A18. 20210309 VNG, Standaardverklaring per 1-4-2021 API-standaarden voor zaakgericht werken.pdf

Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad

Datum

4 maart 2021 Kenmerk

VNGR/U202100130 Lbr. 21/016 Telefoon

070 373 8393 Bijlage(n)

1

Onderwerp

Standaardverklaring per 1/4/2021 API-standaarden voor zaakgericht werken Samenvatting Met deze brief informeren wij u over een nieuwe standaard op het gebied van de gemeentelijke informatievoorziening: de zogenoemde API-standaard voor zaakgericht werken. Het gaat hierbij om een technische standaard voor een zogenoemde Application Programming Interface (API), die systemen in de informatievoorziening in staat stelt gegevens sneller en beter uit te wisselen. Deze API’s, die in alle gemeenten toegepast kunnen worden, spelen een belangrijke rol in het realiseren van de informatiekundige visie Common Ground, die de basis vormt voor het moderniseren van de ICT van alle 352 gemeenten in Nederland. Dit initiatief past bij het Samen Organiseren-principe, waarbij we eenmaal ontwikkelen om het 352 keer toe te passen. Wij informeren u hierover omdat het bestuur van de VNG heeft besloten deze per 1 april 2021 tot standaard voor alle gemeenten te verheffen in de zin van ‘Pas toe of leg uit’. Daarnaast heeft het College van Dienstverleningszaken geadviseerd deze standaard vanaf 2022 verplicht te maken. Over het vaststellen van standaarden door het bestuur van de VNG worden onze leden altijd met een ledenbrief geïnformeerd. Meer informatie vindt u in de bijlage.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

U202100184

PROD

Aan de leden

Datum

4 maart 2021 Kenmerk

VNGR/U202100130 Lbr. 21/016 Telefoon

070 373 8393 Bijlage(n)

1

Onderwerp

Standaardverklaring per 1/4/2021 API-standaarden voor zaakgericht werken Geachte college en gemeenteraad, Hierbij informeren wij u over een nieuwe standaard op het gebied van de informatievoorziening van gemeenten. Het gaat hierbij om een standaard die van groot belang is voor het moderniseren van de gemeentelijke ICT. U vindt een toelichting op de termen ‘API-standaarden’ en ‘zaakgericht werken’ in de bijlage bij deze brief. Bij het vaststellen van een nieuwe standaard door het bestuur van de VNG, geldt de afspraak dat we alle leden per brief informeren. Met deze brief informeren wij u over de nieuwe API-standaarden voor zaakgericht werken. De Taskforce Samen Organiseren en het College van Dienstverleningszaken hebben het Bestuur van de VNG positief geadviseerd over deze standaarden volgens het principe ‘pas-toe-of-leg-uit’1. De standaarden zijn tot stand gekomen in samenwerking met gemeenten en leveranciers. Het bestuur van de VNG heeft besloten dit advies op te volgen en de API-standaarden voor zaakgericht werken per 1 april 2021 tot standaard te verklaren. Voorts heeft het College van Dienstverleningszaken geadviseerd om op korte termijn (2022) de mate van verbindendheid van deze API-standaarden te verhogen van ‘pas-toe-of-leg-uit’ naar ‘verplicht’.

Aanleiding Gemeenten willen zelf (weer) de regie nemen op de inrichting van hun informatievoorziening en de gegevens waar ze mee werken om daarmee maatschappelijke vraagstukken sneller en 1 Naar voorbeeld Forum voor Standaardisatie. Voor alle organisaties binnen de publieke sector geldt een 'pas-toe-of-leg-uit'

verplichting. Dit betekent dat organisaties bij inkoop van ICT-systemen en -diensten boven € 50.000 moeten vragen naar de relevante open standaarden op de 'pas-toe-of-leg-uit' lijst van het Forum Standaardisatie. Het toezien op het naleven van deze verplichting vraagt wel monitoring en dus beheer.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

U202100184

PROD

innovatiever op te pakken. Dit heeft geresulteerd in de informatiekundige visie Common Ground. API-standaarden zijn onderdeel van deze informatiekundige visie. De API-standaarden voor zaakgericht werken vormen de eerste API-standaard die in dit kader is ontwikkeld. Met deze standaard kunnen gemeenten de informatievoorziening inrichten volgens een van de uitgangspunten van Common Ground: het splitsen van data en processen. Het is zaak dat gemeenten zich vanaf nu richten op het implementeren van API-standaarden bij de eerstvolgende daarvoor geschikte gelegenheid. Denk daarbij aan een aanbesteding of de vervanging van functionaliteit of componenten van de informatievoorziening. Met deze ledenbrief informeert de VNG de leden over: • De standaard die ontwikkeld is op basis van de behoeften van gemeenten; • De meerwaarde van de API-standaarden voor gemeenten; • De transitie van oud naar nieuw; • Financiële consequenties; • De bijdragen van gemeenten; • Mogelijke organisatorische consequenties; • Hoe gemeenten praktisch aan de slag kunnen met de API-standaarden voor zaakgericht werken. De standaard is ontwikkeld op basis van de behoeften van gemeenten De API-standaarden voor zaakgericht werken zijn ontwikkeld op basis van de behoeften van gemeenten. Hiervoor zijn middelen gealloceerd uit het GGU-fonds en aanvullend hebben koplopergemeenten middelen beschikbaar gesteld.

Gemeenten hebben in het ontwikkeltraject eigenaarschap genomen over de inhoud van deze standaarden en actief bijgedragen in het ontwikkelteam. Leveranciers van zaaksystemen, gemeenten en andere betrokkenen zijn tijdens de ontwikkelfase via diverse kanalen benaderd om bij te dragen aan de kwaliteit en functionaliteit van deze standaarden. Dit heeft geresulteerd in een gezamenlijke conclusie, in december 2019, dat het een ‘implementatiewaardige’ standaard is. Meerwaarde van de API-standaarden voor gemeenten In de nieuwe situatie wordt data worden niet langer gekopieerd en op meerdere plekken en in verschillende vormen in de gemeentelijke systemen opgeslagen. Dat garandeert dat gemeenten altijd met juiste en actuele gegevens werken. Zo kunnen gemeenten beter in hun gegevensbehoeften voorzien. De API-standaarden zorgen ervoor dat gemeentelijke softwareleveranciers zaakgegevens allemaal op dezelfde manier kunnen ontsluiten. Zo kunnen zaakgegevens tussen systemen van verschillende leveranciers gebruikt en uitgewisseld worden. Hiermee wordt de stap gezet van een pluriform informatielandschap naar het uniform ontsluiten en gebruiken van zaakgegevens. Transitie van oud naar nieuw De transitie van oud naar nieuw is afhankelijk van de keuzes die de gemeente als opdrachtgever maakt en de leveranciers die bij die transitie betrokken zijn.

Daarom kan er geen pasklaar antwoord gegeven worden hoe deze transitie vorm te geven. De Common Ground gaat echter uit van het principe oud naast nieuw. Hiermee wordt bedoeld dat niet in één ‘Big Bang’ het hele applicatielandschap vervangen wordt, maar dat dit in stapjes gaat. Dit kan bijvoorbeeld per proces

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/4

gebeuren, waardoor een bepaalde vakapplicatie kan over gaan op het gebruik van de APIstandaard voor zaakgericht werken. Financiële consequenties Implementeren van de nieuwe standaarden zal goedkoper zijn dan de oudere standaarden, omdat de nieuwe standaarden eenvoudiger zijn en beter aansluiten bij de huidige technologie. Tijdens de ontwikkeling van deze standaarden is ook gebleken dat leveranciers deze snel en goedkoop in hun applicaties kunnen toepassen. Daarmee verlagen we de aansluitkosten voor binnengemeentelijke procesapplicaties. Bij het vervangen van de oude manier van gegevensuitwisseling door deze nieuwe standaarden zal wel sprake zijn van frictiekosten. Daar staat een betere functionaliteit tegenover. Hoe kunt u als gemeente bijdragen? • Door bij de eerstvolgende geschikte gelegenheid over te gaan op de implementatie van de APIstandaard zaakgericht werken; • Door uw gemeentelijke IT-strategie te laten aansluiten op Common Ground; • Door bij nieuwe aanbestedingen op te nemen dat de ontsluiting van data conform de nieuwe API-standaard zaakgericht werken wordt ingericht; • Door gemeentelijke innovatiebudgetten beschikbaar te stellen; • Door goed opdrachtgeverschap naar leveranciers voor implementeren van software, conform de API-standaarden voor zaakgericht werken.

Mogelijke organisatorische consequenties • ICT-leveranciers kunnen gemeenten minder goed volledig ontzorgen omdat gemeenten zelf meer regie nemen op het scheiden van processen en data; • Gemeentelijke ICT-medewerkers hebben meer kennis nodig van nieuwe technologieën, zoals. Cloudoplossingen en API-technologie. Tot slot Standaarden worden door en voor gemeenten ontwikkeld. Te weinig uniformiteit in uitvoering maakt vraagbundeling en samenwerking lastig. Het werken met standaarden vergroot gemeentelijke betrouwbaarheid (ook richting ketenpartners, in termen van voorspelbaarheid, continuïteit, rechtmatigheid en doelmatigheid). Daarmee worden kosten voor individuele gemeenten bespaard (Samen Organiseren-principe, eenmaal ontwikkelen en 352 keer toepassen). Standaarden kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het realiseren van gezamenlijke uitvoeringskracht. In de bijlage bij deze brief vindt u meer informatie over werken met API’s en ander technische onderwerpen in deze brief. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

mr L.K. Geluk Algemeen directeur

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

4/4

Bijlage: meer informatie over API-standaarden Wat zijn API-standaarden en wat is de meerwaarde hiervan? • Gemeenten hebben voor hun werk veel gegevens nodig, uit verschillende systemen. In de huidige informatievoorziening van gemeenten is het verzamelen van al deze gegevens vaak lastig of zelfs onmogelijk. Dit omdat die gegevens zijn opgeslagen in specifieke systemen, die niet zijn ingericht op het snel uitwisselen van gegevens met andere systemen. • Om dit te veranderen werken gemeenten volgens de informatiekundige visie Common Ground aan een nieuwe informatievoorziening, waarin gemeenten en hun partners gegevens wèl veilig en efficiënt kunnen uitwisselen. De overgang naar deze nieuwe informatievoorziening is groot en vindt stapsgewijs plaats. • Eén van de eerste stappen wordt nu gezet: het vaststellen van de API-standaarden voor zaakgericht werken. De afkorting API staat voor Application Programming Interface. Het gaat hierbij om software waarmee computers met elkaar kunnen communiceren en gegevens uitwisselen. Met de API-standaarden voor zaakgericht werken wisselen gemeenten veilig en efficiënt gegevens uit. • Veel gemeenten werken zaakgericht. Dit betekent dat informatie over dienstverlening aan inwoners in zaken is geordend in een zaaksysteem.

Als alle gemeenten de API-standaarden voor zaakgericht werken gebruiken, wordt de uitwisseling van gegevens voor deze systemen efficiënter. Het is bovendien een belangrijke stap in het realiseren van Common Ground, iets waar alle gemeenten naar streven. • Het College van Dienstverleningszaken adviseert op basis van deze argumenten om de APIstandaarden voor zaakgericht werken een ‘pas-toe-of-leg-uit’ standaard te maken. Wat is zaakgericht werken? Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van ‘zaken’. Een zaak is in dit verband een samenhangende hoeveelheid werk, met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat. Bij dienstverlening is een (aan-)vraag de aanleiding om een zaak te starten en te behandelen. De zaak eindigt met het leveren van de gevraagde dienst, in de vorm van het resultaat van de zaak. Zaakgericht werken draagt ook bij aan goede vastlegging en duurzame toegankelijkheid van (zaak)gegevens. Waarom is zaakgericht werken van belang? Het landelijk en gemeentelijk ICT-beleid is erop gericht dat bedrijven en burgers de zaken die ze met de overheid doen digitaal moeten kunnen afhandelen. Daarvoor is het noodzakelijk dat de overheid alle informatie, die voor burgers relevant is, digitaal beschikbaar maakt.

De voordelen van zaakgericht werken bestaan onder andere uit automatische termijnbewaking, parallel werken in hetzelfde dossier, automatisch routeren naar betrokken medewerkers of systemen en het geautomatiseerd toekennen van metadata. Ook statusinformatie over de voortgang van de behandeling van een zaak valt hieronder, evenals (een deel van) de inhoud van het desbetreffende zaakdossier en een duurzame toegankelijkheid hiervan. De API-standaarden voor zaakgericht werken helpt gemeenten dus hier invulling aan te geven en daarmee ook het realiseren van de informatiekundige visie Common Ground. Hoe kunnen gemeenten zaakgericht werken realiseren? De informatiekundige visie Common Ground hervormt de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en

bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven. De nieuwe standaarden voor zaakgericht werken zijn de eerste beschikbare standaarden, passend binnen deze visie en ontwikkeld samen met gemeenten en diverse marktpartijen. Deze Application Programming Interface voor zaakgericht werken (API-ZGW) is een serie gestandaardiseerde koppelingen waarmee applicaties (zaak)gegevens in gestandaardiseerde bronnen kunnen ophalen en vastleggen. Door te werken met de API-ZGW zijn gemeenten in staat om regie te houden op hun gegevens, eenvoudiger verschillende applicaties rond zaakgericht werken te koppelen en te voldoen aan privacywetgeving. Data worden niet langer gekopieerd en op meerdere plekken en in verschillende vormen opgeslagen, waardoor gemeenten altijd met de juiste en actuele gegevens werken. Hiermee zetten gemeenten een eerste stap in de richting van een modernisering van het ICT-landschap passend in de visie Common Ground. Meer informatie over werken met API-standaarden voor zaakgericht werken Meer informatie vindt u in deze drie, op elkaar aansluitende documenten: 1. Vergelijking tussen API-standaarden voor zaakgericht werken en Zaak- en Documentservices Hierin worden de fundamentele verschillen tussen het werken met Standaard Uitwisseling Formaat (StUF) en API-standaarden besproken.

Het document concretiseert verder welke voordelen implementatie van de API-standaarden gemeenten en leveranciers biedt. 2. API-standaarden voor zaakgericht werken gerelateerd aan GEMMA 2referentiecomponenten Dit document koppelt de verschillende API-standaarden voor zaakgericht werken aan GEMMA 2-referentiecomponenten die een rol hebben binnen het zaakgericht werken. Omdat per referentiecomponent beschreven wordt welke API-standaarden relevant zijn, kan dit document bij verwervingstrajecten worden ingezet om te bepalen welke eisen en wensen aan (potentiële) leveranciers kunnen worden gesteld. 3. Eisen en Wensen voor oplossingen voor zaakgericht werken Deze handreiking dient als inspiratiebron voor gemeenten die bezig zijn met een verwervingstraject voor een oplossing voor zaakgericht werken. Door de gewenste oplossing te koppelen aan één of meerdere referentiecomponenten uit het document hierboven, kunnen eisen en wensen verder worden afgestemd op een specifieke opdracht. Meer informatie De meest actuele API-standaarden voor zaakgericht werken (beheer en gebruik) en meer informatie is beschikbaar via: https://www.gemmaonline.nl/index.php/API-standaarden. De afdeling Veiligheid, Architectuur en Standaarden van VNG Realisatie heeft een helpdesk ingericht voor gebruikersondersteuning en vragen over API-standaarden, de helpdesk is bereikbaar via standaarden.ondersteuning@vng.nl