle griffies van de aangesloten gemeenten. Anderen doen dat niet. Alblasserdam komt al jaren tekort dus de zienswijzen zijn al jaren stevig. Voor 2026 zal er echt wat moeten gebeuren.

Adviescommissie Er is bij een deel van de aanwezigen behoefte aan het inzetten van een adviescommissie voor de GRsociaal. Dit betekent wel dat alle aangesloten gemeenten hiermee akkoord moeten gaan. Gemeente Dordrecht wil daar niet in meegaan. Er wordt geopperd dat Dordrecht wel akkoord kan gaan met een adviescommissie, maar er niet zelf plaats in hoeft te nemen. In Dordrecht is debat geweest over het wel of niet kiezen van een adviescommissie. Dordrecht wil zelf grip houden. Voorheen was er de Drechtraad, op basis van het rapport van Berenschot is besloten de Drechtraad te beëindigen. Er is nog geen actuele nota Grip op verbonden partijen. Wordt volgende week pas over gesproken en ook of een adviescommissie wenselijk is. De raad is in afwachting daarvan en wil er nu nog geen uitspraak over doen. Het oprichten van een adviescommissie is niet aan de auditcommissies dit zal elke gemeenteraad voor zich moeten bepalen.

Gemeente Molenlanden zit samen met Vijfheerenlanden en Gorinchem in de GR-Avres. Ook hier was behoefte aan een adviescommissie. VHL wilde dit in eerste instantie niet, maar er is nu toch besloten om een pilot op te starten van een jaar voor een informele commissie. (2 raadsleden met ondersteuning vanuit de 3 griffies). Er moet wel duidelijk zijn wat de rol van de adviescommissie is. Het opzetten van pilot een adviescommissie is in ieder geval iets om uit te proberen.

Er wordt besproken of er een mogelijkheid is om een opdracht te geven aan de GR-en om na te denken over de bezuinigingen en binnen de begroting te blijven. Dit is een paar jaar geleden al

aangegeven maar Corona heeft toen wel roet in het eten gegooid. (Toevoeging: Gemeente Zwijndrecht heeft dit verzoek, gezien de bezuinigingsopgaven, al uitgezet bij de verbonden partijen.)

Vervolg -

Als auditcommissie Zwijndrecht zullen we door middel van een brief de DB’s van de verbonden partijen aandacht vragen voor het tijdig aanleveren van de jaarstukken. Eventueel in gezamenlijkheid met andere auditcommissies.

Rondvraag -

Geen