A03. 20240314 Jaarverslag Rekenkamer Papendrecht 2023.pdf

Rekenkamer Jaarverslag 2023

Maart 2024

Inhoud Voorwoord ...................................................................................................................................................... 2 Hoe werkt de Rekenkamer? ............................................................................................................................ 3 Samenstelling Rekenkamer ............................................................................................................................. 3 Onderzoek naar het duurzaamheidsbeleid ..................................................................................................... 5 Activiteitenkalender per maand...................................................................................................................... 6 Vooruitblik 2024 .............................................................................................................................................. 7 Financiën ......................................................................................................................................................... 7

1

Voorwoord 2023 is een jaar met veel veranderingen geweest voor de Rekenkamercommissie en haar leden. De taken van gemeenten, en daarmee ook de uitgaven, zijn door bv decentralisaties in het sociale domein sinds 2015 flink toegenomen. Dat geldt ook voor de Omgevingswet, die leidt tot verdere uitbreiding van taken en middelen van gemeenten. Daarbij is onafhankelijk onderzoek door een lokale rekenkamer van groot belang. Op deze wijze draagt de rekenkamer namelijk bij aan de versterking van de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad. Op 1 januari 2023 is daarom de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. De invoering van de wet kende een overgangstermijn van een jaar. In het onderzoek naar 10 jaar Rekenkamercommissie in Papendrecht had de Rekenkamercommissie al geanticipeerd op de komst van de nieuwe wet. De Rekenkamercommissie is door de wet een Rekenkamer geworden, zonder leden van de gemeenteraad. Omdat het functioneren van de Rekenkamer gebaat is bij een goede binding met de gemeenteraad in de vorm van een lid van de coalitie en een lid van de oppositie, is in de nieuwe structuur – naast de Rekenkamer – ook een begeleidingscommissie rekenkamer geïnstalleerd met leden van de gemeenteraad. In dit jaarverslag wordt alleen nog de term “rekenkamer” gebruikt. Eind 2023 heeft Lize Kooijman de (inmiddels) Rekenkamer om privéredenen verlaten.

Dit heeft geleid tot een werving en op 7 december de benoeming van een nieuw extern lid: Frans Koemans. Dhr. Torun heeft aangegeven zijn werkzaamheden als raadslid neer te leggen. Dhr. Tieleman nam dhr. Torun al waar en heeft de werkzaamheden nu overgenomen. In 2023 heeft de Rekenkamer een onderzoek laten uitvoeren naar het duurzaamheidsbeleid van de gemeente. De conclusies en aanbevelingen zijn overgenomen door de gemeenteraad. Bovendien zijn moties aangenomen om de informatievoorziening op het thema duurzaamheid te verbeteren en de betrokkenheid van de raad te vergroten. Na de gemeenteraadsverkiezingen is de rekenkamer in gesprek gegaan met de verschillende fracties over onderzoeksthema’s. Naast het onderzoek naar duurzaamheid, is ook privacy daarbij aan bod gekomen. In 2023 zijn de voorbereidingen voor een nieuw onderzoek naar dit onderwerp gestart. Een toelichting op onze activiteiten in 2023 kunt u lezen in dit jaarverslag. Ik wens u veel leesplezier.

Met vriendelijke groeten, Martijn Groenewegen Voorzitter Rekenkamer Papendrecht

2

Leeswijzer Dit jaarverslag start met algemene informatie over de Rekenkamer Papendrecht. Na een terugblik op het onderzoek in het jaar 2023 en de activiteiten volgt een korte vooruitblik op gepland onderzoek in 2024 en afgesloten met de financiële paragraaf.

Hoe werkt de Rekenkamer? Het doel van de Rekenkamer is om onderzoek uit te (laten) voeren gericht op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebeleid, het beheer en de organisatie. Hiermee ondersteunt de Rekenkamer de gemeenteraad in zijn kaderstellende en controlerende rol. De Rekenkamer opereert onafhankelijk en bepaalt haar eigen (onderzoeks-)agenda. De gemeenteraadsleden kunnen suggesties voor onderzoek aandragen. De regels voor het functioneren van de Rekenkamer zijn vastgelegd in de Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Papendrecht. Deze verordening is op 2 december 2021 vastgesteld. Het Reglement van Orde beschrijft de werkzaamheden en de taken van de leden. Deze is op 3 december 2021 vastgesteld door de Rekenkamercommissie. Vanwege de wetswijziging, is op 2 november 2023 de nieuwe verordening Rekenkamer Papendrecht door de raad vastgesteld. Deze vervangt de eerder genoemde verordening van december 2021. Door de wetswijziging bestaat de Rekenkamer uit 3 externe leden. Om de verbondenheid met de raad te behouden, is een begeleidingscommissie ingesteld waarin 2 leden van de gemeenteraad zitting hebben. De begeleidingscommissie heeft een adviesfunctie t.o.v. de Rekenkamer. Deze documenten zijn samen met alle onderzoeken die zijn uitgevoerd te vinden op de gemeentelijke website en vindt u ook als bijlage bij dit document.

In 2020 heeft de Rekenkamer(-commissie) een onderzoek opgeleverd over de doorwerking van zijn onderzoeken. Hierin zijn verschillende aanbevelingen gedaan – ook aan de Rekenkamercommissie. Daar is de Rekenkamer mee aan de slag gegaan en geeft hier op verschillende manier invulling aan. Zo zijn de externe leden in gesprek geweest met het college en de gemeentesecretaris om meer verbinding te zoeken en begrip voor elkaars positie en belangen te creëren. De afspraak is om deze verbinding in de toekomst ook op te blijven zoeken. Daarnaast wordt er gezocht naar uniformiteit in de diverse rekenkamerrapporten.

Samenstelling Rekenkamer De Rekenkamercommissie Papendrecht, een zogeheten gemengde commissie, bestond tot november 2023 uit een externe voorzitter, twee externe leden en twee leden van de gemeenteraad (een lid vanuit de oppositie en een lid vanuit de coalitie). De rekenkamer wordt bijgestaan door een secretaris vanuit de griffie. 3

Op 2 november 2023 is de nieuwe verordening voorde Rekenkamer Papendrecht aangenomen. De huidige rekenkamer bestaat uit 3 externe leden: een voorzitter en 2 externe leden. De externe leden zijn benoemd als lid van de Rekenkamer voor een periode van 6 jaar. Als gevolg van de invoering van de wetswijziging, kunnen raadsleden geen deel meer uitmaken van de Rekenkamer. 2 leden van de gemeenteraad (1 coalitie, 1 oppositie) zijn nu lid van de begeleidingscommissie en adviseren de Rekenkamer. De samenstelling is als volgt: Voorzitter Dhr. drs. M.P. (Martijn) Groenewegen MBA MCM (benoemd als extern lid per 1-1-2012 tot 1-1-2016, vervolgens herbenoemd voor de periode tot 1-1-2020 en vervolgens herbenoemd voor de periode tot 11-2021, benoemd als voorzitter voor de periode tot 16-02-2025); Op 2 november 2023 benoemd tot voorzitter voor een periode van 6 jaar tot 1-11-2029. Externe leden Mw. Drs. J.E. Talstra (per 15-4-2021 benoemd voor de periode tot 15-4-2027); op 2 november 2023 benoemd voor een periode van 6 jaar tot 1-11-2029. Mw. A. Kooijman MSc (per 15-4-2021 benoemd voor de periode tot 15-4-2027); op 2 november 2023 benoemd voor een periode van 6 jaar tot 1-11-2029, en gestopt als extern lid op 1-1-2024. Dhr. Drs. F. Koemans, benoemd voor de periode 7-12-2023 tot 6-12-2029. Leden van de begeleidingscommissie (raadsleden) Dhr. S.

Torun (per 30-3-2022 benoemd tot eind van de zittingsperiode van de huidige gemeenteraad, voorjaar 2026); Vanwege privéomstandigheden heeft dhr. Torun zijn werkzaamheden in 2023 moeten beëindigen. Dhr. Tieleman nam dhr. Torun waar en heeft de werkzaamheden inmiddels overgenomen. Dhr. M.G.C.H. Hardam (per 30-3-2022 benoemd tot eind van de zittingsperiode van de huidige gemeenteraad, voorjaar 2026). Secretaris Dhr. N. den Braven, raadsadviseur/plv. griffier. Dhr. Den Braven heeft gemeente Papendrecht inmiddels verlaten. De rol van secretaris zal voorlopig op interim-basis worden ingevuld.

4

Onderzoek naar het duurzaamheidsbeleid De Rekenkamer Papendrecht heeft in 2023 het bureau RoyalHaskoning DHV de opdracht gegeven onderzoek te doen naar het duurzaamheidsbeleid van de gemeente Papendrecht.1 Begin 2023 is gestart met het onderzoek. Het doel van het rekenkamerrapport was om onderzoek te laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk duurzaamheidsbeleid, zowel voor de eigen organisatie als voor de gemeente als geheel. De hoofdvraag is vertaald naar drie hoofdonderwerpen: beleid en governance, gerealiseerde prestaties, en doeltreffendheid en doelmatigheid. Op basis van het uitgevoerde onderzoek deed de Rekenkamer de volgende aanbevelingen: 1. Ambities in beleid concreet en meetbaar maken; 2. Vaststellen van kaders en ambitieniveau; 3. Geef vorm aan het informeren van de raad en toetsen door de raad. De aanbevelingen zijn tot stand gekomen na een gedegen onderzoek. Voor het geven van een antwoord op de hoofd- en deelvragen en het in beeld brengen hoe de gemeente Papendrecht zich verhoudt tot het normenkader, is kennis en informatie beschikbaar gesteld vanuit de gemeentelijke organisatie. Het rekenkameronderzoek is uitgevoerd in 5 stappen. In de bestuurlijke reactie is te lezen dat het college in voldoende tot hoge mate de analyses, de conclusies en vooral de aanbevelingen deelt.

De raad heeft daarnaast twee moties aangenomen ter verbetering van de informatievoorziening over (de voortgang van) het duurzaamheidsbeleid. Hieraan is, ten tijde van schrijven, een eerste vervolg gegeven. In februari 2024 heeft de eerste beeldvormende bijeenkomst plaatsgevonden, waarin de raad is bijgepraat over het duurzaamheidsbeleid.

1

Rapportage rekenkameronderzoek Duurzaamheidsbeleid, 2023

5

Activiteitenkalender per maand Februari 2023 De resultaten van het DoeMee onderzoek van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) naar de staat van de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging in het decentraal bestuur worden door de rekenkamer gedeeld met de raad. April 2023 Rekenkamerlid Lize Kooijman kondigt haar vertrek aan in verband met verhuizing. De rekenkamer stuurt een voortgangsbericht aan de gemeenteraad over het onderzoek naar het Duurzaamheidsbeleid. Mei 2023 Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. De rekenkamer treft voorbereidingen voor een nieuwe plaatselijke verordening op de rekenkamer. Juni 2023 De rekenkamer verkent nieuwe mogelijke onderwerpen voor onderzoek. Er wordt een groslijst opgesteld. September 2023 De rekenkamer start de wervingsprocedure van een nieuw lid voor de rekenkamer, omdat het vertrek van Lize Kooijman voorzien is aan het einde van het jaar. De rekenkamer maakt de keuze voor het onderwerp Privacy voor het eerstvolgende nieuwe onderzoek. Oktober 2023 Het rekenkamerrapport onderzoek Duurzaamheidsbeleid wordt tijdens een beeldvormende bijeenkomst aan de gemeenteraad gepresenteerd. De gemeenteraad bespreekt het rapport tijdens een oordeelvormende bijeenkomst. November 2023 De gemeenteraad stelt de Verordening op de rekenkamer Papendrecht 2023 vast.

De gemeenteraad neemt de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport Duurzaamheidsbeleid over en neemt twee moties aan: 'Verbeteren informatievoorziening over het duurzaamheidsbeleid en periodieke bespreking duurzaamheid' en 'Vernieuwing Dashboard Duurzaamheid'. De rekenkamer bepaalt de onderzoeksvragen voor een nieuw rekenkameronderzoek naar Privacy, stelt een opdrachtformulering op en vraagt offertes uit bij onderzoeksbureaus. December 2023 Twee onderzoeksbureaus worden uitgenodigd door de rekenkamer om een toelichting te geen op de uitgebrachte offertes voor een onderzoek naar Privacy. PBLQ wordt gekozen om het nieuwe rekenkameronderzoek uit te voeren. De raad benoemt Frans Koemans als lid van de Rekenkamer. De rekenkamer neemt afscheid van de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer, Niels den Braven en van rekenkamerlid Lize Kooijman.

6

D

Vooruitblik 2024 Onderzoek Privacy De rekenkamer Papendrecht heeft zich eind 2023 georiënteerd op een nieuw onderzoek: een onderzoek naar 'Privacy'. Op dit moment zijn de voorbereidingen voor dit onderzoek in gang en de verwachting is dat de rapportage voor het zomerreces van 2024 wordt opgeleverd. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Hoe wordt de privacy van de Papendrechtse inwoners beschermd en wordt er adequaat gebruik gemaakt van de AVG en Wpg, ook gelet op derden aan wie de uitvoering van beleid is uitbesteed, of met wie anderszins persoonsgegevens worden gedeeld? En op welke wijze wordt de gemeenteraad in staat gesteld de privacybescherming periodiek te controleren? Het onderzoek wordt uitgevoerd door onderzoekers van bureau PBLQ. Onderdeel van het onderzoek is een workshop met de gemeenteraad.

Financiën Het budget van de Rekenkamer wordt besteed aan het uitvoeren van onderzoeken. De Rekenkamerleden ontvangen een onkostenvergoeding per vergadering. Het budget van de Rekenkamer is gebaseerd op een bijdrage van € 1,- per inwoner. Per jaar heeft de Rekenkamer €33.000,- beschikbaar. Uitputting budget 2023 (€33.000 beschikbaar) Onderzoek Vergoeding aan leden Lidmaatschap NVRR Overig Totaal

€23.760 €4.968 €410 €74 €29.212

* Op basis van de voorlopige jaarrekening 2023. De cijfers moeten nog gecontroleerd worden door de accountant.

7