Document · PDF

20241029_Commissiezaal De Kooy Oosteind _ BIS Econocom - Offerte VC systeem.pdf

Beeldvormende bijeenkomst Papendrecht 11 september 2025, gemeente PapendrechtBij agendapunt: 6: Herinrichting Raadzaal6.903 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

INVESTERINGSVOORSTEL Commissiezaal De Kooy & Oosteind (1.11)

GEMEENTE PAPENDRECHT T.a.v. de heer Gerben Penning Markt 22 3351 PB Papendrecht Referentie: MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................. 3 Uw vraagstelling................................................................................. 5 Projectmanagement ........................................................................... 7 Functionele omschrijving AV-installatie "De Kooy" en "Oosteind" ...... 9 4.1 Vergadermicrofoons ....................................................................................... 9 4.2 Presentatiemicrofoon (hergebruik).................................................................. 9 4.3 Beeldweergave (projectie) ............................................................................ 10 4.4 Geluidsweergave (hergebruik) ...................................................................... 10 4.5 Cameraregistratie ......................................................................................... 10 4.6 Vergadermanagementsysteem ..................................................................... 11 4.7 Koppeling met het RaadsInformatieSysteem (Gemeente Oplossingen) ....... 12 4.8 Beeld- en geluidsopnamen (Back-up)........................................................... 13 4.9 Computerpresentatie aansluitpunt (vernieuwd) ............................................

13 4.10 Centraal te plaatsen apparatuur ................................................................ 13 4.11 Internetaansluiting ..................................................................................... 13 4.12 Services ..................................................................................................... 14 4.12.1 4.12.2 4.12.3

Onderhoud & Beheer op afstand (Security & Updates) .................................14 Training .........................................................................................................15 Services, uitgangspunten ..............................................................................15

Uw investeringsoverzicht ................................................................. 16 5.1 5.2

Prijzenblad Hardware, Installatie en benodigde services.............................. 16 Beheer en (Proactief) Onderhoud PC’s/servers/software. ............................ 19

Voorwaarden BIS|Econocom ........................................................... 20 Voor akkoord.................................................................................... 21 Bijlagen ............................................................................................ 23 8.1 8.2

Implementatiewerkzaamheden ..................................................................... 24 SLA (Service Level Agreement) ................................................................... 26

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Inleiding Gemeente Papendrecht T.a.v. de heer Gerben Penning Markt 22 3351 PB Papendrecht Klantnummer: 991246 Barendrecht, 12 november 2024 Betreft BIS|Econocom referentie

: Investeringsvoorstel Commissiezaal De Kooy & Oosteind (1.11) : MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Beste Gerben Penning, beste Marianne Morée, Hartelijk dank voor uw aanvraag en het vertrouwen! In dit document beschrijven wij de aangeboden oplossing, die uiteraard geheel is samengesteld aan de hand van de meegegeven wensen en eisen. Wij zijn ervan overtuigd dat ons voorstel aansluit op de behoeften van uw organisatie. Het betreft de inrichting van samengestelde ruimte De Kooy/Oosteind (1.11) welke separaat als twee vergaderzalen kunnen worden gebruikt; maar straks ook voor fractievergaderingen wordt ingezet. In ons gesprek van 21 oktober j.l. heeft BIS|Econocom toegelicht dat er meerdere varianten mogelijk zijn als het gaat om camera dynamiek die de gemeente wenst te creëren in de uitzending vanuit De Kooy/Oosteind. We spreken ruw over 3x scenario’s: Minimaal scenario Niet gekozen, minimale camera dynamiek (bijv. 1x overzichtscamera) Mixed scenario (medium) Niet gekozen (gedeelde microfoons, trage camera schakeling) Meest optimale scenario Gekozen. In deze offerte uitgewerkt. Resultaat vergelijkbaar met Raadzaal Belangrijke uitgangspunten meegenomen: ✓ Herbruik Geluidssysteem ✓ Herbruik Projectieschermen ✓ Herbruik Draadloze headset en handmicrofoon. ✓ Separaat blijven gebruiken van Videoconference set (AVer installatie PTZ camera + microfoon). Integratie niet aangeboden wegens minimale ondersteuning BIS op deze set en voorkomen extra kosten.

✓ Herbruik Touch panels aan wanden voor bediening ✓ Behoud functionaliteiten van beide separate ruimten; maar inzetbaar als 1 grote fractiekamer. We gaan graag in op de door u gestelde wensen. We beschouwen het als een uitdaging om door middel van de bijgevoegde stukken en beschrijvingen u een indruk te geven van onze professionele kennis en kunde op het gebied van audiovisuele producten en oplossingen; eventueel geïntegreerd in uw ICT infrastructuur. Daarbij dient zoveel mogelijk rekening te worden gehouden met toekomstige ontwikkelingen binnen uw organisatie en de communicatie mogelijkheden.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Planning en uitvoer van uw project Voor de inrichting van uw ruimte(n) kunt u, afhankelijk van de omvang van de opdracht en de benodigde materialen, uitgaan van een doorlooptijd na gunning opdracht, van 8 tot 12 weken. De levertijd kan oplopen als gevolg van schaarste aan sommige materialen. Wanneer uw opdracht eerder uitgevoerd kan worden dan informeren we u daar uiteraard ook over. De finale planning wordt in overleg met u en onze projectmanager bepaald. Geldigheid van dit voorstel Dit voorstel is geldig tot en met 30-11-2024.

Uw offerte in bestelling geven U kunt uw offerte in bestelling geven door het hoofdstuk “Voor akkoord” compleet in te vullen en te ondertekenen en door te mailen. Wij vertrouwen erop dat de aangeboden oplossing precies op uw wensen aansluit, maar mocht u nog vragen hebben dan kunt u mij natuurlijk altijd bellen op +31612365719 of 0180 486777. Natuurlijk kunt u ons ook mailen via alexander.hartmans@bis.nl Met vriendelijke groeten, BIS|Econocom

Alexander Hartmans Account Manager

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Uw vraagstelling Vanzelfsprekend geldt uw vraagstelling als hét vertrekpunt voor het aangeboden voorstel. Hieronder leest u onze samenvatting. Primair doel: Paralellel kunnen vergaderen in De Kooy/Oosteind met uitzending naar GemeenteOplossingen. Kaders vraagstelling: ✓ Herbruik Geluidssysteem opbouw (2x speakers per zaal) én 3x plafond mic's (per zaal) ✓ Herbruik Projectieschermen Daarbij geldt: - Projector scherm aan iedere zijde. Projector DE KOOY is leidend voor beeldweergave bij Fractievergaderingen. ✓ Herbruik projectoren mogelijk? Onderzoeken s.v.p. ✓ Herbruik Draadloze headset en handmicrofoon. ✓ Mogelijkheid onderzoeken integratie Videoconference set voor MS Teams ✓ Herbruik Touch panels aan wanden voor bediening ✓ Behoud functionaliteiten van beide separate ruimten; maar inzetbaar als 1 grote fractiekamer. Posities en uitgangspunten advies: • Meegeleverd de bijlage voor het tekenwerk door van es architecten van d.d. 01-12-2023; • Schets fractieopstelling. Voor de indeling tijdens raadsvergaderingen kan je deze schets aanhouden

• • • • •

Deelnemers in U verdeeld over beide kamers 1 positie voor spreker / 24 posities raadsleden (totaal 25 microfoons) Bezoekers achter in de zaal gepositioneerd Apparatuur op te bergen in kast tegen wand (afm. N.t.b.). BIS: Optioneel aanbieden. Huidige beamer met scherm en conferentiesysteem handhaven en koppelen aan jullie systeem -> Checken of "AVER" VC set geïmplementeerd kan worden in het systeem.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Functioneel: • Discussiesysteem met ID-identificatie en gebruik van pasjes Software en Discussiesysteem: NIET stemmen, WEL spreektijden tonen, WEL IDidentificatie • Toevoeging cameravolgsysteem Belangrijk: Zowel Personen en metadata in beeld als Overview van zaal • Toevoegen van vergadersoftware. Bediening met eigen Laptop voor medewerkers. Actie: Gemeente checkt netwerk i.v.m. gebruik software met laptop. Laptop geleverd door BIS|Econocom Actie: Gerben Penning stuurt plattegrond. Ontvangen • Koppeling naar GemeenteOplossingen-encoder • Koppeling aan GemeenteOplossing RIS/Webcast t.b.v. synchronisatie data Automatisch inladen deelnemers, agendapunten en terug archiveren. • Presenteren - Zaal: Persstukken en Agenda's vanaf laptop - Uitzending: Groot uitzending/camera, afgewisseld met Presentatie middels PIP. - Zalen afzonderlijk: HDMI kabel - Bij Fractieoverleg: Barco Clickshare Draadloos delen van presentaties • Besturing -> Soort bijeenkomst selecteren bij opstarten: A. Fractie vergadering B. Algemeen (alleen presenteren, geen VMS) • Houd rekening met 2x opstellingen: Theater én vierkante U-opstelling • Houd rekening met 2x zalen (1.11A en 1.11B) die separaat gebruikt kunnen worden. Te sluiten met een tussenwand. • Opname / Back-up. Lokaal gewenst. • Werken richting budget raming 2023 ter waarde van 120.000 euro excl. btw

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Projectmanagement Voor efficiënt project management hanteren wij de Prince2 methode. Het projectmanagement voor de Fractiekamer Oosteind/De Kooy is in de volgende fasen te verdelen om tijdig te kunnen opleveren:

Onder de werkzaamheden vallen als volgt: Analyse - In deze fase wordt de offerte goedgekeurd én vormt dit de start van het project. Onze projectmanager doet een vooronderzoek op locatie neemt alle technische informatie op zoals bekabeling en beste positionering 19” Rack en camera’s. Dit vormt input voor de Kick-Off met alle project betrokken partijen. Kick-Off – In deze fase maken we kennis met uw projectteam en delen we contactgegevens uit. Belangrijk is hier de afstemming van de planning en mijlpalen. Er worden afspraken gemaakt over voortgang, briefing naar Projectleider Gerben Penning en de benodigde (externe) voorzieningen waarvan wij afhankelijk zijn. Belangrijk hierbij is de demarcatie tussen werkzaamheden door BIS en additionele inrichting aan de GO (GemeenteOplossingen) zijde. Dit is verantwoordelijkheid tussen u, uw I&A afdeling en GO. Alles met 1 doel: Op Tijd en volgens gestelde Kwaliteitseisen opleveren. Bouw in Oosteind/De Kooy – De projectleider stemt het laden/lossen af met de locatiebeheerder(s) en zorgt ervoor dat de juiste looppaden worden aangehouden. Onze technici zijn VCA gecertificeerd waardoor u kunt vertrouwen op veilig werken met de (bestaande) audiovisuele installaties als veiligheid voor de omgeving tijdens de implementatie. De camera’s worden ingesteld op de juiste (vaste) posities én de koppeling met het discussiesysteem wordt ingesteld.

Een programmeur zal de nieuwe bedieningspaneel op locatie installeren naar de op basis van de nieuwe situatie incl. alle herbruik onderdelen o.a. geluidssysteem. De webcast wordt door GemeenteOplossingen geleverd en de encoder moet geschikt zijn voor streamen van geluid én video, zodat zij alleen de verbinding hoeven op te zetten. MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Testen – Na implementatie zullen we de werking van het systeem uitvoering testen. Dit noemen we de Site-Acceptance-Test (SAT). Met name de werking van de stream naar GemeenteOplossingen, de gegevensuitwisseling tussen uw Raadsinformatiesysteem en vergadersoftware van MVI vragen om een goede check van volledige functionaliteit. Samen met GemeenteOplossingen werken we toe naar de juiste en stabiele verbinding. Door uitvoerig testen kunt u erop vertrouwen dat de vergaderingen in de Fractiekamer direct na oplevering zonder problemen van start kunnen gaan. Acceptatie / Oplevering – Na succesvol testen leveren we de verhuizing en juiste configuratie op. We lopen de installatie nog eenmaal na met Gerben Penning en eventueel Griffie. Als deze goedgekeurd wordt door Gemeente Papendrecht kunt u gebruik maken van de verplaatste installatie. Nazorg en instructie – Na oplevering zullen we de bode en griffie instructie geven waar zij op moeten letten tijdens vergaderingen. Het vergaderproces wordt kort doorgelopen. In praktijk komt het geregeld voor dat er nog nieuwe of aanvullende wensen zijn na implementatie. Gelukkig is uw vergadersoftware voorbereid op het flexibel aanpassen van functionaliteit. Uw accountmanager zal het contact dan ook overnemen en dit begeleiden als dit ter sprake komt.

Voor deze nieuwe fractiekamer sluiten we een aanvullend SLA af op basis van de afspraken van het lopende SLA gemeente Papendrecht. Daarop komt een stuk proactief beheer en onderhoud wat wij bij hedendaagse Raad- en commissiezaal projecten meenemen. *Ondersteuning eerste fractievergadering in Fractiekamer van gemeente Papendrecht Om de Griffie optimaal te ondersteunen in de nieuwe situatie, bieden we bij de eerste vergadering deze ondersteuning zonder kosten aan op basis van 5 uur per avond. Een AV/IT engineer zal aanwezig zijn om uw vragen te beantwoorden. Het doel is dat de Griffie of Bode(s) het systeem zelfstandig en in alle vertrouwen kunnen bedienen. *Extra ondersteuning in het vervolg is mogelijk op aanvraag bij support@bis.nl

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Functionele omschrijving AV-installatie "De Kooy" en "Oosteind" Hieronder treft u de functionele omschrijving aan van de audiovisuele installatie in de gekoppelde zalen "De Kooy" en "Oosteind" van de gemeente Papendrecht. Dit voorstel is gebaseerd op de gesprekken die hebben plaatsgevonden tussen BIS|Econocom en de stakeholders van de gemeente waarbij ook rekening is gehouden met het, waar mogelijk, hergebruiken van de bestaande apparatuur.

4.1

Vergadermicrofoons

In de fractiekamer zal gebruik worden gemaakt van microfoons om verstaanbaar te zijn voor iedere deelnemer in de vergadering en voor het publiek in de zaal. Tevens zijn microfoons noodzakelijk om de vergadering verstaanbaar uit te zenden op internet en om deze op te nemen om later terug te kijken. Posities vergadermicrofoons • 1x voorzitter • 24x deelnemers De vergadermicrofoons worden geplaatst op het werkblad van de vergadertafels, in lijn met de vergaderstoelen. De gebruikte microfoons beschikken over een lange steel waardoor de vergadermicrofoons aan de rand van het werkblad kunnen worden geplaatst. Indien gewenst kunnen de microfoons worden gefixeerd aan het werkblad. Functionaliteiten wel/niet opgenomen: Digitaal Stemmen X NEE, NIET MEEGENOMEN ID-identificatie V JA, WEL MEEGENOMEN (middels meegeleverde ID pasjes) Spreektijden V JA, spreektijden bijhouden, zit in bijgeleverde software. Alle vergadermicrofoons hebben de mogelijkheid van het aanmelden van personen via een ID-kaart. Stemmen is niet van toepassing tijdens fractievergaderingen. De vergadermicrofoon van de voorzitter is voorzien van een groter 7-inch touch scherm die meer informatie geeft over de vergadering zoals de naam van de sprekers en eventuele spreektijden. Tijdens de implementatieperiode van de installatie zal de gewenste invulling van deze functionaliteit worden besproken met de voorzitter.

Vergadermicrofoon voorzitter

4.2

Vergadermicrofoon deelnemers

Presentatiemicrofoon (hergebruik)

De draadloze headset en handmicrofoon worden hergebruikt.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.3

Beeldweergave (projectie)

De projectoren worden vervangen door nieuwe full-HD laser projectoren. Waarom noodzakelijk? • Om te kunnen voldoen aan de full- HD-beelden (1920x1080) die afkomstig zijn van de camera’s en computerapparatuur. • Om te kunnen werken met twee inputs, die nodig zijn voor switching tussen normale presentaties en een fractie kamer set-up met presenteren. De projectoren worden op dezelfde plaats gemonteerd als de huidige. Er wordt gebruik gemaakt van de bestaande projectieschermen.

4.4

Geluidsweergave (hergebruik)

Aan de bestaande geluidsapparatuur worden geen wijzigingen aangebracht.

4.5

Cameraregistratie

Om de fractievergaderingen toegankelijk en openbaar te maken voor burgers, bestaat de mogelijkheid deze te bezoeken en plaats te nemen in de zaal. Voor burgers die vanaf thuis of een andere locatie de vergadering wil volgen kan gebruikmaken van een speciale uitzending op internet. Om dit te realiseren zijn er camera’s nodig de vergadering volgen. De fractievergaderingen zullen tevens lokaal voor backup doeleinden worden opgenomen en via een nader te bepalen streamingpartij worden aangeboden op internet. Om een goede beeldregistratie mogelijk te maken zijn in de fractiekamer 5 camera’s noodzakelijk. Deze camera’s worden op strategische posities geplaatst om elke individuele deelnemer in beeld te brengen. Elke camera beschikt over de mogelijkheid om zich te richten op een spreker, waarbij één camera tevens gebruikt wordt als overzichtscamera. Dit camerabeeld zal worden gebruikt voorafgaand en na afloop van vergaderingen en bij schorsingen. Daarnaast zal deze camera tevens zijn gericht op de voorzitter om snel te kunnen schakelen tussen de spreker en de voorzitter.

Avonic Pan-Tilt-Zoom (PTZ) camera

Lumens overzichtscamera met zoomfunctie

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.6

Vergadermanagementsysteem

Op het bureaublad van de griffie ondersteuner zal een laptop worden geplaatst met hierop de VergaderManagementSysteem (VMS). Deze applicatie ondersteund de vergadering met onder andere een overzicht van de agenda, de stemrondes en sprekersinformatie. Daarnaast regelt de VMS tevens het cameravolgsysteem, de spreektijden, deelnemers met naam en logo, de werkplek aan de vergadertafel en stemmingen met uitslagen. Deze software bedient u met een meegeleverde laptop; die u na de fractievergadering weer mee kunt nemen. Zo bent u flexibel in gebruik van de ruimten Oosteind en De Kooy EasyConf is de hoofdapplicatie binnen de MVI Software Suite. Zij zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het beheer en het verzamelen van metadata van de vergaderingen voor rapportage. EasyConf verzorgt de communicatie met het Bosch conferentiesysteem, camera’s, MVI-adapters, API en voert de metadata uit. EasyConf Control, is de GUI (grafische gebruikersinterface) die zorgdraagt voor de EasyConf- en EasyCam-achtergrondapplicaties. De software wordt geïnstalleerd op een laptop bij de griffieondersteuning. Het toont een GUI gebaseerd op de standaard sjabloon van EasyConf control. EasyConf Control wordt ook gebruikt om informatie op de projectiedoeken weer te geven.

Met behulp van de instellingen in EasyConf kunnen specifieke functies worden uitgevoerd, worden gewijzigd, bijgewerkt of worden geactiveerd tijdens een vergadering, zoals het starten of stoppen van een vergadering, een stemsessie of een agendapunt.

Impressie raadsopstelling en live camera beeld MVI Software

Print screen bij gebruik MVI op laptop

Voorafgaand aan de vergadering worden agenda en deelnemers automatisch geïmporteerd vanuit het RIS GO dankzij de slimme gegevens uitwisseling met vergadersoftware van MVI. Vanaf start van vergadering selecteert de griffie de actuele agendapunten. Het automatisch cameravolgsysteem zal in werking treden en brengt een desbetreffende spreker in beeld. Daar waar gewenst kan door de griffie het camerabeeld handmatig via de software worden bijgesteld indien gewenst. Na de vergadering worden de gegevens van namen, fractie, spreektijden middels metadata automatisch doorgezet naar GemeenteOplossingen. Bij Fractievergaderingen kunt u per onderwerp/agendapunt de sprekers overzichtelijk laten tonen op uw GO-portaal. Burgers kunnen scrollen naar het juiste agendapunt of onderwerp dat hen interesseert. Dit verhoogt de transparantie van besluitvorming naar de burger.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.7

Koppeling met het RaadsInformatieSysteem (Gemeente Oplossingen)

Er wordt rekening gehouden met een koppeling tussen de het RaadsInformatieSysteem en het RIS (Gemeente Oplossingen). De gemeente dient rekening te houden met eventuele extra koppelingskosten die door het RIS (Gemeente Oplossingen) in rekening kunnen worden gebracht.

De gebruikers, griffie en facilitair, bepalen welke informatie uitgewisseld dient te worden. Daarbij is het uitgangspunt van BIS|Econocom: ✓ Uw Raadsinformatiesysteem is leidend met de informatie die u ophaalt naar het AV-systeem. ✓ Uw data koppeling/integratie is toekomstbestendig. Indien gemeente Papendrecht kiest voor andere RIS-partner dan GO, is de koppeling daarop voorbereid. Overstap zonder problemen U heeft de mogelijkheid om de volgende zaken te op te halen vanuit uw RIS (GO): • Tijdsmarkeringen (Spreektijden) • Stemuitslagen • Agenda • Stemmingen • Sprekersinformatie zoals Naam, Rol, Fractie. U heeft de mogelijkheid om de volgende informatie te delen met uw webcast partner (GO): • Starten en Stoppen van opname / stream • Sprekersmarkeringen (o.a. Spreektijden, Naam, Rol, Fractie, Logo) • Stem resultaten tonen • Schorsingsbeeld / presentaties delen in uw live uitzending Dit bespaart de gebruiker (griffie) het handmatig overtypen van agendapunten en deelnemers in uw vergadersoftware. Lees onder ervaringen in Raadzalen: https://www.bis.nl/nl/audiovisuele-middelen/raadzaal

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.8

Beeld- en geluidsopnamen (Back-up)

Als back-up voorziening wordt het beeld- en geluid van de raadsvergaderingen lokaal opgenomen op de server van het vergadermanagementsysteem. Er kan worden gekozen om tijdens een besloten vergadering deze opnamen wel of niet te maken. Dit dient tijdens de implementatiefase te worden aangegeven. Het maken van een lokale back-up is noodzakelijk om bij het uitvallen van de verbinding naar het internet de opname met benodigde metadata veilig te kunnen stellen. Er is in het ontwerp ook een aparte audiorecorder opgenomen, voor het eventueel uitwerken van de vergadering en als extra back-up.

4.9

Computerpresentatie aansluitpunt (vernieuwd)

De huidige computeraansluitpunten (HDMI en VGA) worden vernieuwd met alleen een HDMI aansluiting. Hierbij zal een verloopkabel worden geleverd voor het aansluiten van laptops met een USB-C aansluiting. NOTE: Het is niet vanzelfsprekend dat er een beeldscherm kan worden aangesloten op een USB-C aansluiting op een moderne laptop. Deze USB-C aansluiting moet dan beschikken over de “DisplayPort Alt Mode”.

4.10

Centraal te plaatsen apparatuur

Er zal ruimte beschikbaar moeten zijn voor het plaatsen van een 19-inch apparatuurkast met een afmeting van 2022x800x800mm. De gemeente Papendrecht dient zorg te dragen voor een klimaat in deze ruimte die qua eisen gelijk kan worden gesteld aan die van een MER/SER computer serverruimte. De warmtelast van de apparatuur die hier wordt opgesteld zal na opdracht verder worden gespecificeerd. De apparatuurkast is aan de boven-, voor- en achterzijde voorzien van geperforeerde panelen voor een optimale ventilatie. Het advies is om deze apparatuurkast buiten en in de directe nabijheid van de "De Kooy" of de "Oosteind" te positioneren.

19-inch apparatuurkast

4.11

Internetaansluiting

Voor remote beheer en toegang te krijgen tot het vergadermanagementsysteem voor onderhoud en beheer van de computerapparatuur, dient de gemeente Papendrecht een voor BIS|Econocom vrij toegankelijk en beveiligde internetlijn (conform de beveiligingseisen en verantwoordelijkheid die de gemeente Papendrecht daaraan stelt) beschikbaar te stellen. MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.12

Services

Onder services onderscheiden we beheer van de Pc’s/servers/software en een training voor griffie/bode.

4.12.1

Onderhoud & Beheer op afstand (Security & Updates)

De aangeboden services zijn opgebouwd uit de volgende componenten: •

MVI Software Maintenance Agreement voor het Vergader Management Systeem (MVI) Deze SMA dient verplicht te worden aangegaan na het eerste jaar van de aanschaf van het vergadermanagementsysteem. Zonder een actieve SMA kunnen systemen niet worden geüpgraded met de nieuwste softwareversies. Dit betekent dat er problemen optreden na het verstrijken van de SMA, deze mogelijk niet worden opgelost.

•

Bosch Software Maintenance Agreement voor het Bosch vergadermicrofoon systeem Deze SMA is niet verplicht maar wordt sterk aangeraden na het eerste jaar van de aanschaf van het vergadermicrofoon systeem. Zonder een actieve SMA kan het systeem niet worden geüpgraded met de nieuwste softwareversies waardoor problemen mogelijk niet kunnen worden opgelost.

•

Managed Serv. License, betreft de laptop van de griffieondersteuning met het VMS Het actueel en veilig houden van het besturingssysteem en de verschillende standaard systeemsoftware onderdelen van het operating systeem. De licentie bestaat uit: - Monitoring, Patch management & Antivirus per jaar - Secure Cloud Backup & Recovery - 10GB

•

Managed Serv. License, betreft de server van het VMS Het actueel en veilig houden van het besturingssysteem en de verschillende standaard systeemsoftware onderdelen van het operating systeem. De licentie bestaat uit: - Monitoring, Patch management & Antivirus per jaar - Secure Cloud Backup & Recovery - 10GB

•

Endpoint Detection en Response license and handling N-able EDR (Endpoint Detection and Response) is een cybersecurity-oplossing ontworpen om endpoints (bijvoorbeeld laptops, desktops, servers) aanvullend op de standaard beheer licentie te beschermen tegen cyberdreigingen. Het maakt gebruik van geavanceerde technologieën zoals machine learning en gedragsanalyse om potentiële beveiligingsincidenten in realtime te detecteren en erop te reageren.

•

Managed Services Backup & Restore Windows Server, 1 jaar Back-up van de configuratie MVI wordt gemaakt en bewaard door BIS. Doel: continuïteit bij bijv. crashes van ICT Hardware

•

Releasemanagement MVI / Bosch t.b.v. Gemeenten Frequent checken wij beschikbare updates en of deze noodzakelijk moeten worden doorgevoerd. Daarvoor hanteren wij vaste dagen (meestal maandags) waarop wij checken of alle systemen nog up-to-date zijn. We voeren alleen noodzakelijke updates uit om de continuïteit van de Fractievergaderingen te borgen.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

4.12.2 •

Training

Doel: zonder zorgen zelfstandig vergaderingen voorbereiden én uitvoeren.

Onderwerpen: • Voorbereiden van vergadering. O.a. deelnemers koppelen aan zetels, inladen van de gegevens uit uw Raadsinformatiesysteem en stand-by zetten van apparatuur. • Camera presets. Gebruik van de camera presets, bijvoorbeeld open en besloten vergadering en het streamen van beeld en geluid. • Koppeling met GemeenteOplossingen. Informatie die in de vergadersoftware beschikbaar komt vanuit het Raadsinformatiesysteem (RIS), GO. Hoe gebruiken we de vergadersoftware om de vergadering in goede banen te leiden? En op welke manier wordt de informatie (metadata) die beschikbaar komt vanuit de audiovisuele installatie weer doorgestuurd het RIS. • Indeling van functionaliteiten. (GUI) Indeling van de passende Grafische User Interface voor de fractievergaderingen en andere bijeenkomsten. • Presenteren bij de verschillende bijeenkomsten o.a. via laptop aansluiten, PIP-weergave en presentatie in uitzending GemeenteOplossingen tonen. • Bediening en beheren van het algemene AV-systeem middels de Touch displays aan de wanden. Hier gaan we in op het afzonderlijk vergaderen in de ruimten, als de tussenwand gesloten is. Aan/uitzetten van apparatuur, volume regeling, starten/stoppen opname (en beheer opnamecapaciteit door gemeente). In verband van goede informatieoverdracht adviseren wij groepen tot max. 6 man per training.

BIS|Econocom stelt hiervoor een specialist beschikbaar in de eerder vernoemde Nazorg-fase.

4.12.3 •

• • •

Services, uitgangspunten

In dit voorstel is een meerprijs voor het SLA BIS|Econocom opgenomen die we in het investeringsoverzicht nader beschrijven onder kopje “Onderhoud en Beheer”. Hierin maken we onderscheid in twee typen Service Levels: - Correctief & Preventief onderhoud = gelijk aan Service voorwaarden Raadzaal (bijv. avond support) - Proactief beheer = Aanvullend Service Level – Update Release Management Een additioneel SLA document volgt om de afspraken goed op papier te zetten. In dit voorstel is een prijs voor beschikbaarheid van updates van MVI Software opgenomen die we in dit investeringsoverzicht tonen (MVI SMA - Totaalperiode 4 jaar) In dit voorstel is één training opgenomen waardoor uw medewerkers alle mogelijkheden van de nieuwe audiovisuele inrichting optimaal kunnen benutten. Fysieke ondersteuning van AV/IT Engineer bij eerste fractievergadering in DeKooy/Oosteind inbegrepen

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Uw investeringsoverzicht Hieronder geven we u een overzicht van de aangeboden oplossing. De vermelde bedragen zijn in Euro’s en exclusief BTW.

5.1

Prijzenblad Hardware, Installatie en benodigde services

artikelnr.

omschrijving

netto stuk

netto totaal

Beeldweergave 1123000452 Optoma ZH507+ Laser Projector

€ 1.799,00

€ 3.598,00

Geluidsweergave (Back-up lokaal) 1805000885 Denon DN-900R 19" 2x SD card/USB recorder, RS232

€ 1.090,86

Interieur (apparatuur Rack) 1905001346 Caymon SPR8842GG 19" Rack cabinet 42HE 800mm 23150020 19"rack benodigdheden + kleinmateriaal 28-47HE

1 1

€ 1.504,40 € 795,00

€ 1.671,61 € 1.186,44 € 3.411,76 € 3.921,50 € 1.341,26 € 9.959,52 € 3.366,75 € 160,79 € 78,44 € 748,15

Fractievergaderingen - Gekoppelde zalen: "De Kooy" en "Oosteind"

17100550 17106048 1710000284 1711000183 17106051 17100554 17100555 17106088 1710000099 1710000224

Dicussiesysteem met ID-identificatie DICENTIS audio powering switch DICENTIS multimedia powering switch DICENTIS server PC (Windows Server 2022) Bosch DCNM-LPP-PE Licentie Permanent Premium per deelnemer DICENTIS multimedia apparaat met NFC DICENTIS discussiepost met stemmen DICENTIS microfoon, lang (48 cm) Mifare Classic 1kB ISO kaart (50 stuks) ACS ACR1252U USB NFC Reader III ID kaarthouder voor DCNM-Dxx/Wxx vergaderpost (25 stuks)

1 1 1 25 1 24 25 1 1 1

2805000217 2805000215 2815001522 28151480 NTB 2815000711 28101893 2815000638 28105623 2805001003

Bronnen en Aansluitpunten DICENTIS netwerkkabel met voeding 10 meter DICENTIS netwerkkabel met voeding 2 meter Barco ClickShare C-10 Gen2 Blackmagic Audio Monitor 12G Extron DTP3 CrossPoint 642 IPCP A LL Control processor Blackmagic Mini Converter HDMI to SDI 6G Extron DTP HDMI 4K 330 Rx HDMI receiver Muxlab 500762-TX HDMI IP Transmitter Extron DTP T EU 4K 331 transmitter 100M Extron USBC-HDF 4K/60 USB-C male to HDMI female 15cm

3 23 1 1 1 1 2 1 2 2

28050321

Bekabeling Stelpost bekabeling

€ 3.500,00

1711000120 1711000121 1711000123 1711000122 3007000174 1805001750 1711000181

Vergader Software (VMS) MVI Easy conference Base MVI Easy conference Advanced MVI Easy cam Base MVI Easy conference Delegate UI per seat Microsoft Windows Server 2022 Standaard 2022 16 Core Dante Virtual Soundcard Single Machine License MVI EasyConf DMS Adapter (t.b.v koppeling GemeenteOplossingen)

1 1 1 1 1 1 1

€ 4.250,00 € 3.000,00 € 4.250,00 € 120,00 € 1.277,57 € 106,74 € 3.000,00

€ 156,86 € 414,98 € 134,67

€ 83,14 € 36,24

€ 650,00 € 760,00 € 165,00

€ 249,42 € 833,52 € 1.472,22 € 2.500,00 € 12.994,07 € 331,12 € 1.300,00 € 777,00 € 1.520,00 € 330,00

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

artikelnr.

omschrijving

3005001160 3005000546 3005000832 3005001092

ICT Hardware Dell Precision 5860 Tower XCTO Base 3Yr ProSupport Intel Ethernet Server Adapter I350-T4V2 Netwerkkaart Netgear M4250-40G8XF-PoE+ 40x1G PoE+ 960W Managed Switch Dell Latitude 5540 BTX Base QWERTY 4 jaar pro support

1 1 1 1

2006000243 2006000242 2006000067 2006000068

Camera’s (4x PTZ, 1x overzicht/totaalview) Avonic AV-MT300-W Wall+Ceiling Mount for CM93 camera white Avonic AV-CM93-IP-W 4K60 PTZ Camera 30x Zoom White Lumens VC-BC601P Box camera white Lumens VC-WM11 Wall mount for box camera's

4 4 1 1

23350000

Services Implementatie werkzaamheden • Reiskosten & projectmanagement • Engineering, schema's coördinatie, werkvergaderingen • Montage van apparatuur • Trekken van kabels ter plaatse • Installatie, montage en aansluiten ter plaatse • Programmering of configuratie • AV-Koppeling met GemeenteOplossingen • Testen, inregelen, in bedrijfstellen, afvoer van afval • Opleveren voor het gebruik van de hardware • Demontage apparatuur rack 2 beamers, 2 aansluitpunten, bijbehorende converters en bekabeling • Projectbegeleiding: 1x Technisch vooronderzoek, 1x Locatiebezoek

netto stuk

€ 4.456,42 € 494,02 € 4.298,94 € 1.842,74

€ 219,00 € 2.499,00

Services IT-Design Basic Up-to-date brengen software Barco clickshare Advanced Training AV-IT gebruikers, max 8 pers. 1 oplossing SMA Bosch DCNM-LPSMA-PE, 5 jaar 1e jaar gratis SMA VMS, 40% over aanschafprijs software voor 5 jaar, 1e jaar gratis

Support en Beheer (alleen correctief en preventief) Support (per jaar)

€ 125.701,10

€ 475,00 € 89,00 € 995,00 € 5.232,00 € 4.728,56

1 1 1 1 1

€ 876,00 € 9.996,00 € 1.299,00 € 40,00

€ 27.751,84

Subtotaal Hardware & Installatie

2310000002 2411000043 2325000013 Bosch MVI (VMS)

netto totaal

Subtotaal Services

€ 11.519,56

€ 500,00

€ 6.000,00

netto totaal:

€ 143.220,66

totaal (incl. btw):

€ 173.297,00

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

artikelnr.

voorwaarden

Support

• Looptijd support contract 60 maanden. Facturatie: Jaarlijks Premium Support • 2e lijns-support: Onbeperkt • Reactietijd 1e lijns-support: 4 uur • Doorlooptijd 2e lijns-support: 8 uur • Tijdvenster: 7 dagen per week van 08:30 – 22:00 uur Onsite Support • Voorrijden: Onbeperkt (fair use) • Arbeid op locatie: Onbeperkt (fair use) • Tijdvenster: 5 werkdagen van 08:30 – 17:00 uur • Responsetijd: 3 werkdagen 23350000

Implementatie werkzaamheden (binnen de projectscope)

• • • • • • • • • •

Reiskosten & projectmanagement Engineering, schema's coördinatie, werkvergaderingen Montage van apparatuur Trekken van kabels ter plaatse Installatie, montage en aansluiten ter plaatse Programmering of configuratie Testen, inregelen, in bedrijfstellen, afvoer van afval Opleveren voor het gebruik van de hardware Demontage apparatuuurrek 2 beamers, 2 aansluitpunten, bijbehorende converters en bekabeling Projectbegeleiding: 1x Technisch vooronderzoek, 1x Locatiebezoek

Exclusief (buiten de projectscope)

• • • • • • • •

BTW en kleinmateriaal Parkeerkosten Huur stelling, klim- of hijsmateriaal Kabelgoten Handleidingen Training Demontage anders als omschreven binnen de projectscope Afvoeren van apparatuur en materialen

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

5.2 artikelnr.

Beheer en (Proactief) Onderhoud PC’s/servers/software. omschrijving

netto stuk

netto totaal

SMA/SLA & diensten – Software Maintenance Agreement & Pro-actief PC/Server onderhoud & monitoring

2320000007 2320000008 2320000017 2320000010 2412000022

Services Managed Serv. License, Handling for Workstation Townhall, 1 jaar Managed Serv. License, Handling for Server Townhall, 1 jaar Managed Services Backup & Restore Windows Server, 1 jaar Endpoint Detection en Response licenses and handling, 1 jaar Releasemanagement MVI / Bosch t.b.v. Gemeenten, 1 jaar Zie 4.12.1 voor toelichting services

1 2 1 3 1

€ 835,00 € 123,08

€ 642,00 € 1.670,00 € 1.800,00 € 369,24 € 2.400,00

Subtotaal Jaarlijkse kosten Proactief beheer

€ 6.881,24 Per Jaar

netto totaal: Per jaar

€ 6.881,24

Note: Bovenstaande licenties zijn jaarlijkse kosten voor Pro-actief update beheer & monitoring van apparatuur uw Fractiekamer

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Voorwaarden BIS|Econocom Op de overeenkomst die bij aanvaarding van deze offerte tussen u en ons tot stand komt zijn de hierna genoemde voorwaarden van toepassing. Ook op toekomstige overeenkomsten zijn deze van toepassing. • • •

Algemeen: de “Algemene Voorwaarden BIS|Econocom”, versie 220809 en in aanvulling daarop: Voor specifieke diensten: de “Voorwaarden Specifieke BIS|Econocom Diensten”, versie 220922 en Voor onze Service Level Agreements: de “SLA voorwaarden AV & ICT oplossingen”, versie 240221.

Als het bepaalde in deze offerte strijdig is met de inhoud van de hierboven genoemde voorwaarden gaat het bepaalde in deze offerte voor. De Voorwaarden Specifieke Diensten en de SLA Voorwaarden zijn ten opzichte van de Algemene Voorwaarden aan te merken als bijzondere voorwaarden. Als een beding in deze bijzondere voorwaarden strijdig is met een beding in de Algemene Voorwaarden gaat het beding in de bijzondere voorwaarden voor. U kunt onze voorwaarden downloaden van onze website: www.bis.nl/nl/corporate/voorwaarden en www.bis.nl/nl/corporate/voorwaarden/specifiek. Natuurlijk sturen wij al onze voorwaarden op uw aanvraag graag kosteloos naar u toe. Wanneer in de offerte artikelen zijn aangeboden met de omschrijving “UVL” dan geldt dat dit artikel leverbaar is zolang de actievoorraad strekt voor dit artikel. Mocht dit artikel met de omschrijving “UVL” niet meer beschikbaar zijn bieden wij u een alternatief. Dit alternatief kan mogelijk een hogere prijs bevatten.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Voor akkoord Deze offerte, met datum 12-11-2024 en referentie MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013, is 14 dagen geldig. Wilt u ons aanbod in deze offerte accepteren? Doet u dit dan schriftelijk door deze en de volgende pagina ingevuld en ondertekend terug te sturen. Vanwege de snelheid, verlaagde foutenkans en lagere milieudruk heeft het onze voorkeur dat u een scan van deze pagina’s per e-mail stuurt aan alexander.hartmans@bis.nl; graag met een cc naar order@bis.nl. Door aanvaarding van deze offerte verklaart u ook onze voorwaarden – zoals genoemd op de voorgaande pagina – ontvangen te hebben én er mee in te stemmen en stemt u verder in met het volgende: 1. Bij projecten met een totale orderwaarde onder € 10.000, geldt betaling binnen 14 dagen na de factuurdatum. Bij projecten met een totale orderwaarde vanaf € 10.000 geldt betaling van 50% bij opdracht, 30% bij start werkzaamheden en levering materiaal, 15% bij de eerste oplevering en 5% na het verhelpen van eventuele restpunten. Bij betaling op rekening is een kredietacceptatie vereist. 2. BIS|Econocom is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van tekortkomingen in software van derden, daaronder begrepen, maar niet beperkt tot, tekortkomingen in door derden geproduceerde software updates, firmware updates en patches. 3.

Ondanks dat wij veel ervaring hebben, kan het door onvoorziene gebeurtenissen voorkomen dat het aantal benodigde uren licht afwijkt van de urencalculatie (max. 10% lager of hoger). Deze 10% bandbreedte gebruiken wij in voorkomende gevallen om deze onvoorziene omstandigheden snel op te lossen en de vaart in het project te houden.

Datum:

Voor akkoord:

______________ (datum invullen)

___________________________ (Uw handtekening)

Vriendelijk verzoeken we u de tabel op de volgende bladzijde volledig in te vullen zodat we uw opdracht administratief kunnen verwerken.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Organisatie Naam

Afleveradres

Gebouw of afdeling

Postcode en plaats

Telefoonnummer

E-mailadres

: Bij voorkeur versturen we de factuur via email naar uw financiële administratie

Factuuradres E-mailadres

Straatnaam/Postbus

Postcode

Plaats

Contactpersoon Naam Organisatie

Meneer of mevrouw

Voornaam/-letters

Achternaam

Functie

Telefoon (vast)

Telefoon (mobiel)

E-mailadres

Extra gegevens Onze Referentie Uw Referentie/Inkoopnummer Uw Referentie/Inkoopnummer SLA Bijzonderheden

Wilt u de ontbrekende gegevens invullen indien uw interne procedures dit vereisen voor een juiste administratieve afhandeling : MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013 : :

Bijv. een specifiek gebouw of een bepaalde locatie

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Bijlagen Om zorg te dragen voor een vloeiende uitrol van de werkzaamheden wordt binnen de opgestelde procedure van ons 9001 systeem het volgende stappenplan gevolgd. Voor alle duidelijkheid beschrijven wij graag iedere stap die ondernomen wordt nadat de opdracht is gegund. Stap 1: De opdracht wordt ondertekend, ingescand en verstrekt per e-mail door een daartoe bevoegd persoon met een bijbehorend bestelnummer. Dit bestelnummer dient als referentie tijdens de facturatie. Eventueel kan de opdracht ook ondertekend worden doorgefaxt. Stap 2: Uw opdracht wordt door ons gecontroleerd aan de hand van deze offerte . Meteen wordt gecontroleerd of de namen van de juiste contactpersonen zijn vermeld met bijbehorende (mobiele) telefoonnummers en email adressen. Dit bevordert een effectieve communicatie. Bij een installatie order met een totale waarde hoger dan € 10.000 wordt dan ook de eerste termijnfactuur t.w.v. 50% van de orderwaarde verstuurd. Stap 3: Aan de contactpersoon van uw organisatie wordt een e-mail gestuurd ter bevestiging dat uw opdracht ontvangen is. In deze e-mail leest u tevens wie de verantwoordelijke technisch projectleider is die het project vanaf het begin tot en met de oplevering begeleidt. Stap 4: Nu wordt een projectnummer aangemaakt en kan een technisch vooronderzoek ingepland worden wanneer dit voor de implementatie is vereist.

Indien dit technisch vooronderzoek vereist is wordt telefonisch een afspraak gemaakt wanneer de ruimte vrij toegankelijk is. Of in uw situatie een technisch vooronderzoek is opgenomen vindt u onder het kopje services in het hoofdstuk “Uw investeringsoverzicht”. Tijdens een technisch vooronderzoek op locatie wordt met de door u opgegeven contactpersoon de oplossing in de betreffende ruimte(n) doorgesproken. De juiste locatie van de beelddrager, de aansluitpunten en verdere benodigde voorzieningen zijn dan onderwerp van gesprek. Deze afspraken worden vastgelegd in een bezoekrapport. Aan de hand van dit rapport wordt miscommunicatie voorkomen. Stap 5: De benodigde artikelen die niet op voorraad zijn worden besteld. Stap 6: Nadat alle artikelen op voorraad zijn en de order compleet is wordt contact opgenomen met de contactpersoon om de afspraak in te plannen voor montage van de apparatuur in de ruimte. Bij een installatie order met een totale waarde hoger dan € 10.000 wordt nu de tweede termijnfactuur t.w.v. 30% van de orderwaarde verstuurd. Stap 7: Een team van BIS|Econocom installatie mensen voert de installatie uit naar de afgesproken wensen. Hierna volgt de oplevering, en een korte heldere instructie voor het gebruik van de hardware. Het is nu ook belangrijk dat uw contactpersoon aanwezig is om de oplevering uit te kunnen voeren.

BIS|Econocom neemt het verpakkingsmateriaal mee en levert de ruimte schoon op. Bij een installatie order met een totale waarde hoger dan € 10.000 wordt na de oplevering de derde termijnfactuur t.w.v. 15 % van de orderwaarde verstuurd. Nadat de laatste restpunten zijn voldaan volgt de laatste factuur t.w.v. 5% van de orderwaarde.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

8.1

Implementatiewerkzaamheden

Het volledige uitvoertraject wordt gecoördineerd door een gekwalificeerde project manager van BIS|Econocom. Deze project manager onderhoudt goede contacten met de aangewezen contactpersoon bij de opdrachtgever, communiceert over de voortgang en zorgt dat de opdrachtgever tijdig op de hoogte is van eventuele knelpunten, vertraging of andere uitdagingen. Alle BIS|Econocom project managers zijn (ook) opgeleid in de Prince 2 projectmethodiek. Indien een project of opdrachtgever deze aanpak vereist, kunnen wij daar adequaat en professioneel invulling aan geven.

Goed om te weten is dat BIS|Econocom als bedrijf VCA** gecertificeerd is. Dit betekent o.a. dat onze installatiemedewerkers VCA VOL gediplomeerd zijn. Daarnaast realiseren zij duizenden audiovisuele installaties per jaar. Zowel qua kennis als ervaring zit u bij BIS|Econocom dus goed. Wanneer BIS|Econocom de installatie van uw audiovisuele apparatuur verzorgt, bent u ervan verzekerd dat het geheel keurig wordt gemonteerd, dat alle bekabeling wordt weggewerkt, het geheel volledig en probleemloos werkend wordt opgeleverd en een korte gebruiksinstructie wordt gegeven. De werkzaamheden die wij voor de implementatie van uw project uitvoeren vindt u terug in het overzicht onder Services. De afgegeven calculatie van implementatiewerkzaamheden geldt bij afname van de compleet aangeboden oplossing en is gebaseerd op een nauwkeurige inschatting van de werkzaamheden, risico’s en afhankelijkheden. Indien een gedeelte van de oplossing wordt afgenomen zal opnieuw calculatie van implementatie worden gemaakt. Ondanks dat wij veel ervaring hebben, kan het door onvoorziene gebeurtenissen voorkomen dat het aantal benodigde uren licht afwijkt (max. 10% lager of hoger). Deze 10% bandbreedte gebruiken wij in voorkomende gevallen om beslissingen te nemen en investeringen te doen om deze onvoorziene omstandigheden snel op te lossen en de vaart in het project te houden.

Mocht het aantal benodigde uren meer dan 10% van de initiële urencalculatie afwijken, dan zal onze projectmanager zijn of haar aanspreekpunt – voorafgaand aan de uitvoer van werkzaamheden – al informeren. Dat geldt ook wanneer de scope van de opdracht inhoudelijk wijzigt. Natuurlijk houdt onze projectmanager je via een urenoverzicht gedetailleerd op de hoogte, zodat je niet met een onverwachte budgettoename wordt geconfronteerd.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

Wanneer een Barco Clickshare draadloos presentatiesysteem wordt geïnstalleerd, geldt dat de configuratie van de unit(s) bij de installatieprijs is inbegrepen; op voorwaarde dat het (draadloze) netwerk dat de klant ter beschikking stelt zich zonder de bemoeienis van BIS|Econocom hiervoor leent en dat alle benodigde maatregelen om een verbinding met dit netwerk te maken, door de klant zijn genomen. De voor de installatie noodzakelijke voorzieningen zullen door onze specialisten op locatie geïnventariseerd en met de klant gedeeld worden. Indien deze niet aanwezig zijn, dient de klant deze voorzieningen te (laten) realiseren. Gebeurt dat niet, dan zullen de benodigde extra werkzaamheden op basis van nacalculatie worden doorberekend.

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

8.2

SLA (Service Level Agreement)

BIS|Econocom levert audiovisuele apparatuur van topkwaliteit. Dat neemt echter niet weg dat het voor een optimale gebruikservaring en maximale kwaliteit noodzakelijk is de apparatuur periodiek goed te onderhouden en af te stellen. BIS|Econocom verzorgt dit vakkundig en adequaat voor u. Als u een Service Level Agreement afsluit, maakt u minimaal 5 jaar zorgeloos gebruik van uw audiovisuele installatie. Preventief onderhoud, specialistische support per telefoon, video, e-mail of online én meerdere andere services zorgen ervoor dat u kunt vertrouwen op perfect werkende apparatuur. En mocht er desondanks onverhoopt een defect optreden, dan kunt u rekenen op de snelle, professionele en effectieve inzet van onze technische service afdeling. Via een eenvoudig aanmeldsysteem wordt direct een serviceprocedure in werking gesteld waar u verder geen omkijken naar heeft, zodat u voor u het weet… weer verder kunt met uw presentatie, vergadering of brainstormsessie! De beschrijving van de aangeboden SLA vindt u terug in het overzicht onder: • 5. Investering overzicht, Prijzenblad kopje “voorwaarden” • 3.12.1 Onderhoud & Beheer op afstand (Security & Updates) Het voorstel is gebaseerd op een overeenkomst van 5 jaar. Genoemd bedrag in de calculatie is gebaseerd op een bedrag per jaar; tenzij anders vermeld.

In het nieuwe SLA (separaat naast Raadzaal) onderscheiden we de volgende jaarlijkse post: Support en Correctief +Preventief Onderhoud 6.000,00 per jaar (zie Prijzenblad 5.1) Proactief Beheer op Afstand & Security 6.881,24 per jaar (Zie Prijzenblad 5.2)

MALIT-GEME-241029-1-A_Commissiezaal De Kooy Oosteind (1.11)_vk15013

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.papendrecht.nl/api/v1/meetings/1086/documents/16192