A17. 20220215 BDO, Boardletter 2021.pdf

T: +31 (0)10 24 24 600 E: rotterdam@bdo.nl www.bdo.nl

BDO Audit & Assurance B.V. K.P. van der Mandelelaan 40, 3062 MB Rotterdam Nederland

VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad van de Gemeente Papendrecht T.a.v. mevrouw drs. ing. M. Muijzer – Van der Meijden Postbus 11 3350AA PAPENDRECHT

Rotterdam, 26 januari 2022 Kenmerk: MS/RA1225 Betreft: Boardletter interim-controle 2021

Geachte leden van de Raad, In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Met deze brief geven wij u inzicht in de hoofdlijnen van onze bevindingen en observaties. Een interim-controle is gericht op het inzicht verkrijgen in de effectiviteit en toetsbaarheid van de interne beheersomgeving en mondt uit in aanbevelingen ten behoeve van het management ter optimalisatie van de interne beheersomgeving. Wij geven dan ook geen oordeel over de kwaliteit van de interne organisatie op zichzelf. Nieuwe samenwerkingsvorm in de Drechtsteden met ingang van 2022 In 2021 heeft uw gemeenteraad ingestemd met de opheffing van de GR Drechtsteden in zijn huidige vorm. De verschillende “dochters” van de GR Drechtsteden zullen overgaan naar gemeente Dordrecht, welke zal fungeren als servicegemeente voor de regio. De sociale dienst is de enige uitzondering hierop en zal worden voortgezet in de GR Sociaal, een klassieke gemeenschappelijke regeling. De afspraken en impact op de begroting t.a.v. de Participatiewet vormen nog een aandachtspunt, gezien u meer beleidsruimte krijgt. De effecten op uw bedrijfsvoering zullen goed gemonitord moeten worden. De feitelijke taken en bevoegdheden, inclusief mandateringen en delegaties, zullen één op één overgaan naar de nieuwe samenwerkingsvorm (‘as is’).

De impact op de jaarrekeningcontrole 2021 van uw gemeente is naar verwachting beperkt. Wij zijn door de Servicegemeente Dordrecht gevraagd op een aantal gemaakte afspraken en procedures te reflecteren. Mocht sprake zijn van een materiële impact op de gemeente Papendrecht dan informeren wij u daarover. Coronacrisis Vorig jaar hebben wij samen met de organisatie veel aandacht besteed aan de gevolgen van de Coronacrisis, voor de korte, middellange en lange termijn. Aan de hand van een impact-analyse en de Corona-checklist zijn wij nagegaan wat de effecten waren en zijn voor de informatievoorziening aan de raad, de interne beheersing alsmede de financiële implicaties op korte en lange termijn. Met name door de onduidelijkheden in het begin van de crisis omtrent de financiële gevolgen en compensatie door het rijk waren het onzekere tijden. In de loop van de tijd bleek de impact voor de meeste gemeenten per saldo mee te vallen. Voor de controle van de jaarrekening 2021 zal op basis van de laatste inzichten een actualisatie van de impactanalyse worden opgesteld.

Wel hebben wij het volgende geadviseerd:  alert te blijven op de ontwikkelingen en de afwikkeling van ontvangen rijksgelden, ook via gemeenschappelijke regelingen;  waardering van mogelijke verhoudingen met verbonden partijen extra aandacht blijven geven;  voorgaande punten strak te monitoren en de gemeenteraad te blijven informeren over eventuele bijstellingen van de (meerjaren)begroting. Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

1 | nieuwe perspectieven

Rechtmatigheidsverantwoording Eind juni werd bekend dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een jaar is uitgesteld. Naar wij hebben begrepen staat de wetswijziging inmiddels voor week vier van 2022 op de agenda van de Tweede Kamer en zal deze worden ingevoerd met ingang van begrotingsjaar 2022. Daarmee is er ruimte ontstaan om, na een intensief jaar met Corona, de invoering goed voor te bereiden. Eind augustus 2021 heeft de commissie BBV (na consultatie) een nieuwe kadernota Rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Tegelijk met deze kadernota is eveneens een notitie over de paragraaf bedrijfsvoering en een addendum op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 gepubliceerd. Er zijn afgelopen jaren diverse publicaties geweest waarvan wij het college hebben geadviseerd kennis te nemen (de verwachting is dat in het najaar de commissie SDO van de NBA nog een notitie voor accountants uitbrengt over de gevolgen van invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de commissie BADO over de wijze van verantwoorden vanuit de optiek van gemeenten). Wij zien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering.

Begin 2020 hebben wij hierover een visiepaper ‘Rechtmatigheidsverantwoording, een kans op meer control’ uitgebracht, met daarin een verschillende varianten en een invoeringsplan. Het gaat bij de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording om fundamentele vragen als:  Op welke onderwerpen en met welke diepgang wil de raad kaders stellen en controleren?  In hoeverre werkt het college rechtmatig en/of bent u in control?  In hoeverre is uw bedrijfsvoering, interne controle en IT beheer op orde en wat is ervoor nodig om daar te komen?  En misschien wel de moeilijkste vraag van allemaal: wat zijn de ambities en is de organisatie in staat is om aan die doelen en verwachtingen te voldoen? De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. Als accountant zullen wij die werkzaamheden vervolgens toetsen, teneinde te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het college een getrouw beeld geeft.

Ten aanzien van de huidige organisatie en het toegroeien naar de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij enkele adviezen/bevindingen aan het college uitgebracht  De rol van de VIC-functie zal vergroot worden waardoor investering hierin nodig blijft (aandacht om voldoende middelen (FTE’s) in te zetten om de kwaliteit van de VIC-functie te waarborgen);  Gemeente heeft nog geen formeel intern Controleplan voor 2022;  Belangrijke onderdelen van dit controleplan 2022 moeten zijn: opstellen nieuwe risico-analye en frauderisico-analyse, foutevaluatie en frequentie van rapportering en aan wie; en  Meer aandacht in de uitvoering van de VIC voor de procesgang (in plaats van alleen gegevensgerichte controles achteraf). De organisatie is recent gestart met het toepassen van data-analyse op de inkoopstroom, zodat risicogericht en effectief gewerkt kan worden aan inzicht en procesverbetering. Tevens hebben wij een ‘Beknopt stappenplan richting de rechtmatigheidsverantwoording’ opgenomen in onze managementletter 2021. Ontwikkelingen met betrekking tot fraude en de controle van de jaarrekening Zoals aangegeven in ons accountantsverslag zal de komende jaren vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie.

In februari 2021 heeft onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiervoor een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” ter consultatie uitgebracht.

2 | nieuwe perspectieven

In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Begin september 2021 is tevens een nieuwe opzet van de controleverklaring ter consultatie uitgebracht, aangezien vanaf 2024 ook in de controleverklaring bij uw jaarrekening ‘op maat’ moet worden gerapporteerd over wat het college heeft ingericht ter beheersing van frauderisico’s. In de bijlage bij de best practice zijn diverse frauderisico’s benoemd gerelateerd aan Frauduleuze verslaggeving of het oneigenlijk toe-eigenen van middelen (gebaseerd op de zogenaamde fraudedriehoek). Met deze ontwikkeling wordt beoogd de dialoog tussen college en raad over frauderisico’s en de beheersing hiervan te stimuleren. Wij hebben geadviseerd het VIC-plan 2022 te verrijken met een integrale (fraude)risicoanalyse en inventarisatie van getroffen / te treffen mitigerende of detecterende maatregelen. Belangrijkste aandachtsgebieden Onze bevindingen zijn overwegend gelijk aan voorgaand jaar.

Er is vooral sprake van aandachtspunten op het gebied van de zichtbaarheid en toetsbaarheid van de interne beheershandelingen, waarvan de organisatie zal moeten afwegen in hoeverre risico’s om maatregelen vragen. Deze liggen verder in het bijzonder op de vlakken van: • Preventieve beheersing ten aanzien van voldoen aan EU Aanbestedingsregels, o.a. door gebruik te maken van een contractregistratie en monitoring; • Het in de lijn beter borgen van het documenteren van de prestatielevering; • Vastlegging van de procesgang en eenduidige werkinstructies waarbij ook borging plaatsvindt van controletechnische functiescheiding in de relevante processen; • Het actueel houden en gebruiken van de frauderisicoanalyse de bepaling van te nemen maatregelen onderkende risico’s te mitigeren (zie ook rechtmatigheidsverantwoording). De organisatie heeft ervoor gekozen de VIC te laten plaatsvinden op output en niet op het verloop van het proces. Dit houdt in dat transacties ‘gegevensgericht’ gecontroleerd worden waarbij met name aan de hand van brondocumentatie (zoals inkomende facturen, afgesloten contracten, verstrekte vergunningen etc.) wordt vastgesteld dat volgens de geldende wet- en regelgeving is gehandeld. Dit beperkt het lerend vermogen en de verdere ontwikkeling van de organisatie. Veel gemeenten van uw omvang maken deze keuze.

Wij adviseren u voor de significante processen (processen waarvoor de kans groter is dat zich een grote fout voordoet) te overwegen deze interne beheersing wel in kaart te brengen en onderdeel te laten worden van de VIC, zodat de VIC de 1e lijn kan adviseren over procesverbeteringen. SiSa-controle 2021 De SiSa-bijlage zal in 2021 wederom een aanzienlijk aantal SiSa-regelingen bevatten, waarmee de trend van het afgelopen jaar zich doorzet. Een ontwikkeling die het gevolg is van een strakkere monitoring door het Rijk op de besteding van specifieke uitkeringen. De Algemene Rekenkamer heeft hier aanbevelingen voor gedaan die uitmonden in deze forse verzwaring voor u. Waar over 2020 al bijna sprake was van een verdubbeling van het aantal regelingen naar 10 lijkt over 2021 voor 21 regelingen via SiSa-verantwoording te moeten worden afgelegd, hetgeen wederom een uitbreiding van de scope betekent die door de organisatie moet worden voorbereid en door ons gecontroleerd moet worden. Wij zijn op dit moment met uw organisatie al in gesprek om deze SiSa-controle in te plannen op een zodanige wijze dat uw voorbereiding optimaal is en wij onze controle zo efficiënt en tijdig mogelijk kunnen uitvoeren. Wij hebben het college geadviseerd de controle van de SiSa-bijlage 2021 onderdeel te laten zijn van de VICcontrole.

Zodra het definitieve aantal en de omvang van de te verantwoorden regelingen bekend is, informeren wij u conform voorgaand jaar over de geschatte impact hiervan op de kosten van onze controle, gezien hier sprake is van een uitbreiding van de scope van onze werkzaamheden. 3 | nieuwe perspectieven

Ter afsluiting Ondanks dat in het kader van de jaarrekeningcontrole op dit moment geen sprake is van een voldoende toetsbare interne beheersomgeving is goed zicht op de interne aandachtspunten vanuit de VICwerkzaamheden. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance namens deze,

C.M. Steehouwer MSc RA

4 | nieuwe perspectieven