20250909_Raadszaal Papendrecht - Gemeente en Architect - Presentatie Gemeenteraad 11 september 2025 (definitief).pdf

Gemeenteraad 11 september 2025 Agenda beeldvormende sessie: 1. Introductie / projectopdracht (PM) 2. Toelichting ontwerp (Architect) 3. Begroting (PM) 4. Procesplanning (PM) 5. Vragenronde

VOORSTEL RAADSZAAL + KOOIJ EN OOSTEIND

INTRODUCTIE / PROJECTOPDRACHT Renovatie- en herinrichtingsproject Raadszaal Start project: September 2024 – proces- en projectopdracht uitgewerkt. Ontwerpuitgangspunten: Zichtlijnen & opstelling: Betere zichtlijnen en aangepaste opstelling. Spreekkring: Ruimte voor 23 raadsleden, 5 collegeleden, voorzitter en griffier. Privacy: Beperking inkijk tijdens vertrouwelijke vergaderingen. Techniek: Vervanging conferentiesysteem. Publieksfaciliteiten: Nieuwe stoelen en tafels voor publiek. Meubilair: Hergebruik waar mogelijk, nieuwe tafels noodzakelijk. Werkplekken: Min. 3 elektra-aansluitingen en voldoende werkruimte. Vormgeving: Representatief, duurzaam, multifunctioneel en toegankelijk. Flexibiliteit: Zaal geschikt maken voor diverse doeleinden. Kunstwerk: Behoud en integratie in ontwerp.

BEGROTING VARIANT E Variant E – Samenvatting van kosten De totale kosten voor Variant E zijn als volgt opgebouwd: Voorbereidingskrediet: • Kosten: € 211.869 excl. BTW. • Dit omvat de proceskosten voor het uitwerken en realiseren van het ontwerp, zoals tekeningen, vergunningaanvragen en aanbestedingen. Directe kosten: • Kosten: € 668.105 excl. BTW. • Dit betreft de daadwerkelijke uitvoering van de verbouwing, inclusief constructieve aanpassingen, nieuwe installaties, plafond- en vloerafwerking, meubilair, en technische voorzieningen. Totaal kosten Variant E: • Kosten: € 879.974 excl. BTW.

BEGROTING VARIANT E (detail) Belangrijkste kostenposten binnen de directe kosten: Verwijderen van de kolom: € 270.701 excl. BTW. Dit omvat de constructieve aanpassingen, zoals het vervangen van de kolom door stalen liggers en het aanbrengen van een nieuwe fundering. Nieuwe raadsopstelling: € 98.856 excl. BTW. Dit betreft nieuw meubilair in een ronde opstelling, inclusief werkplekken met elektra-aansluitingen en flexibiliteit voor multifunctioneel gebruik. Plafondaanpassingen: € 49.740 excl. BTW. Een nieuw systeemplafond wordt geplaatst, met geïntegreerde installaties en een moderne uitstraling. Vloerafwerking: € 26.812 excl. BTW. De vloer wordt volledig vernieuwd met grijze marmoleum en een centraal tapijt met een patroon of kunstwerk. Technische installaties: € 15.930 excl. BTW. Dit omvat het verwijderen en opnieuw installeren van

PLANNING VARIANT E De planning voor Variant E is uitgebreider en loopt langer door dan Variant F vanwege de ingrijpende constructieve aanpassingen. De belangrijkste punten zijn: Totale doorlooptijd: • Einddatum: Eind september 2026. • Dit betekent dat Variant E ongeveer 4 maanden langer duurt dan Variant F. Belangrijke extra stappen in de planning: • Uitwerking voor omgevingsvergunning: Inclusief tekeningen en berekeningen voor de constructieve aanpassingen. Dit proces duurt minimaal 13 weken. • Constructieve aanpassingen: Het verwijderen van de kolom en het aanbrengen van de nieuwe opvangconstructie vergen extra voorbereiding en uitvoeringstijd. De doorlooptijd voor deze aanpassing is ongeveer 2 maanden. • Vergunningaanvragen en aanbestedingen: De omgevingsvergunning en aanbestedingsprocedure nemen samen enkele maanden in beslag. Overlast en logistiek: • Tijdens de uitvoering is er sprake van overlast voor collega’s in het gemeentehuis. Ruimtes zoals de hal en verdiepingen moeten tijdelijk worden ontruimd.

CONCLUSIE VARIANT E Conclusie Variant E Variant E biedt een volledig vernieuwde raadszaal met optimale zichtlijnen en een moderne, representatieve uitstraling. De ingrijpende aanpassingen, zoals het verwijderen van de kolom en het vernieuwen van plafond en vloer, zorgen echter voor hogere kosten (€ 879.974 excl. BTW) en een langere doorlooptijd (tot eind september 2026). Deze variant is ideaal als de nadruk ligt op kwaliteit, functionaliteit en esthetiek.

BEGROTING VARIANT F De totale kosten voor Variant F zijn als volgt opgebouwd: Voorbereidingskrediet: • Kosten: € 155.593 excl. BTW. • Dit omvat de proceskosten voor het uitwerken en realiseren van het ontwerp, zoals tekeningen, vergunningaanvragen en aanbestedingen. Directe kosten: • Kosten: € 309.671 excl. BTW. • Dit betreft de daadwerkelijke uitvoering van de verbouwing, inclusief plafond- en vloerafwerking, meubilair, en technische voorzieningen. Totaal kosten Variant F: • Kosten: € 465.264 excl. BTW.

BEGROTING VARIANT F (detail) Belangrijkste kostenposten binnen de directe kosten: Nieuwe raadsopstelling: € 98.856 excl. BTW. Dit betreft nieuw meubilair in een ronde opstelling, inclusief werkplekken met elektra-aansluitingen en flexibiliteit voor multifunctioneel gebruik. Plafondaanpassingen: € 26.602 excl. BTW. Het bestaande plafond blijft behouden, maar de plafondplaten worden vervangen en voorzien van nieuwe verlichtingsarmaturen. Vloerafwerking: € 12.323 excl. BTW. De huidige vloer blijft grotendeels behouden, met een nieuw tapijt in het midden van de raadsopstelling. Technische installaties: € 11.069 excl. BTW. De installaties boven het plafond blijven intact, maar de verlichtingsarmaturen worden vervangen. Wandafwerking: € 15.470 excl. BTW. De wanden krijgen een nieuwe kleur en afwerking, deels met

PLANNING VARIANT F De planning voor Variant F is minder complex en korter dan die van Variant E, omdat er geen ingrijpende constructieve aanpassingen nodig zijn. De belangrijkste punten zijn: Totale doorlooptijd: • Einddatum: Eind mei 2026. • Dit betekent dat Variant F ongeveer 4 maanden korter duurt dan Variant E. Belangrijke verschillen in de planning: • Geen constructieve aanpassingen: De kolom blijft behouden, waardoor er geen tijd nodig is voor het verwijderen van de kolom, het aanbrengen van een nieuwe fundering, of het aanvragen van een omgevingsvergunning. • Snellere uitvoering: Omdat het bestaande plafond en de vloer grotendeels behouden blijven, is de uitvoering minder tijdsintensief. Minder overlast: • De werkzaamheden zijn minder ingrijpend, wat betekent dat er minder overlast is voor collega’s in het gemeentehuis. Er is geen noodzaak om grote ruimtes zoals de hal of verdiepingen volledig te ontruimen.

CONCLUSIE VARIANT F Conclusie Variant F Variant F biedt een praktische en kostenefficiënte oplossing met behoud van de centrale kolom. De minder ingrijpende aanpassingen zorgen voor lagere kosten (€ 465.264 excl. BTW) en een kortere doorlooptijd (tot eind mei 2026). Deze variant is ideaal als de nadruk ligt op een snelle en budgetvriendelijke renovatie, zonder grote constructieve wijzigingen.

BEGROTING KOOY EN OOSTEIND Kooy en Oosteind – Samenvatting van kosten De totale kosten voor de renovatie van de vergaderzalen Kooy en Oosteind zijn als volgt opgebouwd: Voorbereidingskrediet: • Kosten: € 30.857 excl. BTW. • Dit omvat de proceskosten voor het uitwerken en realiseren van het ontwerp, zoals tekeningen, vergunningaanvragen en aanbestedingen. Directe kosten: • Kosten: € 357.905 excl. BTW. • Dit betreft de daadwerkelijke uitvoering van de renovatie, inclusief technische voorzieningen, nieuwe vloerbedekking, en een upgrade van het meubilair. Totaal kosten Kooy en Oosteind: • Kosten: € 388.762 excl. BTW.

BEGROTING KOOY EN OOSTEIND (detail) Belangrijkste kostenposten binnen de directe kosten: Videoconferentiesysteem: € 171.600 excl. BTW. Dit omvat een flexibel vergadersysteem met 25 posten, ondersteuning voor hybride vergaderingen, automatische camerasturing, en een gebruiksvriendelijke interface. Nieuwe vloerbedekking: € 29.174 excl. BTW. De vloer wordt vernieuwd met een karpet waarin een verfijnd patroon of kunstwerk is verwerkt, wat de ruimte een unieke uitstraling geeft. Upgrade van vergadertafels: € 51.000 excl. BTW. De bestaande verrijdbare tafels worden hergebruikt, maar krijgen nieuwe tafelbladen met een fraaie eiken HPL-afwerking. Wandafwerking: € 16.213 excl. BTW. De wanden krijgen een frisse uitstraling met Vescom behang en een nieuwe verflaag. Garderobe en kastenwand: € 12.744 excl. BTW. Langs de lange wand worden eikenhouten garderobekasten en

PLANNING KOOY EN OOSTEIND Kooy en Oosteind – Samenvatting van planning De planning voor de renovatie van de vergaderzalen Kooy en Oosteind is minder complex dan die van de raadszaal, omdat er geen ingrijpende constructieve aanpassingen nodig zijn. De belangrijkste punten zijn: Totale doorlooptijd: • De exacte einddatum is niet gespecificeerd, maar de werkzaamheden zijn minder ingrijpend en kunnen parallel lopen met andere projecten. Belangrijke aandachtspunten in de planning: • Technische voorzieningen: De installaties boven het plafond blijven behouden, wat de doorlooptijd verkort. Nieuwe verlichtingsarmaturen worden netjes geïntegreerd in het bestaande plafond. • Flexibiliteit in uitvoering: De herinrichting van de zalen, zoals het vervangen van tafelbladen en het plaatsen van nieuwe stoelen, kan relatief snel worden uitgevoerd. Minimale overlast: • Omdat de werkzaamheden minder ingrijpend zijn, is er weinig overlast voor gebruikers van het gemeentehuis.

VRAGEN?