21. Ontwerpbegroting 2024 BOVL.pdf
Tekst van het document
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING LEK-MERWEDE
Programmabegroting 2024 Definitief Opgesteld door M.D.(Rien) Bal MBA 15 april 2023
Bureau Openbare Verlichting Lek-Merwede Ambachtsstraat 1E ▪ 3371 XA Hardinxveld-Giessendam ▪ www.bureau-ovl.nl ▪ 0184-630708
Inhoud 1.
Inleiding........................................................................................................................................... 2
2.
Programmabegroting...................................................................................................................... 4 2.1.
Basispakket ............................................................................................................................. 4
2.1.1. 2.2.
Dienstencatalogus - Pluspakket ............................................................................................. 5
2.2.1.
3.
Wat willen we bereiken.................................................................................................. 5
2.2.2.
Wat gaan we daarvoor doen .............................................................................................. 5
2.3.
Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen ..................................................................... 6
2.4.
Overzicht van kosten van overhead ....................................................................................... 6
2.5.
Het bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting en onvoorzien ............................ 6
Paragrafen ....................................................................................................................................... 6 3.1.
4.
Wat willen we bereiken.................................................................................................. 4
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 6
3.1.1.
Algemeen ........................................................................................................................ 6
3.1.2.
Risico-overzicht ............................................................................................................... 7
3.1.3.
Risico – beschrijving ........................................................................................................ 7
3.2.
Bedrijfsvoering ........................................................................................................................ 8
3.3.
Financiering ............................................................................................................................. 9
3.4.
Structurele bijdrage per gemeente ...................................................................................... 10
Financiële Begroting ..................................................................................................................... 11 4.1.
Uitgangspunten opstellen financiële begroting 2024 ......................................................... 12
4.2.
Toelichting op de begroting.................................................................................................. 12
4.3.
Geraamde incidentele baten en lasten per programma ..................................................... 13
4.4.
Financiële positie .................................................................................................................. 13
4.5.
Overzicht beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen reserves ......................... 13
4.6.
Investeringen 2024 ............................................................................................................... 13
5.
Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut ................................................... 14
6.
Ontwerpbesluit ............................................................................................................................. 15
Pagina 1 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
1. Inleiding Algemeen Kerntaak van Bureau OVL is het uitvoeren van het beheer van de openbare verlichting en de centrale aansturing en bewaking op de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden hieraan. Bureau OVL voert in opdracht projecten voor de gemeenten uit. De taken bestaan concreet uit beheer en onderhoud en het uitvoeren van projecten. Beleid In april 2022 is via een Europese Aanbesteding een nieuwe aannemer gestart met het uitvoeren van storingsherstel en calamiteitendienstverlening. Projecten werden middels minicompetities op de markt gezet. In 2023 wordt er via een Europese aanbesteding een Raamovereenkomst Uitvoering Projecten Openbare Verlichting in de markt gezet. De verwachting is dat er medio 2023 hiervoor een nieuwe aannemer is gecontracteerd. Hiermee komt er een einde aan een langdurige periode van voorfinanciering door Bureau OVL van projectmaterialen en projectaannemers. In het nieuwe contract is geregeld dat de aannemer rechtstreeks in opdracht van de gemeenten de inkoop en uitvoering realiseert voor de uitvoering van projecten. De betalingen zullen ook rechtstreeks, onder de paraplu van de raamovereenkomst, door de gemeenten worden gedaan aan de contractaannemer. In 2023 is er een herziene Dienstverleningsovereenkomst opgesteld, inclusief een dienstencatalogus pluspakket.
De voorgaande DVO stamde uit de tijd van de oprichting van Bureau OVL in 2011 en is daarna nooit aangepast. De tekst is geheel herzien, doch passend binnen statutaire teksten van de Gemeenschappelijke Regeling. Een juridische redactie heeft hierop plaatsgevonden. Met de opstelling van beide documenten is er ook getracht er een dynamisch geheel van te maken, jaarlijks te evalueren en waar noodzakelijk aan te passen aan de actualiteit. Hiermee is er een heldere scheiding gelegd tussen het DVO pakket en het DVO+ pakket. De herziene DVO is inmiddels door alle gemeenten ondertekend. Doordat gemeenten steeds meer gaan werken met de Raamovereenkomst Uitvoering Projecten OV krijgt het projectteam meer stabiliteit in het beheersen van het proces van projectcoördinatie in voorbereiding, begeleiding en toezicht op de uitvoering. Daardoor is er een duidelijke budgetbewaking voor kosten en opbrengsten beheersbaar geworden. De eigen exploitatie van het projectteam kan beter worden afgestemd, doordat omzet makkelijker is te prognosticeren en via declarabiliteit van de medewerkers bij de gemeenten worden afgedekt. Hierdoor ontstaat er ruimte bij de projectorganisatie voor onder meer het maken van keuzes op het gebied van grootschalige vervanging en uitbreiding van de openbare verlichting.
In de programmabegroting zijn de producten 'projecten' en 'de standaard dienstverleningsovereenkomst' nadrukkelijk van elkaar gescheiden. Door aan de financiële administratie een projectadministratie te koppelen kan zowel op proces als op geldstromen worden gestuurd. Financieel Voor 2023 is naar aanleiding van de overeenkomst tussen werkgevers VNG en WSGO en de bonden een flinke looncompensatie afgesproken. Dit leidt voor Bureau OVL tot een gemiddelde loonsomstijging van ruim 5,6%. In de begroting voor 2024 is rekening gehouden met nog eens een stijging van 3,5% op loonkosten. Daarnaast is er ruimte gecreëerd voor een extra directievoerder. Er is ook indexering op de indirecte kosten toegepast, conform de financiële verordening.
Pagina 2 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Op verzoek van het bestuur wordt er vorm gegeven aan de organisatie en realisatie van Installatie Verantwoordelijkheid binnen Bureau OVL. De extra kosten die gemoeid zijn met het opzetten van een IV organisatie is begroot op € 32.500, - in 2024. Verwacht wordt dat voor de begroting 2024 de bijdrage per lichtobject niet verder zal stijgen. De prijs per object blijft voor 2024 vastgesteld op € 12,10. In het 1e kwartaal van 2023 zijn de financiële en statutaire documenten aangepast aan de vigerende wet- en regelgeving. De oude stukken uit 2011 waren na start van Bureau OVL nooit meer geactualiseerd. Dankzij de input van de financieel adviseur, accountant en juristen zijn de documenten passend binnen de GR én de nieuwe wet- en regelgeving herschreven en door het Algemeen Bestuur in de extra vergadering van 15 maart 2023 in besluit vastgesteld. Begrotingsopbouw De structuur van de begroting sluit aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is ten opzichte van de afgelopen jaren, naar aanleiding van de recente wijzigingen conform de hernieuwde BBV standaarden, aangepast. Bureau OVL heeft één programma, twee producten en een financiële begroting.
Een bijlage als genoemd in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Hoofdstuk 1, artikel 7 lid 3c met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld ontbreekt in de begroting, omdat Bureau OVL in één taakveld opereert. Tevens ontbreekt in het programmaplan de koppeling naar de beleidsindicatoren. Bureau OVL is namelijk niet makkelijk in te passen in één van de voorgeschreven taakvelden welke het ministerie BZK aangeeft. De beste match heeft de GR met het taakveld verkeer en vervoer. Ten aanzien van het taakveld verkeer en vervoer zijn de hierbij aangegeven beleidsindicatoren niet van toepassing op de werkzaamheden welke de GR uitvoert. Derhalve zijn geen beleidsindicatoren opgenomen, maar is hiermee wel een korte uiteenzetting gemaakt omtrent het taakveld. Ontwikkelingen Het in 2023 voortgezette verbetertraject zal leiden dat er voor 2024 een goede structuur is neergezet, waardoor de samenwerking tussen Bureau-OVL, de gemeenten en de aannemer een dynamisch geheel kan zijn. Deze samenwerking wordt gekenmerkt door de beheersbare processen, tevreden opdrachtgevers én inwoners. Samenwerken naar een nieuwe, stabiele basis is een gezamenlijk belang. Door een onderlinge, open communicatie tussen beheerders en medewerkers van Bureau-OVL werken we aan een gezamenlijke doelstelling, verbeteren van de dienstverlening, rust en consolidatie.
Eind 2022 en begin 2023 zijn de gemeentelijke meldsystemen FIXI via een API gekoppeld aan het beheersysteem MOON, zodat de meldingen eenduidig en compleet in beeld zijn en als zodanig worden bewerkt en afgehandeld. Overeenkomsten met netbeheerder Stedin In 2017 is voor elke gemeente de nieuwe uitgebreide 16c overeenkomst afgesloten met Stedin. Met deze overeenkomst kunnen opdrachten voor het uitwisselen, het verplaatsen, het tijdelijk verwijderen en het definitief verwijderen van lichtmasten door Bureau OVL direct aan de aannemer gegeven worden zonder tussenkomst van de netbeheerder. De voorbereiding van de 16c activiteiten moeten net als het toezicht op de werkzaamheden uitgevoerd worden door medewerkers van Bureau OVL. De medewerkers van Bureau OVL krijgen voortdurend instructie op de actuele ontwikkelingen binnen Stedin. Bureau OVL is ook vertegenwoordigd in het BuRoDAS overleg en heeft periodiek op management niveau contact met de verschillende diensten van de netbeheerder Stedin en de collega-managers uit Drechtsteden, Rotterdam en Amersfoort. Daarnaast is Bureau OVL
Pagina 3 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
namens de gemeenten aangesloten bij het IGOV (Inter Gemeentelijk Overleg Openbare Verlichting) als onderdeel van de stichting Openbare Verlichting Nederland. (OVLNL.NL) Risico De ontwikkelingen rond de oorlog in Oekraïne en de nasleep van de Coronapandemie zorgen nog steeds voor lange levertijden en sterk stijgende materiaalprijzen. Sommige leveranciers werken nog steeds met dagprijzen. Per 1 april 2023 is het de contractaannemer contractueel toegestaan om materialen en loonkosten te indexeren. Loonkosten een maal per jaar, materialen twee maal per jaar. Dit heeft direct gevolgen op de budgetten van de beheerders.
2. Programmabegroting 2.1. Basispakket De gemeente is als beheerder verantwoordelijk voor het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting. Bureau OVL voert deze taken voor de gemeenten uit. Voor het kunnen uitvoeren van deze beheertaak moeten een aantal werkzaamheden worden verricht. Het doel is dat het beheer en onderhoud van het areaal van de openbare verlichting in de gemeente effectief en efficiënt verloopt.
2.1.1. Wat willen we bereiken Algemeen Bureau OVL verricht verschillende takken van beheer uit. Deze kunnen worden verdeeld in strategisch beheer, operationeel beheer en onderhoud. Deze taken liggen vast in een hiertoe afgesloten dienstverleningsovereenkomst (DVO). Strategisch beheer Het strategisch beheer betreft de beleidsvorming en de beleidsbewaking Daartoe behoren onder meer in overleg met de beheerders het bepalen en vastleggen van de gewenste kwaliteit (beleidsplannen gemeenten), programmering en monitoring. Via een dienstverlening overeenkomst hebben de gemeenten de onderstaande taken ondergebracht bij Bureau OVL in het basispakket. - Areaal gegevens beheren en up tot date houden, - Advisering bij beleidsplannen en beheerplannen, - Programmering en planning ver-LED-ing conventionele armaturen, - Monitoring systemen via Luminizer of andere smart lighting oplossingen. Via regie-overeenkomsten (dienstencatalogus - pluspakket) kunnen ook de onderstaande taken ondergebracht worden bij Bureau OVL - Opstellen gemeentelijke beleids- en beheerplannen; - Uitwerken vervangingsplannen; - Uitwerken renovatie plannen; - Uitwerken reconstructies. Operationeel beheer Het operationeel beheer heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: 1. Het beheer van alle verlichtingsobjecten. 2. De directievoering op werkzaamheden door contractpartijen. 3.
Het laten uitvoeren van schouwen. 4. Het behandelen en afhandelen van storingen en schades. Pagina 4 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
5. 6. 7. 8.
Het verzorgen van de energie-opgave naar de netbeheerder. Het initiëren van vervangingsinvesteringen. Het in opdracht geven van 16c werkzaamheden en het begeleiden hiervan. Het coördineren van bodemonderzoeken en bodemrapportages.
Onderhoud Het preventief onderhoud is er op gericht de openbare verlichting in goed functionerende staat te houden. Vanuit de dienstencatalogus pluspakket kunnen de onderstaande diensten worden afgenomen: 1. Preventieve vervanging van lampen, maar dit wordt steeds minder in verband met ver-LED-ing van het complete areaal. 2. Het schoonmaak van de armaturen, de nieuwe modellen vervuilen erg sterk door spinraggen. 3. Schilderen van de masten. 4. Vervanging van masten en armaturen (incidenteel) Het correctief onderhoud is gericht op het na storing of schade weer snel en effectief laten functioneren van individuele verlichtingsobjecten, betrekking hebbend op: 1. Meldingen en storingen. 2. Inspecties 3. Schades 4. Klachten In 2022 is er via een Europese aanbesteding een onderhoudsaannemer gecontracteerd voor storing en schade herstel. Bureau OVL bewaakt de gestelde reparatietermijn van vijf werkdagen en de hieruit voortvloeiende vervangingstermijn van 10 dagen na storingsherstel. Bureau OVL zorgt voor het beheer, bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden die door derden worden uitgevoerd en controleert voor gemeenten de inkoopfacturen. De budgetbewaking voor energie en onderhoud blijft bij de gemeenten.
2.2. Dienstencatalogus - Pluspakket 2.2.1. Wat willen we bereiken Samen sterker zijn door met alle deelnemende gemeenten (vervanging)projecten te realiseren binnen de gestelde kredieten en daarbij een vermindering van het energieverbruik en van de onderhoudslasten te bereiken. Inkoopvoordeel van materialen en diensten speelt een grote rol bij het centraal laten organiseren van projecten.
2.2.2. Wat gaan we daarvoor doen In 2023 is er via een Europese aanbesteding een raamovereenkomst Uitvoering Projecten in de markt gezet waarop er medio 2023 een aannemer op wordt gecontracteerd. De specifieke opdrachten worden door de gemeente rechtstreeks in opdracht gegeven en betaald aan de contractant. De medewerkers van Bureau OVL begeleiden de projectactiviteiten namens de gemeenten. Zij voeren de volgende werkzaamheden uit: • Het ontwerpen van lichtplannen en het maken van lichtberekeningen voorafgaand aan vervanging en uitbreiding, • Het voorbereiden van projecten, • Directievoeren en toezicht houden op de uitvoering van projecten, • Begeleiding door Installatie Verantwoordelijke in overleg met de Werk Verantwoordelijke van de aannemer en afstemming Elektrische Veiligheid met de Installatie Verantwoordelijke van Stedin. Pagina 5 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
• • •
Afstemmen van de werkzaamheden met derden zoals Stedin en met de contractaannemer(s). Opleveren volgens oplever protocol o.a. op kwaliteit, compleetheid en elektrische veiligheid. Verwerken van aangeleverde revisiegegevens.
Doelstelling 2024: • • • •
Bureau OVL spant zich in, om samen met de deelnemende gemeenten, de kwaliteit van de openbare verlichting te verbeteren en daarmee de storingen aanzienlijk te verminderen. Bureau OVL voert voor de gemeenten de ‘kengetallen voor de OVL’ uit conform de systematiek van de Nederlandse Stichting voor Verlichtingskunde NSVV. Realiseren van een koppeling met de systemen van Stedin en van de aannemer. Verder optimaliseren van de storingsmodulen en het rapporteren van kengetallen.
2.3. Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen In de begroting over 2023 is geen overzicht van de algemene dekkingsmiddelen opgenomen, omdat deze niet van toepassing zijn op Bureau OVL. OVL heft namelijk geen lokale heffingen, heeft geen algemene uitkering uit het Gemeentefonds, keert geen dividend uit aan haar deelnemers, heeft geen saldo van de financieringsfunctie en heeft geen overige algemene dekkingsmiddelen waar een bestedingsdoel aan is gekoppeld.
2.4. Overzicht van kosten van overhead Bureau OVL kan een groot deel van haar kosten direct scharen onder het primaire proces waarin zij zich bevindt. Dit geldt echter niet voor de kosten van overhead die in mindere mate toe te rekenen zijn aan het primaire proces. Kosten van overhead worden toegekend aan de activiteiten (Beheer & Projecten), waarbij de interne afspraak geldt dat 12% van de projectenomzet als overheadkosten wordt toegekend aan het Projectendeel.
2.5. Het bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting en onvoorzien Bureau OVL is belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Na overleg met de Belastingdienst heeft de Belastingdienst bevestigd dat Bureau OVL een vrijstelling voor de vennootschapsbelasting kan toepassen. Aan deze vrijstelling zijn voorwaarden verbonden. Voor 2024 wordt verwacht dat de vrijstelling kan worden toegepast. Derhalve is geen verschuldigde vennootschapsbelasting in de begroting opgenomen.
3.
Paragrafen
3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3.1.1.
Algemeen
In de financiële verordening is in artikel 11, lid 1 opgenomen, dat het gewenste weerstandsvermogen in de vorm van een algemene reserve, 30% dient te bedragen van het totaal aan gemeentelijke bijdragen per lichtobject over het jaar t-1 afgerond naar boven op eenheden van € 1.000. Over het jaar 2023 (jaar t-1) bedroeg de bedoelde gemeentelijke bijdrage € 608.110. Het gewenst weerstandsvermogen per ultimo van het boekjaar bedraagt dan € 183.000. Het werkelijke weerstandsvermogen in de vorm van de algemene reserve is € 156.406. Daarmee is het gewenste niveau nog niet bereikt maar is het weerstandsvermogen wel voldoende om de gekwantificeerde risico’s, zoals opgenomen in het risico-overzicht hierna, af te dekken.
Pagina 6 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Blijkens artikel 11, lid 2 van de financiële verordening dient het bepaalde weerstandsvermogen ter dekking van de: - Algemene risico’s - Risico’s als gevolg van ziekteverzuim en overige personele verplichtingen - Risico’s in verband met projectmatige activiteiten - Interne financiering van investeringen Het werkelijke weerstandsvermogen moet voldoende zijn om die optredende risico’s, voorover die niet afgedekt zijn door voorzieningen of verzekeringen, op te vangen. Om hier inzicht in te krijgen zijn de risico’s in onderstaande tabel benoemd en gekwantificeerd. Vervolgens is een inschatting gemaakt van de financiële invloed (impact) die een risico kan hebben op de exploitatie. Tenslotte zijn de risico’s beoordeeld op de kans van optreden en ingedeeld in risicoklassen. Om de impact te bepalen is uitgegaan van de percentages 10, 25 en 50. Voor de risicoanalyse zijn 3 risicoklassen gehanteerd en wel 80%, 50% en 25%.
3.1.2. Risico-overzicht Risico
Bedrag
Impact 80%
Ontstaan van vacatures Achterblijvende omzet plustaken Dekkingsverlies op overhead Ziekteverzuim en personele verplichtingen
Interne financiering investeringen Algemene risico's Totaal
552.000 286.000 34.320
25% 50% 50%
50.000
25%
20.000 20.000
Beschikbaar weerstandsvermogen Overschot aan weerstandsvermogen
Kans 50%
Totaal 25%
69.000 35.750 4.290
69.000 35.750 4.290
3.125
3.125 112.165 20.000 20.000 152.165 156.406 4.241
3.1.3. Risico – beschrijving Ontstaan van vacatures De grootste kostencomponent is de personeelskosten. Het belangrijkste risico is het niet kunnen invullen van vacatures als die ontstaan. De arbeidsmarkt is van dien aard dat invulling van een vacature zondermeer niet vanzelfsprekend is. Het risico bestaat dat genoegen moet worden genomen met een medewerker die (nog) niet over de juiste competenties beschikt. Dat kan een risico vormen voor de kwaliteit van de dienstverlening. Wanneer de vacature noodgedwongen moet worden ingevuld met inhuur kan in financiële zin een risico optreden. Uitgegaan is van het geraamde bedrag aan personeelskosten in 2023 en een impact van 25%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 50%.
Pagina 7 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Achterblijvende omzet plustaken De gemeenten zijn niet verplicht plustaken af te nemen. Het risico bestaat dat de geraamde omzet niet wordt gerealiseerd. Indien dat zich voordoet ontstaat een dekkingstekort op de personeelskosten. Uitgegaan is van de geraamde omzet 2023 en een impact van 50%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 25%. Dekkingsverlies op overhead De plustaken dragen bij aan dekking van de overhead. De bijdrage bedraagt 12% van die omzet. Het risico is gerelateerd aan het vorige item. De impact en de kans zijn derhalve ook respectievelijk 50% en 25%. Ziekteverzuim en personele verplichtingen Kosten van ziekteverzuim en doorlopende personele verplichtingen zijn een regulier bedrijfsrisico. Dit risico wordt ingeschat op € 50.000 met een impact en kans van beide 25%. Interne financiering investeringen Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten. Investeringen moeten daardoor met eigen middelen gefinancierd worden. Er wordt rekening gehouden met een jaarlijks benodigd bedrag van € 20.000. Algemene risico’s Voor restrisico’s die zich kunnen voordoen wordt een bedrag aangehouden van € 20.000.
3.2. Bedrijfsvoering Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop Bureau OVL gedurende een bepaalde periode als interne organisatie functioneert. Voor 2024 kan dit worden opgedeeld in verschillende zaken. Personeel De vaste personele bezetting bestaat naar verwachting op 1 januari 2024 uit 6 fte met 7 personen. Werkvoorbereider beheer 0,67 fte Adm. werkvoorbereider 1,00 fte Beheerder / werkvoorbereider 0,67 fte Toezicht / directievoerder beheer 1,00 fte Projectvoorbereiding – coördinatie projecten 1,00 fte Directievoerder 0,67 fte Algemeen manager 1,00 fte Buiten de vaste bezetting worden in 2024 externe krachten voor Projecten (directievoering, projectmanagement) ingehuurd. Er wordt gestreefd om begin 2024 een extra directievoerder te hebben aangetrokken voor de begeleiding van de projecten in uitvoering. Personeelszaken worden begeleid door een HR adviseur. Zij begeleidt de medewerkers van Bureau OVL in hun performance, na de toetreding en deelname aan de WSGO, cao-SGO en IKB. Er zijn voor de medewerkers nieuwe arbeidscontracten en functiebeschrijvingen opgesteld, digitale dossiers aangemaakt en een goede personeelsgesprek-cyclus ingevoerd. Het functiehuis Bureau OVL wordt in samenwerking met het adviesbureau Leeuwendaal rond medio 2023 vastgesteld. Voor de indeling worden de HR21 normfuncties toegepast.(VNG standaardisering)
Pagina 8 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Huisvesting Bureau OVL is gehuisvest in een gehuurd kantoorgebouw aan de Ambachtsstraat in HardinxveldGiessendam. De inrichting van de werkplekken zijn inmiddels aangepast conform de geldende Arbonormen. De locatie bestaat uit een algemene kantoorruimte, een kantoor voor de leidinggevende, een vergaderruimte, een kleine keuken en toiletruimten. Financiële administratie De financiële administratie wordt na een gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd door Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V. Deze organisatie zorgt ook voor de jaarlijkse financiële controle van de boekhouding. Verstegen toetst tevens de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening. In 2023 zijn alle statutaire documenten, stammend uit de tijd van de oprichting (2011) herzien en aangepast op de vigerende wet- en regelgeving. Automatisering In 2022 heeft het complete ICT systeem een upgrading ondergaan, waarbij het systeem weer toekomst bestendig is, tevens zijn er beveiligingstools ingebracht die er voor zorgen dat het systeem beveiligd is tegen de zgn. hackers. Met deze stap is het ook mogelijk geworden om het gemeentelijk meldsysteem FIXI te koppelen aan het Beheersysteem MOON. De uitwisseling van persoonsgegevens is binnen het nieuwe systeem beveiligd.
Voor het uitwisselen van persoonsgegevens in de koppeling MOON/Fixi is tussen de gemeenten en Bureau OVL een verwerkersovereenkomst gesloten. De gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam en Hendrik-Ido-Ambacht zijn met deze koppeling verbonden aan Bureau OVL. Deze koppelingen zijn eind 2022 en begin 2023 geactiveerd. De eerste ervaringen zijn positief. Bestuurlijk Het Algemeen Bestuur zal in 2024 twee keer bijeenkomen. Het Dagelijks Bestuur naar verwachting vier keer. De voorzitter zal maandelijks een voortgangsgesprek met de algemeen manager voeren. De personele en financiële zaken komen aan de orde, alsmede de bedrijfsvoering en de afstemming met de aannemer en netbeheerder Stedin. Ook de voortgang van projecten en het beheer worden besproken.
3.3. Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van de financiële positie en de hieraan verbonden risico’s, alsmede het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden en de financiële geldstromen. Meer concreet gaat het om financiering van de uitvoering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen, waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet, en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 15 maart 2023 is het financieringsstatuut vastgesteld. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De wetgeving over schatkistbankieren is voor Bureau OVL niet van toepassing omdat het onder de financiële limiet voor verplicht schatkistbankieren zit. Gelet op de lage rentevergoeding van de Staat is schatkist-bankieren geen optie. De financieringsactiviteiten van Bureau OVL zullen in 2024 vergelijkbaar zijn met situatie vóór medio 2020.
De huidige aannemer koopt weer zelf materialen in en doet dus de voorfinanciering van de Pagina 9 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
materialen en rekent deze rechtstreeks af met de gemeenten. Bureau-OVL hoeft niet meer voor te financieren op inkoop van materialen en uitvoering van werken. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van € 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van een kredietfaciliteit en vaste geldleningen o/g en u/g is het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde.
3.4. Structurele bijdrage per gemeente In onderstaand schema zijn de structurele bijdragen per gemeente weergegeven.
Herziene begroting Aantal Aantal objecten Kosten 2023 Gemeente objecten 2023 (aant. * € 12,10) 2024 Gorinchem 8.058 € 97.501,80 8.058 Hardinxveld-Giessendam 3.423 € 41.418,30 3.423 Hendrik-Ido-Ambacht 7.681 € 92.940,10 7.906 Molenlanden 10.469 € 126.674,90 10.619 Papendrecht 6.577 € 79.581,70 6.745 Vijfheerenlanden 14.049 € 169.992,90 14.249
Kosten 2024 (aant. * € 12,10) € 97.501,80 € 41.418,30 € 95.662,60 € 128.489,90 € 81.614,50 € 172.412,90
Totaal
€
50.257
€
608.109,70
51.000
617.100,00
Pagina 10 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Programmabegroting 2024 126.200 € 1.582.265 € 945 €
91.036 € 1.901.253 € 37.440 €
92.100 € 1.228.136 € 17.553 €
€
Resultaat
16.500 €
50.355 €
35.130 €
584.300 €
61.500 €
708.280 €
1.583.210 €
€
11.102 €
46.687 €
29.551 €
531.561 €
237.067 €
954.249 €
1.938.693 €
€
14.983 €
50.000 €
32.078 €
530.100 €
142.600 €
366.275 €
1.245.689 €
Totaal: Lasten
€
€
€
€
€
€
€
2023
2022
jaar
Totaal: Algemene kosten
Algemene kosten
Totaal: Afschrijvingen
Afschrijvingen
Totaal: Beheerslasten
Beheerslasten
Totaal: Huisvestingskosten
Huisvestingskosten
Totaal: Personeelslasten
Personeelslasten
Totaal: Beheerkosten
Beheerkosten
Totaal: Projectkosten
Projectkosten
Lasten
Totaal: Baten
Baten
herzien budget
Rekening
Budget 2022
€
Herziene begroting 2023
12,10 € 608.109,70 €
11,06 € 549.881,08 €
11,06 € 549.881,08 €
€
Bijdrage Gemeenten
50257
49.718
49.718
Staat van baten en lasten
aantal masten in beheer
2024
Bureau Openbare Verlichting 2.996 €
976.580 €
126.370 €
18.260 €
53.300 €
33.700 €
631.450 €
48.500 €
65.000 €
979.576 €
Budget
617.100,00 €
12,10 €
51000
DVO
€
2.995 €
665.923 €
89.091 €
18.260 €
53.300 €
33.700 €
423.072 €
48.500 €
-
668.918 €
Budget 2024
617.100,00
12,10
51000 €
€
€
€
€
€
1 €
310.657 €
37.279 €
-
-
-
208.379 €
-
65.000 €
310.658 €
DVO+
Budget 2024
pakket
PLUS
2025
2.996 €
976.580 €
126.370 €
18.260 €
53.300 €
33.700 €
631.450 €
48.500 €
65.000 €
979.576 €
Budget
617.100,00 €
12,10 €
51000
2026
2.996 €
976.580 €
126.370 €
18.260 €
53.300 €
33.700 €
631.450 €
48.500 €
65.000 €
979.576 €
Budget
617.100,00 €
12,10 €
51000
2027
2.996
976.580
126.370
18.260
53.300
33.700
631.450
48.500
65.000
979.576
Budget
617.100,00
12,10
51000
4. Financiële Begroting
Pagina 11 van 15
4.1. Uitgangspunten opstellen financiële begroting 2024 De begroting is samengesteld op basis van de uitgangspunten zoals die zijn opgenomen in de financiële verordening. Daarin is onder andere het volgende opgenomen: “De lasten voor het basispakket (exclusief personeelslasten) worden jaarlijks geïndexeerd met het inflatiepercentage (jaarmutatie CPI, volgens de meest recente reeks, van t-2) doch met niet meer dan de werkelijk te verwachten kosten. De personeelslasten worden aangepast met de verwachte loonkostenstijging op grond van de geldende CAO”. Het te hanteren inflatiepercentage bedraagt 10%. De kostenstijging leidt in de begroting 2024 ten opzichte van de primaire begroting 2023 tot een verhoging van de bijdrage per lichtpunt met 9,4% en ten opzichte van de herziene begroting 2023 van 0%. Daarmee is de kostenstijging in beide opzichten binnen het financiële kader gebleven.
4.2. Toelichting op de begroting Gemeentelijke bijdrage per lichtpunt Het gemeentelijke voorschot per lichtpunt bedraagt € 12,10 en is aangepast in de herziene begroting 2023 als gevolg van de flinke loonstijging en de toegepaste indexeringsregels. In de begroting is uitgegaan van 51.000 aansluitingen. Een groei van 1,5% t.o.v. 2023. Dit in verband met het gereed komen van enkele projecten. Projecten We gaan er vanuit dat het raamcontract uitvoering van projecten OV in 2023 kan worden gegund aan een aannemer. Medio 2023 vindt hiervoor de Europese aanbesteding plaats. Met de gunning van de raamovereenkomst is er een einde gekomen aan de voorfinancierende rol van Bureau OVL. Op grond van realisatie in achterliggende jaren en de verwachting voor de komende jaren wordt een voorzichtige ambitie van de omzet begroot. Er zal vooral gestuurd worden op het verhogen van de declarabiliteit van de projectmedewerkers. We gaan er vanuit dat gemeenten de projecten via de raamovereenkomst laten lopen, waarbij zij zelf de opdracht verstrekken en de betalingen doen. Bureau OVL heeft in de projectensfeer dan een rol van Projectcoördinator ten behoeve van de voorbereiding, directievoering & toezicht en de installatieverantwoordelijkheid. Personeelslasten Bij Bureau OVL zijn zeven medewerkers in vaste dienst.
De pensioenlasten zijn gebaseerd op de premiepercentages van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Omdat Bureau OVL geen eigen risicodrager is, zijn de sociale lasten inclusief de premies voor WW, WIA, WAO e.d. De medewerkers maken deel uit van de cao-SGO en maken gebruik van het personeelshandboek van de Gemeente Vijfheerenlanden. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zullen op basis van indexering stijgen. Er is uitgegaan van een stijging van 6 % Beheerlasten De beheerlasten zullen ten opzichte van 2022 afnemen, omdat voor het storing- en calamiteiten bestek inmiddels is voorzien in een contractaannemer. Leveranties worden dus ook niet meer via Bureau-OVL ingekocht. Mogelijk zullen er declarabele uren vanuit de dienstencatalogus pluspakket in rekening worden gebracht voor extra diensten boven op het basispakket.
Afschrijvingen: De uitsplitsing van de afschrijvingen en het verloop van de boekwaarden staan in bijlage 1.
Pagina 12 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Algemene kosten: De algemene kosten zijn ten opzichte van 2022 met een stijging begroot. Er is een post opgenomen voor advisering op zowel financieel- als op HR vlak. Wet en regelgeving zijn de laatste jaren aangescherpt en ingevoerd. Bureau OVL zal geen ongebreidelde expansie nastreven in 2024, maar zal wel steeds meer en nadrukkelijker communiceren met in- en externe stakeholders.
4.3. Geraamde incidentele baten en lasten per programma Er zijn geen incidentele baten en lasten in de begroting opgenomen.
4.4. Financiële positie De financiële positie van Bureau OVL blijkt uit de jaarrekening 2022 Doordat de materiaalinkopen voor de projecten niet meer via Bureau OVL zullen lopen, is de kans op een liquide probleem sterk gereduceerd. Bureau OVL zal de factuurstroom bewaken van betalingen per lichtobject en de optimalisatie van het factureren van declarabele uren.
4.5. Overzicht beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen reserves Bureau OVL heeft geen beoogde structurele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de diverse reserves. Derhalve hiervoor geen overzicht opgenomen in de begroting over 2024.
4.6. Investeringen 2024 Er zijn geen te verwachten investeringen in 2024, een overzicht van materiele vaste activa met economisch nut is als bijlage toegevoegd.
Pagina 13 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting
Programmabegroting 2024 €
€
Totaal afschrijvingen automatisering en beheerpakket Totaal kantoorautomatisering en beheerspakket
Totaal afschrijving materiele activa Totaal materiele activa 74.639
60.001
20% 20% 20% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33% 33%
€
€
€ € € € € € € € € € €
44.926
38.615
8.617 6.693 2.441 2.634 1.090 4.845 5.229 1.601 2.705 2.760
16.258
14.967
€
€
3.830 2.008 1.155 1.155 478 1.980 1.939 594 918 911
€ € € € € € € € € €
€
€
€ € € € € € € € € €
38.805
23.648
4.787 4.685 1.286 1.479 612 2.865 3.290 1.007 1.787 1.849 14.967
€
18.259
3.830 2.008 1.155 1.155 478 1.980 1.939 594 918 911
€
€ € € €
€
€
€ € € € € € € € € €
3.292 €
137 1.054 101 2.000
€ € € € € € € € € €
€ € € € € € € € € € €
Kantoorautomatisering en beheerspakket Workstation HP MOON implementatie 8x Elitebook HP Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys Elitebook (Notebook 15") Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys HP Zbook Firefly 15 G8 Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) 3.147 19.150 10.040 3.500 3.500 1.449 6.000 5.875 1.799 2.781 2.760
15.157 €
1.291 €
6.311 €
€
14.638
€
Totaal kantoorinrichting
dec-17 apr-20 feb-21 jan-22 mrt-22 mrt-22 mei-22 aug-22 aug-22 nov-22 dec-22
548 4.214 394 10.000
€ € € €
€ € € €
20.546
8.681
957 2.677 131 324 134 885 1.352 414 870 938 7.985
€
11.277
957 2.008 131 324 134 885 1.352 414 870 911
€ € € € € € € € € €
€
€ € € €
€
€
€ € € € € € € € € €
3.292 €
137 1.054 101 2.000
€ € € €
9.271
697
669 28 697 €
3.989
669 28 € € € € € € € € € €
€
€ € € €
€
€
€ € € € € € € € € €
3.292 €
137 1.054 101 2.000
€ € € €
5.146
-
-
3.147
€
€
-
€
€
€ € € € € € € € € €
2.000
-
-
2.000
3.147 €
€ € € € € € € € € €
2.000
€ € € €
1.054 93 2.000
Afschrijving 2027 Boekwaarde 2027
5.146 €
1.054 93 4.000
Afschrijving 2026 Boekwaarde 2026
8.574 €
274 2.107 193 6.000
Afschrijving 2025 Boekwaarde 2025
11.866 €
411 3.161 294 8.000
Afschrijving 2024 Boekwaarde 2024
137 € 1.054 € 101 € €
Afschrijving 2023 Boekwaarde 2023
548 € 5.268 € 495 €
Afs. % Boekwaarde 2022 20% € 20% € 20% € 20%
Investerings waarde 685 5.450 503 10.000
jan-22 okt-22 nov-22 nov-23
inv. Jaar
€ € € €
Kantoorinrichting Siemens (koffiezetapparaat) Albeka - bureaustoelen Trust Iris (conference camera) Bureaus 2023
Omschrijving
Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut
5. Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut
Bureau Openbare Verlichting
Pagina 14 van 15
6. Ontwerpbesluit AB Bureau OVL : 7 juni 2023 Agendapunt : 9 Nummer : 2022/060103 Onderwerp:
Programmabegroting 2024
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting besluit: - De programmabegroting 2024 vast te stellen; - Het voorschot per lichtmast voor 2024 aan te houden op € 12,10
Aldus besloten in de algemeen bestuur vergadering, gehouden op 7 juni 2023
Besloten op 7 juni 2023
De secretaris
De voorzitter
M.D. Bal
J. Quik.
Pagina 15 van 15
Programmabegroting 2024
Bureau Openbare Verlichting