A18. 20220215 Zienswijze college op Boardletter 2021.pdf

Aan de gemeenteraad datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

15 februari 2022 S. Brouwer 2022-0011280 Zienswijze college Boardletter 2021

Geachte mevrouw, heer, Ook dit jaar heeft u van onze accountant BDO audit en Assurance BV (BDO) een Boardletter ontvangen. In de Boardletter 2021 geeft de accountant inzicht in actuele ontwikkelingen en wordt verslag gedaan van de bevindingen uit de uitgevoerde interim controle 2021. Deze jaarlijkse tussentijdse controle is bedoeld om het management handvatten te geven voor de verdere verbetering van de interne beheersomgeving. Ontwikkelingen De nieuwe samenwerking in de Drechtsteden zal zoals BDO ook stelt beperkt van invloed zijn op de jaarrekening controle 2021. Wel zal dit inzet en aanpassing van onze organisatie vragen. De vormgeving en aansturing vraagt daarbij aandacht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorbereiding bestuurlijke besluitvorming en het volgen van de voortgang. Hiervoor is extra capaciteit vrijgemaakt. De coronacrisis heeft grote impact op inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. De besteding van rijksmiddelen en verantwoording daarover heeft aandacht. Net als vorig jaar zal hiervoor veel inzet gevraagd worden van de GR Sociaal. Wij zullen dit goed volgen en u tijdig meenemen wanneer dit gevolgen heeft voor de gemeentelijke begroting. Met de komende invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording verschuiven werkzaamheden van de accountant naar het college.

Het college zal vanaf 2022 zelf direct aan uw raad verantwoording afleggen over het wel of niet rechtmatig handelen van ons college. Vooruitlopend op de definitieve wetswijziging is de organisatie gestart met de voorbereiding op de invoering van deze nieuwe wet. Het globale stappenplan van BDO (zie bijlage 1) is daarin de leidraad. Om de invoering goed op te kunnen pakken is tijdelijk extra capaciteit vrijgemaakt. De ervaringen in 2022 zullen duidelijk maken welke capaciteit structureel nodig is. Over de kaderstelling vanuit uw raad kunt u in de loop van dit jaar een voorstel verwachten. De organisatie zal hier de accountant bij betrekken. In 2021 is gestart met het opstellen van het intern controle plan 2022. Dit plan zal mede gebaseerd zijn op data-analyse en, zoals de accountant aanbeveelt, ook op een uitgebreidere (fraude) risicoanalyse. De tussentijdse verbijzonderde interne controle (VIC) wordt daarmee meer risicogestuurd, maar blijft hoofdzakelijk gegevensgericht. De uitvoering zal net als voorgaande jaren periodiek plaatsvinden (3 à 4 keer per jaar), waarbij tussentijdse bevindingen worden vastgelegd en teruggekoppeld aan de organisatie. Dit geeft de mogelijkheid om eventuele onjuistheden en/of kwetsbaarheden gedurende het jaar aan te pakken en daarvan te leren. Interne beheersing De zichtbaarheid en toetsbaarheid is en blijft een aandachtspunt.

Waar een accountant vanuit de controle alles zichtbaar vastgelegd wil hebben maakt de organisatie daarin keuzes. De organisatie is te klein en de kosten worden te hoog wanneer we dit op alle activiteiten doorvoeren. Daarom zijn keuzes gemaakt in waar en wanneer zichtbaarheid en toetsbaarheid wordt verlangd. Dit maakt de organisatie flexibel waar dat kan en strikter wanneer risico's daarom vragen. Deze handelingswijze is niet ongebruikelijk en wordt bij veel andere gemeenten ook toegepast.

Aandachtsgebieden Het naleven van de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingsrechtmatigheid) blijft een aandachtspunt. In 2021 is contractenregistratie geïntroduceerd bij drie teams. Helaas is het, mede door het thuiswerken, niet gelukt dit breder uit te rollen in de organisatie. Wel is zoals in de zienswijze op de Boardletter 2020 is aangegeven samen met bureau inkoop van het SCD een inkoopplan opgesteld voor 2021/2022. Dit geeft inzicht in welke aanbestedingen op ons afkomen en de mogelijkheid structurele oplossingen te zoeken voor leveranties en diensten waarbij de gemeente qua omzet tegen de Europese aanbestedingsgrenzen aan zit. Het borgen en documenteren van prestatielevering blijft ook een aandachtspunt. Dit wordt momenteel, vanuit doelmatigheid, niet vooraf bij alle leveringen vastgelegd. De afspraak die daarbij gemaakt is, is dat, wanneer daarom gevraagd wordt, prestatielevering wel achteraf kan worden aangetoond. Wij gaan hierbij uit van integriteit en professionaliteit van medewerkers. Binnen de huidige afspraken kan het voorkomen dat medewerkers naast de bestelling ook de prestatielevering accorderen. Overigens niet zonder de definitieve goedkeuring op de betaling door de budgethouder (vier-ogen-principe).

In onze zienswijze vorig jaar is aangegeven dat met behulp van data-analyse de meer risicovolle transacties geïnventariseerd zouden worden om daar vervolgens verder functiescheiding door te voeren. De inventarisatie is in 2021 voorbereid, maar niet uitgevoerd. Dit wordt nu opgepakt en, zoals aangegeven, betrokken bij het interne controleplan 2022. Werkinstructies en procesbeschrijvingen voor alle relevante processen voldoen nog niet volledig aan de eisen die de accountant opgesteld of moeten nog worden opgesteld. In 2021 is door een trainee onderzocht hoe we dit het beste vorm kunnen geven. In maart wordt het advies verwacht, waarna de (uniforme) vastlegging van werkwijzen verder wordt opgepakt. De inzet is om gesteld te staan voor de eerste rechtmatigheidsverklaring van het college en daarnaast de interne beheersing continu te blijven verbeteren. Wij gaan ervanuit dat de organisatie hiertoe prima in staat is. De beschikbaarheid van capaciteit en middelen zal wel bepalend zijn voor het ambitieniveau en de doorlooptijd die daarvoor nodig is.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de waarnemend burgemeester,

J.M. Ansems, MSc

mr. drs. A.M.M. Jetten

Bijlage 1